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10 puntos a tener en cuenta para comprar un software ERP contable

Cuando se está en el proceso de adquirir un software para la empresa siempre nos tomamos un tiempo para ver entre los productos que hay en el mercado, las bondades de cada uno, el precio y luego que tenemos una hoja de Excel con las características de cada uno, le ponemos colores y comentarios, aun así puede ser difícil decidirse. Siempre está la duda si estaremos tomando la decisión correcta y además no sabemos si hemos tenido en cuenta todos los parámetros necesarios.

pasos para elegir un ERP administrativoUn software empresarial es una importante decisión que debe ser tomada con la cabeza y el corazón. Con la cabeza porque debemos de tener en cuenta el balance costo beneficio que nos ofrece cada producto y entender cuál de ellos será el más útil para la empresa. Con el corazón porque debemos ser consecuentes con nuestra forma de pensar, nuestros ideales y nuestra intuición para adquirir un sistema que nos ayude en el negocio, nos dé comodidad y confianza de cómo se efectúan los procesos, y además podamos tener la seguridad que en un futuro cuando crezca la empresa el sistema podrá ayudarnos con este crecimiento empresarial.

Por esta razón en esta oportunidad vamos a enunciar los 10 factores fundamentales para tomar la decisión de la contratación de un software ERP Contable. Espero te sea útil y lo tengas en cuenta como check list para comparar las ofertas de cada uno de los proveedores.

  1. Software completo

Debes de revisar los módulos que incluye el sistema, sus funciones de forma general y también a detalle. Para esto es fundamental tener un tiempo de prueba del software o que te realicen una demostración para que compruebes cómo está diseñado el sistema y todo lo que incluye.

  1. Cumpla con las disposiciones fiscales

Es fundamental que el sistema cumpla con las disposiciones fiscales actuales, sobre todo en el tema de la contabilidad, nómina y facturación, ya que actualmente todos estos procesos son electrónicos y el sistema debe de poder generar los archivos necesarios fácilmente con un solo click para que se reporten también en automático al SAT.

software administrativo para el SAT

  1. Costo

Hay que tener en cuenta si se hace un pago único o son pagos recurrentes como forma de una renta. Además las empresas comúnmente también cobran por la implementación y capacitación para comenzar a usar el software. También se deben de considerar costos extras en que debe de incurrir la empresa para poder usar el software como pueden ser:

  • Computadoras, monitores, impresoras, lectores de códigos de barra, etc.
  • Servidores, herramientas de respaldo, firewall, antivirus, etc
  • Licencias de software para sistema operativo, base de datos, servicios web, tareas programadas, etc
  • Especialista en Sistemas o administrador web encargado del correcto funcionamiento del software.
  • Gastos extra de electricidad, internet, aire acondicionado que requieran los servidores para funcionar.

Cabe señalar que si el software es en la nube se reducen al máximo estos costos ya que sólo tendría que incurrirse en el primer apartado porque todos los demás los pone el proveedor en la nube que garantiza el servidor y otros requerimientos para que funcione el sistema correctamente.

  1. Sea adaptable

El software debe adaptarse a la empresa y no la empresa al software. De esta forma hay que investigar si es posible que se pueda ajustar el sistema a las necesidades de la empresa y si se le pueden hacer cambios para que se adapte el software al flujo de trabajo del negocio.

  1. Facilidad de uso

El software debe ser fácil de usar. Es mejor un sistema sencillo que incluya exactamente las opciones que se necesitan con una forma intuitiva de trabajar a un sistema que tenga muchos botones en una pantalla y sea confuso cómo trabajar con él. Esto no significa que el sistema sea simple, puede perfectamente ser robusto pero fácil de entender y utilizar.

beneficios del software erp

  1. Rendimiento del sistema

El sistema debe funcionar bien sin errores y con buena velocidad para no tener bloqueos ni retrasos en el trabajo diario. Esto se puede comprobar si tienes un tiempo de prueba del sistema.

