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ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS, INNOVACION, NUBE Y TECNOLOGÍA, TECNOLOGÍA

Cómo aplicar una política de respaldos de información en mi empresa

30 noviembre, 2024 Villanett Dejar un comentario

Al día de hoy, la información es uno de los activos más valiosos para cualquier organización. El perder datos puede tener consecuencias irreversibles, desde la interrupción de las operaciones hasta daños irreparables en la reputación y la seguridad. Por esta razón, contar con una política de respaldos de información sólida es esencial para garantizar la continuidad del negocio y la protección de los datos de la empresa.

Pasos para implementar una política de respaldos de información

1.Evaluación de necesidades y objetivos

El primer paso para implementar una política de respaldos es evaluar las necesidades de la empresa en cuanto a la protección de datos. Es necesario identificar qué información es crítica para el funcionamiento de la organización, como bases de datos, correos electrónicos, documentos legales, informes financieros, entre otros.

Se deben establecer objetivos claros para los respaldos, como el tiempo máximo permitido para la recuperación de datos y el punto máximo de pérdida de datos aceptable.

2.Definir qué se debe respaldar

En una política de respaldos es necesario especificar qué datos serán respaldados, cómo, cuándo y con qué frecuencia. La decisión de qué respaldar dependerá de la importancia y la sensibilidad de la información como lo son:

Datos críticos: Toda la información de clientes, movimientos financieros, bases de datos y sistemas de gestión de inventarios. Estos datos deben ser respaldados con la mayor frecuencia posible.
Datos menos críticos: Archivos de documentos antiguos, informes no esenciales, datos históricos. Estos pueden tener una frecuencia de respaldo menos rigurosa.

Es recomendable establecer un plan de respaldo basado en la jerarquía de la información, asegurando que los datos más sensibles y necesarios para las operaciones diarias se respalden primero.

3.Selección de medios de respaldo

Existen diversas opciones para almacenar los respaldos de información, cada una con sus ventajas y desventajas. Es importante elegir la más adecuada para las necesidades de la empresa.

Copia de seguridad en disco duro externo: Una opción económica y rápida, adecuada para empresas pequeñas o medianas. Sin embargo, puede ser vulnerable ante daños físicos o robos si no se maneja adecuadamente.
Copia de seguridad en la nube: Servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox, Amazon Web Services o Microsoft Azure. Ofrecen la ventaja de ser accesibles desde cualquier lugar, pero el costo puede aumentar con grandes volúmenes de datos.
Copias locales y remotas: Una combinación de ambos, asegurando que los datos estén protegidos tanto en el sitio como en una ubicación externa.

Es importante elegir una solución que combine seguridad, accesibilidad, capacidad y costos.

4.Establecer la frecuencia de los respaldos

La frecuencia con la que se realicen los respaldos depende de los objetivos de la empresa y del tipo de información ya que se pueden establecer diferentes tipos de respaldos:

Respaldos completos: Copias de toda la información seleccionada. Son los más completos, pero también los que requieren más tiempo y recursos.
Respaldos incrementales: Solo se respaldan los archivos que han tenido cambios desde el último respaldo completo o incremental. Son más rápidos, pero requieren un mayor esfuerzo al restaurar los datos.
Respaldos diferenciales: Parecido al incremental, pero la diferencia es que los diferenciales se respaldan todos los archivos que han cambiado desde el último respaldo completo.

5.Automatización y monitoreo

La automatización de los respaldos es importante para garantizar que los mismos se realicen de manera correcta, constante y sin intervención alguna. Los sistemas de respaldo automatizados permiten que la empresa configure la programación de los respaldos y se asegure de que se realicen de manera oportuna.

Además, se debe implementar un sistema de monitoreo que informe si los respaldos se han realizado correctamente y las alertas automáticas pueden ser configuradas para notificar a los administradores de sistemas si ocurre un error en el proceso de respaldo.

6.Pruebas de restauración

Con realizar respaldos no basta, también es esencial asegurarse de que los datos respaldados puedan restaurarse correctamente. Por lo tanto, es fundamental realizar pruebas periódicas de restauración. Estas pruebas ayudan a identificar cualquier fallo en el proceso y a garantizar que los respaldos sean funcionales cuando se necesiten.

Las pruebas de restauración deben ser realizadas al menos una vez al trimestre, pero su frecuencia puede aumentar dependiendo de la criticidad de los datos y el volumen de la información.

7.Seguridad de los respaldos

Los respaldos deben ser tratados con el mismo nivel de seguridad que los datos originales. Esto incluye cifrar los respaldos, especialmente si se almacenan en la nube o en ubicaciones externas, y controlar el acceso a los mismos.

Es recomendable establecer procedimientos de control de acceso para evitar que personas no autorizadas puedan modificar o eliminar los respaldos.

8.Documentación y capacitación

Es importante documentar la política de respaldos de manera clara y accesible para todos los miembros de la organización involucrados en su implementación y mantenimiento, la cual debe incluir:

Procedimientos para realizar los respaldos.
La frecuencia en los respaldos y el tipo de respaldo utilizado.
Métodos para restaurar los datos.
Procedimientos de seguridad para proteger los respaldos.

También es fundamental capacitar a los empleados sobre la importancia de los respaldos y los procedimientos adecuados para asegurar la integridad de los datos.

9.Revisión periódica y actualización

Una vez implementada la política de respaldos, es importante realizar revisiones periódicas para evaluar su efectividad. Esto incluye monitorear el cumplimiento de la política, realizar ajustes según las necesidades cambiantes de la empresa y asegurarse de que las soluciones de respaldo estén al día con los avances tecnológicos.

Conclusión

Aplicar una política de respaldos de información es una tarea esencial para garantizar la seguridad y la continuidad operativa de una empresa. Desde la evaluación de necesidades hasta la implementación de procedimientos de restauración y la capacitación de los empleados, cada paso debe ser realizado con cuidado para proteger los datos más importantes. A medida que la empresa crece, la política de respaldos debe adaptarse a sus nuevas demandas, asegurando que los respaldos sean eficientes, seguros y efectivos.

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¿Cuáles son los módulos de todo CRM?

23 marzo, 2017 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

Los sistemas CRM pueden estar compuestos por diversos módulos según cada proveedor o necesidades del cliente. Dependiendo del tipo de CRM que utilice la empresa, tendrá más o menos módulos.

Módulos de un CRM

Servicios al cliente: Este es el módulo principal de cualquier CRM, es imprescindible. Este módulo se encarga de proporcionar información de clientes, resolver incidencias, relaciones con losclientes a través de medios de comunicación, etc. Es el módulo que se encarga de fidelizar clientes.

Clientes: Se podría incluir dentro de lo anterior, se trata de las bases de datos donde está acumulada toda la información de los clientes, como el contacto, la categoría de cliente, los estados de consulta, sus compras, etc.

Marketing: En este módulo se incluyen las herramientas de segmentación de clientes para gestionar campañas de marketing. Una vez realizada la campaña, en este apartado también podemos analizar su efectividad y los datos que nos ha reportado, los comentarios de los clientes sobre la campaña y su reacción, y planificar presupuestos de la campaña. Algunas de las funcionalidades que proporciona la automatización de marketing pueden ser:

Capacidad de gestionar información del cliente.
Desarrollo de listas mediante la utilización de diversos criterios, Gestión y planificación de campañas de marketing.
Capacidad de vincular las ventas con los esfuerzos de marketing.
Gestión de respuestas.
Seguimiento del flujo de trabajo.
Gestión de promociones y eventos.
Programas de retención.

Ventas: Es otro de los módulos más importantes, puesto que lo que una empresa quiere es generar ingresos una vez fidelizados los clientes. En este apartado tenemos acceso a todas las ventas o posibles ventas que la empresa ha llevado a cabo. Las aplicaciones de la automatización de fuerza de ventas son:

Gestión de contactos
Gestión de oportunidades
Gestión de cuentas
Gestión de propuestas
Gestión de comisiones
Gestión de las cuotas de ventas
Seguimiento de pedidos
Entrega de pedidos
Previsión de ventas
Gestión de territorio

Módulo de planificación: Este módulo es fundamental para que la comunicación interna de la empresa funcione y sea efectiva. Aquí incluiremos la agenda, las tareas, reuniones, así como toda la actividad que realicen los empleados para estar al tanto de todos los movimientos.

Módulo de finanzas: Gestiona todos los datos de facturación, contabilidad, ingresos, presupuestos, pedidos de compra… se puede incluir dentro del módulo de compras o ventas, ya que es el encargado de tener al día las cuentas de la organización.

Consejos para un sistema de gestión de clientes CRM

1 Aporta valor claro a tus comerciales

El mejor software del mundo fracasará si no hay apoyo por parte de los usuarios, por ende, un CRM puede tener entre sus usos el ser una herramienta de control; pero incluso para lograr esta utilidad, es necesario que los usuarios, en este caso, los comerciales que en esencia es de quien partirá el uso de la herramienta, vean que el CRM les está aportando también a ellos un beneficio para el desarrollo de su actividad; es decir, cuando diseñes el uso del CRM en tu organización, no lo hagas exclusivamente pensando desde el punto de vista de la dirección y hazlo también teniendo en cuenta cómo el sistema va a facilitar el trabajo a los comerciales. Un buen comercial se va a caracterizar por su predisposición a utilizar un CRM por tres motivos:

Va a ver claramente como el sistema le facilita su trabajo y por tanto lo considera como una herramienta para lograr sus objetivos.
Entiende que compartir la información internamente en la empresa de modo seguro, redunda en facilitar el dar mejor servicio al cliente y por tanto le acaba beneficiando a él.
El CRM le da visibilidad en la organización. Si está haciendo bien su trabajo y hace un correcto uso del sistema, eso será visto no sólo por su jefe inmediato sino por el resto de la empresa.

2 La lista de clientes

Todo equipo de ventas existe gracias a sus compradores: potenciales o fijos. Por eso, la lista de clientes es supremamente importante, pero estos contactos deben ser perfilados según nuestros intereses, que puedan estar potencialmente interesados en nuestros productos o servicios. Esta lista, siempre se debe mantenerse actualizada y hay que enriquecerla constantemente.

