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Cómo aplicar una política de respaldos de información en mi empresa

Al día de hoy, la información es uno de los activos más valiosos para cualquier organización. El perder datos puede tener consecuencias irreversibles, desde la interrupción de las operaciones hasta daños irreparables en la reputación y la seguridad. Por esta razón, contar con una política de respaldos de información sólida es esencial para garantizar la continuidad del negocio y la protección de los datos de la empresa.

Pasos para implementar una política de respaldos de información

 

 

1.Evaluación de necesidades y objetivos

El primer paso para implementar una política de respaldos es evaluar las necesidades de la empresa en cuanto a la protección de datos. Es necesario identificar qué información es crítica para el funcionamiento de la organización, como bases de datos, correos electrónicos, documentos legales, informes financieros, entre otros.

Se deben establecer objetivos claros para los respaldos, como el tiempo máximo permitido para la recuperación de datos y el punto máximo de pérdida de datos aceptable.

2.Definir qué se debe respaldar

En una política de respaldos es necesario especificar qué datos serán respaldados, cómo, cuándo y con qué frecuencia. La decisión de qué respaldar dependerá de la importancia y la sensibilidad de la información como lo son:

  • Datos críticos: Toda la información de clientes, movimientos financieros, bases de datos y sistemas de gestión de inventarios. Estos datos deben ser respaldados con la mayor frecuencia posible.
  • Datos menos críticos: Archivos de documentos antiguos, informes no esenciales, datos históricos. Estos pueden tener una frecuencia de respaldo menos rigurosa.

Es recomendable establecer un plan de respaldo basado en la jerarquía de la información, asegurando que los datos más sensibles y necesarios para las operaciones diarias se respalden primero.

3.Selección de medios de respaldo

Existen diversas opciones para almacenar los respaldos de información, cada una con sus ventajas y desventajas. Es importante elegir la más adecuada para las necesidades de la empresa.

  • Copia de seguridad en disco duro externo: Una opción económica y rápida, adecuada para empresas pequeñas o medianas. Sin embargo, puede ser vulnerable ante daños físicos o robos si no se maneja adecuadamente.
  • Copia de seguridad en la nube: Servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Amazon Web Services o Microsoft Azure. Ofrecen la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar, pero el costo puede aumentar con grandes volúmenes de datos.
  • Copias locales y remotas: Una combinación de ambos, asegurando que los datos estén protegidos tanto en el sitio como en una ubicación externa.

Es importante elegir una solución que combine seguridad, accesibilidad, capacidad y costos.

4.Establecer la frecuencia de los respaldos

La frecuencia con la que se realicen los respaldos depende de los objetivos de la empresa y del tipo de información ya que se pueden establecer diferentes tipos de respaldos:

  • Respaldos completos: Copias de toda la información seleccionada. Son los más completos, pero también los que requieren más tiempo y recursos.
  • Respaldos incrementales: Solo se respaldan los archivos que han tenido cambios desde el último respaldo completo o incremental. Son más rápidos, pero requieren un mayor esfuerzo al restaurar los datos.
  • Respaldos diferenciales: Parecido al incremental, pero la diferencia es que los diferenciales se respaldan todos los archivos que han cambiado desde el último respaldo completo.

5.Automatización y monitoreo

La automatización de los respaldos es importante para garantizar que los mismos se realicen de manera correcta, constante y sin intervención alguna. Los sistemas de respaldo automatizados permiten que la empresa configure la programación de los respaldos y se asegure de que se realicen de manera oportuna.

Además, se debe implementar un sistema de monitoreo que informe si los respaldos se han realizado correctamente y las alertas automáticas pueden ser configuradas para notificar a los administradores de sistemas si ocurre un error en el proceso de respaldo.

6.Pruebas de restauración

Con realizar respaldos no basta, también es esencial asegurarse de que los datos respaldados puedan restaurarse correctamente. Por lo tanto, es fundamental realizar pruebas periódicas de restauración. Estas pruebas ayudan a identificar cualquier fallo en el proceso y a garantizar que los respaldos sean funcionales cuando se necesiten.

Las pruebas de restauración deben ser realizadas al menos una vez al trimestre, pero su frecuencia puede aumentar dependiendo de la criticidad de los datos y el volumen de la información.

7.Seguridad de los respaldos

Los respaldos deben ser tratados con el mismo nivel de seguridad que los datos originales. Esto incluye cifrar los respaldos, especialmente si se almacenan en la nube o en ubicaciones externas, y controlar el acceso a los mismos.

Es recomendable establecer procedimientos de control de acceso para evitar que personas no autorizadas puedan modificar o eliminar los respaldos.

8.Documentación y capacitación

Es importante documentar la política de respaldos de manera clara y accesible para todos los miembros de la organización involucrados en su implementación y mantenimiento, la cual debe incluir:

  • Procedimientos para realizar los respaldos.
  • La frecuencia en los respaldos y el tipo de respaldo utilizado.
  • Métodos para restaurar los datos.
  • Procedimientos de seguridad para proteger los respaldos.

También es fundamental capacitar a los empleados sobre la importancia de los respaldos y los procedimientos adecuados para asegurar la integridad de los datos.

9.Revisión periódica y actualización

Una vez implementada la política de respaldos, es importante realizar revisiones periódicas para evaluar su efectividad. Esto incluye monitorear el cumplimiento de la política, realizar ajustes según las necesidades cambiantes de la empresa y asegurarse de que las soluciones de respaldo estén al día con los avances tecnológicos.

Conclusión

Aplicar una política de respaldos de información es una tarea esencial para garantizar la seguridad y la continuidad operativa de una empresa. Desde la evaluación de necesidades hasta la implementación de procedimientos de restauración y la capacitación de los empleados, cada paso debe ser realizado con cuidado para proteger los datos más importantes. A medida que la empresa crece, la política de respaldos debe adaptarse a sus nuevas demandas, asegurando que los respaldos sean eficientes, seguros y efectivos.

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Cómo superar el miedo al implementar un sistema ERP

El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión empresarial en la era digital. Sin embargo, la implementación de un sistema ERP puede ser una tarea desafiante para muchas empresas, ya que implica cambios significativos en la forma en que se gestionan los procesos internos.

Uno de los mayores obstáculos a superar es el miedo al cambio por parte del personal de la empresa.

Aquí te presentamos algunos consejos para superar el miedo al cambio al implementar un sistema ERP y asegurarte de que su implementación en tu empresa sea exitosa, pero antes…

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¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que ayuda a las empresas a planificar y gestionar sus recursos de manera eficiente.

El sistema ERP permite integrar y automatizar procesos empresariales clave, tales como la gestión de inventarios, la contabilidad, la gestión de pedidos, la producción, la gestión de relaciones con clientes (CRM) y otros procesos relacionados.

Un sistema ERP proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos en tiempo real, lo que permite una mejor toma de decisiones basada en información precisa y actualizada. Además, el sistema ERP puede reducir los costos operativos al mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa.

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Consejos para superar el miedo al cambio al implementar un sistema ERP en tu empresa.

  1. Comunicación abierta: Es importante involucrar a todo el equipo en el proceso de implementación del sistema ERP y mantener una comunicación constante y abierta durante todo el proceso.

Los empleados deben estar informados sobre los cambios que se avecinan y tener la oportunidad de expresar sus preocupaciones y opiniones. Esto les ayudará a sentirse más cómodos y a comprender mejor los beneficios que ofrece el nuevo sistema.

  1. Capacitación adecuada: Ofrecer capacitación adecuada no solo ayudará a reducir el miedo al cambio, sino que también aumentará la eficiencia y productividad de la empresa.

La capacitación debe ser específica y adaptada a las necesidades de cada empleado, para que puedan aprovechar al máximo el nuevo sistema.

  1. Planificación adecuada: Es recomendable planificar con anticipación la implementación del sistema ERP. Debe haber un plan claro y detallado que incluya cronogramas, responsabilidades y metas a alcanzar. Esto permitirá una transición suave y ordenada hacia el nuevo sistema y dará tiempo al personal para adaptarse al cambio.
  2. Asistencia externa: En algunos casos, se puede contratar a un experto externo para que asesore en la implementación del sistema ERP. Esto puede ayudar a aliviar la carga de trabajo de los empleados y asegurarse de que el proceso de implementación se lleve a cabo de manera adecuada.
  3. Reconocimiento y recompensa: A medida que los empleados se adaptan al nuevo sistema, es importante reconocer su trabajo y esfuerzo y recompensarlos por ello.

Esto puede ayudar a mantener la motivación del equipo y a fomentar un ambiente de trabajo positivo. Puedes organizar una reunión para celebrar el éxito de la implementación del sistema ERP y agradecer a todos los miembros del equipo por su contribución.

También puedes ofrecer incentivos como días libres, bonificaciones u otros beneficios para aquellos empleados que se destaquen en el uso del nuevo sistema y participen activamente en su implementación.

En resumen, reconocer y recompensar a los empleados es una manera efectiva de superar el miedo al cambio y crear un ambiente de trabajo positivo, productivo y motivador.

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¿Qué pasos anteceden la implementación de un sistema ERP?

Antes de la implementación de un sistema ERP, es importante llevar a cabo una serie de pasos previos que ayudarán a asegurar el éxito del proyecto. Aquí te presento algunos de los pasos más importantes:

  1. Análisis de necesidades: Lo primero que debes hacer es analizar las necesidades de tu empresa y definir los objetivos que esperas alcanzar con la implementación del ERP. Debes identificar las áreas donde se requieren mejoras y determinar cómo el nuevo sistema puede ayudar a resolver las deficiencias existentes.
  2. Selección del sistema ERP: Una vez que has identificado tus necesidades y objetivos, debes buscar el sistema ERP que mejor se adapte a tus necesidades. Es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las diferentes opciones disponibles y compararlas para encontrar el sistema que ofrezca las mejores características y funcionalidades para tu empresa.
  3. Planificación de la implementación: La planificación es fundamental para una implementación exitosa del sistema ERP. Debe identificar los recursos necesarios, el plazo para la implementación, la asignación de responsabilidades y los objetivos a alcanzar en cada etapa del proceso de implementación.
  4. Preparación del personal: Antes de la implementación, es importante preparar al personal de la empresa y concienciarles sobre los cambios que se avecinan. Debes proporcionar capacitación adecuada para que los empleados puedan familiarizarse con el nuevo sistema y su funcionamiento.
  5. Prueba del sistema: Es recomendable probar el sistema ERP en un ambiente de pruebas antes de la implementación. Esto permitirá identificar posibles errores y problemas técnicos que puedan afectar el desempeño del sistema después de la implementación.
  6. Implementación: Finalmente, después de haber completado todos los pasos anteriores, es el momento de implementar el sistema ERP. Debes asegurarte de seguir el plan establecido y mantener una comunicación constante con el personal de la empresa durante todo el proceso de implementación.

En conclusión, la implementación de un sistema ERP en tu empresa puede ser intimidante, pero es importante recordar que se trata de una herramienta poderosa que puede impulsar significativamente la eficiencia y productividad de tu empresa.

Al mantener una comunicación abierta, ofrecer capacitación adecuada, planificar con anticipación y obtener asistencia externa si es necesario, puedes superar el miedo al cambio y asegurarte de que la implementación del sistema sea exitosa.

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Conclusión.

