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¿Vale la pena contratar un sistema ERP si tengo una empresa pequeña?

¿Eres dueño de una pequeña empresa y te preguntas si vale la pena contratar un sistema ERP? ¡Estás en el lugar adecuado! Muchos propietarios de empresas pequeñas son escépticos sobre la inversión en tecnología avanzada, especialmente cuando se trata de sistemas ERP.

Pero lo cierto es que: los sistemas ERP no son solo para grandes corporaciones. De hecho, las empresas más pequeñas pueden beneficiarse enormemente al implementar este tipo de software en su negocio.

En este artículo, exploraremos las diferentes clases de sistemas ERP disponibles, los pros y contras que debes tener en cuenta al considerar un sistema ERP para tu pequeña empresa y qué tipo de negocios pueden obtener mayor beneficio a partir del uso del mismo.

Así que sigue leyendo para descubrir si vale la pena o no invertir en un sistema ERP para tu empresa pequeña.

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¿Cuáles son las diferentes clases de ERP?

Existen diferentes tipos de sistemas ERP, cada uno diseñado para satisfacer necesidades específicas. A continuación, te presentamos un resumen de las clases de ERPs más comunes:

ERP en la nube: también conocido como SAAS (Software como servicio), este tipo de sistema está alojado en la nube y se accede a través de internet.

Es ideal para empresas que buscan una solución fácil y rentable sin tener que invertir en infraestructura adicional.

ERP local u on-premise: este es el tipo tradicional de ERP donde todo el software se instala físicamente dentro del servidor local de una empresa.

Proporciona mayor control sobre los datos y procesos internos, pero requiere una inversión significativa tanto en hardware como en personal especializado.

ERP vertical: son aquellos sistemas adaptados a un sector económico particular, por ejemplo, manufactura o servicios financieros.

Están diseñados teniendo en cuenta las regulaciones específicas del sector para mejorar los procesos empresariales únicos.

ERP horizontal: estos están diseñados para ser utilizados por cualquier industria independientemente del tamaño o sector al cual estén adscritos. Son altamente configurables e ideales para empresas con múltiples departamentos.

Elegir el mejor tipo dependerá completamente de las necesidades y objetivos comerciales específicos que tenga tu empresa.

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Características de un buen sistema ERP 

La decisión de contratar un sistema ERP para una empresa pequeña dependerá de tus necesidades y capacidades. Sin embargo, no hay duda de que tener un buen sistema ERP puede mejorar significativamente la eficiencia y productividad en los procesos empresariales.

Es importante recordar que no todos los sistemas ERP son iguales. Por lo tanto, es necesario considerar ciertas características al seleccionar el mejor sistema para su negocio:

  • Personalización: debe ser adaptable a las necesidades específicas del negocio.
  • Integración: debe integrarse sin problemas con otros sistemas ya existentes.
  • Seguridad: garantizar la protección de datos confidenciales.
  • Escalabilidad: capacidad para crecer junto con el negocio conforme este se expanda.
  • Soporte técnico: contar con soporte disponible cuando sea necesario.

Aunque contratar un sistema ERP puede requerir una inversión inicial significativa, esta herramienta puede brindar innumerables beneficios a largo plazo si se selecciona uno adecuado y se implementa correctamente en la empresa.

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¿Cuáles son los pros y contras de un ERP para una empresa pequeña?

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) puede ser una inversión costosa para cualquier tipo de empresa, especialmente para las pequeñas empresas.

Sin embargo, también puede brindar muchos beneficios que pueden ayudar a mejorar la eficiencia y productividad del negocio.

Algunos de los pros más importantes incluyen la automatización de procesos manuales y repetitivos, lo que permite ahorrar tiempo y reducir errores humanos.

Además, al tener un solo sistema centralizado, es posible mejorar la comunicación interna entre departamentos y aumentar la toma informada de decisiones.

Sin embargo, uno de los principales contras es el costo inicial del software ERP. Aunque hay opciones económicas disponibles en el mercado actualmente para pequeñas empresas o startups limitadas financieramente.

Otro factor importante a considerar antes de invertir en un ERP es si realmente se necesita esa solución específica. Para algunas empresas con operaciones simples o con pocas transacciones diarias no será necesario contar con este tipo de tecnología avanzada.

En resumen: aunque hay algunos inconvenientes asociados con el uso del software ERP para las pequeñas empresas como su costo inicial elevado; aun así vale la pena evaluar detalladamente esta herramienta ya que podría traer grandes beneficios como automatizar procesos manualmente tediosos y permitir comunicación interna efectiva.