Aquí hay que tener en cuenta que si se contrata un software que se instala en tu oficina, entonces debes de tener computadoras con la capacidad necesaria para que se ejecute, con un buen procesador, memoria y disco duro para no tener problemas con el rendimiento.

Por el contrario en el caso del software en la nube, el proveedor se responsabiliza porque todo esto funcione y tú solamente te conectas a internet con cualquier tipo de computadora o dispositivo, lo que se llama un cliente ligero porque no requiere de computadoras de gran capacidad para conectarse.

  1. Seguridad de datos

Tu información debe estar protegida y ser respaldada periódicamente para evitar pérdidas por una eventualidad o desastre. El sistema debe de realizar respaldos en automático para esto. Además debe tener un sólido mecanismo de seguridad para que solamente puedan acceder las personas permitidas y con diferentes permisos en cada caso para que cada uno pueda consultar y cambiar lo que solamente le está permitido.

  1. Accesibilidad

La mayoría de los sistemas solo los puedes trabajar con una computadora con Windows. Ya que vivimos en tiempos modernos donde se ha hecho una necesidad estar conectados en todo momento sin importar en qué lugar estamos, también es importante que el software nos dé un acceso fácil a la información. El software en la nube es el ejemplo ideal para esto, ya que al conectarte a internet con diferentes dispositivos (pc, mac, Tablet, smartphone) puedes acceder a tu sistema administrativo para trabajar o consultar la información. Así se eliminan las barreras de lugar y tiempo, no necesitas estar en tu oficina para trabajar y la información está actualizada siempre en línea.

diagrama de software en la nube

  1. Sea escalable

Las empresas van creciendo con el tiempo, las necesidades que tenemos hoy no serán las mismas a las de mañana. Con este pensamiento debemos de buscar un software que acepte nuevos requerimientos de trabajo con el tiempo y que no limite. Estos pueden ser más usuarios para trabajar en el sistema, más capacidad de información (artículos, pólizas, años contables, incremento de catálogos, etc), nuevas sucursales.

Has pensado qué pasaría cuando quieras abrir una sucursal en otra ciudad? El sistema administrativo lo permitirá o será un problema entonces conectar una sucursal con otra y mantener la información actualizada?

  1. Soporte Técnico

No solo es importante el software sino también el servicio que te ofrezca el proveedor post compra. Cómo será el soporte técnico? Tendrá un costo adicional? Qué tiempo de respuesta obtendrás? Tendrás manual de usuario y documentación adicional para ayudarte si aparece un problema?

También es bueno revisar lo que piensan otros usuarios sobre el soporte técnico que han recibido. Esto lo puedes saber preguntándoles directamente o buscando en internet.

Ahora es tu turno…

Qué piensas al respecto? Cuáles son los factores para ti fundamentales para elegir un software que automatice todas las áreas de tu empresa?

Existen muchos ERP en el mercado, algunos muy caros, otros económicos, unos sobre Windows otros en la nube. Ten en cuenta los tiempos que estamos viviendo y los beneficios que te aportará un software en la nube en cuanto a tecnologías modernas e innovación. Un ejemplo es el sistema en la nube Villanett © un sistema integral para PyME’s, completamente en línea y con todas las bondades del cómputo en la nube.

elegir software erp

Consejos y recomendaciones para emprendedores

Ser joven muchas veces se confunde con personas inexpertas o poco intuitivas, lo que suele ser un obstáculo para entrar al mundo laboral y desarrollarse en las empresas, sin embargo, los jovenes emprendedores destacan por su entusiasmo, versatilidad y dinamismo, así como sus ganas de “crecer” e ideas innovadoras, ello los convierten en bancos de creatividad, al igual que a la hora de emprender un negocio, ejemplo de estos emprendedores que iniciaron en su cochera son Bill Gates, Steve Jobs y el más reciente, Mark Zuckerberg, que crearon un imperio gigantesco de empresas tecnológicas, haciendo hasta lo imposible por concretar su visión, sin importar cuánto se tuvieron que sacrificar o perder.