En conclusión, un sistema ERP es una herramienta fundamental para la gestión empresarial en la era digital. Proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos y procesos empresariales clave, lo que permite una mejor toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.

Además, puede mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, reducir costos operativos y resolver deficiencias existentes en los procesos internos.

La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso desafiante, pero llevar a cabo una planificación adecuada, proporcionar capacitación suficiente y mantener una comunicación constante con el equipo puede ayudar a garantizar una implementación exitosa del sistema y superar el miedo al cambio.

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Cómo planificar una correcta migración a la nube

Hoy en día hay miles de pequeñas, medianas y grandes empresas cuyos modernos y recién creados sistemas informáticos operan directamente en la nube. Pero ¿Cómo hacer una correcta migración a la nube cuando tu empresa posee sistemas heredados que funcionan a nivel local?

migrar a la nube

Este problema es más común de lo que parece, pues incluso grandes compañías todavía tienen buena parte de sus sistemas administrativos, aplicaciones de tecnología de la información o bases de datos operando en servidores físicos o computadores locales.

En un mundo cada vez más globalizado, no hacer una migración a la nube pone a las empresas en riesgo de perder competitividad debido al mayor gasto que tienen en manejo de sus recursos informáticos y el recurso humano que los opera.

Por ejemplo, cualquiera los modernos sistemas de inteligencia artificial, learning machines o bases de datos automatizados operan en la nube.

A juicio de los expertos, para el año 2028 cualquier sistema que no esté desarrollado para operar en la nube se convertirá en un lastre para la empresa y reducirá su competitividad en el mercado.

Razones para migrar a la nube

Desde el punto de vista técnico, la migración a la nube se define como el conjunto de tareas que se ejecutan para trasladar los activos digitales de una empresa a un ambiente basado en la nube, es decir, alojado en un servidor externo que solo se puede acceder por internet.

Estos activos digitales incluyen los datos, aplicaciones y cargas de trabajo y la nube puede ser operada tanto por empresas públicas como privadas especializadas, que poseen grandes servidores para procesar datos, una impresionante capacidad de almacenamiento y una conexión a internet de muy alta velocidad.

adoptar la nube

Hay tres razones principales por las cuales es beneficioso para cualquier empresa hacer una migración a la nube:

  • Mayor rentabilidad: Al mover la infraestructura a la nube, se elimina la mayoría de costos asociados a las operaciones de Tecnologías de la Información, incluyendo el manejo, administración, sustitución y mantenimiento de equipos y software.

Esto permite a la empresa destinar más capital en otros proyectos que le den rentabilidad.

  • Mayor productividad: La migración a la nube permite liberar recursos humanos en el área de las tecnologías de la información y aprovechar sus capacidades en otros proyectos.

Además, los servicios basados en la nube son más veloces y eficientes, lo que permite ejecutar tareas en menos tiempo.

  • Mayor poder de innovación: Tras la migración, el equipo de TI de la empresa contará con mejores herramientas para crear nuevas funciones y servicios que atraigan a los clientes.
  • Esto incluye el tener a su disposición las más recientes tecnologías, como la inteligencia artificial, el internet de las cosas (IoT) y las machine learning.

¿Qué tipo de nube elegir?

Se puede elegir entre cuatro tipos de nube a la hora de hacer la migración.

La nube pública es compartida por varias empresas “clientes” que le pagan el servicio al operador y dueño de la plataforma. Según sus necesidades y la disponibilidad existente, pueden aumentar o disminuir los recursos de alojamiento, redes y cómputo utilizados.

En la nube privada toda la infraestructura es manejada por una sola empresa. Esto le permite decidir qué capacidad de cómputo, ancho de banda y almacenamiento utilizará. Además tendrá total control sobre los procesos y la seguridad.

En la nube híbrida las cargas de trabajo de una empresa pueden operar a la vez tanto en nubes privadas como públicas. Por ejemplo, se mantienen los datos y programas de alto valor en una nube privada mientras que el resto de operaciones se ejecutan en una nube pública.

Por último, el sistema multi-cloud se basa en el uso de varias nubes, combinando desde nubes locales dentro de la empresa hasta hipernubes en gigantescos centros de datos como Google Cloud Platform, Microsoft Azure y Amazon Web Services (AWS).

tecnologías en la nube

¿Qué hay que evaluar antes de migrar a la nube?

Lo primero a tomar en cuenta al preparar una correcta migración a la nube es cuál es la carga de trabajo de la empresa. Esto permitirá decidir entre una migración o una por etapas para evitar sobrecostos y complicaciones.

Es recomendable comenzar con la migración de una pequeña parte de la carga de trabajo, la cual podrá aumentar en la medida en que se adquiera experiencia y dominio de las herramientas.

Perfilar las aplicaciones que migrarán y sus cargas de trabajo

Hacer un perfil de las aplicaciones que se desea migrar ayudará a medir y organizar sus cargas de trabajo y complejidad. Para decidir cuáles cargas migrarán primero se puede tomar en cuenta lo siguiente:

  1. Evaluar las métricas del ambiente de trabajo para determinar cuáles son las necesidades de hardware o cómputo, nivel de rendimiento y tiempos de respuesta.
  2. Recopilar información detallada sobre las cargas de trabajo, especialmente la configuración de los servidores. Esto incluye también las dependencias de aplicaciones y datos, topología de red, localización geográfica y necesidades de usuarios internos y clientes.
  3. También entra aquí en juego todo lo relacionado con los requisitos de compliance. Este término agrupa las reglas, leyes y códigos de conducta que se deben cumplir para minimizar el riesgo de sanciones, pérdidas financieras y de reputación.
  4. Decidir cuáles cargas migrarán primero según su complejidad. Conviene priorizar aquellas migraciones más sencillas, que involucren cargas de trabajo que no requieran modificar o reestructurar la plataforma.

Elegir la estrategia final

No existe una única estrategia para migrar a la nube y de hecho, se pueden usar más de una según las diferentes cargas de trabajo de la empresa.

equipo de trabajo saas

En todo caso, en general se puede elegir entre seis diferentes enfoques que cubren la mayoría de necesidades de migración.

  1. Reemplazar: Se basa en el cierre de todos los sistemas heredados y su reemplazo por equivalentes basados en la nube. Aunque es muy rápido el proceso, necesita una gran planificación y un sumo cuidado a la hora de migrar datos valiosos.
  2. Redesarrollar: Este enfoque apunta a rehacer los procesos heredados, adaptándolos a la nube. Es un proceso largo y más costoso pero permite incorporar las nuevas tecnologías y darle al sistema final una mayor flexibilidad, bajar costos operativos y aumentar el rendimiento.
  3. Reestructurar: Este enfoque apunta a portar los componentes de las aplicaciones a una nueva plataforma. Por ejemplo, se porta el código de los programas basados en lenguajes “antiguos” a otros más modernos que puedan correr bajo ambientes Linux o Windows.
  4. Rehospedar:  Esta estrategia implica “mudar” los activos digitales a la nube pero sin cambiar su código ni ajustar sus funciones.

Aunque es una migración más rápida, no permite aprovechar los recursos que puede ofrecer la nueva plataforma.

  1. Reestructurar y rediseñar: Este es un enfoque basado en la migración mixta. Por ejemplo, los datos migran a la nube mientras la aplicación principal se mantiene en su antiguo alojamiento local.
  2. Retirar: Esta es una opción más “pragmática”, pues se trata de retirar los sistemas antiguos y migrar los usuarios a otro sistema más moderno que ya esté en la nube.

Si bien requiere rehacer los procesos en su versión más nueva, al final da la oportunidad de optimizarlos y sacar mejor provecho de ellos.

Conclusión

En resumen, planificar una correcta migración a la nube pasa por priorizar los procesos y aplicaciones que necesitan migrar y en qué orden se deberá hacer.

La decisión sobre el tipo de nube es algo que se basa más en las necesidades de seguridad, escalabilidad y procesamiento-alojamiento ofrecidos.

Sea cual sea la decisión final y el precio a pagar el beneficio a futuro valdrá la pena y sobre todo, permitirá a la empresa seguir creciendo a nivel comercial, operativo y tecnológico en un mercado cada vez más competitivo.

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POR QUÉ TU EMPRESA DEBE TENER UN SOFTWARE EN LA NUBE

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por qué adquirir un software en la nube

La pregunta de: por qué tu empresa debe tener un software en la nube, se ha convertido en una constante para las empresas porque se desconoce mucha información al respecto.

Sin embargo, las ventajas de contar con este sistema son muchas y muy relevantes para cualquier compañía.

Primero te diré brevemente que un software en la nube es un sistema que usas por internet y que no tienes que instalar en tu computadora, por tanto siempre que entres a internet lo vas a poder utilizar sin gastos extras ni complicaciones. Así de fácil como cuando entras en tu portal bancario, redes sociales, compras por internet, correo electrónico, así de fácil también puedes controlar también tu negocio en la nube.

Las principales ventajas del software en la nube son:

por qué adquirir un software en la nube

  1. Accesibilidad. Se puede acceder al sistema desde cualquier punto geográfico y a cualquier hora. Esto significa que el sistema está siempre en línea y cualquiera de tu equipo lo puede acceder por internet.

Ejemplo: Puedes acceder a tu información desde cualquier lugar, en el trabajo, en tu casa, en la calle, si estás de viaje, etc.


por qué tu empresa debe tener un software en la nube

  1. Multiplataforma. Se puede acceder a un software en la nube desde cualquier dispositivo móvil u ordenador, lo que hace sencillo su uso y la movilidad para manejar información dentro del mismo. También cuenta con una interfaz accesible y bastante amigable, incluso si nunca se ha utilizado antes, su manejo resulta muy simple, seguro y confiable.

Ejemplo: Significa que ya no dependes de tu computadora. Puedes acceder al sistema desde cualquier computadora u otro dispositivo que entre a internet, no importa si usas Windows, Mac, tu celular, tablet, etc.

 

escalabilidad

  1. Escalabilidad. Significa que no tienes que preocuparte por actualizar el equipo y software. No necesitas mantener un servidor propio ni instalar el programa en cada sucursal o punto de acceso.

Ejemplo: Ya no tienes que hacer un desembolso inicial elevado para comprar el software ni un servidor donde instalarlo. Con el software en la nube sólo lo usas por internet y con menos costos porque el sistema está centralizado en la nube.

  1. Elasticidad. Significa que se puede comenzar con un negocio pequeño y luego incrementar los usuarios y recursos del sistema gradualmente o reducirlos si se necesita. Todo es posible con el software en la nube ya que pagarás realmente por lo que usas, es un servicio que usas que puede crecer a medida que tu empresa crezca.

Ejemplo: Al contratarlo puedes pagar solamente por un usuario y a medida que contrates nuevas personas o abras otra sucursal, incrementas los usuarios y el sistema crece con tu negocio.

 

  1. Actualizaciones automáticas. Cuando usas un servicio en la nube, el proveedor se encarga de realizar las actualizaciones por ti, por lo que son transparentes y no te afectan en tu trabajo diario, así como tampoco te quedarás retrasado porque el sistema no se hará obsoleto.

Ejemplo: Este es un problema que tienen muchos negocios actuales, que al cabo del tiempo se queda atrás el sistema y una actualización es costosa. Con el software en la nube las actualizaciones están incluidas mientras lo continúes usando.