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¿Cómo implementar un sistema ERP en una empresa pequeña? 

Contratar un sistema ERP puede ser una gran inversión para las empresas pequeñas si se hace de manera correcta.

Si decides seguir adelante con el proceso, es crucial seleccionar cuidadosamente el tipo de ERP adecuado para su empresa, considerando factores como presupuesto, necesidades específicas y capacidad técnica.

Es fundamental contar con un equipo sólido encargado del proyecto de implementación del ERP en la empresa. Este equipo debe estar formado por expertos técnicos capacitados en la implementación e integración del software.

Además, deben trabajar junto a líderes empresariales experimentados que comprendan perfectamente cómo se llevan a cabo los procesos comerciales actuales.

En última instancia, la clave del éxito al implementar un sistema ERP radica en mantener una comunicación abierta entre todos los miembros involucrados en el proceso y garantizar que cada paso sea bien planificado y ejecutado correctamente.

Si todo esto se hace bien ¡el resultado final será una gestión empresarial más eficiente!

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¿Qué tipo de empresas pueden beneficiarse de un ERP?

En general, cualquier empresa que tenga procesos comerciales complejos o múltiples departamentos puede beneficiarse de un ERP. Además, las empresas con necesidades específicas como gestión de inventario o seguimiento de proyectos también pueden encontrar valor en estas soluciones.

Antes de tomar una decisión final sobre la implementación del sistema ERP, es importante considerar todas las opciones disponibles y evaluar cuidadosamente cómo afectará esto a tu organización.

En conclusión, contratar un sistema ERP puede ser una gran inversión para empresas pequeñas que buscan una forma de mejorar la eficiencia y el control en su negocio. Aunque hay pros y contras a tener en cuenta, los beneficios pueden superar las desventajas si se implementa correctamente.

Si decides seguir adelante con esta opción, asegúrate de trabajar con un proveedor confiable para garantizar que el proceso sea fluido y exitoso. ¡Buena suerte!

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¡Bienvenido al mundo empresarial moderno! Donde la tecnología se ha convertido en una herramienta fundamental para el éxito de cualquier organización.

En este sentido, los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) son una solución clave para optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia en cada departamento.

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En particular, hoy nos centraremos en los beneficios que tiene un sistema ERP para el departamento de compras de tu empresa. Si estás interesado en maximizar tus recursos y aumentar tus ganancias, sigue leyendo esta publicación porque ¡te va a interesar mucho!

¿Cómo puede un ERP mejorar el departamento de compras?

Un sistema ERP puede mejorar en gran medida el departamento de compras de tu empresa.

  • Con un sistema integrado, puedes hacer un seguimiento del inventario y las órdenes pendientes en tiempo real, lo que te permite tomar decisiones más informadas sobre cuándo y qué comprar.
  • Además, un sistema ERP también puede ayudar a automatizar tareas tediosas como la generación de pedidos de compra y facturas.
  • Esto no solo ahorra tiempo al personal del departamento de compras, sino que también minimiza errores humanos potenciales.
  • Otro beneficio clave es la capacidad del sistema para rastrear los proveedores y sus historiales. De esta manera, se pueden identificar rápidamente los mejores proveedores para cada pedido o proyecto específico.
  • También podrás negociar con tus proveedores con mayor facilidad gracias a una vista clara e integral de todo lo relacionado con ellos.
  • Por otra parte, un sistema ERP te ayudará a hacer un seguimiento de los costos de los materiales y proveedores, lo que te permitirá encontrar el mejor precio para cada compra.
  • También, un sistema ERP te permitirá crear informes detallados para que puedas ver el impacto de tus compras en tiempo real.
  • Esto brinda a los gerentes del departamento de compras una mejor comprensión de los resultados financieros y la capacidad de tomar decisiones más acertadas.
  • Desde ahorrar tiempo hasta reducir costos innecesarios, pasando por mejorar la comunicación interna y externa; ¡el uso adecuado de este software es clave para llevar tu negocio al siguiente nivel!

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¿Cómo implementar un sistema ERP en el departamento de compras de mi empresa?

Para implementar un sistema ERP en el departamento de compras de tu empresa, es importante seguir ciertos pasos.