3 Proceso de “nurturing” de los prospectos

A través del proceso de “nurturing” un sistema de CRM nos permite entregar mensajes con contenido relevante, capaz de satisfacer los problemas, inquietudes y necesidades de nuestros prospectos. Dicho contenido debe ser creado y relacionado adecuadamente con la fase en la que se encuentra el prospecto, ya que todo el proceso se apoya en el aporte oportuno de contenido relevante.

4 Aprovechar bien los datos

Es importante tener bien organizados y clasificados los datos para que haya una conexión y cualquier persona sepa seguir el historial de ese cliente. Por lo tanto, se completarán las fichas con toda la información útil para la gestión comercial o atención al cliente, que se pueda recopilar.

5 Proceso de “scoring“ de los prospectos

Un sistema de CRM debe permitirnos definir un proceso de puntuación de los prospectos, en función de las acciones que lleven a cabo, en sintonía con el valor que dichas acciones tienen para nuestra estrategia global, las acciones oportunas tomadas en consecuencia de dicha calificación son la esencia de un sistema de CRM.

6 Subir toda la documentación relevante al sistema

Verás que incluyendo la gestión documental en tu CRM te beneficiarás principalmente por dos motivos:

Ahorrarás muchísimo tiempo en la búsqueda de documentos. Este ahorro en tiempo es variable en cada organización, pero puedes calcularlo cuánto sería en la tuya. Mira de media cuántos documentos buscas al día con tu sistema actual muy probablemente de carpetas y subcarpetas y compáralo con buscar el documento en un sistema en el que lo puedes hacer por múltiples criterios como por nombre del cliente, usuario, producto / servicio, oportunidad comercial, fecha de creación, modificación, autor, leído recientemente etc.
Podrás compartir tus documentos en tu organización de un modo seguro, controlando quien puede ver y editar el documento además queda el log de registro de quien vio el documento y cuándo.

7 E-mailing

Obtener los datos de potenciales clientes no vale nada si no hay seguimiento personalizado. El E-mailing es la mejor manera de mantener interés y convertir los leads que hemos conseguido con nuestro equipo de ventas y el CRM. No olvides que una buena campaña de E-mail Marketing es un paso muy importante y el “Best Friend” de tu CRM.

8 Gestiona a tu propio equipo

Con un CRM se puede hacer un seguimiento de qué personal es más efectivo ante la actividad comercial, por lo que se les puede motivar o premiar. En el caso contrario, también se puede detectar el personal que necesite ayuda y modificar problemas o errores.

9 Establecer una referencia para medir el ROI

El ROI es la única forma de saber si la adopción del CRM es un éxito o no. Una forma simple y rápida de saber si estamos logrando el éxito es establecer un valor de referencia de la ganancia neta, como un porcentaje del coste total, antes de la implementación, para luego poder comparar cuando el sistema ande funcionando.

10 Gamification

Unificar tu estrategia de CRM con una fe gamification te ayudará en varias cosas. Una, en hacer que tu equipo de ventas se tome los retos como una manera de crecer y de contar con beneficios adicionales, además, te ayudará a perfilar el interés de cada uno por su trabajo y por lograr cumplir las metas. Idealmente, también fomentará la participación, la sana competencia y la necesidad de cada uno por demostrar quién es mejor.

Ventajas de un CRM

Facilitar toma de decisiones

El CRM te aporta información relevante a los responsables de una empresa para pronosticar el volumen de ventas, medir el servicio al cliente y hacer un seguimiento del rendimiento del negocio.

Acceso a la información en tiempo real

Los sistemas CRM permite a los empleados acceso instantáneo a los datos a través del móvil. Facilitando el acceso a la información centralizada de los clientes, historial del correo y llamadas, información sobre precios, contratos, etc., desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo.

Optimizar el proceso de venta

Las empresas pueden utilizar el CRM para que sus ciclos de ventas tengan mayor rapidez, a través de las respuestas más rápida y eficaz a los clientes potenciales. Además, permiten mejorar las tasas de conversión con campañas de lead nurturing y gestión de oportunidades. Las organizaciones también pueden utilizar la tecnología para crear workflows y automatizar los procesos de venta. El tiempo de respuesta se ha reducido drásticamente para las organizaciones que han sido capaces de implementar sistemas de CRM eficacia.

Servicio al cliente más eficiente

La tecnología CRM ofrece a las empresas muchas ventajas estratégicas, tales como, permitir a los empleados asignar, administrar y resolver incidentes rápidamente con un sistema automatizado de enrutamiento, así como, la capacidad de personalizar las relaciones con los clientes, independientemente de que empleado se les de servicio. Gracias a un sistema CRM, es posible mantener un repositorio con los perfiles de los clientes, de esta manera, todos los empleados puedan estar mejor informados acerca de las necesidades específicas de cada cliente y el perfil de la transacción.

Identificación rápida de clientes

Los sistemas de CRM ayudan a la organización en la identificación de clientes potenciales. Al mantener un registro de los perfiles de sus clientes existente, la empresa puede llegar a una estrategia para determinar el tipo de gente a la que deben dirigirse de tal manera que les devuelva el máximo retorno de la inversión.

Aumento de la productividad

Con los sistemas CRM, las funciones de ventas y marketing pueden integrarse sin problemas. Al almacenar los datos clave para el negocio, los usuarios pueden acceder rápidamente y compartir la información, ayudándolos a aumentar la productividad de la empresa.

Incrementar la fidelidad del cliente

Los empleados que cuenten con información detallada en el CRM tienen los datos necesarios para conocer a sus clientes, lo que les permite formar relaciones más personalizadas. El acceso a los datos centralizados puede aumentar los niveles de satisfacción de los clientes y su experiencia.

Dirigir estrategias de marketing

Con el acceso al historial y al conocimiento del comportamiento de compra del cliente, los equipos de marketing pueden hacer comunicaciones personalizadas y dirigirlas a segmentos específicos para aumentar las tasas de conversión y así en número de clientes.

Aumentar los ingresos

Utilizando los datos de CRM, campañas de marketing pueden ser coordinados con mayor eficacia al asegurar que las promociones se dirigen a clientes que han comprado los productos en particular que estamos promocionando.

También garantiza una mayor retención de clientes mediante la introducción de programas de fidelización. Una empresa no le gustaría ofrecer un producto a un cliente que acaba de comprarlo recientemente.

Mayor eficiencia de los Call Centers

Los CRM permiten a los agentes de los Call Centers identificar automáticamente las llamadas de los clientes que han estado en contacto con la empresa anteriormente, esto se debe a la accesibilidad de los datos desde el sistema CRM, pues la información se puede acceder al instante desde cualquier lugar dentro de la empresa. A su vez, ayuda a los trabajadores de la organización a saber cómo tratar a cada cliente y permite hacer acciones cross selling y poder sugerir productos alternativos.

CRM Para que una empresa pueda lograr una efectiva implementación de un sistema CRM debe tener claro su definición y como la misma se ajusta a la estructura, objetivos y cultura organizacional de la empresa, llevando a cabo una adecuada gestión del cambio organizacional. Dentro del mismo contexto, Villanett ofrece el más novedoso módulo CRM basado en la tecnología Cloud Computing para una mayor accesibilidad, disponibilidad y usabilidad.

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Principios Fundamentales de Cualquier CRM

8 marzo, 2017 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

CRM (Customer Relationship Management) o administración basada en la relación y satisfacción con los clientes, es un modelo de gestión de toda la organización, que se aplica a metodologías, software y, su máximo objetivo del es de disponer en cualquier momento toda la información sobre cualquier cliente.

En el ámbito del marketing, CRM se define como una estrategia orientada a la satisfacción y fidelización del cliente, por lo que a veces también es denominado Customer Service Management (Gestión de Servicio al Cliente). Esta tendencia se incluye dentro del Marketing relacional, el cual se centra en las relaciones con el cliente para conocer sus necesidades con el objetivo final de fidelizarlo.

De acuerdo con Peppers y Rogers T., “una empresa que se vuelca a sus clientes es una empresa que utiliza la información para obtener una ventaja competitiva y alcanzar el crecimiento y la rentabilidad. En su forma más generalizada, CRM puede ser considerado un conjunto de prácticas diseñadas, simplemente, para poner a una empresa en un contacto mucho más cercano con sus clientes. De este modo, aprender más acerca de cada uno, con el objetivo más amplio de que cada uno sea más valioso incrementando el valor de la empresa.“

Características del CRM

De acuerdo con un de las versiones ofrecidas por la industria, la CRM consiste en:

Ayudar a una empresa a que sus departamentos de marketing puedan identificar y seleccionar a sus mejores clientes, gestionar campañas de marketing y generar oportunidades de calidad para el equipo de ventas.
Ayudar a la organización a mejorar la televenta y la gestión de cuentas y ventas mediante la optimización de la información compartida por varios empleados y la racionalización de los procesos existentes (por ejemplo, tomar pedidos empleando dispositivos móviles).
Permitir la formación de relaciones personalizadas con los clientes, con el objetivo de mejorar la satisfacción del cliente y maximizar los beneficios; identificar a los clientes más rentables y ofrecerles el más alto nivel de servicio.
Proporcionar a los empleados la información y los procesos necesarios para conocer a los clientes, comprender e identificar las necesidades del éstos y forjar relaciones entre la empresa, su base de clientes y los socios de distribución.

Software CRM

Sistemas informáticos de apoyo a la gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing, tienen distintos módulos y categorías de programación. Dicho software puede comprender varias funcionalidades para gestionar las ventas y los clientes de la empresa: automatización y promoción de ventas, tecnologías data warehouse (almacén de datos) para agregar la información transaccional y proporcionar capa de reporting, dashboards e indicadores claves de negocio, funcionalidades para seguimiento de campañas de marketing y gestión de oportunidades de negocio, capacidades predictivas y de proyección de ventas.

Tipos de CRM

CRM Operativo: Este sistema CRM hace referencia a los procesos de negocio de la empresa, es decir, es el responsable de la gestión de marketing, ventas y servicios al cliente. Todos estos procesos son denominados “Front Office” porque la empresa tiene contacto con el cliente.

CRM Analítico: Se corresponde con las diferentes aplicaciones y herramientas que proporcionan información de los clientes, por lo que el CRM analítico está ligado a un depósito de datos o información denominado Data Warehouse. Se utiliza con el fin de tomar decisiones relativas a productos y servicios, y evaluar resultados.