Decálogo para los emprendedores

Emprender un nuevo proyecto de negocio no es algo fácil, es por esto que a continuación te presentamos diez sencillos y prácticos consejos que te ayudarán a incursionar dentro del mundo empresarial:

  1. Planificación ante todo

Siempre que se desee emprender un proyecto, ya sea pequeño oPlanificación para emprendedores grande, los emprendedores deben crear una guía que les permita visualizar el camino y avanzar, en este caso es necesario establecer un plan de negocio eficiente y simple, sin llegar a complejos manuscritos que suelen ser incomprensibles, para esto solo es necesario crear un documento estructurado que contenga la información mas relevante para la adecuada toma de decisiones, destacando lo que quieres hacer (misión, visión, metas y objetivos), el tipo de modelo de negocio, estrategias de alcance y proyecciones, además del tipo de mercado que se cubrirá y los presupuestos.

La planeación estratégica es inútil, a menos que haya primero una visión estratégica” (John Naisbitt, autor de Futures Studies).

  1. Conforma redes de contacto y alianzas estratégicas

La búsqueda de información suele llevar mucho tiempo y esfuerzo, pero los beneficios que se obtienen permiten mejores ideas. ParaAlianzas estratégicas minimizar tiempo y esfuerzo se puede optar por crear una red de contactos, con el objetivo de conformar una comunicación permanente y el pleno intercambio de conocimientos entre diversos emprendedores del mismo giro, estos pueden ser locales, regionales y hasta internacionales, así mismo deben romperse paradigmas y hacer alianzas estratégicas con la competencia.

En el futuro las empresas ya no competirán entre sí, sino entre redes y alianzas estratégicas” (Philip Kotler, fundador de Kotler Marketing Group).

  1. Conoce tu entorno, reconoce al cliente y ofrece beneficios

El éxito y estabilidad de un negocio no se consiguen de la noche a la mañana, pues al momento de iniciar con el proyecto empresarial se deben tomar en cuenta dos puntos muy importantes, como son: conocer el entorno donde se Entornoubicara la empresa y el mercado que tendrá que cubrir, así como a la competencia; además tener una estrecha relación y comunicación con el cliente permitirá reconocer sus necesidades, de esta manera siempre se podrá ofrecer algo novedoso y que aporte beneficios

Cuando arrancas con tu negocio, no es tan importante hacer un business plan perfectamente definido a tres años como saber de dónde vendrán tus ingresos. Para hacerlo bien, no sólo tienes que echar cuentas, también deberás salir a la calle y hablar con clientes potenciales y con gente de tu sector. Esto te llevará, seguramente, a rehacer tu idea inicial. Un buen plan y un estudio de mercado hecho por el propio emprendedor, puerta a puerta, es garantía razonable de éxito” (David Pérez García, fundador de Damtec).

  1. Siempre contrasta opiniones tanto de expertos como de clientes

No se puede saber todo, ni dejar el futuro de una empresa en una sola persona, pues para afrontar todos los retos del proceso de toma Opinionesde decisiones es necesario buscar información adicional, esta puede ser obtenida de diferentes fuentes (instituciones de apoyo, agentes) o de asesores externos,  como inversionistas privados, así como de los mismos empleados, de instituciones educativas y las más importantes que provienen de las opiniones de los clientes, por eso es muy importante escuchar y observar sin imponer ideas propias, de esa manera se podrá tener una visión más amplia y critica.

Un fanático es alguien que no puede cambiar de opinión y no quiere cambiar de tema” (Winston Churchill, político y estadista británico).