  1. El primero es definir los objetivos que se quieren lograr con la implementación del ERP, como puede ser mejorar la eficiencia en el proceso de compra y reducir errores.
  2. Una vez definidos los objetivos, se debe elegir un proveedor confiable que ofrezca soluciones específicas para el departamento de compras.
  3. Es importante asegurarse de que el software sea fácilmente integrable con otros sistemas ya utilizados por la empresa.
  4. Después viene la fase de capacitación del personal encargado del manejo del sistema. Todos deben estar familiarizados con las funciones y herramientas ofrecidas por el ERP para poder aprovecharlo al máximo.
  5. Además, es importante establecer procesos claros y precisos para utilizar correctamente el sistema e incluir medidas de seguridad adicionales para proteger información relevante como datos financieros o información sobre proveedores.
  6. Por otro lado, debes hacer una prueba completa del sistema para asegurarte de que todas las funciones estén trabajando correctamente antes de ponerlo en producción.
  7. Una vez lanzado el sistema, se deben realizar controles regulares para verificar su rendimiento y eficacia.
  8. Para aprovechar al máximo el sistema ERP implementado en el departamento de compras de tu empresa, es importante realizar una evaluación continua para detectar y corregir errores y mejorar la eficiencia.
  9. Por último, una vez implementado el sistema ERP en el departamento de compras, será necesario hacer un seguimiento constante a su desempeño e identificar áreas donde se puedan realizar mejoras continuamente.

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5 características claves de un sistema ERP.

Entre las características clave que debe tener un sistema ERP en el departamento de compras, destacan:

  1. Integración con otros departamentos: El sistema ERP en el departamento de compras debe ser capaz de interactuar con los demás departamentos de la organización, intercambiando información y estableciendo relaciones entre ellos.

Esto permite una mayor eficiencia en el procesamiento de los datos y mejora la comunicación interna.

  1. Personalización según los procesos internos: El sistema ERP debe poder ajustarse a los procesos existentes en la empresa para satisfacer las necesidades específicas del departamento.

Esto garantiza que se obtengan resultados óptimos sin tener que cambiar todos los procedimientos manualmente.

  1. Capacidad analítica para generar reportes detallados: El sistema ERP para compras debe permitir generar informes detallados sobre los movimientos realizados, así como ofrecer herramientas para monitorizar el proceso de compras.

Esto contribuye a obtener una visión global de la situación y tomar decisiones fundamentadas.

  1. Facilidad de uso e implementación adaptable: El sistema ERP para compras debe ser intuitivo y fácil de manejar, incluso para usuarios con pocos conocimientos en informática, lo que contribuye a una mejor productividad.

Además, es importante que el sistema tenga capacidad para escalar y adaptarse a los cambios y crecimiento de la empresa.

  1. Seguridad de datos: El sistema ERP para compras debe contar con medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos, minimizando el riesgo de pérdida o manipulación indebida.

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Conclusiones.

En conclusión, un sistema ERP puede ser una herramienta valiosa para mejorar el departamento de compras de tu empresa. Los beneficios que ofrece son múltiples y pueden ayudarte a optimizar procesos, reducir costos y aumentar la eficiencia en general.

Al implementar un sistema ERP en el departamento de compras, es importante tener en cuenta algunos aspectos clave como definir los objetivos principales, seleccionar el software adecuado y capacitar al equipo para su uso correcto.

Si bien la implementación de un sistema ERP puede requerir una inversión inicial significativa, los beneficios a largo plazo pueden superar con creces cualquier costo asociado.

Además, con las soluciones cloud disponibles hoy en día, no tienes que preocuparte por gastos adicionales como servidores o licencias.

Si estás buscando mejorar tus operaciones comerciales y fortalecer tu posición competitiva en el mercado actual altamente dinámico e impulsado por datos.

Entonces debes considerar seriamente invertir tiempo y recursos para implementar un sólido Sistema ERP enfocado específicamente en las necesidades del Departamento de Compras de tu empresa.

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Facilidades que tiene un sistema ERP en el control del inventario.

¿Se has preguntado cómo hacer más eficiente el control de inventario en su empresa? Si necesita una manera de gestionar recursos, un sistema de planificación empresarial (ERP) le será muy útil.

En este artículo, le contaremos sobre las facilidades que ofrece un ERP para gestionar el inventario de forma efectiva y así mejorar la productividad y rentabilidad de su negocio.

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¿Cómo funciona un sistema ERP?

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning. Se trata de un software que integra todas las áreas de una empresa, desde la gestión de ventas y clientes, hasta la contabilidad y finanzas, pasando por la gestión de recursos humanos y el control del inventario.

El sistema ERP está diseñado para ofrecer a los usuarios una vista integral de sus procesos de negocio. Esto incluye el almacenamiento y la recuperación de datos, la automatización de flujos de trabajo, el seguimiento y monitoreo del rendimiento, así como herramientas para tomar decisiones mejor informadas.

