¿Cómo saber que tienes un desorden en tu empresa?
¿Cómo saber que tienes un desorden en tu empresa?La desorganización en una empresa es un problema serio que, a pesar de lo que se pueda creer, aqueja a muchas organizaciones en la actualidad. Debido a la mala organización, muchas empresas quiebran y cierran porque no lograron comprender que lo único que hacía falta era echar un vistazo a la forma en que se estaba manejando todo.
Siendo un asunto tan importante y que poco se habla de él, a continuación se presentan 8 señales de desorganización en una empresa:
Los objetivos empresariales no están claros. Cuando los objetivos de la empresa no están claros, no son realistas o son incongruentes, se entra en un proceso de desorganización y de carencia de recursos de todo tipo. Las estrategias se convierten en algo innecesario porque no existe meta a la cual llegar.
Los objetivos empresariales no están claros. Cuando los objetivos de la empresa no están claros, no son realistas o son incongruentes, se entra en un proceso de desorganización y de carencia de recursos de todo tipo. Las estrategias se convierten en algo innecesario porque no existe meta a la cual llegar.Es de suma importancia que los objetivos sean concisos, que tengan plazos realistas y que se alineen unos con otros. De hecho, algunas veces lo más conveniente es que sean mensuales. Por ejemplo: objetivo mensual; aumentar las ventas en un 10% siguiendo una estrategia de publicidad anteriormente planificada y evaluada.
Esto es un objetivo bien establecido y claro.
- Estructura organizacional inexistente o deficiente. La estructura organizacional es básicamente el organigrama que mueve a la empresa. Si el organigrama no ordenado de forma correcta, muy posiblemente existan varias personas desempeñando el mismo trabajo, nadie obedece a nadie y simplemente nadie se hace responsable porque realmente nadie conocía sus funciones con exactitud.
- No existen métricas. Las métricas son esenciales para comprender cómo se comporta la empresa, los clientes y el entorno en general (la competencia, por ejemplo). Sin las herramientas de medición adecuadas simplemente no hay rumbo ni dirección; fuera o dentro de la compañía.
No existen métricas. Las métricas son esenciales para comprender cómo se comporta la empresa, los clientes y el entorno en general (la competencia, por ejemplo). Sin las herramientas de medición adecuadas simplemente no hay rumbo ni dirección; fuera o dentro de la compañía.- Acumulación de papelería innecesaria o vencida. El orden empresarial también significa limpieza y organización. Una gran cantidad de facturas, contratos y papelería vencidos se convierten en estrés extra innecesario que perjudica y atrasa. Además, si el desorden está de cara al cliente, no brinda buena imagen.
Plazos vencidos. Otra muestra de desorganización y que puede ser provocada por el punto anterior es el hecho de contar con facturas vencidas, no importa si tienen un día o un año de vencimiento, siempre dan mala imagen y demuestran la falta de organización y control dentro de la administración empresarial.
Plazos vencidos. Otra muestra de desorganización y que puede ser provocada por el punto anterior es el hecho de contar con facturas vencidas, no importa si tienen un día o un año de vencimiento, siempre dan mala imagen y demuestran la falta de organización y control dentro de la administración empresarial. 
Disminución de las ventas. Si las ventas han bajado, y ha sido una constante durante mucho tiempo, es un hecho que hay un problema que requiere ser resuelto. La disminución en las ventas no siempre resulta ser un desorden, puede deberse a varios factores, pero como se mencionó antes, si es una constante de meses, es preocupante y muestra suficiente de que hay que hacer muchos ajustes.
Disminución de las ventas. Si las ventas han bajado, y ha sido una constante durante mucho tiempo, es un hecho que hay un problema que requiere ser resuelto. La disminución en las ventas no siempre resulta ser un desorden, puede deberse a varios factores, pero como se mencionó antes, si es una constante de meses, es preocupante y muestra suficiente de que hay que hacer muchos ajustes. - Clientes insatisfechos o molestos. Es imposible satisfacer al 100% de los consumidores el 100% del tiempo. Sin embargo, si las métricas de la compañía indican quejas y reclamos constantes, clientes incómodos, pérdida excesiva de clientes (lo que lleva a la disminución en las ventas, por lo tanto, disminución de efectivo) o devoluciones, es otro síntoma clave de que algo está sucediendo.
En este sentido hay que prender el foco rojo y verificar que se esté llevando a cabo adecuadamente todo lo anterior, porque el error en uno de estos puntos puede llevar al error en uno o varios más.