  1. Analiza, toma decisiones y asume riesgos

Sin duda la acción de tomar una decisión en concreto suele ser una cuestión difícil y compleja, pues en muchos casos cubre diversas áreas de una empresa e involucra a diferentes actores que puedenAnaliza ser afectados de forma negativa. Ante esto, siempre se deben analizar tanto aspectos favorables como los desfavorables, sean internos o externos, además se deben de minimizar riesgos y maximizar oportunidades, ello debe hacerse sin perder tanto tiempo o titubear y estando consientes de los problemas que pudiesen presentarse, para así afrontarlos y seguir adelante.

En mi camino, me ayudó entender que no debería arrepentirme tanto del fracasar, sino de no haberlo intentado” (Jeff Bezos, CEO de Amazon).

  1. Conforma la plantilla ideal y valora sus triunfos

Al momento de emprender un negocio es necesario buscar y elegir al personal indicado que integrará la plantilla laboral, estas personas deben tener amplios conocimientos y experiencia en temas que noPlantilla ideal domines, así como complementarse contigo y con todo el equipo, a su vez, en caso de decidir tener socios, deben tener las mismas aspiraciones de crecimiento y recursos que les permitan conseguir de forma más rápida los objetivos y metas preestablecidos. Por otra parte reconoce los méritos de tus empleados, de esta forma obtendrás mayor productividad y un capital humano más optimista, versátil y comprometido con la causa.

No te engañes. No puedes conseguirlo sólo. Así que haz partícipes a tus empleados de los éxitos de tu negocio. Al fin y al cabo, esto es un barco lleno de tripulantes, aunque tú lleves el timón y seas el que no duerma por las noches. Si se hunde, os hundís todos. Así que, si las cosas van bien, que la tripulación se entere. Y si van mal, se lo cuentas a tu almohada” (Fernando Vilches Guijarro, fundador de Viajeconnosotros.com).

  1. Nunca te rindas, aprende de los errores y busca oportunidades

Cuando tenemos en mente un ideal, debemos estar conscientes de que ningún éxito es inmediato, pues implica contratiempos, fracasosNunca te rindas y pérdidas, por ello es necesario aprender a levantarnos y a corregir nuestros errores, buscando oportunidades de crecimiento para tu negocio y siempre teniendo en cuenta que las mejores oportunidades surgen cuando menos se esperan.

Si miras de cerca verás que la mayoría de las historias de éxito ‘inmediato’ tomaron mucho tiempo” (Steve Jobs, Fundador de Apple).

  1. Siempre ahorra y nunca pienses solo en el beneficio económico

Un emprendedor tiene que buscar la forma de obtener mayores ganancias, pero con los menores gastos posibles, sin que ello implique estar pensando en hacerse rico y sin reducir la calidad deSiempre ahorra servicios o productos, pues a final de cuentas el cliente o usuario final es quien decidirá la permanencia o eliminación de cualquier proyecto presente o futuro, para cumplir con ello, es fundamental reflexionar y analizar el momento mas oportuno a la hora de invertir o comprar algo, saber dónde adquirirlos, encontrar los mejores precios y evitar “lujos” innecesarios.

Si sólo estás pensando en hacerte rico, vas por muy mal camino. Tienes que tener vocación de empresario. Plantéate primero qué tipo de empresa quieres crear, y con qué proyección de futuro. Hay emprendedores que montan su negocio únicamente porque se quedan en paro y no tienen –o no ven– otra salida. Es una fuente continua de problemas. Por mucho que te asocies con personas motivadas, si algo sale mal, tirarás la toalla a la primera de cambio” (Javier Carril, co-fundador de ExeCoach).

  1. Ten presentes a las autoridades hacendarias

Estar en regla y al tanto de las disposiciones de las autoridades de administración tributaria permitirá no pasar sobre la ley, lo cual implicaría hacerse acreedor a sanciones administrativas e inclusoAutoridades hacendarias penales. Este tipo de aspectos para algunos emprendedores es algo complejo, que les absorbe tiempo valioso para sacar adelante nuevos proyectos o acelerar el proceso de estabilización de la empresa o negocio si ese fuese el caso, para cumplir con dichas disposiciones de forma correcta y puntual es necesario contratar personas o empresas especializadas en la materia, delegando parte de esta responsabilidad, pero siempre estando al pendiente y dando seguimiento del proceso.