El objetivo principal del sistema ERP es optimizar los procesos empresariales al eliminar la duplicidad de datos y tareas manuales.

El software permite compartir información entre departamentos o entre diferentes filiales. Esta visibilidad proporciona una imagen general clara del desempeño operativo en tiempo real, lo que ayuda a tomar mejores decisiones empresariales.

Un sistema ERP está compuesto por una serie de módulos específicos que se encargan de distintas áreas. Estos módulos pueden contener información sobre clientes, ventas, inventario, materiales, recursos humanos y finanzas.

Una vez que se configura un sistema ERP con los módulos apropiados para la empresa, toda la información queda almacenada en un servidor centralizado donde todos los usuarios tienen acceso a ella.

La comunicación entre los distintos departamentos de una empresa es clave para el éxito de cualquier negocio.

Un sistema ERP ayuda a optimizar este proceso al ofrecer una plataforma común donde todos los usuarios pueden compartir información y procesarla en tiempo real.

Un sistema ERP también ofrece una vista general de todos los procesos y operaciones. Esto permite a la empresa monitorear y mejorar el rendimiento, detectar pérdidas o problemas y tomar decisiones estratégicas.

IMPLEMENTAR ERP

¿Cuáles son las facultades que tiene un sistema ERP en el control del inventario?

En el control del inventario, un sistema ERP tiene varias facultades a destacar. En primer lugar, permite una administración más eficiente de los recursos existentes. Esto es posible gracias a la automatización de las tareas y la integración de todos los datos relevantes en un único sitio.

En segundo punto, brinda mayor visibilidad y control sobre el inventario. Los usuarios pueden acceder a información detallada sobre qué productos están disponibles, cuáles están por agotarse y cuáles son los más demandados. Esto permite tomar decisiones de gestión más inteligentes y eficaces.

Finalmente, un sistema ERP simplifica y optimiza el proceso de pedidos, lo que contribuye a reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.

En resumen, un sistema ERP ofrece a los usuarios una mejor administración de los recursos de inventario, mayor visibilidad y control sobre él, además de contribuir a la optimización del proceso de pedidos.

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¿Qué ventajas ofrece un sistema ERP para el control del inventario?

Un buen sistema ERP ofrece varias ventajas para el control del inventario, entre ellas:

  1. -La posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real de las existencias de productos.
  2. -La capacidad de generar informes detallados sobre el movimiento de los productos en el almacén.
  3. -La creación de alertas automáticas cuando se alcanza un nivel mínimo de existencias.
  4. -La gestión integrada de la cadena de suministro, desde la recepción de pedidos hasta la entrega a los clientes.
  5. -Un mayor control sobre los costes de almacenamiento y manipulación de los productos.
  6. -La posibilidad de ejecutar pedidos automáticos para reabastecer el inventario.
  7. -Un proceso de contabilidad más eficiente y preciso.-Un mejor cumplimiento de las normativas y requisitos regulatorios.

logística en la nube

¿Cómo implementar un sistema ERP en el control del inventario de mi empresa?

Implementar un sistema ERP puede ayudar a mejorar el control sobre el inventario de su empresa. Aquí le presentamos algunos pasos a seguir para implementar un sistema ERP:

  1. Haga una lista de las necesidades y objetivos que tiene para la gestión del inventario. Tenga en cuenta los requisitos específicos de su negocio, sector y tamaño de la empresa.
  2. Compare diferentes sistemas ERP para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. Considere los costes, características y compatibilidad con otros software y sistemas existentes en su empresa.
  3. Implemente el software utilizando un plan detallado. Asegúrese de que todos los usuarios estén formados correctamente antes de ponerlo en funcionamiento.
  4. Realice pruebas exhaustivas del nuevo software para garantizar su correcto funcionamiento.
  5. Establezca procesos para asegurar que el sistema se mantenga actualizado y que los usuarios estén bien formados sobre cualquier nueva funcionalidad o mejora.
  6. Revise los resultados del inventario periódicamente para evaluar el rendimiento del sistema ERP y hacer los cambios necesarios si es necesario.

¿Qué tipo de empresas pueden utilizar un sistema ERP en el control del inventario? 

Los sistemas ERP son útiles para cualquier tipo de negocio, grande o pequeño. De hecho, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se benefician enormemente de la implementación de una solución ERP.

Los beneficios que otorga un sistema ERP a las PYMES son muchos, pero en lo que respecta al control del inventario, estos sistemas permiten a las empresas llevar un registro preciso de todos sus productos, así como realizar un seguimiento eficiente de los mismos.