 

saber si la empresa está teniendo perdidas-saldo bancario disminuye

  1. Reduces los costos. La contratación de un software en la nube es sencilla y con menos costos. Sólo se paga por el servicio contratado y como el proveedor se compromete con este servicio no hay costos inesperados que te surjan en la marcha.

Ejemplo: Con el software en la nube ya no tienes que tener una infraestructura para instalarlo ni mantenerlo, ni gastar en software y hardware nuevo y hasta te puedes reducir la nómina de personal en tecnología que tenga que mantener el sistema.


no ocupa espacio

  1. No ocupa espacio. Con el software en la nube se reducen los espacios y aparatos que requiere un Site de servidores. Tampoco necesitas trasladar la información de un lugar a otro en una USB o disco externo.

Ejemplo: Si te trasladas a otro lugar, no tienes que llevar la información contigo, solamente accedes al sistema en la nube donde está la información segura.

 

  1. Seguridad. El sistema en la nube es más seguro a si lo tienes guardado en tus instalaciones. Físicamente en tu empresa pudiera dañarse el equipo, infectarse por un virus, ocurrir una catástrofe o sencillamente que te roben la información. Sin embargo con el software en la nube no ocurren estas cosas ya que el proveedor te garantiza que la información está segura y se realizan copias de seguridad automáticas todos los días.

Ejemplo: El proveedor del software en la nube es un experto en tecnología que te garantiza la seguridad de la información y te puede dar respaldos de tus datos periódicamente.


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  1. Mejora el trabajo en equipo Los miembros de tu equipo ahora acceden a un mismo sistema en internet donde la información está compartida, hay menos lugar a equivocaciones o duplicado de información. Se aumenta la productividad del equipo y se agiliza la comunicación entre los empleados.

Ejemplo: También se aumenta la productividad porque la empresa ya no tiene que preocuparse por los detalles técnicos entonces se puede concentrar más en sus procesos diarios.

Software en la nube incrementa la competitividad de empresas

El Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO) realizó un estudio sobre el impacto del cómputo en la nube para las empresas en México y el resultado fue muy positivo ya que se puede apreciar el impacto potencial para una empresa que obtendrá al adoptar el software en la nube.

A continuación hacemos un breve resumen de los puntos más importantes que se presentan en dicho estudio.

La principal ventaja de la nube es que optimiza recursos computacionales para generar una economía de escala

Debido a que la nube se basa en compartir recursos de TI entre distintas empresas y usuarios, su uso lleva a un mejor aprovechamiento de los servidores, del personal y de la electricidad. Esto se puede ver ampliamente en los sistemas ERP en la nube.

Beneficios de la Nube

  • Reducir costos. La nube ofrece a las empresas la posibilidad de escalabilidad sin necesidad de comprar más infraestructura, optimizar el uso de servidores y licencias de software, reduciendo costos.
  • Una gran ventaja de la nube es la rapidez con la que se puede adoptar. El cliente puede adquirir y utilizar el servicio en un solo día.
  • Los proveedores de servicios de nube tienen la infraestructura y la capacidad de banda ancha para cubrir los requerimientos de acceso de alta velocidad, almacenamiento de datos y de las aplicaciones.
  • Sin la restricción de capacidad de las TI tradicionales, los servicios de nube ofrecen flexibilidad y escalabilidad para cubrir las crecientes necesidades de TI de los usuarios.
  • Al reorganizar las actividades de administración de TI, las empresas y gobiernos pueden concentrarse en otras áreas, como en investigación e innovación de productos. Esto puede traer ventajas mucho mayores que sólo la reducción de costos.

Mitos de la Nube

Mito # 1: La nube no es una opción segura.

Al contrario, la nube es la opción más segura.

  • sistemas de cómputo en la nubeLa seguridad de la nube es muy parecida a la seguridad interna. Es decir, las herramientas de seguridad que se utilizan día a día en las instalaciones de la empresa, son las mismas que se utilizarán en la nube; la única diferencia es que dentro de la nube uno comparte estos servicios con otros usuarios.
  • Al seleccionar a un proveedor de calidad, sus estándares de seguridad serán al menos iguales, pero probablemente mejores, que en el escenario fuera de la nube. Esto se debe a que los requisitos de seguridad se diseñan para satisfacer las necesidades de seguridad del cliente de mayor riesgo.
  • Para garantizar buena seguridad internamente en una empresa se necesita personal altamente capacitado (muy pocas empresas lo tienen), la buena seguridad es cara, los empleados de TI y de seguridad pueden tener interés en el contenido de la base de datos por lo que pueden modificarla, cualquier empleado que tenga acceso al centro de datos de la institución tendrá acceso a toda la información.

Mito # 2: La nube puede tener problemas de disponibilidad.

Al contrario, es menos probable que falle la disponibilidad de un proveedor de la nube que el propio sistema de comunicación o de cómputo de una empresa.

Una de las principales características de los proveedores de servicios en la nube, es la infraestructura y ancho de banda que deben tener para cumplir los requerimientos de acceso de alta velocidad, de almacenamiento y de aplicaciones de los clientes.

Los proveedores de software en la nube son empresas especializadas y expertas en el tema que garantizan un buen rendimiento del sistema en la nube.

Mito #3: Al migrar a la nube puedo quedar atrapado con un solo proveedor.

Esto es algo que pudiera suceder pero no es común en los servicios en la nube.

Por ello, es importante que el proveedor ofrezca interoperabilidad y permita mover las aplicaciones dentro y fuera de la nube, o bien entre distintas nubes.

Hay que cerciorarse que el sistema en la nube permite exportar la información en cualquier momento y que este proceso se haga a formatos estándares que luego puedan ser abiertos con otros programas, por ejemplo formatos Excel y PDF.

Mito #4: Al enviar los datos a la nube puedo perder el control sobre ellos.

información en la nubeEsto implica que el cliente tiene la incertidumbre de no saber a dónde se envían los datos y en qué lugar se guardan.

La solución a este problema es dejar muy claros los derechos del proveedor sobre el uso, acceso y la modificación de la información dentro y fuera del territorio nacional.

Es necesario que se establezca un contrato entre el cliente y el proveedor antes de consumir sus servicios y en el mismo se mencione o referencie en cuál empresa, ciudad y país se guardará la información para mayor claridad en este punto con el cliente.

Uso del cómputo en la nube para las PYMES

Las Pymes son uno de los grandes beneficiarios del “cómputo en la nube” y por ende un sector donde se deberán enfocar esfuerzos para la adopción de dicha tecnología.

Las principales ventajas que obtiene una PYME son:

  • Los bajos costos de entrada permiten que las pequeñas y medianas empresas tengan acceso a herramientas computacionales a las que sólo podían acceder las grandes empresas con departamentos de TI, lo que las vuelve más competitivas
  • Muchas Pymes y start-ups no pueden aumentar su capacidad de TI por no poder pagar especialistas en el área. Al usar el “cómputo en la nube”, la mayoría de los recursos de TI son administrados por el proveedor.
  • La mayoría de las Pymes no cuentan con gran infraestructura de TI necesaria para afrontar escenarios de desastre. Al usar “cómputo en la nube”, la información se encuentra en un servidor remoto, por lo que se puede acceder a ella sin preocuparse por asuntos de malfuncionamiento.
  • Muchas Pymes no cuentan todavía con un sistema desarrollado de TI y por tanto, la migración a la nube puede ser mucho más sencilla que para una gran empresa.
  • Se pueden desarrollar aplicaciones para la empresa sin la necesidad de incurrir en costos y en la dificultad de comprar y mantener infraestructura de desarrollo dentro del negocio.

Se estima que cuando una empresa mexicana migra a la nube puede obtener un ahorro de hasta el 67% en tecnología, debido a que ahora es el proveedor de la nube el encargado de poner a funcionar el sistema con todo lo que esto implica.

productividad con software en la nubeAdemás el sector de empresas medianas y grandes en México podría reducir en conjunto hasta 680 mil tCO2e anuales si todas las empresas migraran a la nube por el menor uso de energía. Esto equivale a retirar a 90 mil vehículos de circulación.

Otro impacto importante es que la nube permite que las Pymes compitan con el mismo nivel tecnológico que las grandes empresas. Esto permite aumentar la competencia en el país y mejorar la calidad de los productos.

El “cómputo en la nube” es una alternativa para combatir la piratería de software. Es probable, que mientras se protejan los derechos de autor exista mayor capacidad para invertir en investigación y desarrollo, lo cual detona más innovación.

Al tener información en la nube también, cualquier error o pérdida de un dispositivo no se traduce en la pérdida de toda la información.

Al ser el “cómputo en la nube” una tecnología que está desarrollándose y expandiéndose rápidamente, México podría aprovechar su posición como vecino de Estados Unidos, que cuenta con el mercado de TI más grande del mundo, así como el creciente mercado de TI latinoamericano, para construir infraestructura de “cómputo en la nube” en el territorio nacional.

El “cómputo en la nube”, no es una propuesta de “todo o nada”, sino un modelo que abarca un gran rango de opciones que la gran mayoría de las empresas, ciudadanos o gobiernos pueden implementar parcialmente. Por lo que, independientemente de que algunas empresas o instituciones públicas crean no necesitarla por basar su ventaja competitiva en sus instalaciones de cómputo o manejar información confidencial, la realidad es que aún en estos casos, la adopción del “cómputo en la nube” podría mejorar la eficiencia y rendimientos de estas instituciones.

¿Cómo funciona el software en la nube?

Villanett en la nubeLa también llamada computación en la nube le permite al usuario una gama amplia de servicios estandarizados, que son flexibles y se adaptan de forma puntual a las necesidades del negocio, debido a que pueden ser utilizados desde el ordenador de la oficina, por medio de tú laptop personal y por medio de casi cualquier Smartphone o Tablet. Existen diferentes tipos de software en la nube, así como diversos tipos de nubes, como son: públicas, privadas, híbridas y de tipo comunitarias; así mismo, consta de tres modelos típicos de servicio, son: software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS), e infraestructura como servicio (IaaS o HaaS).

Seguridad

La seguridad en la nube es mucho mejor que en los sistemas tradicionales, debido a que los proveedores son capaces de proporcionar la asistencia y solución necesaria ante problemas de seguridad que pudieran encontrar los clientes. Algunos de los aspectos más importantes que proporciona la seguridad en la nube son: seguridad como servicio, provista por los proveedores; seguridad del explorador, donde los servidores remotos son usados para la computación; autentificación, permite el pleno control por parte del proveedor y del cliente.

Las principales plataformas en la nube

  1. IMG TOP 10 (1)Mega: Sucesor de Megaupload dispone de 50 GB gratuitos por usuario, con un ancho de banda de 10 GB por mes y de 1 a 8 TB por cuenta de pago.

IMG TOP 10 (2)2. OneDrive: Creado por Microsoft e incorporado en cualquier cuenta de correo electrónico (Microsoft), ofrece gratuitamente 15 GB de almacenamiento y 1 TB en planes por pagar.

IMG TOP 10 (3)3. Google Drive: Desarrollado por Google, proporciona 15 GB y hasta 30 TB por cuenta de pago.