Mi empresa funcionaba perfectamente casi desde el inicio, la oficina no daba abasto con todo el trabajo y tuve que contratar (buena señal). Sin embargo, al trabajar con la Administración Pública, tenía enormes problemas de liquidez, puesto que me pagaban muy tarde, cuando mis pagos se tenían que hacer en el momento (empleado, copistería, alquiler, seguros…)” (Juan Alejandro Goñi Uriarte, fundador de Klicestudio Arquitectura y Diseño).

  1. Crea estrategias adecuadas de publicidad y mercadotecnia

La publicidad y la mercadotecnia son herramientas de gran importancia al momento de promocionar un producto, inaugurar un negocio o de atraer clientes. Las estrategias que se desarrollen o diseñen no solo consisten en cubrir un determinado punto, sinoEstrategias que deben tenerse en cuenta varios factores que se relacionan entre sí y que actúan de manera conjunta, siendo algunos de estos factores la selección del mercado que se tiene como objetivo; el desarrollo del producto o servicio a ofrecer; la distribución, como son las actividades de logística y de distribución; y por último, la promoción y la publicidad.

Si te tienes que ocupar tú de las tareas de comunicación, vas a perder un tiempo muy valioso. Además, lo más seguro es que no sepas cómo llegar a los medios. Si hubiera contado con comunicación dos años antes, ahora mismo iría un año y medio por delante en el mercado. En cuanto haces un poco de ruido, se nota. Y no hace falta buscar a una gran agencia. ¡Ah!, y sólo tienes que contratar el servicio cuando lo necesites, no tienes por qué firmar contratos anuales” (Antonio Pedrosa, fundador de Ornellas).

 

Esperamos que estos consejos y recomendaciones ayuden a los emprendedores a seguir adelante con tú negocio, pues solo es cosa de recordar aquel dicho que dice “no hay peor lucha que la que no se hace”, por ello lucha por tus sueños y no dejes que se pierdan en el camino. Para terminar, en México el promedio de los emprendedores es de 40 años, lo cual no excluye a los jóvenes, que como vieron en este tema se enfrentan a grandes desafíos y uno de ellos a destacar es sobre los diferentes procesos de la administración tributaria y gerencial, pero estas actividades pueden ser mucho más fáciles de desarrollar y cumplir, ello mediante software especializado, como es el caso de la empresa Villanett, que ofrece un vanguardista sistema de planificación de recursos empresariales, software de punto de venta, nómina y facturación electrónica, todo en uno para tu negocio.

Elegir e implementar un Sistema ERP

Las TIC´s se han vuelto aún más indispensables para nuestras vidas diarias y más en el aspecto empresarial, donde los software administrativos son comúnmente usados, entre ellos esta el Sistema ERP para la gestión de la información y planificación de recursos empresariales, los cuales permiten automatizar las Sistema ERPprácticas relacionadas con los aspectos administrativos y productivos de una empresa.

Los software especializados en el diseño e implementación de los llamados Sistemas ERP cubren una amplia gama de aspectos de la gestión de una empresa, por ello es preciso tener en cuenta diversos puntos que nos ayuden a concluir de forma exitosa la ejecución de este tipo de programas.

