El sistema ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido en una herramienta fundamental para la gestión empresarial en la era digital. Sin embargo, la implementación de un sistema ERP puede ser una tarea desafiante para muchas empresas, ya que implica cambios significativos en la forma en que se gestionan los procesos internos.
Uno de los mayores obstáculos a superar es el miedo al cambio por parte del personal de la empresa.
Aquí te presentamos algunos consejos para superar el miedo al cambio al implementar un sistema ERP y asegurarte de que su implementación en tu empresa sea exitosa, pero antes…
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que ayuda a las empresas a planificar y gestionar sus recursos de manera eficiente.
El sistema ERP permite integrar y automatizar procesos empresariales clave, tales como la gestión de inventarios, la contabilidad, la gestión de pedidos, la producción, la gestión de relaciones con clientes (CRM) y otros procesos relacionados.
Un sistema ERP proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos en tiempo real, lo que permite una mejor toma de decisiones basada en información precisa y actualizada. Además, el sistema ERP puede reducir los costos operativos al mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa.
Consejos para superar el miedo al cambio al implementar un sistema ERP en tu empresa.
- Comunicación abierta: Es importante involucrar a todo el equipo en el proceso de implementación del sistema ERP y mantener una comunicación constante y abierta durante todo el proceso.
Los empleados deben estar informados sobre los cambios que se avecinan y tener la oportunidad de expresar sus preocupaciones y opiniones. Esto les ayudará a sentirse más cómodos y a comprender mejor los beneficios que ofrece el nuevo sistema.
- Capacitación adecuada: Ofrecer capacitación adecuada no solo ayudará a reducir el miedo al cambio, sino que también aumentará la eficiencia y productividad de la empresa.
La capacitación debe ser específica y adaptada a las necesidades de cada empleado, para que puedan aprovechar al máximo el nuevo sistema.
- Planificación adecuada: Es recomendable planificar con anticipación la implementación del sistema ERP. Debe haber un plan claro y detallado que incluya cronogramas, responsabilidades y metas a alcanzar. Esto permitirá una transición suave y ordenada hacia el nuevo sistema y dará tiempo al personal para adaptarse al cambio.
- Asistencia externa: En algunos casos, se puede contratar a un experto externo para que asesore en la implementación del sistema ERP. Esto puede ayudar a aliviar la carga de trabajo de los empleados y asegurarse de que el proceso de implementación se lleve a cabo de manera adecuada.
- Reconocimiento y recompensa: A medida que los empleados se adaptan al nuevo sistema, es importante reconocer su trabajo y esfuerzo y recompensarlos por ello.
Esto puede ayudar a mantener la motivación del equipo y a fomentar un ambiente de trabajo positivo. Puedes organizar una reunión para celebrar el éxito de la implementación del sistema ERP y agradecer a todos los miembros del equipo por su contribución.
También puedes ofrecer incentivos como días libres, bonificaciones u otros beneficios para aquellos empleados que se destaquen en el uso del nuevo sistema y participen activamente en su implementación.
En resumen, reconocer y recompensar a los empleados es una manera efectiva de superar el miedo al cambio y crear un ambiente de trabajo positivo, productivo y motivador.
¿Qué pasos anteceden la implementación de un sistema ERP?
Antes de la implementación de un sistema ERP, es importante llevar a cabo una serie de pasos previos que ayudarán a asegurar el éxito del proyecto. Aquí te presento algunos de los pasos más importantes:
- Análisis de necesidades: Lo primero que debes hacer es analizar las necesidades de tu empresa y definir los objetivos que esperas alcanzar con la implementación del ERP. Debes identificar las áreas donde se requieren mejoras y determinar cómo el nuevo sistema puede ayudar a resolver las deficiencias existentes.
- Selección del sistema ERP: Una vez que has identificado tus necesidades y objetivos, debes buscar el sistema ERP que mejor se adapte a tus necesidades. Es recomendable realizar una evaluación exhaustiva de las diferentes opciones disponibles y compararlas para encontrar el sistema que ofrezca las mejores características y funcionalidades para tu empresa.
- Planificación de la implementación: La planificación es fundamental para una implementación exitosa del sistema ERP. Debe identificar los recursos necesarios, el plazo para la implementación, la asignación de responsabilidades y los objetivos a alcanzar en cada etapa del proceso de implementación.
- Preparación del personal: Antes de la implementación, es importante preparar al personal de la empresa y concienciarles sobre los cambios que se avecinan. Debes proporcionar capacitación adecuada para que los empleados puedan familiarizarse con el nuevo sistema y su funcionamiento.