CRM Colaborativo: Permite la interacción con el cliente a través de diferentes canales de comunicación, como por ejemplo e-mail, teléfono o chat.

Otra clasificación de CRM, puede ser la división entre el CRM de pago o CRM gratuito.

Que beneficios tiene contratar un CRM para tu empresa?

El CRM (Customer Relationship Management) o Gestión de las relaciones con el cliente, es una herramienta (software, estrategia de negocios y/o práctica) que se encarga de organizar eficientemente la información de todos los clientes de la compañía (gustos, preferencias, nombres, direcciones, números telefónicos, etc.) con la finalidad de analizar las interacciones con los clientes, prever sus necesidades, descifrar sus deseos, conocer su opinión sobre ciertos productos y, en última instancia, tener un historial completo que refleje todos los aspectos anteriormente mencionados y que ayuden a construir una relación uno a uno con cada uno de los consumidores.

A continuación se enlistan 6 funciones básicas del CRM:

1. Proporcionar recomendaciones. En base a los gustos y tipos de clientes registrados previamente en la base de datos del CRM.

2. Capturar los correos electrónicos de los clientes. El CRM cuenta con datos personales de cada consumidor, incluyendo los correos electrónicos.

3. Adaptarse al crecimiento de la compañía. El CRM permite que las bases de datos crezcan conforme la compañía crece. El software no tiene límite y puede ser extendido cada vez que la empresa se extienda.

4. Rastrear y gestionar la información de los clientes. Las bases de datos pueden ser actualizadas. Resultan ser sumamente flexibles y fáciles de manejar. Toda la información recopilada es perfectamente seleccionada y organizada por el sistema para que la búsqueda sea rápida y cómoda.

5. Simplificar tareas repetitivas. El software es inteligente y estandariza las tareas. Es decir, reduce el esfuerzo manual gracias a su sistema accesible y automático.

6. Conectar a todo el equipo en cualquier dispositivo. Es un servicio en red doméstica. Mantiene a todo el personal involucrado conectado, gracias a la gran cantidad de información que puede ser compartida y almacenada en todos los equipos de cómputo. Todos los archivos y programas que se encuentren en modo compartir, pueden ser vistos por todo el personal con acceso a los ordenadores. Además, como ya se dijo antes, el sistema es estandarizado, por lo que funciona de igual manera en un equipo que en otro.

Se puede saber de inmediato si la compañía requiere un software CRM, si:

No se consiguen fácilmente los datos de los clientes.
Se cuenta con diversas aplicaciones empleadas como CRM, pero no se encuentran conectadas en red ni están estandarizadas.
Es difícil la gestión de información.
La compañía crece rápidamente.
Se requiere eficientar tiempos.
Se utilizan varios equipos que ameritan trabajar juntos
Han comenzado a surgir problemas en el servicio, lo que conlleva pérdida de clientes.

Finalmente se enumeran 5 ventajas del CRM en cuanto a la fuerza de ventas y atención al cliente:

1.Controlar y gestionar el negocio en cualquier tiempo y lugar. El CRM puede ser también controlado y gestionado desde un dispositivo móvil o una Tablet, así que no existen pretextos para encontrarse siempre a la orden del día con el negocio.

2. Acceder a más clientes potenciales, cerrar más tratos y realizar actividades con mayor rapidez. El CRM permite que se reconozca mejor a cada cliente. Si se sabe emplear la información con la que se cuenta, es muy posible que se logren referidos de los clientes más fieles o que se encuentren clientes potenciales en la competencia. Todo es cuestión de saber utilizar muy bien la información a la que ahora se tiene acceso.

3. Anticipar los deseos del cliente gracias a sus conductas previas. Las bases de datos del CRM permiten la entrada y organización de información muy puntual sobre cada consumidor. Si se utiliza dicha información sabiamente, pueden preverse ciertas conductas en las compras y anticiparse a esas necesidades,

4. Aumentar la lealtad y la satisfacción del cliente. El personal de la compañía conoce al consumidor, sabe cómo actúa, cómo le gusta ser tratado, qué le compra regularmente y se anticipa a sus necesidades; eso crea un lazo entre el personal y el cliente y termina fidelizando al consumidor.

5. Establecer una conexión personal con los clientes en redes sociales y dispositivos móviles. Toda la información que se encuentre en los ordenadores del negocio, puede ser gestionada desde dispositivos móviles. Las redes sociales y demás formas de comunicación uno a uno con el cliente, pueden ser monitoreadas y utilizadas como servicio al cliente desde cualquier lugar y en cualquier momento. El cliente nunca se sentirá ignorado.

Conocer a fondo a tus clientes implica tener información minuciosa sobre ellos y luego serás capaz de actuar a su favor y cubrir sus necesidades a la vez que obtener mayores ingresos por fidelizarlos. Muchas organizaciones recurren a este tipo de software como soporte para manejar sus relaciones con los clientes. Dependiendo del proveedor, la tecnología CRM se puede ofrecer en las propias instalaciones de la organización, bajo demanda, o por medio de SaaS (Software como Servicio), como es el caso de Villanett, qué ofrece el más sofisticado módulo CRM basado en la tecnología Cloud Computing para una mayor accesibilidad, disponibilidad y usabilidad.

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Consejos para tener mayor productividad

21 diciembre, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

La productividad evalúa la capacidad de un sistema para elaborar los productos que son requeridos y a la vez el grado en que aprovechan los recursos utilizados, es decir, el valor agregado, por lo tanto, una mayor productividad resulta en una mayor rentabilidad para la empresa. A nivel mundial los cinco países con mayor productividad son Luxemburgo, Noruega, Estados Unidos, Bélgica y Holanda.

Consejos para ser más productivos

Ponerse objetivos

Ponerse objetivos personales ayuda en buena medida a ordenar la vida diaria, con ello se puede saber cuál es el camino a seguir, a tener una guía, a establecer cuáles son las prioridades, a programar el inconsciente para poder alcanzarse, y a mantenerse motivados.

Planificar las actividades por hacer

Otra forma de maximizar la productividad es contar con una lista en orden de prioridad, con las tareas, las actividades o con lo que se vaya a realizar en los próximos días, y que ayuden en el cumplimiento de los objetivos preestablecidos.

Evitar la pérdida de tiempo

Es preciso reducir o evitar las cosas que no ayuden en el cumplimiento de los objetivos o que nos alejen de éstos o, en todo caso, no dedicarles demasiado tiempo; por ejemplo, podríamos optar por dejar de leer o pasar menos tiempo leyendo una revista que poco o nada nos ayuda con la consecución de nuestros objetivos, o sea administrar el tiempo eficientemente.

Hacer más rápido las cosas

Por ejemplo, utilizar un programa que nos ayude a realizar más rápido nuestros trabajos en la computadora, buscar una ruta que nos permita llegar más rápido al lugar que queremos ir, tomar un curso de lectura veloz, etc.

Tomarse un día de descanso

Un día de descanso sin preocuparnos por nuestro negocio o trabajo nos permitirá despejar nuestra mente, ordenar nuestras ideas, saber si estamos en el camino correcto, y regresar renovados y con mayor vitalidad a nuestras labores diarias.

No descuidar la recreación

Para tener más productividad es necesario equilibrar trabajo con descanso, pero también con recreación; por ejemplo, dedicándonos a hacer algún deporte, yendo de paseo con nuestra familia, jugando algún juego con nuestros amigos, leyendo algo que nos guste, o simplemente navegando por Internet.

Combinar trabajos o tareas

Si hacemos seguido un solo trabajo o tarea, lo más probable es que terminemos agotados rápidamente. Lo recomendable es hacer una cosa, y en cuanto sintamos que empezamos a agotarnos o cansarnos, ponernos a hacer otra, para luego retomar con la primera.

Hacer las cosas en menos tiempo

Siempre debemos procurar romper nuestra marca personal y procurar hacer cada vez más rápido las cosas que solemos hacer; por ejemplo, si para realizar un trabajo o tarea siempre nos demoramos una hora y media, para la próxima vez podríamos tratar de terminarlo en una.

Ponerse límites de tiempo

Por ejemplo, si tenemos un trabajo o tarea que realizar, podríamos ponernos a nosotros mismos un plazo para terminarla; por ejemplo, proponernos acabarlo antes del mediodía.

Tomar breves descansos

Trabajar seguido es lo peor que podemos hacer de cara a la productividad. Para ser más productivos es necesario tomarnos pequeños descansos frecuentes; por ejemplo, estirándonos y relajándonos por un momento, saliendo a dar una vuelta, entrando a Internet y navegando un rato, almorzando sin nuestra computadora o el diario al lado, etc.

Según INEGI “La productividad total de los factores (PTF) ayuda a identificar la contribución al crecimiento en la producción de bienes y servicios, entre la mano de obra, el capital, los bienes intermedios y la tecnología”, además señalo que en México en su tercer trimestre de 2016 la productividad laboral en las actividades primarias avanzó 2.3% y las actividades terciarias se incrementaron 1.3% respecto al mismo lapso del 2015. Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales o ERP por sus siglas en inglés, entre los cuales podemos destacar Villanett Venta © para PYMES, completamente en línea y con tecnología basada en la Cloud Computing.

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Las 10 Claves para la Atención al Cliente

15 diciembre, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

Generalmente la atención al cliente debe de estar por encima de todo y estar dentro del plan estratégico de marketing de cualquier empresa, pues el servicio al cliente, es un conjunto de actividades interrelacionadas que se ofrece con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Para ofrecer una excelente atención al cliente se deben seguir una serie criterios que se enumeran en seguida.

Claves para la atención al cliente

Ser siempre cordial: es importante que a la hora de estar con un cliente se le brinde un servicio de calidad de manera corta y amena, aun cuando el cliente esté enojado o el empleado haya tenido un mal día, esto dejando totalmente fuera el trato distante o indiferente, debido a que todos los clientes, sin excepción, merecen ser tratados con respeto.

Reducir los tiempos de espera: a nadie le gusta esperar y menos a los clientes, donde el empleado debe dejar lo que está haciendo para interesarse en el cliente, por ello la atención debe ser eficiente y valorando el tiempo del cliente. Adamas se debe procurar tener a la mano todo lo que se necesite y un equipo de trabajadores bien preparado y organizado.