IMG TOP 10 (4)

4. Mediafire: Comienza con 12 GB y puede ampliarse a 50 GB sin costo.

IMG TOP 10 (5)

5. Cloud mail.ru: Con sede en Moscú, Rusia, ofrece hasta 25 GB gratis

IMG TOP 10 (6)6. Yandex Disk: De procedencia Rusa, otorga a sus usuarios 10 GB y puede incrementarse a 20 GB de forma gratuita

IMG TOP 10 (7)7. BOX: Cuenta con 10 GB gratuitos y hasta almacenamiento ilimitado por cuenta de pago

IMG TOP 10 (8)8. Dropbox: Consta de 3 tipos de cuenta, Free de 2 a 16 GB, Pro 1 TB y Bussines con 5 TB


IMG TOP 10 (9)9. Amazon:
Con sede en Seattle, Estados Unidos, es una compañía de comercio electrónico y servicios de Cloud computing, cotiza en la bolsa de valores NASDAQ de Nueva York


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Propiedad de Rocket Internet y con sede en Ciudad de México, es una compañía de comercio electrónico que cubre el mercado Latinoamericano

Nota: Cada una de estas aplicaciones y/o plataformas permiten a los usuarios conectarse a sus contenidos (documentos, música, imágenes, etc.) previamente almacenados desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet y pueden descargarse desde App Store, Google Play o directamente en sus sitios web.

herramientas de uso empresarial

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Beneficios de una buena atención al cliente

Atención al clienteLa atención al cliente es una herramienta de marketing indirecto que puede ser muy eficaz si es utilizada de forma adecuada, debido a que el éxito de las empresas depende en gran medida la capacidad poder de captar clientes y mantenerlos. La atención al cliente la realiza cada persona que trabaja en una empresa, y tiene la oportunidad de lograr la satisfacción de los clientes, la misma está estrechamente vinculada a la mayor o menor capacidad de las empresas para generar rentabilidad y calidad. El mantenimiento de altos niveles de calidad en la atención al cliente genera a las empresas los siguientes beneficios.

Atención al cliente

1- Mayor lealtad de los consumidores

Los usuarios que han tenido la experiencia de recibir un excelente trato durante la atención al cliente que brinda la empresa, suelen quedar satisfechos, con una alta probabilidad de volver a consumir y recomendar los productos o servicios a otras personas, destacando que sus expectativas sobre la empresa han sido superadas.

Rentabilidad 2- Mayor rentabilidad y ventas

Para poder fijar precios más altos que la competencia, es necesario ofrecer servicios y productos de alta calidad, de esta manera el cliente se fijará más en el producto, dando por hecho que el precio bien vale la pena. Cualquier valor agregado incrementa la rentabilidad del producto y una buena atención al cliente interviene directamente en el precio final del producto.

3- Más ventas individuales

Los clientes que reciben una excelente atención al cliente y que se sienten satisfechos, suelen comprar más de los mismos productos y servicios, dando por resultado un alto nivel de ventas individuales por cada usuario, y generando así más tráfico comercial.

4- Disposición para comprar

La atención que se le preste a cada cliente por separado, se verá reflejado en su manera de consumir, debido a que un cliente satisfecho, se interesará en conocer el resto de productos o servicios que ofrece la empresa y hacer la adquisición de los mismos.

5- Clientes indirectos

Muchas veces las empresas invierten mucho en complejas estrategias de mercadotecnia para atraer más clientes, sin embargo, un cliente satisfecho es indirectamente un potencial vendedor a través de la comunicación boca-a-boca, las referencias de los clientes satisfechos, de su buena experiencia personal en la adquisición de servicios, etc.

6- Menores gastos

Los gastos exorbitantes en actividades de publicidad y promoción de ventas que realizan cada año las empresas, en muchas ocasiones son causados por la poca calidad que ofrecen las compañías al momento de ofrecer la atención al cliente, esto lo hacen para reponer los clientes que pierden continuamente. Ante ello, es necesario que los negocios se enfoquen más en atender las necesidades de los consumidores.

7- Aceptación y confianza

Si las empresas realizan una buena gestión de servicio al cliente, los índices de aceptación y confianza de los consumidores se incrementarán, reduciendo de forma significativa las quejas y reclamaciones que puedan presentarse, lo que implica menos recursos dedicados posteriores a la venta del servicio.

8- Mejor imagen

La manera en que la empresa trate a su clientela de forma positiva, es la imagen que va a proyectar para otros prospectos de clientes, esto implica estar en el top ranking de las empresas que prestan mejor servicio y la reputación de la misma tendrá efectos trascendentales.

Sobresalir 9- Sobresalir entre la competencia

Para resaltar entre la competencia, es necesario que las empresas trabajen fuertemente para mantener una estrecha relación con el cliente, esto se logra ofreciendo productos de calidad que cubran las demandas y necesidades de los clientes. Aunque sean productos y servicios similares a los de los competidores, los clientes los perciben como diferentes e, incluso, como únicos.

10- Mejor clima de trabajo

En una empresa donde el clima es favorable para los empleados, sin duda proyectarán una imagen de concordia y confianza, que invita a los clientes a tener tratos con el negocio. De igual manera si hay menor rotación del personal, se genera un orgullo de pertenecer a la organización.

CRM en la NubeToda empresa, grande o pequeña, que pretenda seguir progresando para avanzar en los mercados altamente competitivos de hoy en día, deben tener como premisa principal, la mejora continua en la atención al cliente para lograr su fidelización, Las organizaciones equipadas con una solución CRM inteligente de servicio de atención al cliente aumentan el seguimiento y la fidelidad a sus marcas creando experiencias sencillas, como es el caso de Villanett, qué ofrece CRM en la Nube con Facturación Electrónica. Gestión de Clientes y Prospectos.

La Importancia de la Imagen Personal en la Atención al Cliente

En el mundo moderno la imagen personal es determinante a la hora de dar atención al cliente. Hoy en día la imagen es un concepto al que la sociedad le da tanta importancia como antes se le daba a los títulos o apellidos de una persona.

Por supuesto, lo que se considere una buena o mala imagen personal dependerá de varios factores. En general, estos factores varían según la cultura (local, nacional o global) y el área profesional en que se desempeñe cada persona o empresa.

La imagen personal se basa en gran parte en la estética externa como ropa, peinado y accesorios utilizados para complementar el vestuario.

imagen personal en las empresas

Pero también forman parte de esta las maneras o comportamiento, el tono de voz al hablar y las expresiones corporales.

En pocas palabras, la imagen personal es tu carta de presentación y debes usarla correctamente para proyectar a tu empresa al dar atención al cliente.

¿Qué es la imagen personal?

Para empezar a explicar la importancia de la imagen personal en la atención al cliente, hay que hablar de la percepción humana.

Tu imagen individual dependerá tanto de lo que expreses a los demás como de la percepción que estos tengan de ti.

También está muy vinculada o influida por tu identidad como persona, incluyendo especialmente tu profesión y tu experiencia de vida.

La imagen personal es un concepto al que la Humanidad ha dado importancia desde las primeras civilizaciones.

La mejor definición teórica de imagen personal es “el conjunto de cualidades de un individuo manifestadas a través de su actitud, aptitud y expresión”.

Dentro de la imagen personal, se considera que el componente más importante es el lenguaje corporal (55%), seguido de la comunicación paraverbal (38%) y el lenguaje verbal (7%).

Beneficios de tener una buena imagen personal

Pero ¿cómo te beneficia tener una buena imagen personal a la hora de dar atención al cliente? Veamos algunas razones:

  • Mejora la disposición del cliente a concretar negocios con tu empresa
  • Incrementa la confianza del cliente en tu empresa
  • Mejora tu credibilidad como individuos y por ende, la de tu organización
  • Contribuye a reforzar el imagen de calidad y profesionalismo de tu marca o producto.

Si dudas de la importancia de mejorar tu imagen personal al dar atención al cliente, ten en cuenta esto: el cliente le comprará primero al vendedor que a la empresa.

Al atender al cliente, la imagen de la empresa estará proyectada a través de ti.

Además de los consejos anteriores, recuerda que al atender al cliente estás abriendo una comunicación entre seres humanos.

Por lo tanto, una actitud positiva y empática es el mejor gancho para captar la atención del cliente y poder mostrarle tu mejor imagen personal y profesional.

Igualmente, ten claro que crear y mantener una buena imagen personal no significa que finjas ser quien no eres.

Por el contrario, los clientes apreciarán mejor si muestras tu esencia real, correctamente adaptada al medio en que te desenvuelves y a la persona que estás atendiendo.

Oscar Wilde decía que no hay segundas oportunidades para una primera impresión. ¡’Y sin duda tenía razón!

Recuerda que la primera impresión que des es también la primera impresión que dará tu empresa a los ojos del cliente.

primera impresión

Pero no solo hay beneficios para tu marca al procurar una excelente imagen personal. El primer beneficiado serás tu mismo.

El mantener una buena imagen personal tanto físicamente como en el comportamiento contribuye a elevar tu autoestima. Esto a su vez ayuda a mejorar tu desempeño profesional.

Consejos para mejorar tu imagen personal en la atención al cliente

El primer consejo para mejorar tu imagen personal en la atención al cliente es tener una actitud positiva y buen humor. Esto es un paso clave en el objetivo de proyectar confianza a los ojos del cliente.

Es importante saber actuar acorde al sector en el que se desempeña la empresa, el cargo que ocupas y el tipo de público que debes atender.

Aquí pesa tanto el factor estético como también la necesidad de estar cómodo, sobre todo si pasas largas horas trabajando.

Pero ahora desglosemos varios factores que debes considerar para mejorar tu imagen personal de cara al público.

Vestuario y calzado

Tu vestuario, complementos (joyas y accesorios) y calzado deben ser adecuados para el tipo de empresa que representas. Cada prenda, ya sea parte de un uniforme o un traje, debe estar limpia y en perfecto estado.

El peinado que utilices también debe ser adecuado para tu trabajo. Si atiendes público es recomendable usar un corte que mantenga despejado el rostro en todo momento.

Esto dará una mayor sensación de confianza al cliente. Por el contrario, un cabello largo o que cubra el área de los ojos y nariz dará una sensación de alejamiento con el interlocutor.

Si eres mujer, tu maquillaje es importante en tu imagen personal de cara a la atención al cliente, Este debe ser adecuado a la función que cumple.

Esto significa que se valora más un maquillaje sobrio que usar mucho o nada. Al igual que el peinado, el maquillaje no debe esconder tus faccione ni llamar demasiado la atención.

Recuerda que aquí lo que importa es la comunicación efectiva con el cliente.

imagen personal que atrae

La higiene, clave en la imagen personal

La higiene personal influye mucho en tu imagen personal cuando das atención al cliente.

El peor error que se puede cometer al relacionarse con el público es presentarse ante este con el cabello sucio, las uñas descuidadas o tener mal olor corporal.

El tema de la higiene también incluye el vestuario, Es importante que la ropa que uses se vea limpia y bien planchada.

Los gestos y las maneras al hablar

Los gestos son parte del habla humana, pues ayudan a enfatizar la emoción, estado de ánimo o profundidad de lo que decimos.

Por lo tanto, es tan importante cuidar tanto lo que sale de nuestras bocas como los gestos que hacemos con las manos, brazos y con el cuerpo en general.

Al hablar de la imagen personal en la atención al cliente, los gestos deben ayudar a transmitir una buena impresión, especialmente si es la primera vez que hablamos con el cliente.

Debes tener cuidado de que tus gestos sean naturales, suaves y armoniosos. También hay que saber cuándo se debe o no hacer determinados gestos.

los gestos y la forma de hablar

Recuerda que la idea es despertar confianza en el cliente. Si tus gestos son duros o fuera de lugar, este se hará la idea de que estás siendo antipático con él o eres prepotente.