- Prueba del sistema: Es recomendable probar el sistema ERP en un ambiente de pruebas antes de la implementación. Esto permitirá identificar posibles errores y problemas técnicos que puedan afectar el desempeño del sistema después de la implementación.
- Implementación: Finalmente, después de haber completado todos los pasos anteriores, es el momento de implementar el sistema ERP. Debes asegurarte de seguir el plan establecido y mantener una comunicación constante con el personal de la empresa durante todo el proceso de implementación.
En conclusión, la implementación de un sistema ERP en tu empresa puede ser intimidante, pero es importante recordar que se trata de una herramienta poderosa que puede impulsar significativamente la eficiencia y productividad de tu empresa.
Al mantener una comunicación abierta, ofrecer capacitación adecuada, planificar con anticipación y obtener asistencia externa si es necesario, puedes superar el miedo al cambio y asegurarte de que la implementación del sistema sea exitosa.
Conclusión.
En conclusión, un sistema ERP es una herramienta fundamental para la gestión empresarial en la era digital. Proporciona una plataforma centralizada para la gestión de datos y procesos empresariales clave, lo que permite una mejor toma de decisiones basada en información precisa y actualizada.
Además, puede mejorar la eficiencia y productividad de la empresa, reducir costos operativos y resolver deficiencias existentes en los procesos internos.
La implementación de un sistema ERP puede ser un proceso desafiante, pero llevar a cabo una planificación adecuada, proporcionar capacitación suficiente y mantener una comunicación constante con el equipo puede ayudar a garantizar una implementación exitosa del sistema y superar el miedo al cambio.
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El uso de la tecnología para el beneficio de las empresas es una realidad, por lo tanto si aún no la has comenzado a implementar porque piensas que no es necesario, déjanos decirte que estás cometiendo un grave error, ya que precisamente este tipo de avances hará que tu negocio alcance un mayor éxito.
La toma de decisiones es parte primordial dentro de una organización, incluso podemos decir que el 90% del tiempo en una empresa se está tomando decisiones. Las cuales pueden ser de distintos niveles de importancia.
Una de las ventajas que más les gusta a las empresas que cuentan con un sistema como este, no solo es poder tener la información en tiempo real, sino que poder usar un ERP no es algo complicado. Porque el acceder a los datos que necesitas realmente no te tomará mucho tiempo.
Un software empresarial es una importante decisión que debe ser tomada con la cabeza y el corazón. Con la cabeza porque debemos de tener en cuenta el balance costo beneficio que nos ofrece cada producto y entender cuál de ellos será el más útil para la empresa. Con el corazón porque debemos ser consecuentes con nuestra forma de pensar, nuestros ideales y nuestra intuición para adquirir un sistema que nos ayude en el negocio, nos dé comodidad y confianza de cómo se efectúan los procesos, y además podamos tener la seguridad que en un futuro cuando crezca la empresa el sistema podrá ayudarnos con este crecimiento empresarial.
primas, gestión del almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza, así mismo ayuda en el mantenimiento de los niveles de stock de los productos. Comúnmente se utiliza en la venta al por menor, en la distribución, en la manufacturación, y unido a los sistemas de comercialización al por menor, en aquellos procesos donde los usuarios también gestionan los precios.
mejorar la gestión financiera. Este módulo interactúa con los otros módulos funcionales para recoger los datos financieros para la contabilidad general y de estados financieros, controlando de forma integra todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa (elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.).
empleados, evaluaciones de desempeño, el proceso de contratación y formación, hasta control de asistencia; los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc. en general, este módulo se encarga de la historia del empleado, las pistas de los empleados despedidos y ayudas en la recontratación de los empleados.
venta de los productos, así como de dar seguimiento a las diferentes rutas de vendedores, ello para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. Este módulo abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas, generación de presupuestos, hasta el envío de productos, a su vez, se encarga de automatizar las tareas de ventas, pedidos de clientes, facturación y envío de productos. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para PyME’s.
inventario y los módulos de planificación de la producción y, a menudo con el 
flujos monetarios e incluye ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La tesorería ha multiplicado los instrumentos de cobro y pago (dinero electrónico, tarjetas de pago, pagos internacionales).
empresa y que pueden difundir mensajes positivos, así como atraer a nuevos consumidores. 