Información fidedigna y confiable: Conocer ampliamente el producto que se está ofreciendo permitirá hablar y asesorar al cliente con mayor confianza, de esta manera el cliente escuchará con mayor atención y más tranquilidad. Al momento de brindar un asesoramiento de calidad, es preciso tener en cuenta tanto las características, beneficios, precios del producto, como los tiempos de entrega, formas de pago y descuentos. Una buena atención al cliente debe buscar alternativas a través de lo que sí se puede hacer.

Cuidar la apariencia: la calidad también se puede ver afectada por una mala imagen, ya sea de los empleados, del lugar o de los productos que se ofrecen. Todo lo que ve el cliente debe tener un aspecto formal y profesional, ello incluye el aspecto de los empleados, el orden de los productos o la limpieza del local.

Respetar los acuerdos: las promesas que se le hacen a un cliente deben respetarse, sin importar que sea un trabajo a pedido, un plazo de entrega o un precio convenido. Por una promesa incumplida se pierde toda la confianza, imagen y reputación lograda hasta el momento y, por ende, la marca se forjará en relación a la confianza derivada de la atención al cliente.

Actuar de forma profesional: entablar una discusión con un cliente sale totalmente de contexto en la calidad de atención al cliente, por esta razón es primordial que ante un reclamo a una opinión del cliente se priorice mantener una postura amable y abierta al diálogo, respetando las opiniones, aunque el empleado o la misma empresa no la compartan.

Atender las necesidades y opiniones: las quejas o sugerencias que hace el cliente son una oportunidad de mejorar la calidad de servicio de atención al cliente y de esta manera confrontar los errores cometidos y solucionarlos. Ninguna empresa está libre de cometerlos, sean “reales” o percibidos.

Profesionalidad: no basta con darle a los empleados dos horas de charla el primer día que empiezan a trabajar, para incrementar la calidad de servicio al cliente el empleado debe someterse a constante capacitación impartida por la empresa de forma escalonada, rutinaria y programada. Para que su empresa crezca, su empleado también debe crecer.

Comunicación: cada uno de los integrantes que conforman la empresa deben esforzarse por establecer una buena relación con los clientes. Un saludo, una disculpa o un agradecimiento son la base para empezar cualquier diálogo comercial. por otro lado, atender la satisfacción de los empleados se reflejará en atención al cliente.

Capacidad resolutiva. Los manuales están hechos para estandarizar ciertas pautas de actuación, pero tanto usted como sus empleados deben ser capaces de evaluar cuándo una situación debe ser solventada fuera del procedimiento.

Para que una empresa pueda alcanzar el éxito que tanto busca no puede poner todas sus fichas en una sola área, donde podríamos pensar que la más importante es la relacionada a las finanzas. De hecho existe un dicho muy cierto “no debes poner todos los huevos en la misma canasta”.

Es por eso que a cada una de las áreas de la compañía se le debe prestar especial atención, aún más si se trata del sector de atención al cliente.

Tú mejor que nadie sabe que los clientes son cada vez más exigentes y quieren acceder a las mejores experiencias, es por eso que no puedes descuidarlos. Misma razón por la cual queremos entregarte las mejores técnicas a aplicar en la atención al cliente.

Importancia de la atención al cliente en una empresa

Hoy en día para que una empresa tenga éxito y que las personas la recomienden y se fidelicen tiene que contar con una buena área de atención al cliente, la cual le entregue ayuda y soluciones no solo en el momento que surja un problema, sino antes, durante y después de una compra.

Los clientes llegado el momento de comunicarse con las empresas para informar sus problemas esperan que las respuestas y soluciones sean en el menor tiempo posible, esto porque la espera tan solo causará insatisfacción y que la reputación quede por el suelo.

Por lo tanto, la conexión que exista con las personas es clave para garantizar el éxito.

Las mejores técnicas que debes aplicar en atención al cliente

No solo se trata de tener una buena disposición, tener como lema que “el cliente siempre tiene la razón” y mantener la mejor actitud posible. Para que puedas ofrecer lo que quiere el cliente será necesario que comiences a aplicar las siguientes técnicas:

Atención personalizada

Cada cliente es diferente, por eso que la atención tenga que ser 100% personalizada. Son precisamente las cifras las que no mienten, porque el 25% de los clientes dice que pagaría más si se le garantiza una experiencia de este tipo.

Atención, porque la atención personal no tiene solo que ver con que te contactes y veas el caso específico de una persona, más bien implica conocer el historial de consumo y la interacción que el cliente tiene con la empresa.

Siempre con actitud positiva

Una de las características que marcan la diferencia entre una simple atención al cliente y una buena a tención a este es la actitud, donde en todo momento se debe mostrar simpatía y empatía.

Además, esto ayudará a lidiar con situaciones difíciles como reclamos.

2. Escucha y ofrece soluciones

En ocasiones un buen servicio al cliente no es solo entregar las mejores soluciones y de forma inmediata, sino poder escuchar de forma activa para obtener la mejor información en cualquier situación.

La recomendación es que escuches atentamente al cliente sin juzgarlo y que te puedas poner en su lugar, haciendo que la conversación sea genuina para identificar la verdadera razón del problema.

3. Procesos automatizados

Ya te decíamos que un aspecto importante para los clientes es acceder a una atención rápida. Es en este momento donde entra en juego la aplicación de tecnología como los chatbot, que son robots que te permiten configurar respuestas automáticas.

Otras excelentes soluciones de este tipo son las páginas de preguntas frecuentes.

4. Técnica FAB

Esta técnica es utilizada principalmente en el proceso de ventas, con la cual podrás detectar las características de la solicitud que tiene el cliente para pensar en el servicio o producto que más la va a servir, destacando los beneficios que obtendrá.

5. Hacer las preguntas adecuadas

Saber hacer las preguntas adecuadas para obtener la información precisa es otra de las técnicas que deberías comenzar a aplicar en tu empresa.

Considera que los tipos de preguntas que debes incluir son cerradas, abiertas, orientadas, de clarificación y de aprobación.

Lo que puedes ganar con una buena atención al cliente

Como ya hemos visto, es muy importante que la atención al cliente de tu empresa reciba especial atención, porque será la única forma con la cual obtendrás los siguientes beneficios:

Fidelización de clientes: es clave que puedas fidelizar a tus clientes para que no se vayan con la competencia y que además puedan recomendarte.
Serás la referencia del mercado: constantemente las empresas, y tu caso no debe ser la excepción, se encuentran aplicando las mejores estrategias para sobresalir de la competencia y así ser la preferencia de los clientes.
Aumentarás las ventas: si te conviertes en la empresa preferida del sector, de forma automática verás cómo las ventas aumentan alcanzando las metas propuestas y más.

Con las técnicas de atención al cliente que hoy te hemos entregado, estás listo para llevar a tu empresa al siguiente nivel.

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Características y Tecnologías de la Industria 4.0

1 diciembre, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

La globalización y el constante avances de las tecnologías están transformando a la Industria del siglo pasado, ello está impulsando a la llamada cuarta revolución industrial o Industria 4.0, que enfatiza y acentúa la idea de una creciente y adecuada digitalización y coordinación cooperativa en todas las unidades productivas de la economía. Dentro del mismo contexto, el 70% de los ejecutivos tiene expectativas positivas sobre la cuarta revolución industrial, así lo reveló el Barómetro Global de Innovación 2016 de General Electric (GE).

Aspectos de la Industria 4.0

El modelo productivo de fabricación avanzada Industria 4.0 tendrá como características y tecnologías:

La re-configurabilidad, entendida como capacidad de adaptación de forma rápida y económica a los cambios en el producto.

La digitalización de los procesos, conectando e integrando las diferentes fases y medios del proceso productivo.

La “Smartización” de los procesos y medios para responder de forma inteligente. Esto significa aprender de experiencias previas y responder de forma autónoma a situaciones imprevistas.

Sistemas ciberfísicos, integra capacidades de computación, almacenamiento y comunicación, junto con capacidades de seguimiento y/o control de objetos en el mundo físico.

Big Data, es un concepto que hace referencia al almacenamiento de grandes cantidades de datos y a los procedimientos usados para encontrar patrones repetitivos dentro de esos datos.

Analítica predictiva, agrupa una variedad de técnicas estadísticas de modelización, aprendizaje automático y minería de datos que analiza los datos actuales e históricos reales para hacer predicciones acerca del futuro o acontecimientos no conocidos.

Cloud Computing, permite ofrecer servicios de computación a través de una red, que usualmente es Internet.

Robótica colaborativa, son una solución para la pequeña y mediana industria, fácil de programar y libre de complicados sistemas de seguridad que permite trabajar codo con codo a robots y humanos.

Realidad aumentada, es la visión de un entorno físico del mundo real, a través de un dispositivo tecnológico, es decir, los elementos físicos tangibles se combinan con elementos virtuales, logrando de esta manera crear una realidad mixta “Realidad Aumentada” en tiempo real.

Visión artificial, es una disciplina científica que incluye métodos para adquirir, procesar, analizar y comprender las imágenes del mundo real con el fin de producir información numérica o simbólica para que puedan ser tratados por un computador.

Fabricación aditiva, consiste en la sucesiva superposición de capas micrométricas de material, normalmente en forma de polvo, hasta conseguir el objeto deseado. Esta modalidad de fabricación supone una nueva revolución industrial, íntimamente vinculada con el desarrollo de las TIC

Según Mark Watson, director asociado para la automatización industrial de IHS, “El desafío para la industria 4.0 es el desarrollo de software y sistemas de análisis que convierten el diluvio de datos producidos por las fábricas inteligentes en información útil y valiosa.” Las empresas, en los últimos años han ido incorporando cada vez más TICS sus procesos para alcanzar la innovación empresarial, como es el caso del llamado software en la nube que funciona bajo la dinámica de la Cloud computing, ejemplo de este tipo de sistemas es el que ofrece Villanett, este permite la administración de empresas y de los recursos de las mismas.