Y peor aún, usar gestos muy agresivos o notorios sin duda impedirá que el cliente se concentre en el mensaje que le quieres transmitir, lo que echará por tierra tu esfuerzo de venta.

Hablar con tono cordial y sincero

En cuanto al hablar, se debe usar un tono cordial y sincero. Evita totalmente hablar en voz muy alta o demasiado baja. Ambas formas afectarán negativamente tu imagen personal cuando des atención al cliente.

Evita utilizar un lenguaje vulgar o coloquial, pero tampoco abuses del lenguaje técnico.

Es conveniente que practiques técnicas de discurso u oratoria, pues estos te ayudarán a expresarte mejor.

Esto también servirá para que corrijas errores comunes que todos cometemos al hablar, como el uso excesivo de muletillas.

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Impacto ambiental del Cloud Computing

Las tecnologías de la información (TI) están tomando gran importancia dentro de la sociedad para reducir el impacto ambiental, es así como surgen las llamadas Green Computing o tecnologías verdes (IT) que se refieren al uso eficiente de los recursos computacionales minimizando el impacto ambiental, maximizando su viabilidad económica y asegurando deberes sociales. Algunas de las tecnologías clasificadas como verdes son la Impacto ambientalcomputación en nube, computación grid, virtualización en centros de datos y teletrabajo.

En el caso de la Cloud Computing que utiliza una amplia gama de recursos en redes de computadoras de forma dinámica y escalable a través de servicios vía internet, al usar esta tecnología verde las empresas se vuelven más ecológicas y ayudan a combatir el impacto ambiental debido a que disminuyen su consumo de energía al incrementar su capacidad sin necesidad de invertir en más infraestructura. Además se aumenta la tasa de utilización del hardware ya que se comparten los recursos.

Impacto ambiental del Cloud Computing en México

En México, existe una verdadera preocupación por la cuestión ambiental y esto puede verse en la iniciativa de diversas dependencias del gobierno como SEMARNAT, PROFEPA, INE, o como CONAE que apoya a las empresas mexicanas en la reducción de emisiones de CO2 mediante la mejora de procesos industriales, maquinaria, en las instalaciones de calderas y a través del consumo eficiente y de la reducción de energía por medio de las Green Computing.

Según un estudio elaborado por el Instituto Nacional de Ecología, cada año en México se desechan entre 150,000 y 180,000 toneladas de basura electrónica, que incluye televisores, computadoras, teléfonos fijos y celulares, grabadoras y aparatos de sonido. Además revelo que en América Latina entre 57 y 80% de estos productos termina en basureros o se acumula en hogares y empresas. Por otra parte, entre 5 y 15% se canaliza a un programa de recuperación y reutilización de partes, mientras que entre 10 y 20% se somete a reciclado primario (plásticos y metales ferrosos), y tan sólo 0.1% recibe tratamiento certificado de contaminantes.

Impacto ambiental del Cloud Computing a nivel global

Las organizaciones que apuesten por mover sus aplicaciones de negocio a la nube pueden reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono en un porcentaje alto, frente a aquellas que tienen sus aplicaciones funcionando en infraestructura propia. Esta es la principal conclusión de un estudio encargado por Microsoft y llevado a cabo por Accenture y WSP Environment and Energy, que pone de manifiesto el potencial del modelo Cloud Computing para hacer la ejecución de software más eficiente.

Dinámica del estudio

El estudio evaluó la huella de carbono de la infraestructura de servidor, red y almacenamiento de despliegues de tres tamaños diferentes (100, 1.000 y 10.000 usuarios respectivamente), descubriendo que cuanto más pequeña es la organización, mayor es el beneficio de moverse a la nube. Cuando las organizaciones de menor tamaño (100 usuarios) como las PyMEs se pasan al Cloud, la reducción efectiva de la huella de carbono podría ser mayor del 90 por ciento al emplear un entorno Cloud compartido en lugar de servidores locales de la propia empresa. Para grandes organizaciones, los ahorros suelen rondar el 30 por ciento o incluso superior en consumo de energía y emisiones de carbono cuando se utilizan aplicaciones Cloud. En un caso práctico desarrollado con una gran compañía de bienes deCloud compartido consumo, el equipo del estudio demostró que se podrían ahorrar el 30 por ciento de las emisiones migrando sus 50.000 usuarios de correo electrónico en Norteamérica y Europa al Cloud de Microsoft.

El menor uso de energía y la reducción de las emisiones de carbono que permite la nube proceden de varios factores:

Aprovisionamiento dinámico: Las operaciones de software a gran escala permiten adecuar de forma constante la capacidad del servidor a la demanda.

Multi-alquiler: Los grandes entornos de Cloud pública permiten dar servicio a millones de usuarios de cientos de compañías de forma simultánea a través de una infraestructura compartida de forma masiva.

Utilización del Servidor: Los proveedores Cloud pueden conseguir mayores eficiencias aumentando la parte de la capacidad del servidor que una aplicación utiliza de forma activa, ejecutando así mayores cargas de trabajo en una porción de infraestructura menor.

Eficiencia de los Centros de Datos. A través de la innovación y un continuo desarrollo, los proveedores Cloud están liderando nuevos modos de diseñar, construir y operar un centro de datos en los que se minimice el uso de energía por cada cantidad concreta de potencia informática.

Microsoft CorporationConclusiones del estudio

Rob Bernard, director de estrategia medioambiental de Microsoft Corporation, comenta que “Los beneficios del cloud computing son claros: mayor productividad, reducción de costes y una menor carga en la gestión de los productos se han convertido en consideraciones clave para las organizaciones que se plantean utilizar los servicios en la nube de Microsoft. Estos factores, unidos a los beneficios medioambientales de la apuesta Cloud de Microsoft, ayudan a los clientes a reducir sus emisiones de carbono como mínimo un 30% por usuario. La tecnología Cloud tiene la capacidad de aportar valor al negocio a los clientes en una época donde la responsabilidad corporativa es fundamental para alcanzar el éxito empresarial“.

AccentureJames Harries, director de servicios Cloud de Accenture, declara: “Los resultados del estudio confirman lo que muchas organizaciones, grandes o pequeñas, ya han descubierto: la tecnología alojada en la nube es más económica y los recursos tecnológicos se utilizan de forma más eficiente al ejecutar las aplicaciones de negocio en un entorno compartido. Esto se debe a que, entre otros beneficios, el Cloud Computing propicia numerosas eficiencia y economías de escala que contribuyen a reducir el consumo de energía por unidad de trabajo, y por ende las emisiones de carbono“.

WSP GroupAndrew Armstrong, vicepresidente de WSP destaca que “Este estudio es uno de los primeros análisis cuantitativos realizados en la industria sobre el impacto ambiental del Cloud Computing. Mientras los beneficios que aporta a las organizaciones son claros, a un nivel más amplio, en la industria el impacto sistémico que la tecnología en la nube puede tener en la reducción de las emisiones de carbono por parte de las TIC es muy significativo. Este hecho facilita que se produzca una transición hacia una economía con menos emisiones de carbono, y esto se puede conseguir sin renunciar a mejoras en la productividad y los servicios de la empresa“,

Puntos a tener en cuenta para Migrar a la Cloud Computing

Los siguientes puntos tienen el objetivo de aportar la información necesaria para la toma de decisiones oportunas al momento de adquirir servicios de cloud computing por parte del cliente, garantizando así la disponibilidad, usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas o servicios contratados.

  1. Disponibilidad de la red

Sólo se puede obtener el valor de Cloud Computing cuando la conectividad de red y el ancho de banda satisfacen las necesidades mínimas de los usuarios. La nube debe estar disponible siempre que lo necesite, de lo contrario, las consecuencias no solo pueden quedar en la denegación del servicio, sino a la caída del sistema o incluso, eliminación del mismo.

2. Viabilidad de proveedor de la nube

Debido a que los proveedores de servicios cloud computing son relativamente nuevos para el negocio, hay preguntas sobre su viabilidad y compromiso. Esta preocupación se profundiza cuando un proveedor no tiene las debidas patentes y autorizaciones para que sus usuarios utilicen libremente los servicios.

3. Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Los usuarios requieren que sus operaciones y servicios siempre estén disponibles, por lo tanto los entornos de producción del proveedor en la nube deben estar sujetos a estándares de contingencia y restauración ante desastres, ello permite fortalecer la confianza.

4. Incidentes de seguridad

El proveedor debe informar a los inquilinos y/o usuarios de cualquier infracción o vulnerabilidad de seguridad. Los inquilinos o usuarios pueden requerir compatibilidad del proveedor para responder a la auditoría o resultados de la evaluación. También, un proveedor puede no ofrecer apoyo suficiente a los inquilinos o usuarios para resolver las investigaciones.

5. Transparencia

Si un proveedor de servicios cloud computing no expone al dominio público información detallada de su infraestructura tecnología y de sus estrategias para dar cumplimiento a las demandas, es de esperar que los usuarios perderán la confianza hacia el proveedor y sobre sus políticas de seguridad. Aun cuando se tenga todo en orden, los usuarios pueden requerir algunos aspectos de transparencia por parte de los proveedores, como el modo administran la seguridad de la nube, así como la privacidad e incidentes de seguridad.

6. Pérdida de control físico

Los proveedores deben proporcionar, así como garantizar a los inquilinos y usuarios el suficiente control físico sobre sus datos y aplicaciones, de lo contrario esto puede dar lugar a una gama de preocupaciones:

  • Privacidad de datos: con nubes públicas o de comunidad, los datos no pueden permanecer en el mismo sistema, ya que pueden ocasionar varios problemas legales.
  • Control de datos: los datos podrían proceder del proveedor de diversas maneras con algunos datos que pertenecen a otras personas.
  • Confianza al proveedor: los inquilinos necesitan de un proveedor de confianza que les ofrezca un control adecuado y el reconocimiento de la necesidad de adaptar sus expectativas para el control, pues es razonable dentro de estos modelos.

7. Nuevos riesgos y vulnerabilidades

Existe preocupación que la Cloud Computing trae nuevas clases de vulnerabilidades y riesgos, sin embargo estos son hipotéticos, aunque los ataques reales en gran medida será por deficiencias en la implementación de estándares de seguridad, ello se debe a que todo el software, hardware y equipos de red están sujetos a desarrollar nuevas vulnerabilidades. Ante esto, la seguridad siempre debe aplicarse por capas y con adecuados procesos operacionales, se puede logar proteger una nube de ataques comunes, incluso si algunos de sus componentes son intrínsecamente vulnerables.

8. Legal y cumplimiento de normas

Puede ser difícil o poco realistas el uso de permisos en las nubes públicas si los datos están sujetos a restricciones legales o cumplimiento de normas. Pero es muy importante que los proveedores generen y certifiquen Cumplimiento de normasinfraestructuras cloud para satisfacer las necesidades del mercado.

Los retos que deben enfrentar día con día los proveedores de servicios en la nube son muchos, debido a que siempre surgen nuevas amenazas que vulneran la estabilidad de los sistemas y por consiguiente dejan al usuario susceptible a todo tipo de problemáticas que deben solucionarse desde diferentes puntos, sin embargo es responsabilidad de los proveedores proporcionar a sus clientes la seguridad y calidad máxima para blindar los sistemas ante ataques, que ocasionan la pérdida de confianza, esto se logra mediante la implementación de estrategias, herramientas, medidas (prevención, contingencia y solución) ante fallos, así como normas que garanticen el completo respaldo de los datos, la privacidad de los usuarios, disponibilidad de los servicios, la usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas, entre otros aspectos, mismos que deben estar encaminados a proporcionar la máxima calidad.