Esto es muy útil para minimizar el riesgo de faltantes o excesos de stock, así como para optimizar los niveles de producción.

conteo de inventario

 

En resumen.

Un sistema ERP permite una mejor organización de los inventarios, ya sea por medio del control de stock, el registro de los movimientos de productos o la monitorización de los costes y precios.

Además, con un ERP se pueden programar alertas para avisar cuando el nivel del inventario está bajo, lo que evita la falta de existencias y problemas en el abastecimiento.

Asimismo, también facilita el seguimiento en tiempo real del inventario, lo que reduce los costes derivados de la logística y almacenamiento.

Por todo esto, un ERP resulta una herramienta indispensable para optimizar y controlar el inventario de manera eficiente.

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Beneficios que tiene un sistema ERP en la atención al cliente

¿Estás buscando formas efectivas de mejorar la atención al cliente en tu empresa? ¡No busques más! Un sistema ERP puede ser la solución que estás buscando.

En este artículo, te mostraremos los increíbles beneficios que tiene un sistema ERP para optimizar y simplificar tus procesos de atención al cliente.

Desde una mejor gestión del inventario hasta una comunicación más eficiente con tus clientes, descubre cómo un sistema ERP puede llevar tu servicio al cliente a otro nivel.

ERP

¿Qué es un sistema ERP?

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial que integra todos los datos y procesos de una empresa en un único sistema.

Los ERP típicamente cubren las áreas de finanzas, contabilidad, recursos humanos, compras, inventario y fabricación.

Los beneficios de utilizar un sistema ERP son muchos, pero en esta ocasión nos vamos a centrar en cómo puede mejorar la atención al cliente.

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Beneficios de un ERP en la atención al cliente

Los sistemas ERP pueden mejorar la atención al cliente de varias maneras.

  1. Un sistema ERP integrado puede simplificar el proceso de toma de pedidos y reducir los errores.
  2. Los datos del cliente se pueden almacenar en una única ubicación y los empleados pueden acceder a ellos fácilmente.
  3. Esto significa que los empleados no necesitan pasar tanto tiempo buscando información como antes.
  4. Los sistemas ERP pueden ayudar a mejorar la satisfacción del cliente al proporcionarle una experiencia de compra más fluida.
  5. Los clientes no tienen que pasar tanto tiempo llamando para recibir confirmaciones o para resolver problemas. Esto reduce los niveles de frustración y facilita las relaciones entre las empresas y sus clientes.
  6. Los sistemas ERP son capaces de llevar un registro de todos los datos relevantes de los clientes, como sus patrones de comportamiento y preferencias.
  7. Esta información puede ser empleada para desarrollar estrategias personalizadas para cada cliente, lo que mejora su satisfacción con la marca.
  8. Un sistema ERP también puede ayudar a automatizar las tareas de atención al cliente, como el envío de confirmaciones de pedidos o la generación de facturas.
  9. Esto libera tiempo para que los empleados se concentren en otras áreas de la atención al cliente, como la resolución de problemas.
  10. También puede mejorar la comunicación entre los departamentos de la empresa.
  11. Esto significa que todos los empleados que trabajan con el cliente tienen acceso a la misma información confiable y actualizada.
  12. Pueden proporcionar un mejor seguimiento de los pedidos y el historial de clientes.
  13. Esto ayuda a los negocios a ofrecer una mejor experiencia al cliente, ya que pueden personalizar la atención con base en sus preferencias anteriores.
  14. Mejoran la gestión de inventario.
  15. Esto significa que los empleados pueden ver el estado actual de un pedido en todo momento, lo que ayuda a reducir los errores y mejorar las estimaciones de entrega.
  16. Un ERP ayuda a los negocios a implementar mejores prácticas de servicio al cliente.
  17. Los empleados pueden usar el software para dar seguimiento a las solicitudes de soporte y proporcionar respuestas más rápidas, lo que mejora el nivel general de satisfacción del cliente.
  18. Los ERP también pueden ayudar a los representantes de atención al cliente a tomar decisiones mejor informadas.
  19. Pueden ver cuántos pedidos se han hecho en el pasado y qué productos se han devuelto con mayor frecuencia. Esta información les permite ofrecer una mejor asesoría y soluciones más rápidas a los clientes.
  20. Finalmente, un ERP puede ofrecer informes detallados sobre el comportamiento de los clientes y sus transacciones.
  21. Esta información ayuda a las empresas a comprender mejor a sus clientes y así poder ofrecerles el mejor servicio posible.

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¿Cómo funciona un sistema ERP?