las mayores ventajas que nos puede proporcionar la implementación de un ERP empresarial es el ahorro de recursos económicos, pues otorga una gestión de mayor alcance, debido a que nos permite administrar, así como solucionar de forma puntual y eficiente procesos relacionados con actividades mercantiles, de recursos humanos, de muebles e inmuebles, disminución de errores y duplicidad de tareas, mejores servicios, en fin, todo lo que involucre a la empresa u organización; además permite la reducción de costos a mediano o largo plazo, mismos que aumentarán el margen de beneficios por coste unitario, es aquí donde el ERP empresarial puede convertirse en un gran aliado a la hora de ofrecer un precio más competitivo sin distorsionar el modelo de negocio, ni disminuir el valor ofrecido a los clientes.
fundamental a la hora de fijar una meta u objetivo por alcanzar, en el caso de un ERP empresarial los datos de todos los departamentos siempre están disponibles, permitiendo trazar una decisión estratégica y facilitar la toma de decisiones, dado que nos muestra un panorama y una perspectiva a gran escala de donde estamos y hacia dónde vamos.
un ERP permite dar respuesta en un menor tiempo y aporta mayor calidad al cliente, ello se debe básicamente a que, el ERP empresarial nos brinda de forma constante una base de datos, que incluye información de gustos e ideas de los clientes, ajustando los productos y/o servicios a sus necesidades. Además, el CRM (Customer Relationship Management), que es uno de los módulos incorporados al ERP empresarial nos aporta mayor eficacia a la hora de relacionarse con los clientes.
privados de los clientes, proveedores y empresas es un asunto de gran importancia, ya que puede haber robo de información, ante ello, los sistemas ERP cubren de forma puntual estos aspectos, pues incorporan distintos niveles de acceso o autorización, así como, centralización de información y una mayor seguridad en la nube, debido a que los datos están replicados en distintos lugares.
determinado es fundamental para guiarse de forma ordenada y lograr así cumplir con los objetivos preestablecidos, por ende, es aquí donde trabajar con el mismo programa ayudan a toda la plantilla de los distintos departamentos a reflexionar sobre el proceso y a definir buenas practicas, consiguiendo un trabajo en equipo más uniforme y eficiente.
tareas pesadas como repetitivas que se realizan a mano, permitirá a los empleados dedicarse a tareas más productivas, las cuales son las que realmente aportan valor a la empresa, siendo los sistemas ERP las herramientas óptimas para estas actividades.
centralizada y de fácil acceso ayuda a reducir esfuerzos al momento de buscar y encontrar la información necesaria, ahorrándole al empleado gran cantidad de horas de trabajo, lo que le permite concentrarse en otras actividades de igual o mayor importancia. Sin duda, tener todas las operaciones (generación recibos, talones, pedidos, facturas, etc.) de la empresa contenidas en un mismo sistema garantiza una colaboración fluida.
áreas operativas que se especializan en atender las necesidades del cliente, la fabricación de productos o implementación de servicios, ante ello, aumentar la capacidad de operación en las empresas permite cubrir cada uno de estos aspectos de forma más versátil y dinámica. En conclusión, aquéllas organizaciones que quieren crecer y expandirse en base a su capacidad operativa, deben tener presente el denominado ERP empresarial.
prácticas relacionadas con los aspectos administrativos y productivos de una empresa.
aquellas situaciones negativas que pueden atentar contra el proyecto, con esto y en caso de ser necesario se pueden diseñar estrategias que permitan sortear los obstáculos; mientras que las debilidades son todos aquellos elementos con los que ya se cuenta y que pueden ser una barrera para lograr los objetivos, siempre resaltando los aspectos que brinda el servicio, los financieros, de mercado, organizativos y de control, que una vez identificados debe ser eliminados. 
empresas, ya que tener a un trabajador bien informado le permitirá mayor autonomía en la toma de decisiones y un mejor desempeño en sus funciones. Ante esto, en la implementación del ERP se deben de asignar a los empleados a equipos multidisciplinarios integrados por personas con experiencia en la selección, edición y procesamiento de documentación contable de la empresa, de esta forma ayudarán a reducir tiempos y esfuerzos en definir los objetivos y las necesidades a cubrir. 
adecuada y si se están alcanzando los objetivos previamente establecidos, esto puede hacerse mediante la herramienta metodológica Balance Scorecard (BSC), la cual traduce las estrategias en un conjunto de medidas de actuación que proporcionan un sistema de gestión y medición. La información obtenida permite presentar los resultados de desempeño y comprender su origen.