9. Procesamiento de datos

La mayoría de los clientes son conscientes del peligro de dejar el control de los datos fuera de sus propias manos y almacenar datos en un proveedor exterior de Cloud Computing. Se pueden comprometer los datos por el propio proveedor de Cloud Computing o por otras empresas competidoras que son clientes del mismo proveedor de Cloud Computing. Existe una falta de transparencia para los clientes sobre cómo, cuándo, porqué y donde sus datos son procesados.

10. Análisis de datos

Muchos proveedores de Cloud Computing están capacitados para utilizar técnicas de minería de datos para analizar los datos de los usuarios. Esto es una función muy importante, ya que los usuarios almacenan y procesan datos sensibles cuando utilizan los servicios de Computación en la nube.

11. Transferencia de datos

Los dispositivos móviles con su limitada capacidad de almacenamiento son incentivos para disponer de servicios de Cloud Computing, en lugar de utilizar software en ordenadores individuales. Incluso los datos que deben ser transferidos de un dispositivo móvil a otro (local) dispositivo se transfieren con frecuencia a través de la nube cuando las aplicaciones orientadas a la nube están involucradas en el dispositivo móvil. En consecuencia los usuarios se ponen en riesgo sin ser conscientes de ello, pues asumen que los datos se transfieren localmente.

12. Protección de la conexión

Dado que la Cloud Computing es un servicio, ésta debe ser accedida remotamente. La conexión entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente no siempre está protegida adecuadamente, los riesgos de seguridad que amenazan la línea de transmisión incluyen desviación de DNS y ataques de denegación de servicio.

13. Cumplimiento de seguridad

El cambio de paradigma en Cloud Computing hace que el uso tradicional de la gestión de riesgos sea difícil o incluso imposible, independiente del hecho de que el control sobre los datos sea transferido al proveedor de Cloud Computing. La gestión de riesgos y temas de cumplimiento están divididos entre el proveedor de Cloud Computing, el proveedor de Internet y el cliente, donde el cumplimiento puede verse como uno de los factores importantes de confianza entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente. El cumplimiento de reglamentos y de la legislación es también problemático. Los centros de datos de la Nube pueden estar geográficamente dispersos y en consecuencia el cumplimiento de la legislación no está adecuadamente definido.

14. Registro de datos

Como todo el control técnico que otorga al proveedor de Cloud Computing, el cliente quiere disponer de una auditoria externa de éste proveedor. En consecuencia, la información de registro de datos y de auditoría debe ser almacenada y protegida para posibilitar su verificación. El registro de datos apropiado podría facilitar la posibilidad de investigación forense en caso de incidentes.

15. Borrado de datos

Existe también preocupación en relación con el borrado de datos: resulta difícil borrar todas las copias de material electrónico porque es difícil localizar todas las copias. Es imposible garantizar la total cancelación de todas las copias de los datos, siendo difícil hacer cumplir la obligatoriedad de cancelación de datos. Sin embargo, la cancelación obligatoria de datos debería ser incluida en toda venidera reglamentación de servicios de Cloud Computing, pero aun así no se debería tener mucha confianza en ello.

16. Reglas de protección

La legislación de protección de datos y de privacidad no es similar en muchos países del mundo, pero la Cloud Computing es un servicio global de cara al futuro. Consecuentemente, los problemas y los riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben ser consideradas de manera apropiada cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.

17. Administración de redes

La Cloud Computing se basa en telecomunicaciones fiables y seguras entre redes que aseguran y garantizan las operaciones de los usuarios terminales de los servicios facilitados en la nube por el proveedor de Cloud Computing. Las redes de telecomunicación Administración de redesson con frecuencia, suministradas separadamente de los servicios de Cloud Computing.

 

 

18. Contratos

En algunos casos los servicios más utilizados de Cloud Computing no incluyen contratos entre el cliente y el proveedor, ante ello, si ocurriesen incidentes donde el cliente se viese afectado, este no tendría los documentos legales que le respaldarán o al cual referirse para subsanar las vulnerabilidades y problemas detectados.

19. Cambio de proveedor

Tanto los servicios de Cloud Computing, como los tradicionales tienden a ser ofrecidos por grandes suministradores y que tratan principalmente con clientes más pequeños, en consecuencia, estos, generalmente dependen de los proveedores Proveedor Cloudporque les es difícil cambiar de proveedores a causa de cobros excesivos por finalización de contrato o por lineamiento mañosos especificados en las “letras chiquitas”, en los cuales se obliga a cumplir con un lapso de tiempo de contratación de servicios, que pueden ir de 1 mes, hasta 1 o 2 años; y si resulta posible, se enfrentarían a una gran variedad de precios.

Recomendaciones para la Cloud Computing

  1. Los temas de gestión de riesgos y de cumplimiento (legal) deben de estar bien definidos en el contrato entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente, facilitando la transparencia en relación con el procesamiento y almacenamiento de datos, reforzando así la confianza entre ambas partes.
  2. El servicio facilitado debe de cumplir la regulación y la legislación que el cliente tiene que seguir y también los clientes deben de ser capaces de cumplir con la correspondiente regulación y legislación.
  3. Los problemas y riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben de ser considerados adecuadamente cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.
  4. La línea de comunicación entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente debe estar adecuadamente protegida para asegurar la confidencialidad, integridad, control de autenticidad y para minimizar el riesgo de ataques de denegación de servicio, basándose en estándares y tecnologías abiertas, además de transparentes.
  5. Los proveedores de Cloud Computing deberían ser obligados a asegurar la confidencialidad de los datos.
  6. La obligatoriedad de la cancelación de datos debería de ser incluida en la potencial reglamentación de los servicios de Cloud Computing, pero no se debería confiar mucho en ello.
  7. El hecho de que no haya garantía de la total cancelación de datos requiere ser considerado cuando se reuniesen y almacenan los datos.
  8. Garantizar la disponibilidad de los datos, copias de respaldo y de datos esenciales.
  9. Se debe fomentar la mejor promoción de software y el desarrollo de software que permite la transferencia local de datos entre dispositivos.
  10. Las redes de telecomunicaciones que soportan los servicios de Cloud Computing deberían estar securizadas (parcheado o actualización de la máquina) y protegidas contra ataques de DOS y de Malware.
  11. Se debería facilitar el registro de datos y auditoria adecuados. Una auditoria externa puede ser beneficiosa para la reputación del proveedor de Cloud Computing y también para reforzar la confianza del cliente.
  12. Se debería educar a los no profesionales en relación con el nuevo paradigma, preparándolos para tomar decisiones competentes cuando usen servicios de Cloud Computing, incluyendo que información debería ser transferida a la nube y bajo cuales circunstancias.
  13. Los profesionales deberían ser capaces de gestionar los nuevos tipos de riesgos.
  14. Dado que alguna regulación será necesaria en el futuro, seria inteligente considerar sus debilidades y problemas antes de que Cloud Computing se convierta en un servicio o infraestructura críticos.
  15. Es necesario verificar cuál de las dimensiones de los conflictos y regulaciones serán relevantes, en particular cuando un proveedor de Cloud Computing se convierte en parte de una infraestructura de información indispensable, para esto deberá existir alguna reglamentación o limitación en relación con la posibilidad de su adquisición por un tercero.
  16. Se debería fomentar la investigación sobre los conceptos básicos y problemas en informática, seguridad y privacidad en relación con los servicios de Cloud Computing. También asuntos referidos al posible impacto de plataformas de Cloud Computing de la validez de la certificación de aplicaciones que son certificadas de acuerdo a criterios (como los Criterios Comunes–CommonServicio o infraestructura Criteria—sello europeo de privacidad, etc.) puedan ser investigados.

La Cloud Computing corrobora una tendencia de que la seguridad en TIC no es una cuestión puramente técnica, sino una cuestión entre individuos y organizaciones, pues incluye aspectos humanos y organizacionales como la gestión, contratación y cumplimiento legal. Cabe destacar que un buen proveedor de servicios en la nube es aquel que tiene especial cuidado y resalta de forma transparente cada una de las anteriores recomendaciones, pues está en su misión, visión y objetivo atender al cliente, satisfaciendo sus necesidades y prestando especial atención en la resolución de sus problemáticas e incógnitas, para así ofrecer servicios de alta calidad; ejemplo de compañías que cubren en tiempo y forma las requisitos previamente señalados, es la empresa Villanett que ofrece Software en la Nube para la administración empresarial y de recursos, además de contabilidad y facturación electrónica.

De acuerdo con una nueva investigación de Pike Research, el mercado mundial de centros de datos verdes creció de US $ 17,1 mil millones en 2012 a $ 45,4 mil millones en 2016. La investigación analizó las instalaciones sin virtualización, colocación sin virtualización, on-premise con la virtualización, cloud privado y la nube pública, revelando que en las instalaciones de servidores con virtualización dejará de emitir 46kg de CO2 al año. Evidentemente para que se consoliden los beneficios para minimizar el impacto ambiental a través de la computación en la nube, las empresas deben dejar de utilizar servidores internos y aprovecharse del software que se ejecuta fuera de los ordenadores con lo cual pueden invertir menos en equipos informáticos y reducir su consumo energético. Ejemplo de empresas en México comprometidas con el medio ambiente y que proveen a las PyMEs de servicios en la nube es Villanett, que ofrece software en línea ERP, Punto de Venta, Contabilidad, Facturación y Nómina Electrónica Multiempresa.

Green Computing

Métodos de Conciliación de Cuenta Bancaria

En previos artículos se habló de la llamada conciliación bancaria, que “es un proceso que permite el control y conciliación de los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una Conciliación de Cuenta Bancariacuenta, ya sea corriente o de ahorro”, para lograr esto se emplean dos métodos, el primero de ellos es el llamado “método de sueldos corrientes” y el segundo “método de sueldos encontrados”, donde ambos persiguen un mismo objetivo, que es identificar las posibles diferencias que existan entre una cuenta bancaria y el saldo contable en la cuenta de bancos.