Los sistemas ERP están diseñados para coordinar y automatizar la mayoría de los procesos de negocio. Esto incluye la gestión de activos, la contabilidad, el control de inventario, la gestión de recursos humanos, la gestión de relaciones con clientes y proveedores, entre otros.

Todos estos procesos se llevan a cabo en un único sistema centralizado, por lo que los datos se almacenan y se pueden acceder fácilmente desde cualquier lugar.

Los sistemas ERP también permiten a los usuarios obtener informes detallados y realizar análisis avanzados. Esto les facilita la toma de decisiones y mejora la eficiencia de los procesos.

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¿Cómo se implementa un sistema ERP?

Un Sistema de Gestión Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) es un software que integra todos los datos y procesos de una empresa en una única base de datos.

Esto permite que todas las áreas de la compañía tengan acceso a la misma información y puedan coordinar sus actividades para lograr los objetivos comunes.

La implementación de un ERP requiere el trabajo conjunto de todos los departamentos de la empresa, desde la alta gerencia hasta el personal de campo. Todos deben estar alineados con el objetivo final: mejorar la eficiencia y productividad de la empresa.

El proceso de implementación usualmente consiste en tres grandes fases: análisis, diseño e implementación. En la primera fase, se realiza un diagnóstico detallado del funcionamiento actual de la empresa para identificar áreas de oportunidad.

En la segunda fase, se diseña una solución personalizada para satisfacer las necesidades de la empresa. Luego, en la tercera fase, se implementa el ERP y se ejecuta un proceso de pruebas y ajustes para garantizar su correcto funcionamiento.

Cada empresa tiene requerimientos únicos que deben ser tomados en consideración durante el proceso de implementación. Por lo tanto, es importante contar con un equipo de expertos que puedan guiar a la empresa para lograr los mejores resultados.

En resumen, la implementación de un ERP requiere el trabajo conjunto de todos los departamentos de la empresa, un análisis detallado del funcionamiento actual y un equipo de expertos para guiar el proceso. Esto permitirá que la empresa alcance sus objetivos y mejore su productividad.

IMPLEMENTAR ERP

Conclusiones.

Los ERP brindan una gran cantidad de beneficios a las empresas, especialmente en lo que respecta a la atención al cliente.

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Principales problemas al usar un sistema ERP

importancia del erpEl uso de la tecnología para el beneficio de las empresas es una realidad, por lo tanto si aún no la has comenzado a implementar porque piensas que no es necesario, déjanos decirte que estás cometiendo un grave error, ya que precisamente este tipo de avances hará que tu negocio alcance un mayor éxito.

Y parte de esta implementación tiene relación con los sistemas ERP, los cuales definitivamente te facilitarán las cosas. Porque son softwares administrativos que trabajan integrando todos los datos que tienes de tu empresa en un solo lugar. Facilitando todas las tareas y procesos, lo cual se convierte en toda una maravilla.

Pero no todo lo que brillas es oro, porque hacer que este tipo de sistema funcione a la perfección en ocasiones no es tan sencillo. Y de estos problemas en partículas es de lo que hoy te hablaremos.

Qué es un sistema ERP

Si quieres entender en qué está fallando la implementación de tu sistema ERP, entonces será fundamental que puedas conocer exactamente de qué trata todo esto. Este tipo de sistema es una implementación de un software dentro de una empresa para mejorar sus sistemas internos.

Lo que en otras palabras quiere decir que con un ERP puedes automatizar la gran mayoría de los procesos que llevas a cabo en tu negocio. Siempre y cuando dichos procesos formen parte de procesos operativos o productivos. Por lo tanto, en un solo lugar tendrás toda la información.

Información correspondiente a áreas como: recursos humanos, logística, finanzas, compras, marketing, producción, atención al cliente, servicios y proyectos.

Y como se trata de información importante, antes de comenzar con el uso de un ERP el escenario ideal es que hagas una consultoría para revisar en profundidad el modelo empresarial que tienes, y así poder realmente mejorar tus procesos.

Cuáles son los principales problemas al usar un sistema ERP

Tomar con seriedad cada proyecto y cada proceso dentro de un negocio es fundamental si se quiere implementar con éxito un sistema ERP. Y cuando esto no se hace aparecen los siguientes problemas en tipo de sistema que solo debería favorecerte:

  1. Una planificación inadecuada

Hemos comenzado con este problema, porque en la mayoría de los casos es el principal cuando un sistema ERP no funciona adecuadamente. De hecho suele ser visto como el problema desencadénate de otros tantos.

Donde los errores más comunes se encuentran en: no analizar los datos reales, estimaciones mal hechas de los recursos, mala definición para el tiempo que tomará cada etapa, e incluso la ansiedad de ver funcionando lo antes posible el sistema.