Selección del Sistema ERP

En seguida se han numerado 10 consejos que todo buen empresario siempre debe de tener en cuenta:

  1. Planificación: esto permitirá establecer las actividades o pasos que ayuden a definir un camino claro para conseguir de manera exitosa los objetivos deseados. Primeramente se debe segmentar en etapas los pasos a seguir dentro del proyecto a planificar, en este caso, un Sistema ERP, en seguida, determinar el grado de personalización y configuración apegada a las necesidades de la empresa y objetivos deseados.
  1. Ventajas: para esto es necesario hacer un análisis externó de oportunidades e interno de fortalezas, el primero cubre aquellos factores positivos que se pueden generar en el entorno y que pueden ser aprovechados; el segundo, son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa con otros de igual clase.
  1. Desventajas: se deben visualizar y analizar tanto las amenazas externas, como las debilidades internas, donde las amenazas sonD Sistema ERP aquellas situaciones negativas que pueden atentar contra el proyecto, con esto y en caso de ser necesario se pueden diseñar estrategias que permitan sortear los obstáculos; mientras que las debilidades son todos aquellos elementos con los que ya se cuenta y que pueden ser una barrera para lograr los objetivos, siempre resaltando los aspectos que brinda el servicio, los financieros, de mercado, organizativos y de control, que una vez identificados debe ser eliminados.

 

  1. Movilidad: no solo se debe de tener en cuenta el acceso a los sistemas ERP mediante el ordenador personal, sino la movilidad dentro de las empresas, por ello es preciso seleccionar un Sistema ERP que permita a los usuarios ser más productivos y eficientes en los teléfonos inteligentes o tabletas, además debe proporcionar la seguridad de los datos privados.
  1. Selección: al momento de seleccionar un software especializado en ERP, es recomendable que este posea flexibilidad, capacidad, capacitación y soporte técnico, además debe adaptarse a las necesidades de la empresa.
  1. Perspectivas: los objetivos y necesidades del negocio deben ser constantemente mejorados a corto y mediano plazo, siempre cuantificando los resultados con porcentajes concretos, ello para que el ERP aporte una ventaja competitiva a la organización.
  1. Capacitación: la capacitación siempre ha sido de vital importancia para el crecimiento y competitividad de las Capacitación ERPempresas, ya que tener a un trabajador bien informado le permitirá mayor autonomía en la toma de decisiones y un mejor desempeño en sus funciones. Ante esto, en la implementación del ERP se deben de asignar a los empleados a equipos multidisciplinarios integrados por personas con experiencia en la selección, edición y procesamiento de documentación contable de la empresa, de esta forma ayudarán a reducir tiempos y esfuerzos en definir los objetivos y las necesidades a cubrir.

 

  1. Prevención y contingencia: en cualquier proyecto siempre es necesario predecir y enlistar los errores o fallos que pudiesen presentarse durante la implementación del sistema ERP. Una vez reconocidos los errores y fallos se debe diseñar un plan de prevención y contingencia de los mismos, estableciendo prioridades, rutas de mejora, cronogramas y la definición de responsabilidades de los participantes.
  1. Gestión del cambio: para la Information Technology Infrastructure Library (ITIL), el principal objetivo de la Gestión del cambio es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar, que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la calidad y continuidad del servicio TI. Hay que tener en cuenta que los sistemas ERP son muy flexibles y permiten a las empresas realizar cambios.
  1. Medición de resultados: para asegurarse del éxito, se debe hacer un análisis que nos permita ver si la forma de operar del ERP es laMedir adecuada y si se están alcanzando los objetivos previamente establecidos, esto puede hacerse mediante la herramienta metodológica Balance Scorecard (BSC), la cual traduce las estrategias en un conjunto de medidas de actuación que proporcionan un sistema de gestión y medición. La información obtenida permite presentar los resultados de desempeño y comprender su origen.

ERP

Tomar en consideración todas las recomendaciones y consejos para la correcta selección e implementación de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning, Sistema para la Gestión Empresarial) es lo que determinara el éxito o fracaso del mismo, pues debe apegarse a las necesidades y perspectivas de la organización, ejemplo de ello, es el software de Villanett Venta ©, que está construido con una tecnología avanzada de páginas web y a su vez, permite administrar el proceso de ventas del negocio de una forma eficiente y confiable.

Para mayor informacion sosbre Sistema ERP, consultar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

Éxito ERP