Sueldos de conciliación bancaria

A continuación se presenta el procedimiento que se sigue para la elaboración de los métodos anteriormente especificados:

Saldos de Conciliacion Correctos

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco, con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograrSaldos Correctos que los dos saldos sean iguales, su estructura, especificaciones y normas son:

1. Se deben presentar las “Partidas no registradas en el Banco”, incluyen las partidas no permanentes por parte del banco y solo se toman en cuenta:

a) Cheques en Tránsito/Pendientes: aquellos cheques emitidos a la fecha de realizar la conciliación, pero que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerán “abonados” dentro de los libros de la empresa y no estarán “adicionados” en el estado de cuenta bancario hasta que sean cobrados.

b) Depósitos en Tránsito: depósitos enviados cada fin de mes y que no son “acreditados” en el banco, por lo que estarán “adicionados” en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2. Son presentadas las “Partidas no registradas en Libros”, que incluyen partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa, además de:

a) Notas de crédito: abonos realizados por el banco bajo concepto de descuentos de giros, hipotecas, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han adicionado dentro de los libros contables.

b) Notas de débitos: cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo, no fueron abonados en los libros de la empresa.

c) Cheques omitidos o no registrados: cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d) Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3. Para este último paso, deben ser presentados los “Errores” que se reflejan en los ajustes por concepto de equivocaciones dentro de los documentos cotejados:

a) Errores de la empresa: son los ajustes de los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales están:

  • Cheques de diferentes cantidades: que se abonan sobre un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: esto es, que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otros bancos: los que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
  • Cheques caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b) Errores del banco: incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, como:

  • Cheques de diferentes cantidades: los cuales se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
  • Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otras empresas: que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Saldos de Conciliacion Encontrados

Permite ajustar el saldo del estado de cuenta que presenta el banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en elSaldos Encontrados libro mayor de la empresa, de la siguiente forma:

  1. Se le suman a dicho saldo del banco las siguientes partidas:

a) Los cargos hechos en los libros de la empresa, que el banco no ha abonado todavía; tales como: depósitos de última hora, errores u omisiones.

b) Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no ha abonado, por falta de noticias; tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

  1. Se le restan al subtotal obtenido las partidas siguientes:

a) Los abonos hechos por la empresa y que todavía el banco no hubiere cargado; tales como: los cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro todavía; errores u omisiones

b) Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido cargados por la empresa; tales como: intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa, errores u omisiones.

Conciliación Bancaria

Conciliación bancaria, que es un proceso o ejercicio para contrastar y arreglar los valores económicos de una empresa en base a las partidas de estado de cuenta (corriente o de ahorro) recibidas por el banco y las partidas resaltadas del extracto de los libros contables del mismo banco generadas cada mes.

Con este ejercicio se asegura que todas las operaciones bancarias están correctamente contabilizadas, reflejadas en los libros y por lo tanto en los estados financieros, para constar:

  • El estado anterior de la cuenta.
  • Los abonos por depósitos y cobros por su cuenta.
  • Los cargos por cheques pagados y notas de débitos.
  • El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.

Nota: El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, sin embargo, si es efectuado correcta y periódicamente, aporta beneficios para la empresa.

Beneficios de la Conciliación Bancaria

  • Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta.
  • Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.
  • Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.
  • Identificar los cheques girados que no se han cobrado.
  • Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
  • Contabilizar todos los cargos bancarios
  • Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria

Estructura del documento

Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:

  1. Nombre de la empresa o razón social.
  2. Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
  3. Fecha a la cual se está elaborando el documento.
  4. Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
  5. Nombre de la persona que elabora el documento.
  6. Tipo de método a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación.

  1. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
  2. Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos y es igual para los dos métodos, lo único que varía en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

Elementos de la Conciliación Bancaria

Depósitos: Constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de ventas realizadas al contado y de los cobros.

Cheques girados: Estos son emitidos por la empresa por concepto de compras al contado, pagos a terceros y abonos.

Cheque certificado: Su pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real.

Nota de crédito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de transacciones, como intereses ganados, cobros de documentos, cobros de facturas, remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos, préstamos solicitados, y otros conceptos.

Notas de débito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de la disminución del efectivo, por operaciones como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos,Elementos de la Conciliación Bancaria cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito, pagos de obligaciones y otros conceptos.

Carta de crédito: Emitida por un banco a petición de un proveedor, donde el banco garantiza a un beneficiario previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito.

Cheques en Tránsito: Cheques que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, apareciendo “abonado” en los libros de la empresa y no estará indicado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Depósitos en Tránsito: Depósitos enviados al final de mes y que no son “acreditados” en el banco por lo que estarán indicados en los libros de la empresa, pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: Abonos efectuados por el banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en los libros.

Notas de Débitos: Cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos o no Registrados: Cheques que se emitieron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos o no Registrados: Depósitos que se realizaron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Cheques de diferentes cantidades: Cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Depósitos de diferentes cantidades: Depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Clases de conciliaciones

Existen dos tipos de clases que se utilizan en la conciliación bancaria: individual y conjunta, mismas que requieren para su elaboración, el extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos, más la conciliación anterior:

  1. Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
  2. Conciliación conjunta: lleva los dos saldos, donde cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque se realizarán en el ejercicio contable siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.

Conocer y comprender de forma estructurada el proceso que se lleva al aplicar cualquiera de los dos métodos antes señalados, dará por consiguiente una mejor perspectiva de la importancia que se le debe de dar a la “Conciliación de cuenta bancaria” por parte del empresario y emprendedor. Sin duda la administración financiera concerniente a la adecuada contabilidad de las MIPyME’s debe siempre seguir los lineamientos y normas preestablecidas para su elaboración, lo cual ayudará a tener las finanzas de la empresa en tiempo y forma para el análisis, toma de decisiones y estar en concordancia con la banca, ante ello existen empresas en México como Villanett, que ofrece software en la nube de Contabilidad electrónica, lo único que se requiere es una computadora con acceso a internet.

Para mejor información de software de contabilidad electronica en la nube, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica

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Fundamentos de la Gestión del Valor Ganado (EVM)

Para un empresario o emprendedor diseñar e implementar estrategias de crecimiento conlleva realizar una serie de métodos logísticos y administrativos, dentro de los cuales Gestión del Valor Ganado (EVM)podemos mencionar la Gestión del Valor Ganado o en inglés Earned Value Management (EVM), el cual se basa en la gestión de proyectos que permiten medir, predecir y controlar la ejecución de un proyecto, así como su rendimiento y progreso a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución. Tiene la capacidad de combinar las mediciones del triángulo de gestión de proyectos para incrementar la calidad y que consisten en:

  • Alcance: cuántos requisitos o tareas hay que realizar
  • Tiempo/planificación: cuánto durará el proyecto
  • Costos/recursos: cuánto dinero, personas, etc. se dedicará al proyecto.

Implementación del Valor Ganado (EVM)

El jefe del proyecto debe conocer o haber elaborado lo siguiente:

La estructura de tareas (WBS): una lista de todas las tareas y paquetes de trabajo del proyecto que estén estructuradas de forma jerárquica. Además debe incluir una serie de reglas para determinar objetivamente el grado de avance de cada tarea.

El calendario de ejecución (PMS): un Diagrama de Gantt con el orden en el que se desarrollarán las tareas.

Costo presupuestado del trabajo planificado (BCWS) o valor planificado (PV): el costo presupuestado de las tareas que se había planificado terminar en esa unidad de tiempo. “¿Cuánto trabajo debería estar terminado?”.

Costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) o valor ganado (EV): el costo presupuestado de las tareas que realmente se han avanzado o terminado para cada periodo. “¿Cuánto trabajo está realmente terminado?”.

Dentro del mismo marco, la secuencia que se debe seguir al momento de hacer los cálculos o procedimientos es la siguiente: Primero se compara la cantidad de trabajo, la cual fue completada durante la estimación realizada previo al comienzo del proyecto, con ello se tiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado y cuánto queda para finalizar el proyecto. Es importante mencionar y que a partir del esfuerzo invertido, el jefe del proyecto puede estimar los recursos necesarios para finalizar el proyecto.

Nota: Implementar un EVM en proyectos grandes o complejos incluyen muchas más características, como los indicadores y las previsiones de rendimiento de los costos (por encima del presupuesto o de bajo presupuesto) y el rendimiento horario (tarde o antes de lo previsto), es tan importante como el uso de un software administrativo.

Uso de Software

Los principales cuidados que deben tenerse son:

  • Hacer la programación donde se estime un porcentaje de avance físico de la actividad y un costo real.
  • Generar la hoja de recursos con sus costos
  • Asignar los recursos a las tareas
  • Ajustar plazos y costos
  • Guardar la línea baseSoftware EVM

Ya guardada la línea de base con sus datos requeridos, es momento de pedirle al software cualquiera de los datos siguientes:

  • El índice de rendimiento de programación del proyecto
  • La duración estimada del proyecto
  • El índice de rendimiento de programación del proyecto para terminarlo dentro de lo programado
  • El índice de rendimiento de costos del proyecto.
  • El costo estimado del proyecto.
  • El índice de rendimiento de costos del proyecto para terminarlo dentro de lo presupuestado.
  • Otros

Beneficios

El diseño y ejecución de un EVM permite que se vean afectadas de forma significativa las áreas de planificación y control, así como una mejoría en los alcances pre-programados, derivado del análisis de los resultados del proyecto. En estudios de investigación se ha demostrado que los EVM son predictores de éxito o fracaso de los proyectos.

¿Quiénes lo han usado?

La génesis de la EVM se produjo en el sector industrial a finales de los 90’s, ello en gran medida por los conceptos del principio de “tiempo ganado” popularizado por Frank y Lillian Gilbreth, aunque este se arraigó dentro del Departamento de Defensa de los Estados Unidos en la década de 1960.

En 1979, EVM se introdujo a la industria de la arquitectura y la ingeniería en un artículo de “Revista de Obras Públicas” de David Burstein, un jefe de proyectos con una empresa nacional de ingeniería.

En la década de 1980 y principios de 1990, surgió como una metodología de gestión de proyectos totalmente comprendida y utilizada por los gerentes y ejecutivos, no sólo por los especialistas EVM.

En 1999, la Asociación de Gestión del Rendimiento se fusionó con el Project Management Institute (PMI) para convertirse en el Colegio de Gestión del Rendimiento, por lo que la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos comenzó a exigir el uso de EVM en todas las agencias del gobierno y por primera vez, para ciertos proyectos administrados internamente (no sólo para los contratistas).

Resumiendo, esta técnica utiliza sólo tres conceptos claves: Costo Presupuestado del Trabajo Programado, Costo Presupuestado del Trabajo Real y Costo Real del Trabajo. Con ello se obtiene un excelente margen de maniobra en la planificación y gestión de proyectos empresariales previstos a terminarse a mediano y largo plazo, debido a esto los emprendedores y empresarios se preocupan cada vez más en la inversión para la contratación de especialistas y adquisición de herramientas especializadas en aspectos económicos, contables y de administración de proyectos, como es el caso de la empresa Villanett que proporciona a sus clientes todo lo necesario para llevar “cuentas claras” dentro de sus organizaciones, a través de ERP en la nube, software de punto de venta, así como de contabilidad y facturación electrónica.

Si requieres de más información de Software ERP y de contabilidad, ingresa en:

https://villanett.com/erp/sistema-erp.aspx

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Gestión de Claves en la Cloud Computing

Para mantener nuestros datos seguros, existen herramientas y métodos como la Gestión de claves, que es fundamental para la Gestión de Clavesseguridad de un criptosistema y se refiere a las claves a nivel de usuario e incluye generar, intercambiar, almacenar, usar y reemplazar las llaves, además posee protocolos criptográficos de diseño, servidores de claves, procedimientos de usuario y otros protocolos.

Es preciso mencionar que las organizaciones definan una política de gestión de claves, que es un conjunto de reglas que establecen el modo en que se generan, almacenan, distribuyen, borran, actualizan, recuperan, protegen y aplican las claves en una red; también se establece al personal que estará autorizado a realizar dichas acciones.

Motivos por los que se debe establecer una política de gestión de claves:

  • Para que las claves no queden expuesta al usarse, estas deben renovarse frecuentemente.
  • Es recomendable usar claves diferentes para servicios diferentes, con el fin de minimizar la exposición de las claves.
  • Deben asignarse claves diferentes a cada persona o grupo que acceden a una red, de tal manera que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinada información.
  • Las claves que por alguna razón se vuelven inseguras o aquellas que ya no son usadas deben ser eliminadas del sistema para evitar comprometer la información.

