La mayoría de las empresas hacen varias compras en un año. A menudo, los bienes y servicios se piden de manera informal, pero al hacerlo se corre un gran riesgo de perder tiempo y dinero. En este post analizamos 5 buenas razones para utilizar activamente la orden de compra en tu negocio.
¿Qué es una orden de compra?
Una PO (Purchase Order u Orden de Compra) es un documento legal. Crea una vinculación entre el comprador, quien la emite y el vendedor a quien se le presenta. Similar a un carrito en un eCommerce, una orden de compra es esencialmente una lista de lo que se desea comprar.
Se detalla el pedido, incluyendo la cantidad y los tipos de productos que necesita el comprador. Además, se establecen las condiciones de pago y los detalles de entrega.
Debemos marcar la diferencia entre orden de compra y solicitud de compra. La primera opción es un contrato vinculante entre las partes involucradas.
El comprador se compromete a adquirir bienes o servicios por un monto previamente acordado, una vez enviado el pedido.
Dado que la orden se completa antes de que el comprador reciba su factura, una orden de compra brinda al vendedor un seguro contra la falta de pago.
Orden de compra: no solo para corporaciones
El uso de orden de compra es una gran herramienta para una mejor rentabilidad y visión general para tu empresa.
Las más grandes y exitosas empresas se dieron cuenta de esto hace mucho tiempo, pero ahora vemos que un número cada vez mayor de pequeñas y medianas empresas también utilizan órdenes de compra.
Veamos algunas de las razones principales para usar esta herramienta:
1. Los acuerdos claros reducen el riesgo de costosos malentendidos
Todos hemos experimentado recibir una factura que es más cara de lo esperado. A menudo, esto se debe a acuerdos poco claros que pueden evitarse fácilmente.
Mediante el uso de órdenes de compra, se establece un acuerdo que garantiza que recibas los bienes correctos, en los términos acordados y en la dirección de entrega correcta.
Si también agrega tus términos comerciales estándar, estarás protegido contra sorpresas negativas.
- La siguiente información debe incluirse en una orden de compra:
- Una clara descripción de los bienes o servicios adquiridos
- Términos y condiciones de entrega
- La fecha de entrega
- Términos y condiciones de pago
- Instrucciones estándar de compra y entrega
Puede parecer básico, pero en los procesos de compra informales son áreas típicas que generan malentendidos.
Recuerda que los malentendidos a menudo conducen a costos adicionales y pérdida de tiempo.
2. Aprobación de compromisos de costos antes de recibir una factura
Muchos han implementado buenas prácticas en la aprobación de facturas, pero cuando llega el documento, generalmente es demasiado tarde para hacer algo con respecto al costo.
Usando orden de compra, esta aprobación se produce antes de que se realice la compra, en un momento en que todas las posibilidades aún están abiertas.
¿Deberías negociar el precio? ¿Debes verificar el precio del competidor? ¿El costo es facturable? Estas son preguntas sobre las que es posible hacer algo antes de que se complete el pedido. Recuerda que al llegar la factura ya es demasiado tarde.
3. Permite acceso a toda la empresa a información valiosa
Las órdenes de compra contienen mucha información valiosa para gran parte de la organización.
Puede ser si se realiza un pedido específico, cuando se espera una entrega grande o cuando se acuerda el pago de un artículo o servicio.
Si agregas estas órdenes de compra a un sistema, una parte aún mayor de la empresa se beneficiará de la información. Las buenas órdenes de compra forman la base para una comunicación clara, externa e internamente.
4. Reduce el riesgo de pagar facturas fraudulentas
Las facturas fraudulentas son un problema creciente entre las empresas y tienden a alcanzar su punto máximo durante las temporadas de vacaciones cuando hay muchos trabajadores temporales en las empresas.
Parecen reales y, a menudo, incluyen amenazas de multas si no se pagan a tiempo. El aumento de facturas fraudulentas solo nos dice que muchos son engañados para pagarlas.
Si una empresa usa orden de compra, garantiza buenas prácticas para evitar estas estafas.
Si esperas ver un número de orden de compra como referencia en todas las facturas que recibes, podrás identificar fácilmente las facturas fraudulentas.
5. Fácil conciliación de facturas y gran trazabilidad
Es más fácil hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra ya aprobadas. Esto elimina la necesidad de aprobaciones de facturas que consumen mucho tiempo.
Además, tienes una buena trazabilidad en la factura. Las excelentes pistas de auditoría te ahorran tiempo y dinero, relacionados con la auditoría.
Un sistema de órdenes de compra también es una excelente manera de realizar un seguimiento de sus compromisos de costos.
¿Cómo empezar con las órdenes de compra?
Si tu empresa tiene un número significativo de compras en un año, es probable que puedas lograr grandes beneficios mediante el uso de órdenes de compra.
Puedes implementar órdenes de compra manuales, en papel para tu negocio o puedes implementar un sistema de órdenes de compra.
Estos sistemas están diseñados para dar a los usuarios una visibilidad completa. La nueva tecnología ofrece oportunidades para reducir los costos de compra y al mismo tiempo hacer que el trabajo sea más eficiente
En conclusión, estas razones para usar órdenes de compras dejan ver los beneficios de la herramienta para tu empresa. No solo se reduce significativamente el riesgo a estafas, sino que también ahorras tiempo y dinero.
Considera este contenido como una guía si estás iniciando un negocio y quieres que marche sobre ruedas.
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