También ocurre que los jefes de la empresa muchas veces invierten mal el tiempo lo que repercute en su equipo de trabajo como se puede ver en las siguientes reglas que se imponen y no son recomendables.
¿Qué reglas internas pueden evitarse?
El reglamento interno de una compañía es de suma importancia para su correcto funcionamiento, de eso no cabe duda. No obstante, ciertas reglas deben evitarse porque resultan ser estrictas, restrictivas y no aportan mucho valor a la productividad del empleado, sino que logran todo lo contrario.
Las 7 imposiciones más comunes son las siguientes:
- Prohibición de celebraciones de cumpleaños. Puede parecer extraño, sin embargo, algunas empresas poseen como regla interna, la negativa a participar en celebraciones de cumpleaños dentro del horario del trabajo; lo cual es un error a evitar. No se habla de una celebración con bombos y platillos, es el simple hecho de felicitar a un colega y, ¿por qué no? Felicitarle de una forma sencilla con un pastel; no se pierde mucho tiempo y se gana a un empleado complacido y feliz de trabajar en espacio donde se siente apreciado.
Horarios estrictos de comida de menos de una hora. El horario de comida es un tiempo muy importante para el empleado, puede tener la oportunidad de conversar con sus compañeros y deslindarse de las responsabilidades del día, o si aplica salir a su casa y comer con su familia. Los horarios estrictos estresan al trabajador y puede regresar a sus actividades frustrado e insatisfecho.
Horarios estrictos de comida de menos de una hora. El horario de comida es un tiempo muy importante para el empleado, puede tener la oportunidad de conversar con sus compañeros y deslindarse de las responsabilidades del día, o si aplica salir a su casa y comer con su familia. Los horarios estrictos estresan al trabajador y puede regresar a sus actividades frustrado e insatisfecho. - Juntas semanales de más de hora y media. Por supuesto que las juntas semanales son importantes y, posiblemente, necesarias. Sin embargo, si el tiempo se administra adecuadamente, dichas reuniones pueden terminar en una hora o menos; más horas cansan y aburren, peor aún si se realizan cada semana.
Prohibición para recibir llamadas. El trabajador tiene una vida fuera de su trabajo, tiene responsabilidades y seres queridos. Si bien es importante que no pierda tiempo en llamadas innecesarias, muchas veces son urgencias que ameritan ser atendidas. Por lo tanto, hay que darle el espacio que necesita para realizar o recibir sus llamadas importantes, con la firme convicción de que esas llamadas no serán irrelevantes (chismes y pláticas innecesarias, por ejemplo).
Prohibición para recibir llamadas. El trabajador tiene una vida fuera de su trabajo, tiene responsabilidades y seres queridos. Si bien es importante que no pierda tiempo en llamadas innecesarias, muchas veces son urgencias que ameritan ser atendidas. Por lo tanto, hay que darle el espacio que necesita para realizar o recibir sus llamadas importantes, con la firme convicción de que esas llamadas no serán irrelevantes (chismes y pláticas innecesarias, por ejemplo). - No permitir tiempo de esparcimiento. Veinte minutos diarios para estirar las piernas y salir a caminar, no le vienen mal a nadie. Un pequeño break para preparar un café o platicar con un colega es una forma de despejar la mente, el empleado lo agradecerá y regresará motivado a sus labores.
Promover la idea de que el cliente siempre tiene la razón. Las empresas que se manejan con ideas anticuadas tienen la fuerte convicción de que el cliente siempre tiene la razón, no siempre es así. Fomentar esta idea siempre, antes de averiguar la situación, frustra y desautoriza al empleado frente al consumidor, lo hace sentir menospreciado. El supervisor o directivo debe investigar qué pasó antes de llamar la atención injustamente al empleado frente al cliente.
Promover la idea de que el cliente siempre tiene la razón. Las empresas que se manejan con ideas anticuadas tienen la fuerte convicción de que el cliente siempre tiene la razón, no siempre es así. Fomentar esta idea siempre, antes de averiguar la situación, frustra y desautoriza al empleado frente al consumidor, lo hace sentir menospreciado. El supervisor o directivo debe investigar qué pasó antes de llamar la atención injustamente al empleado frente al cliente. - No permitir charlas casuales entre colegas. Esto puede ser posible en el tiempo de esparcimiento, por ejemplo. No está mal que se tomen unos minutos para charlar entre colegas. De hecho, resulta positivo para la compañía, puesto que llegan a conocerse y se logra un ambiente laboral bastante agradable.
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