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Funciones que debe tener un software de contabilidad

28 mayo, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

Estas pensando en adquirir un software de contabilidad electrónica porque te recomendaron o has escuchado que hoy en día las pequeñas y medianas empresas pueden gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software, sin embargo te surgen dudas como ¿Qué es?, ¿Para qué sirve?, ¿Cuál es el adecuado? Y lo más importante, ¿Qué funciones debe tener?, no sigas rompiéndote la cabeza, este articulo develará esas dudas.

Para empezar, el software de contabilidad electronica reúne los beneficios de los programas contables y de la Cloud Computing, teniendo como propósito sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, registrando y procesando las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.

Características y Funciones de un Software de Contabilidad

Las funciones realizadas por este tipo de programas, así como sus características se pueden contar por decenas, pero aquellas que nunca deben faltar en un software de contabilidad electronica se especifican a continuación.

Automatiza la contabilidad

Cualquier software de contabilidad debe ser capaz de guardar los datos de los clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente, permitiendo que los cobros sean automatizados, al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos, entre otros, por lo que ya nada será manual. Simplemente se introducen datos y el sistema los interpreta para dar soluciones rápidas.

Guarda toda la información en la nube

Toda la información contable debe poder guardarse en el software en la nube. De esta manera se elimina la necesidad de tener cajas apiladas con cientos de facturas, ni una carpeta en el ordenador con ellas, ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Datos adecuadamente procesados

Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, avisan y notifican de cualquier fallo.

Accesible desde cualquier lugar

La documentación e información está completamente accesible desde cualquier sitio donde se esté, sin importar que sea una Tablet, un Smartphone o un ordenador, lo cual supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones

El software contable interpreta los datos y presenta de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, ello facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad. Esto permitirá conocer la salud financiera de su empresa en cuestión de segundos.

Adaptable

El software de contabilidad debe ser completamente adaptable a los requisitos de la empresa, pues cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente. Por lo tanto, deberá permitir editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas más utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se deseen.

Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.

Soporte de sobrecarga de información

El software de contabilidad debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.

Fáciles de usar

El software de contabilidad debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula, por lo que cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Además debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Seguros

La seguridad y privacidad de la información contable debe ser un punto primordial, por ello el software de contabilidad debe contar con protocolos de seguridad estables y eficientes, pues un fallo de seguridad y todas las cuentas podrían verse vulnerables.

Ante ello debe ofrecer a los negociantes: una mejor seguridad para la información financiera; los controladores o gerentes de contabilidad pueden programar el software para limitar el número de usuarios o departamentos capaces de acceder a la información; los ambientes seguros aseguran a los gerentes y empleados que no son capaces de manipular la información financiera de la empresa; los negociantes también pueden prohibir el lanzamiento no oficial de información financiera a accionistas externos.

Escalables

Si el negocio tiene altas posibilidades de crecer en un futuro y el software de contabilidad electrónica no es escalable, es mejor que buscar otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

Gestión de Informes

Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares. Un software de contabilidad electrónica debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder periodificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable particulares de la empresa.

Registro de auditoría

El software de contabilidad debe generar un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa, mientras que los controladores y gerentes de contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para determinar qué empleado manejó cierta información. Por otro lado, los auditores también usan este registro para determinar cómo se introdujeron los errores, además los registros de auditoría son una herramienta importante para revisar y corregir una información incorrecta.

Reportes

Los reportes y declaraciones financieras son un beneficio significante del software de contabilidad. Los dueños de negocios y gerentes de contabilidad crean reportes o declaraciones financieras al hacer clic en un botón, esto ahorra una cantidad inmensa de tiempo en comparación a manejar manuales o libros contables físicos para crear reportes financieros. El software de contabilidad también permite a los usuarios ajustar los reportes o declaraciones para diferentes propósitos, así mismo, los dueños y gerentes de contabilidad pueden crear un grupo de reportes o declaraciones para uso interno y un grupo diferente para uso externo.

Resumiendo, las funciones, características y ventajas que conforman y que debe tener un software de contabilidad electrónica son:

Actualizaciones automáticas
Multiplataforma
Accesible desde cualquier sitio
Simultaneidad
Uso de cloud computing
Personalizable
Seguridad
Inmediatez del servicio
Menores costos de propiedad (TCO)
Sistema modular y parametrizable
Asesoría permanente
Multiempresa y multiejercicio
Plan contable definible por el usuario.
Plan general contable integrado.

Tipos de Softwares de Contabilidad

Sistemas en la nube o web: El software basado en la nube consiste en que el software que se usa habitualmente está instalado en las máquinas de un proveedor fuera de las instalaciones de la empresa y que los usuarios usan dicho software a través de una conexión de internet y un navegador web.
Sistema de escritorio: El software de escritorio está atado a un servidor local o a una computadora en particular, esto con el fin de ser capaz de trabajar en el software.

Ventajas de la contabilidad en la nube

La contabilidad en la nube es ya una realidad, debido a que cada vez más programas de uso empresarial están en la nube, desde las webs corporativas, hasta programas de contabilidad, de recursos humanos, etc. Ello es así porque el uso del cloud computing con respecto al software tradicional presenta muchas ventajas:

Actualización del software: cuando se realiza una actualización no se requiere de ir al ordenador de cada usuario para implementarla, con solo “cargar” la pagina del navegador ya está lista y disponible una nueva versión del software.

Actualización del hardware: no es necesario cambiar de servidor cuando éste no queda a la medida, ni perder tiempo o dinero, debido a que el proveedor de la aplicación se encarga de hacerlo de forma transparente para las empresas.

Multiplataforma: puede funcionar desde cualquier navegador web de PC/Mac/Tablet/Smartphone, etc.

Simultaneidad: el asesor/gestor puede entrar en las cuentas de sus clientes en cualquier momento o cuando le autorice el titular se puede pagar/cobrar por consulta.

Personalizable: el software contable en la nube puede adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario por separado, lo que le permite al cliente añadir o quitar módulos.

Seguridad: los datos de la contabilidad no se pueden perder al estar almacenados en sistemas redundantes, pues se realizar una copia de seguridad cada vez que se modifica o añade un dato.

Mayor competitividad al ofrecer mejores precios.

Inmediatez del servicio: basta con acceder y empezar a trabajar.

Menores costos de propiedad: en inglés se denomina TCO (“Total Ownership Cost”), donde el coste del software alojado en la nube está limitado únicamente a cuotas mensuales de pagos que tienen todo incluido, por lo que no es necesario cubrir o pagar los siguientes aspectos:

coste de adquisición de la licencia
coste anual del mantenimiento de las licencias
coste anual del soporte (que puede ser interno o externo)
coste del hardware del servidor
coste del consumo eléctrico del servidor
coste de tener implementado un sistema de copias de seguridad del servidor
coste del tiempo que se pierde haciendo “upgrades” tanto del software en todos los ordenadores de los usuarios como en el hardware del servidor de la aplicación

Consejos para PyMEs

Para integrar en las empresas la contabilidad en la nube se enumeran a continuación cinco consejos prácticos:

Organizar y planificar la migración de la información a la nube. Es importante tomarte un tiempo para organizar las planillas o extraer la información del sistema que se posea, ello para planificar la migración.
Optar por la asesoría de un contador o consultor que trabaje con herramientas en la nube. Para cambiar la forma en que se lleva la contabilidad, es fundamental que te acompañe un experto, ante ello se aconseja buscar y consultar quién ofrece los servicios que mejor se adaptan a la empresa.
Subir los datos contables a un Software de Gestión Online. Es importante elegir un software de contabilidad en la nube que se adapte a las necesidades y posibilidades económicas de la empresa, ello en base a las recomendaciones del contador, esto para la toma decisiones y en la posterior implementación.
Incluir a los colaboradores para que ayuden con la gestión. Además de invitar a colaboradores a gestionar y ver la información del negocio; se puede controlar el nivel de acceso de los mismos, debido a que con la contabilidad en la nube es posible dar acceso a cada uno por separado y sólo a los datos que necesite.
Delegar la seguridad de los datos a empresas de servicios cloud computing reconocidas en el mercado. Los servicios de software basados en la nube garantizan que la seguridad y privacidad de los datos de la empresa siempre sea máxima, esto a diferencia del software tradicional, donde esta tarea queda a cargo de la empresa que contrata el servicio.

Para concluir, es de vital importancia sistematizar y simplificar las operaciones contables en una empresa, por ello, un software de contabilidad electrónica en la nube es una herramienta fundamental para llevar la información del negocio, un aliado que ayuda a crecer de manera organizada y que ofrece beneficios a largo plazo, que favorece al crecimiento y desarrollo de una empresa para reducir costes y obtener una ventaja competitiva. Ante esto, existen empresas de servicios en la nube como Villanett, que ofrece software contable completamente en línea denominado Contabilidad Electrónica Multiempresa.

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Impacto ambiental del Cloud Computing

22 mayo, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

Las tecnologías de la información (TI) están tomando gran importancia dentro de la sociedad para reducir el impacto ambiental, es así como surgen las llamadas Green Computing o tecnologías verdes (IT) que se refieren al uso eficiente de los recursos computacionales minimizando el impacto ambiental, maximizando su viabilidad económica y asegurando deberes sociales. Algunas de las tecnologías clasificadas como verdes son la computación en nube, computación grid, virtualización en centros de datos y teletrabajo.

En el caso de la Cloud Computing que utiliza una amplia gama de recursos en redes de computadoras de forma dinámica y escalable a través de servicios vía internet, al usar esta tecnología verde las empresas se vuelven más ecológicas y ayudan a combatir el impacto ambiental debido a que disminuyen su consumo de energía al incrementar su capacidad sin necesidad de invertir en más infraestructura. Además se aumenta la tasa de utilización del hardware ya que se comparten los recursos.

Impacto ambiental del Cloud Computing en México

En México, existe una verdadera preocupación por la cuestión ambiental y esto puede verse en la iniciativa de diversas dependencias del gobierno como SEMARNAT, PROFEPA, INE, o como CONAE que apoya a las empresas mexicanas en la reducción de emisiones de CO2 mediante la mejora de procesos industriales, maquinaria, en las instalaciones de calderas y a través del consumo eficiente y de la reducción de energía por medio de las Green Computing.