Sistemas de gestión de claves

  1. Bell ID Key Manager: ofrece una Bell ID Key Managerfuncionalidad de gestión de claves completo para todos los tipos de fichas/aplicaciones de pago y se ocupa del proceso de gestión del almacenamiento, distribución, importación y ciclo de vida de las claves criptográficas.
  1. Cryptsoft KMIP C: permiten la rápidaCryptsoft KMIP C incorporación de la funcionalidad de gestión de claves interoperable OASIS KMIP a su aplicación existente, proporcionando el integrador con una solución completa de gestión de claves independiente del proveedor.
  1. Gazzang zTrustee: es un gestorGazzang zTrustee de claves criptográficas que certifica y almacena archivos de configuración, fichas y cualquier otra “objeto opaco”.
  2. HP Enterprise Secure Key Manager: HP Enterprise Secure Key Managerpermite proteger y asegurar el acceso continuo a las claves de cifrado de los datos en reposo, datos confidenciales e importantes para la empresa, tanto en forma local como remota.
  1. RSA Data Protection Manager: permiteRSA Data Protection Manager aprovechar una única plataforma para una verdadera gestión de claves de toda la empresa a través de la infraestructura para el cifrado de cosecha propia.
  1. QuintessenceLabs Key Manager:QuintessenceLabs Key Manager proporciona protección de datos líder en el mercado, a través de un cifrado integrado, gestión de claves y la solución de generación de claves.
  2. IBM Tivoli clave Lifecycle Manager:IBM Tivoli clave Lifecycle Manager simplifica y automatiza el proceso de gestión de claves y cifrado para minimizar los riesgos y reducir los costes operativos.
  1. KEYper sistemas: este software o herramientaKEYper sistemas es ideal para la organización de llaves y activos, lo cual proporciona mayor seguridad a todos los datos e información sensible que poseas.
  1. Keytracker Ltd: una Keytracker Ltdsolución para la gestión y seguridad de las claves valiosas y activos.
  2. Oracle Key Manager: asegura y gestionaOracle Key Manager todas las claves de cifrado, lo que reduce la exposición de los datos sensibles y la garantía de fiabilidad y seguridad.

Normas para Proteger una Clave

  • No permitir ninguna cuenta sin contraseña.
  • No mantener las contraseñas por defecto del sistema.
  • Nunca compartir con nadie la contraseña.
  • No escribir la contraseña en ningún sitio.
  • No teclear la contraseña si hay alguien mirando.
  • No enviar la contraseña por correo electrónico, ni mencionarla en una conversación.
  • No mantener una contraseña indefinidamente.

Clases de claves

Cadenas de caracteres

Las claves o contraseñas son cadenas de caracteres alfanuméricas y con símbolos, que pueden ir de las más sencillas (numéricas) hasta las más complejas combinaciones de caracteres, números y símbolos que se recomienda emplear para proteger la información más sensible.

Cadenas de caracteres más un token

En este nivel las cadenas de caracteres que se utilizanClases de claves consisten en letras, números y símbolos más un token o ficha de algún tipo, como un número personal identificativo o PIN, ya que son más robustos, dado que si pierdes u olvidas alguno de los dos requerimientos tu acceso será denegado.

Claves biométricas

Consisten en utilizar alguna característica no reproducible, a través de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de un individuo para su autentificación, como son las estáticas: huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, de venas de la mano o la geometría de la palma de la mano. Así como las dinámicas: la firma, el paso y el tecleo.

Aun cuando en la práctica, la gestión de claves podría decirse que es el aspecto más difícil de criptografía, pues trata de directivas del sistema, formación de usuarios, interacciones organizacionales y departamentales, además de la coordinación entre todos estos elementos. Es muy importante tener en cuenta que una buena gestión de claves es crucial para asegurarse de la integridad de nuestros ficheros de claves y de los integrantes que conforman todo el sistema dentro de la organización. Por lo anterior, las empresas que proporcionan a sus clientes servicios basados en las tecnologías de la información y comunicación se han esforzado y especializado en mejorar sus mecanismos de seguridad para brindar servicios de calidad, es el caso de la empresa Villanett, que proporciona software en la nube contable y de administración de empresas con la más alta seguridad en el mercado.

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El Monitoreo de Red en la Cloud Computing

Aunado a los métodos y herramientas de seguridad expuestas en otros artículos (Firewall y Segmentación de Red) encontramos que otro de los mecanismos de protección para la computación en la Monitoreo de Rednube es el llamado Monitoreo de Red, este es un subconjunto de funciones para la administración de redes, que tiene la función de buscar problemáticas causadas por la sobrecarga y/o fallas en los servidores, así como problemas de la infraestructura de red u otros dispositivos, ello con el propósito de informar a los administradores de redes mediante correo electrónico u otras alarmas para emprender acciones de contingencia y solución.

Mientras que para la revista de tecnología informática y electrónica PC Magazine significa “Monitoreo de una red activa de comunicaciones para diagnosticar problemas y recopilar estadísticas por la administración y ajustamiento de la red”.

Sin duda las empresas proveedoras de servicios en la nube incorporan este tipo de herramientas para brindar seguridad y soporte a sus redes, para que de esta manera los clientes y sus datos estén bien protegidos y tengan mayor confianza; es por ello que deben tener en cuenta ciertas características a la hora de evaluar un software de monitoreo de red, como son:

  • Comunicación de las alertas.
  • Integraciones con servidores externos.
  • Usabilidad y presentación de los datos en el panel.
  • Flexibilidad a la hora de adaptarse a herramientas o software particulares.
  • API de acceso desde sistemas externos.
  • Detección de dispositivos de forma automática.
  • Integraciones con Bases de Datos
  • Multidispositivo
  • Escalado
  • Soporte del mayor número de protocolos de adquisición de datos posible
  • Seguridad
  • Integración con máquinas virtuales
  • Integraciones hardware
  • Control remoto
  • Inventario de Hardware y Software
  • Geolocalización
  • Monitorización de la nube

Ejemplos de Aplicaciones

TCPDump: Esta herramienta permite monitorear a través de la consola de Linux todos los paquetes que atraviesen la interfaz indicada.

Wireshark: Permite capturar tramas y paquetes que pasan a través de una interfaz de red. Cuenta con todas las características estándar de un analizador de protocolos.

Hyperic: Administra infraestructuras virtuales, físicas y en la nube.

Nagios: Sistema de monitoreo que permite a cualquier empresa identificar y resolver cualquier error critico antes de que afecte los procesos de negocio.

Pandora FMS: Otorga a cualquier empresa la posibilidad de monitorizar en un mismo panel redes, sistemas, servidores, aplicaciones y procesos de negocio.

Al paso del tiempo y en los últimos 20 años la tecnología, así como la internet han ido avanzando conjuntamente, brindando nuevas formas de comunicación, entretenimiento y áreas de trabajo, pero también los sistemas de seguridad cibernética han tenido que innovar y evolucionar, desde la primera generación asociada a aplicaciones propietarias para monitorear dispositivos activos o inactivos; pasando por la segunda generación (aplicaciones deSistemas de seguridad análisis de parámetros de operación a profundidad) y tercera generación referente a aplicaciones de análisis punta a punta con enfoque a servicio; llegando a la actual cuenta generación, especializada en la personalización de indicadores de desempeño de los procesos de negocio, como son el monitorean el Desempeño de Aplicaciones (APM), donde convergen elementos de tecnología (“Backend”) con los sistemas de los que forman parte, y éstos con las aplicaciones que integran para llevar a cabo las transacciones que impulsan los procesos de negocio (“Frontend”). Estas herramientas permiten tener información simultánea:

  • Predicciones de desempeño.
  • Modelado de escenarios (simulación y emulación).
  • Análisis y planeación de capacidad.
  • Funcionalidades de ajustes a las configuraciones.
  • Mediciones de impacto al negocio (calidad, salud y riesgos en los servicios prestados).
  • Experiencia del usuario.

Tipos de Monitoreo en la Cloud Computing

Monitoreo activoMonitoreo activo

Es realizado implantando paquetes de pruebas en la red, o enviando paquetes a determinadas aplicaciones y midiendo sus tiempos de respuesta, teniendo como característica agregar tráfico en la red y es empleado para medir el rendimiento de la misma.

Técnicas de monitoreo activo:

Basado en ICMP

  1. Diagnosticar problemas en la red.
  2. Detectar retardo, pérdida de paquetes.
  3. RTT
  4. Disponibilidad de host y redes.

Basado en TCP

  1. Tasa de transferencia.
  2. Diagnosticar problemas a nivel de aplicación

Basado en UDP

  1. Pérdida de paquetes en un sentido (one – way)
  2. RTT (tracerroute)
Monitoreo PasivoMonitoreo Pasivo

Basado en la obtención de datos a partir de recolectar y analizar el tráfico que circula por la red, además no agrega tráfico a la red como lo hace el activo y es utilizado para identificar el tráfico en la red y contabilizar su uso.

Técnicas de monitoreo pasivo:

  • Mediante SNMP: Permite obtener estadísticas sobre la utilización de ancho de banda en los dispositivos de red, para ello se requiere tener acceso a dichos dispositivos.
  • Mediante Scripts: Se pueden realizar scripts que tengan acceso a dispositivos remotos para obtener información importante a monitorear.
  • Mediante Puerto espejo: Crea una copia del tráfico que se recibe en un puerto hacia otro donde estará conectado el equipo que realizará la captura.
  • Mediante Captura de tráfico: Mediante la instalación de un dispositivo intermedio que capture el tráfico, el cual puede ser una computadora con el software de captura o un dispositivo extra. Esta técnica es utilizada para contabilizar el tráfico que circula por la red.
  • Mediante Análisis del tráfico: Utilizado para identificar el tipo de aplicaciones que son más utilizadas y es capaz de clasificar el tráfico por aplicación, direcciones IP origen y destino, puertos origen y destino, etc.
  • Mediante Flujos: Pueden ser obtenidos de ruteadores o mediante dispositivos que sean capaces de capturar tráfico y transformarlo en flujos, así mismo es usado para tareas de facturación.

Según T. Saydam y Magedanz T “La gestión de redes incluye el despliegue, integración y coordinación del hardware, software y los elementos humanos para monitorizar, probar, sondear, configurar, analizar, evaluar y controlar los recursos de la red para conseguir los requerimientos de tiempo real, desempeño operacional y calidad de servicio a un precio razonable”.

A todo ello, es importante definir el alcance de los dispositivos de monitoreo, así como el espectro a analizar en cada uno de ellos logrando de esta forma una estrategia de monitoreo eficiente, donde los ejecutivos de TI presenten la información de su operación, para que con ello las organización disponga de elementos suficientes para reconocer y fomentar la importancia de la tecnología como un componente habilitador del negocio. Dentro del mismo contexto, donde las empresas proveedoras de servicios TI en la nube deben estar a la vanguardia en seguridad y protección de sus recursos e infraestructura, en México encontramos la empresa Villanett, que ofrece el software en la nube Villanett Venta © el cual permite administrar una gran cantidad de procesos, relacionados con la contabilidad, gestión del personal, control de inventario, vinculación con proveedores, etc., para empresas o emprendedores.

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