Aquí la clave será definir los plazos de forma adecuada y coherente.

  1. No conocer la herramienta

Ya te mencionábamos que la ansiedad puede jugar en contra, sobre todo con el hecho de no estudiar la herramienta adecuadamente. Y nos referimos en particular, que dentro de los sistemas ERP existentes en el mercado puedes encontrar para distintos segmentos.

Por eso que la elección adecuada y previamente estudiada será la que haga que la implementación sea eficiente. Por lo tanto, antes de elegir analiza bien algunas opciones y observar que estas te ofrecen lo que realmente necesitas.

software administrativo erp

  1. Poco compromiso de los colaboradores

Aquí otro factor muy importante cuando surgen problemas en la implementación de un sistema ERP. Porque puede ser que la planificación esté bien hecha, pero si los colaboradores no se encuentran bien comprometidos de nada servirá.

Y para que tal compromiso exista será clave que en el pre proyecto del ERP los colaboradores sean involucrados.

  1. Ignorar al soporte

Si el soporte de una empresa a sido diseñado es porque se necesita contar con este, y no pasa diferente con el soporte de un sistema ERP. Sobre todo si es primera vez que este tipo de herramienta es implementado en tu negocio.

Cuando recién se comienza es normal que existan muchas dudas, y para que estas sean superadas con éxito lo mejor que puedes hacer es contactarte con el soporte.

  1. La resistencia al cambio

Cuando se quiere hacer que haya un cambio considerable dentro de una organización siempre existirán quienes se resistan. Sobre todo si este cambio hace que algunas rutinas de los trabajadores se vean afectadas.

Aquí lo más importante será trabajar en equipo con los colaboradores para que la incomodidad y la resistencia si disipen poco a poco. Y para que un cambio suceda adecuadamente, lo mejor es que se de manera gradual.

  1. Poca prioridad

Comenzar a ejecutar un sistema ERP supone pasar por distintas etapas, y si a cada una de estas no se le da la prioridad adecuada comenzarán a aparecer los problemas. Esto es aún peor cuando los plazos se prolongan sin tener una fecha determinada.

  1. Subestimar los recursos de implementación

Esto también tiene relación con la planificación. Donde lo que sucede, es que las empresas al prolongar los plazos de aplicación del sistema ERP suelen agotar los recursos económicos que estaban destinados a ello.

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Y es que la metodología a utilizar en la aplicación de la herramienta influye de forma clave en los costes y plazos de realización.

Como has podido ver, es una realidad y a la vez un riesgo real que al querer implementar un sistema ERP en tu negocio este tenga altas probabilidades de fracasar. Pero esto solo va a ocurrir si no consideras los 7 puntos que hoy te hemos mostrado y explicado en detalle.

Recordemos que un sistema ERP que funciona bien es porque ha sido planificado adecuadamente y donde los colaboradores se encuentran comprometidos. Además de ser un mecanismo que te va a permitir: optimizar los procesos de gestión, mejorar la toma de decisiones, hacer que tu negocio pueda evolucionar, seguridad de tus datos, adaptación a necesidades reales, mayor control de las interacciones y automatización de las tareas.

Así que no lo pienses tanto y comienza a planificar desde ya cómo vas a ejecutar un sistema que solo te puede traer grandes oportunidades, pero que mal implementado solo te llevará a perder dinero y fracasar.

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Un sistema ERP ayuda en la toma de decisiones

La mayoría de las empresas hoy en día viven en un cuestionamiento constante acerca de si necesitan implementar un sistema ERP o no. Y la respuesta a esto es muy clara, sí debes contar con uno, sobre todo porque te va a ayudar a tomar mejores decisiones en cuanto a la mejora de los procesos internos.

Y como es un tema importante a tratar, hoy queremos enfocarnos en cómo un sistema ERP puede ayudarte a mejorar. Además de explicarte en profundidad porqué deberías tener una herramienta de este tipo en tu negocio.

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Por qué tu negocio necesita contar con un sistema ERP

Si en este momento se van presentando avances tecnológicos es porque estos de forma concreta te pueden ayudar a obtener mejoras en tus procesos. Y porque no puedes seguir en tu zona de confort refugiándote en que siempre todas las tareas se han hecho de la misma forma.

De hecho, un factor determinante en que las grandes empresas hace años hayan comenzado a utilizar una herramienta como un software ERP. Es porque esto les da mayores posibilidades de luchar con su competencia en igualdad de condiciones.