Según un estudio elaborado por el Instituto Nacional de Ecología, cada año en México se desechan entre 150,000 y 180,000 toneladas de basura electrónica, que incluye televisores, computadoras, teléfonos fijos y celulares, grabadoras y aparatos de sonido. Además revelo que en América Latina entre 57 y 80% de estos productos termina en basureros o se acumula en hogares y empresas. Por otra parte, entre 5 y 15% se canaliza a un programa de recuperación y reutilización de partes, mientras que entre 10 y 20% se somete a reciclado primario (plásticos y metales ferrosos), y tan sólo 0.1% recibe tratamiento certificado de contaminantes.

Impacto ambiental del Cloud Computing a nivel global

Las organizaciones que apuesten por mover sus aplicaciones de negocio a la nube pueden reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono en un porcentaje alto, frente a aquellas que tienen sus aplicaciones funcionando en infraestructura propia. Esta es la principal conclusión de un estudio encargado por Microsoft y llevado a cabo por Accenture y WSP Environment and Energy, que pone de manifiesto el potencial del modelo Cloud Computing para hacer la ejecución de software más eficiente.

Dinámica del estudio

El estudio evaluó la huella de carbono de la infraestructura de servidor, red y almacenamiento de despliegues de tres tamaños diferentes (100, 1.000 y 10.000 usuarios respectivamente), descubriendo que cuanto más pequeña es la organización, mayor es el beneficio de moverse a la nube. Cuando las organizaciones de menor tamaño (100 usuarios) como las PyMEs se pasan al Cloud, la reducción efectiva de la huella de carbono podría ser mayor del 90 por ciento al emplear un entorno Cloud compartido en lugar de servidores locales de la propia empresa. Para grandes organizaciones, los ahorros suelen rondar el 30 por ciento o incluso superior en consumo de energía y emisiones de carbono cuando se utilizan aplicaciones Cloud. En un caso práctico desarrollado con una gran compañía de bienes de consumo, el equipo del estudio demostró que se podrían ahorrar el 30 por ciento de las emisiones migrando sus 50.000 usuarios de correo electrónico en Norteamérica y Europa al Cloud de Microsoft.

El menor uso de energía y la reducción de las emisiones de carbono que permite la nube proceden de varios factores:

Aprovisionamiento dinámico: Las operaciones de software a gran escala permiten adecuar de forma constante la capacidad del servidor a la demanda.

Multi-alquiler: Los grandes entornos de Cloud pública permiten dar servicio a millones de usuarios de cientos de compañías de forma simultánea a través de una infraestructura compartida de forma masiva.

Utilización del Servidor: Los proveedores Cloud pueden conseguir mayores eficiencias aumentando la parte de la capacidad del servidor que una aplicación utiliza de forma activa, ejecutando así mayores cargas de trabajo en una porción de infraestructura menor.

Eficiencia de los Centros de Datos. A través de la innovación y un continuo desarrollo, los proveedores Cloud están liderando nuevos modos de diseñar, construir y operar un centro de datos en los que se minimice el uso de energía por cada cantidad concreta de potencia informática.

Conclusiones del estudio

Rob Bernard, director de estrategia medioambiental de Microsoft Corporation, comenta que “Los beneficios del cloud computing son claros: mayor productividad, reducción de costes y una menor carga en la gestión de los productos se han convertido en consideraciones clave para las organizaciones que se plantean utilizar los servicios en la nube de Microsoft. Estos factores, unidos a los beneficios medioambientales de la apuesta Cloud de Microsoft, ayudan a los clientes a reducir sus emisiones de carbono como mínimo un 30% por usuario. La tecnología Cloud tiene la capacidad de aportar valor al negocio a los clientes en una época donde la responsabilidad corporativa es fundamental para alcanzar el éxito empresarial“.

James Harries, director de servicios Cloud de Accenture, declara: “Los resultados del estudio confirman lo que muchas organizaciones, grandes o pequeñas, ya han descubierto: la tecnología alojada en la nube es más económica y los recursos tecnológicos se utilizan de forma más eficiente al ejecutar las aplicaciones de negocio en un entorno compartido. Esto se debe a que, entre otros beneficios, el Cloud Computing propicia numerosas eficiencia y economías de escala que contribuyen a reducir el consumo de energía por unidad de trabajo, y por ende las emisiones de carbono“.

Andrew Armstrong, vicepresidente de WSP destaca que “Este estudio es uno de los primeros análisis cuantitativos realizados en la industria sobre el impacto ambiental del Cloud Computing. Mientras los beneficios que aporta a las organizaciones son claros, a un nivel más amplio, en la industria el impacto sistémico que la tecnología en la nube puede tener en la reducción de las emisiones de carbono por parte de las TIC es muy significativo. Este hecho facilita que se produzca una transición hacia una economía con menos emisiones de carbono, y esto se puede conseguir sin renunciar a mejoras en la productividad y los servicios de la empresa“,

Puntos a tener en cuenta para Migrar a la Cloud Computing

Los siguientes puntos tienen el objetivo de aportar la información necesaria para la toma de decisiones oportunas al momento de adquirir servicios de cloud computing por parte del cliente, garantizando así la disponibilidad, usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas o servicios contratados.

Disponibilidad de la red

Sólo se puede obtener el valor de Cloud Computing cuando la conectividad de red y el ancho de banda satisfacen las necesidades mínimas de los usuarios. La nube debe estar disponible siempre que lo necesite, de lo contrario, las consecuencias no solo pueden quedar en la denegación del servicio, sino a la caída del sistema o incluso, eliminación del mismo.

2. Viabilidad de proveedor de la nube

Debido a que los proveedores de servicios cloud computing son relativamente nuevos para el negocio, hay preguntas sobre su viabilidad y compromiso. Esta preocupación se profundiza cuando un proveedor no tiene las debidas patentes y autorizaciones para que sus usuarios utilicen libremente los servicios.

3. Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Los usuarios requieren que sus operaciones y servicios siempre estén disponibles, por lo tanto los entornos de producción del proveedor en la nube deben estar sujetos a estándares de contingencia y restauración ante desastres, ello permite fortalecer la confianza.

4. Incidentes de seguridad

El proveedor debe informar a los inquilinos y/o usuarios de cualquier infracción o vulnerabilidad de seguridad. Los inquilinos o usuarios pueden requerir compatibilidad del proveedor para responder a la auditoría o resultados de la evaluación. También, un proveedor puede no ofrecer apoyo suficiente a los inquilinos o usuarios para resolver las investigaciones.

5. Transparencia

Si un proveedor de servicios cloud computing no expone al dominio público información detallada de su infraestructura tecnología y de sus estrategias para dar cumplimiento a las demandas, es de esperar que los usuarios perderán la confianza hacia el proveedor y sobre sus políticas de seguridad. Aun cuando se tenga todo en orden, los usuarios pueden requerir algunos aspectos de transparencia por parte de los proveedores, como el modo administran la seguridad de la nube, así como la privacidad e incidentes de seguridad.

6. Pérdida de control físico

Los proveedores deben proporcionar, así como garantizar a los inquilinos y usuarios el suficiente control físico sobre sus datos y aplicaciones, de lo contrario esto puede dar lugar a una gama de preocupaciones:

Privacidad de datos: con nubes públicas o de comunidad, los datos no pueden permanecer en el mismo sistema, ya que pueden ocasionar varios problemas legales.
Control de datos: los datos podrían proceder del proveedor de diversas maneras con algunos datos que pertenecen a otras personas.
Confianza al proveedor: los inquilinos necesitan de un proveedor de confianza que les ofrezca un control adecuado y el reconocimiento de la necesidad de adaptar sus expectativas para el control, pues es razonable dentro de estos modelos.

7. Nuevos riesgos y vulnerabilidades

Existe preocupación que la Cloud Computing trae nuevas clases de vulnerabilidades y riesgos, sin embargo estos son hipotéticos, aunque los ataques reales en gran medida será por deficiencias en la implementación de estándares de seguridad, ello se debe a que todo el software, hardware y equipos de red están sujetos a desarrollar nuevas vulnerabilidades. Ante esto, la seguridad siempre debe aplicarse por capas y con adecuados procesos operacionales, se puede logar proteger una nube de ataques comunes, incluso si algunos de sus componentes son intrínsecamente vulnerables.

8. Legal y cumplimiento de normas

Puede ser difícil o poco realistas el uso de permisos en las nubes públicas si los datos están sujetos a restricciones legales o cumplimiento de normas. Pero es muy importante que los proveedores generen y certifiquen infraestructuras cloud para satisfacer las necesidades del mercado.

Los retos que deben enfrentar día con día los proveedores de servicios en la nube son muchos, debido a que siempre surgen nuevas amenazas que vulneran la estabilidad de los sistemas y por consiguiente dejan al usuario susceptible a todo tipo de problemáticas que deben solucionarse desde diferentes puntos, sin embargo es responsabilidad de los proveedores proporcionar a sus clientes la seguridad y calidad máxima para blindar los sistemas ante ataques, que ocasionan la pérdida de confianza, esto se logra mediante la implementación de estrategias, herramientas, medidas (prevención, contingencia y solución) ante fallos, así como normas que garanticen el completo respaldo de los datos, la privacidad de los usuarios, disponibilidad de los servicios, la usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas, entre otros aspectos, mismos que deben estar encaminados a proporcionar la máxima calidad.

9. Procesamiento de datos

La mayoría de los clientes son conscientes del peligro de dejar el control de los datos fuera de sus propias manos y almacenar datos en un proveedor exterior de Cloud Computing. Se pueden comprometer los datos por el propio proveedor de Cloud Computing o por otras empresas competidoras que son clientes del mismo proveedor de Cloud Computing. Existe una falta de transparencia para los clientes sobre cómo, cuándo, porqué y donde sus datos son procesados.

10. Análisis de datos

Muchos proveedores de Cloud Computing están capacitados para utilizar técnicas de minería de datos para analizar los datos de los usuarios. Esto es una función muy importante, ya que los usuarios almacenan y procesan datos sensibles cuando utilizan los servicios de Computación en la nube.

11. Transferencia de datos

Los dispositivos móviles con su limitada capacidad de almacenamiento son incentivos para disponer de servicios de Cloud Computing, en lugar de utilizar software en ordenadores individuales. Incluso los datos que deben ser transferidos de un dispositivo móvil a otro (local) dispositivo se transfieren con frecuencia a través de la nube cuando las aplicaciones orientadas a la nube están involucradas en el dispositivo móvil. En consecuencia los usuarios se ponen en riesgo sin ser conscientes de ello, pues asumen que los datos se transfieren localmente.

12. Protección de la conexión

Dado que la Cloud Computing es un servicio, ésta debe ser accedida remotamente. La conexión entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente no siempre está protegida adecuadamente, los riesgos de seguridad que amenazan la línea de transmisión incluyen desviación de DNS y ataques de denegación de servicio.

13. Cumplimiento de seguridad

El cambio de paradigma en Cloud Computing hace que el uso tradicional de la gestión de riesgos sea difícil o incluso imposible, independiente del hecho de que el control sobre los datos sea transferido al proveedor de Cloud Computing. La gestión de riesgos y temas de cumplimiento están divididos entre el proveedor de Cloud Computing, el proveedor de Internet y el cliente, donde el cumplimiento puede verse como uno de los factores importantes de confianza entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente. El cumplimiento de reglamentos y de la legislación es también problemático. Los centros de datos de la Nube pueden estar geográficamente dispersos y en consecuencia el cumplimiento de la legislación no está adecuadamente definido.

14. Registro de datos

Como todo el control técnico que otorga al proveedor de Cloud Computing, el cliente quiere disponer de una auditoria externa de éste proveedor. En consecuencia, la información de registro de datos y de auditoría debe ser almacenada y protegida para posibilitar su verificación. El registro de datos apropiado podría facilitar la posibilidad de investigación forense en caso de incidentes.

15. Borrado de datos

Existe también preocupación en relación con el borrado de datos: resulta difícil borrar todas las copias de material electrónico porque es difícil localizar todas las copias. Es imposible garantizar la total cancelación de todas las copias de los datos, siendo difícil hacer cumplir la obligatoriedad de cancelación de datos. Sin embargo, la cancelación obligatoria de datos debería ser incluida en toda venidera reglamentación de servicios de Cloud Computing, pero aun así no se debería tener mucha confianza en ello.

16. Reglas de protección

La legislación de protección de datos y de privacidad no es similar en muchos países del mundo, pero la Cloud Computing es un servicio global de cara al futuro. Consecuentemente, los problemas y los riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben ser consideradas de manera apropiada cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.

17. Administración de redes

La Cloud Computing se basa en telecomunicaciones fiables y seguras entre redes que aseguran y garantizan las operaciones de los usuarios terminales de los servicios facilitados en la nube por el proveedor de Cloud Computing. Las redes de telecomunicación son con frecuencia, suministradas separadamente de los servicios de Cloud Computing.

18. Contratos

En algunos casos los servicios más utilizados de Cloud Computing no incluyen contratos entre el cliente y el proveedor, ante ello, si ocurriesen incidentes donde el cliente se viese afectado, este no tendría los documentos legales que le respaldarán o al cual referirse para subsanar las vulnerabilidades y problemas detectados.

19. Cambio de proveedor

Tanto los servicios de Cloud Computing, como los tradicionales tienden a ser ofrecidos por grandes suministradores y que tratan principalmente con clientes más pequeños, en consecuencia, estos, generalmente dependen de los proveedores porque les es difícil cambiar de proveedores a causa de cobros excesivos por finalización de contrato o por lineamiento mañosos especificados en las “letras chiquitas”, en los cuales se obliga a cumplir con un lapso de tiempo de contratación de servicios, que pueden ir de 1 mes, hasta 1 o 2 años; y si resulta posible, se enfrentarían a una gran variedad de precios.

Recomendaciones para la Cloud Computing

Los temas de gestión de riesgos y de cumplimiento (legal) deben de estar bien definidos en el contrato entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente, facilitando la transparencia en relación con el procesamiento y almacenamiento de datos, reforzando así la confianza entre ambas partes.
El servicio facilitado debe de cumplir la regulación y la legislación que el cliente tiene que seguir y también los clientes deben de ser capaces de cumplir con la correspondiente regulación y legislación.
Los problemas y riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben de ser considerados adecuadamente cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.
La línea de comunicación entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente debe estar adecuadamente protegida para asegurar la confidencialidad, integridad, control de autenticidad y para minimizar el riesgo de ataques de denegación de servicio, basándose en estándares y tecnologías abiertas, además de transparentes.
Los proveedores de Cloud Computing deberían ser obligados a asegurar la confidencialidad de los datos.
La obligatoriedad de la cancelación de datos debería de ser incluida en la potencial reglamentación de los servicios de Cloud Computing, pero no se debería confiar mucho en ello.
El hecho de que no haya garantía de la total cancelación de datos requiere ser considerado cuando se reuniesen y almacenan los datos.
Garantizar la disponibilidad de los datos, copias de respaldo y de datos esenciales.
Se debe fomentar la mejor promoción de software y el desarrollo de software que permite la transferencia local de datos entre dispositivos.
Las redes de telecomunicaciones que soportan los servicios de Cloud Computing deberían estar securizadas (parcheado o actualización de la máquina) y protegidas contra ataques de DOS y de Malware.
Se debería facilitar el registro de datos y auditoria adecuados. Una auditoria externa puede ser beneficiosa para la reputación del proveedor de Cloud Computing y también para reforzar la confianza del cliente.
Se debería educar a los no profesionales en relación con el nuevo paradigma, preparándolos para tomar decisiones competentes cuando usen servicios de Cloud Computing, incluyendo que información debería ser transferida a la nube y bajo cuales circunstancias.
Los profesionales deberían ser capaces de gestionar los nuevos tipos de riesgos.
Dado que alguna regulación será necesaria en el futuro, seria inteligente considerar sus debilidades y problemas antes de que Cloud Computing se convierta en un servicio o infraestructura críticos.
Es necesario verificar cuál de las dimensiones de los conflictos y regulaciones serán relevantes, en particular cuando un proveedor de Cloud Computing se convierte en parte de una infraestructura de información indispensable, para esto deberá existir alguna reglamentación o limitación en relación con la posibilidad de su adquisición por un tercero.
Se debería fomentar la investigación sobre los conceptos básicos y problemas en informática, seguridad y privacidad en relación con los servicios de Cloud Computing. También asuntos referidos al posible impacto de plataformas de Cloud Computing de la validez de la certificación de aplicaciones que son certificadas de acuerdo a criterios (como los Criterios Comunes–Common Criteria—sello europeo de privacidad, etc.) puedan ser investigados.

La Cloud Computing corrobora una tendencia de que la seguridad en TIC no es una cuestión puramente técnica, sino una cuestión entre individuos y organizaciones, pues incluye aspectos humanos y organizacionales como la gestión, contratación y cumplimiento legal. Cabe destacar que un buen proveedor de servicios en la nube es aquel que tiene especial cuidado y resalta de forma transparente cada una de las anteriores recomendaciones, pues está en su misión, visión y objetivo atender al cliente, satisfaciendo sus necesidades y prestando especial atención en la resolución de sus problemáticas e incógnitas, para así ofrecer servicios de alta calidad; ejemplo de compañías que cubren en tiempo y forma las requisitos previamente señalados, es la empresa Villanett que ofrece Software en la Nube para la administración empresarial y de recursos, además de contabilidad y facturación electrónica.

De acuerdo con una nueva investigación de Pike Research, el mercado mundial de centros de datos verdes creció de US $ 17,1 mil millones en 2012 a $ 45,4 mil millones en 2016. La investigación analizó las instalaciones sin virtualización, colocación sin virtualización, on-premise con la virtualización, cloud privado y la nube pública, revelando que en las instalaciones de servidores con virtualización dejará de emitir 46kg de CO2 al año. Evidentemente para que se consoliden los beneficios para minimizar el impacto ambiental a través de la computación en la nube, las empresas deben dejar de utilizar servidores internos y aprovecharse del software que se ejecuta fuera de los ordenadores con lo cual pueden invertir menos en equipos informáticos y reducir su consumo energético. Ejemplo de empresas en México comprometidas con el medio ambiente y que proveen a las PyMEs de servicios en la nube es Villanett, que ofrece software en línea ERP, Punto de Venta, Contabilidad, Facturación y Nómina Electrónica Multiempresa.

NUBE Y TECNOLOGÍA

Gestión de Claves en la Cloud Computing

17 enero, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

Para mantener nuestros datos seguros, existen herramientas y métodos como la Gestión de claves, que es fundamental para la seguridad de un criptosistema y se refiere a las claves a nivel de usuario e incluye generar, intercambiar, almacenar, usar y reemplazar las llaves, además posee protocolos criptográficos de diseño, servidores de claves, procedimientos de usuario y otros protocolos.

Es preciso mencionar que las organizaciones definan una política de gestión de claves, que es un conjunto de reglas que establecen el modo en que se generan, almacenan, distribuyen, borran, actualizan, recuperan, protegen y aplican las claves en una red; también se establece al personal que estará autorizado a realizar dichas acciones.

Motivos por los que se debe establecer una política de gestión de claves:

Para que las claves no queden expuesta al usarse, estas deben renovarse frecuentemente.
Es recomendable usar claves diferentes para servicios diferentes, con el fin de minimizar la exposición de las claves.
Deben asignarse claves diferentes a cada persona o grupo que acceden a una red, de tal manera que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinada información.
Las claves que por alguna razón se vuelven inseguras o aquellas que ya no son usadas deben ser eliminadas del sistema para evitar comprometer la información.

Sistemas de gestión de claves

Bell ID Key Manager: ofrece una funcionalidad de gestión de claves completo para todos los tipos de fichas/aplicaciones de pago y se ocupa del proceso de gestión del almacenamiento, distribución, importación y ciclo de vida de las claves criptográficas.

Cryptsoft KMIP C: permiten la rápida incorporación de la funcionalidad de gestión de claves interoperable OASIS KMIP a su aplicación existente, proporcionando el integrador con una solución completa de gestión de claves independiente del proveedor.

Gazzang zTrustee: es un gestor de claves criptográficas que certifica y almacena archivos de configuración, fichas y cualquier otra “objeto opaco”.
HP Enterprise Secure Key Manager: permite proteger y asegurar el acceso continuo a las claves de cifrado de los datos en reposo, datos confidenciales e importantes para la empresa, tanto en forma local como remota.

RSA Data Protection Manager: permite aprovechar una única plataforma para una verdadera gestión de claves de toda la empresa a través de la infraestructura para el cifrado de cosecha propia.

QuintessenceLabs Key Manager: proporciona protección de datos líder en el mercado, a través de un cifrado integrado, gestión de claves y la solución de generación de claves.
IBM Tivoli clave Lifecycle Manager: simplifica y automatiza el proceso de gestión de claves y cifrado para minimizar los riesgos y reducir los costes operativos.

KEYper sistemas: este software o herramienta es ideal para la organización de llaves y activos, lo cual proporciona mayor seguridad a todos los datos e información sensible que poseas.

Keytracker Ltd: una solución para la gestión y seguridad de las claves valiosas y activos.
Oracle Key Manager: asegura y gestiona todas las claves de cifrado, lo que reduce la exposición de los datos sensibles y la garantía de fiabilidad y seguridad.

Normas para Proteger una Clave

No permitir ninguna cuenta sin contraseña.
No mantener las contraseñas por defecto del sistema.
Nunca compartir con nadie la contraseña.
No escribir la contraseña en ningún sitio.
No teclear la contraseña si hay alguien mirando.
No enviar la contraseña por correo electrónico, ni mencionarla en una conversación.
No mantener una contraseña indefinidamente.

Clases de claves

Cadenas de caracteres

Las claves o contraseñas son cadenas de caracteres alfanuméricas y con símbolos, que pueden ir de las más sencillas (numéricas) hasta las más complejas combinaciones de caracteres, números y símbolos que se recomienda emplear para proteger la información más sensible.

Cadenas de caracteres más un token

En este nivel las cadenas de caracteres que se utilizan consisten en letras, números y símbolos más un token o ficha de algún tipo, como un número personal identificativo o PIN, ya que son más robustos, dado que si pierdes u olvidas alguno de los dos requerimientos tu acceso será denegado.

Claves biométricas

Consisten en utilizar alguna característica no reproducible, a través de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de un individuo para su autentificación, como son las estáticas: huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, de venas de la mano o la geometría de la palma de la mano. Así como las dinámicas: la firma, el paso y el tecleo.

Aun cuando en la práctica, la gestión de claves podría decirse que es el aspecto más difícil de criptografía, pues trata de directivas del sistema, formación de usuarios, interacciones organizacionales y departamentales, además de la coordinación entre todos estos elementos. Es muy importante tener en cuenta que una buena gestión de claves es crucial para asegurarse de la integridad de nuestros ficheros de claves y de los integrantes que conforman todo el sistema dentro de la organización. Por lo anterior, las empresas que proporcionan a sus clientes servicios basados en las tecnologías de la información y comunicación se han esforzado y especializado en mejorar sus mecanismos de seguridad para brindar servicios de calidad, es el caso de la empresa Villanett, que proporciona software en la nube contable y de administración de empresas con la más alta seguridad en el mercado.

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El Cifrado de Seguridad en la Cloud Computing

14 enero, 2016 Iván Huerta Rguez Dejar un comentario

La seguridad informática entorno a la Computación en la Nube se ha convertido en algo básico para proporcionar los servicios de forma adecuada, ante ello han surgido diversos mecanismos y técnicas para incrementar la protección de los datos, como es el caso del Cifrado o también llamado encriptación, que es un método o proceso para incrementar la seguridad y ocultar determinada información legible (mensaje, archivo, etc.) para todos, mediante la codificación del contenido por medio de un algoritmo o cifra que lo hace invisible a terceras partes y visible al destinatario predefinido introduciendo la clave del cifrado.

Esto se utiliza cuando se desea un alto nivel de protección de la información, por ejemplo: si realiza una compra en un sitio web, la información de la transacción (como su dirección, número de teléfono y número de tarjeta de crédito) suele cifrarse con el fin de mantenerla a salvo

Para las organizaciones proveedoras de servicios TI manejar adecuadamente la información puede hacer que la compañía no sufra de las consecuencias de un ataque, principalmente en términos de prestigio y confianza de sus clientes, dado que cifrar los datos implica que cada vez que se quiera acceder a los mismos, se deban descifrar, lo que agrega un nivel de complejidad al acceso simple. A todo esto, surgen ciertas preguntas como ¿Por qué hay que cifrar la información importante en una empresa? O ¿Cuáles son los beneficios de hacerlo?

Tipos de sistemas de cifrado:

Simétrico: El emisor utiliza la misma clave para el cifrado y descifrado, estos algoritmos son rápidos y eficientes con claves relativamente complejas, siendo particularmente adecuado para grandes conjuntos de datos y en consecuencia, es importante mantenerlo en secreto. Algunos algoritmos de este tipo son:

Blowfish
IDEA
DES

Asimétrico: Este método es especialmente popular para cifrar mensajes de correo electrónico, para garantizar la confidencialidad y para certificar la autenticidad de las firmas digitales. Existen dos claves, una pública y una privada, ejemplos de este cifrado son:

DSA
RSA
Diffie-Hellman

Cifrado híbrido: A menudo las conexiones seguras de Internet constan de una combinación de cifrado simétrico y asimétrico, pues aprovechan la ligereza de uno y la fortaleza del otro, lo cual garantiza una conexión segura. Algunas de los más habituales métodos de cifrado de datos son:

Secure Socket Layer (SSL)

Es un protocolo criptográfico que proporciona comunicaciones seguras en Internet. Esta seguridad permite autenticar los servidores de comunicación (mediante certificados) y para el intercambio de claves de forma segura entre cliente y servidor, cifrando la información de forma simétrica. Esta capa de seguridad se puede aplicar en diversos ámbitos:

HTTPS: Protocolo http seguro
FTP: protocolo de intercambio de ficheros. Puede utilizar SSL para ser seguro.
SMTP: protocolo de correo. Puede utilizar SSL para ser seguro.

Firma digital

Permite asociar la identidad de una persona o máquina a un documento como autor del mismo y para incorporar las firmas digitales, se calculan los datos de la firma, que se obtienen de aplicar cierto algoritmo matemático. El receptor del documento deberá extraer la firma cifrada para descifrarla a través de las herramientas tecnológicas necesarias.

Virtual Private Network (VPN)

La red privada virtual es una red con las características de una LAN, pero está extendida sobre una red pública como Internet; esto es, tiene el control y la seguridad que ofrece una red LAN pero topológicamente tiene un ámbito descontrolado e inseguro como es Internet. Para garantizar la seguridad de la red VPN y las características que debe cumplir, se usan protocolos de comunicación segura como IPSec, SSL, PPTP, MPPE o L2TP.

Beneficios del cifrado

Proteger la información confidencial de una organización: la encriptación ayuda a proteger Información delicada, como los datos financieros, de los colaboradores, procedimientos o políticas internas, entre otros.
Proteger las comunicaciones de una organización: el cifrado es comúnmente asociado con las transmisiones de datos, dado que los mensajes enviados por una empresa suelen viajar por canales o infraestructura externa, como Internet, y son susceptibles a ser interceptados.
Proteger la imagen y el prestigio de una organización: existe cierta información que si es robada, puede dañar la imagen corporativa, afectando considerablemente a la empresa y llevándola a pérdidas irrecuperables.
Proteger dispositivos móviles e inalámbricos: es importante asegurarse de que ningún tercero esté autorizado pueda acceder a la información de teléfonos celulares, tablets o computadoras portátiles, debido a que pueden ser extraviados y/o robados.

Las 10 mejores aplicaciones de cifrado

DiskCryptor es una solución Open Source para el cifrado de particiones y discos duros completos. Esta puede cifrar archivos, particiones o dispositivos de almacenamiento externo USB, así mismo incluye algoritmos de cifrado tales como AES, Twofish y Serpen.
GNUGPG es una implementación libre de PGP (Pretty Good Privacy) que permite el cifrado de comunicaciones y firma de datos.

OpenSSH es una herramienta de acceso remoto a través del protocolo IP y es la alternativa perfecta al protocolo Telnet, en ella podemos conectarnos de manera segura a un dispositivo en la red, pues incluye capacidad de Tunneling y autenticación.

OpenSSL es la implementación del protocolo SSL (Secure Socket Layer) permite el cifrado de información a través de la red y es comúnmente utilizado para realizar de manera segura la mayoría de transacciones financieras en línea. También es utilizado como solución de VPN (Virtual Private Network) como alternativa al protocolo IPSEC, principalmente en la conectividad de usuarios remotos.

TOR ayuda a mantener nuestra privacidad mientras navegamos por Internet, nos permite la conexión a una red P2P (Peer to Peer) totalmente cifrada utilizando el algoritmo de encriptación AES.

AxCrypt es una herramienta fácil de usar y que utiliza cifrado AES de 128-bit, permite comprimir y cifrado archivos para ahorrar espacio, además soportar archivos de gran tamaño (más de 4GB).
TrueCrypt crea una unidad virtual en la que puedes colocar todos tus archivos y carpetas a proteger, ofrece varios algoritmos de cifrado y gran velocidad para perder el menor tiempo posible.
AES Crypt ofrece cifrado AES de 256-bit y se integra en el menú contextual para que cifres y descifres archivos de forma avanzada.

Cloudfogger permite cifrar archivos en Windows, OS X, iOS y Android, está enfocada a los servicios de almacenamiento online y ofrece cifrado AES de 256-bit.

10. Conceal es un programa de cifrado si Conceal mple, solo se arrastra uno o más archivos a la ventana principal del programa y los cifrarás o descifrarás.

La información es uno de los recursos más importantes en una empresa, desde la más pequeña hasta la más grande, pues si la información sensible de una compañía llegara a caer en las manos equivocadas, pueden producirse perjuicios económicos, pérdidas de ventaja competitiva o incluso significar el cierre de la empresa, siendo indispensable protegerla ante todos los riesgos que existen. Ejemplo de compañías con la adecua seguridad en sus sistemas es la empresa Villanett, que ofrece software en la nube para la gestión y administración de las organizaciones de empresarios o emprendedores, mediante el Sistema ERP Villanett Venta ©, que es totalmente personalizable según las necesidades de la organización (cliente) que solicita dicho servicio.

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Accesible desde cualquier lugar

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Adaptable

Personalizable en niveles de usuario

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Fáciles de usar

Seguros

Escalables

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