Motivo por el cual no se trata de cambiar la forma de trabajar, este será un efecto que se incluye en tal implementación. Sino que más bien se trata de tener la capacidad de responder a tus clientes de la forma más rápida posible.

¿Aún piensas que un sistema ERP no es adecuado para tu negocio? Definitivamente dicha inversión valdrá la pena porque:

  1. Podrás hacer el trabajo de forma más rápida, lo que te ayudará a tener mejores opiniones de tus clientes. Además de que aumenten tus pedidos, fidelices clientes y atraigas a nuevos.
  2. La inversión hecha en el software la puedes recuperar en pocos meses.
  3. Aprender a usar un sistema ERP es fácil de entender, por lo que no tendrás mayores dificultades en su ejecución.
  4. Poder ahorrar tiempo con un ERP hará que de forma proporcional mejore la eficacia de cada trabajador.

Cómo un sistema ERP ayuda a tener una mejor toma de decisiones

Un punto clave y por el cual las empresas acceden a comenzar a trabajar con un sistema ERP, es porque se ha comprobado que este ayuda enormemente en la toma de decisiones.

toma de decisionesLa toma de decisiones es parte primordial dentro de una organización, incluso podemos decir que el 90% del tiempo en una empresa se está tomando decisiones. Las cuales pueden ser de distintos niveles de importancia.

Teniendo muy claro que una mala decisión puede marcar una diferencia radical en el progreso y éxito de tu negocio. Y está claro que tomar decisiones no es nada sencillo (debido al impacto que puede tener), por eso lo mejor es que te ayudes de un sistema de información como el ERP.

Pero cómo es que exactamente este te puede ayudar:

  • Datos confiables

El primer punto a destacar de este sistema, es que al integran a la mayor cantidad de miembros de la empresa se puede acceder a una gran cantidad de información.

Veámoslo con un claro ejemplo, si un vendedor de tu empresa ha cerrado una venta con un cliente, este ERP tendrá toda la información por si más adelante el mismo cliente se vuelve a contactar por dudas e inquietudes. Por lo que, otro vendedor que atienda esta situación tendrá todo lo que necesita para poder ayudar.

Tan solo imagina si esto se realizara al estilo antiguo, con la información solo en una carpeta del computador o peor aún, en un cuaderno. Esto habría hecho que el vendedor probablemente tome malas decisiones.

  • Tener un único registro

Otra excelente ventaja para tomar decisiones, es que toda la información se encontrará en un solo lugar. Sitio al cual pueden ingresar todos los empleados. Por lo que, los departamentos se encontrarán mejor comunicados, optimizando los procesos.

Es importante añadir, que tus trabajadores no solo pueden acceder a la información si se encuentran en las oficinas. Hay alternativas de sistemas ERP los cuales te permiten guardar la información en la nube.

En consecuencia, en todo momento estarás listo, por ejemplo, para una venta.

  • Sistema fácil de utilizar

software erp fácil de usarUna de las ventajas que más les gusta a las empresas que cuentan con un sistema como este, no solo es poder tener la información en tiempo real, sino que poder usar un ERP no es algo complicado. Porque el acceder a los datos que necesitas realmente no te tomará mucho tiempo.

También debemos reconocer que la dificultad en el uso de un sistema ERP se puede ver reflejada dependiendo de las funciones específicas que necesites. Así que analiza bien qué es lo que necesita tu empresa antes de comprar un software muy sofisticado.

Mejora la toma de decisiones en la empresa con un Sistema ERP

Para ir finalizando con esta valiosa información, debemos decir que efectivamente contar con un sistema ERP en tu empresa hará que puedan tomar mejores decisiones. Sobre todo, porque sin darnos cuentas en ocasiones tomar decisiones es solo basarnos en la intuición o en las emociones.

Además de tener en un solo lugar la información de las distintas áreas, las cuales pueden ser consultadas en cualquier momento.

Por lo que, las decisiones a tomar estarán basadas en un análisis mejor elaborado, preciso y donde los indicadores son concretos y fiables. Teniendo siempre a la mano las mejores alternativas.

Pero no te olvides, con una planificación previa, podrás tener el mejor sistema ERP, y estar preparado para sacarle el mejor provecho.

Si aún no cuentas con una herramienta que puede mejorar tus cifras, ahora tienes información con la cual apoyarte en tomar una decisión final. Con la cual definitivamente mejorará la toma de decisiones en tu organización. Analiza cuál es el tipo de software que mejor se adapta a tus necesidades y no sigas perdiendo el tiempo, porque la competencia podría ir un paso adelante y tú sin darte cuenta, y sin entender porqué tus clientes se van con ellos.

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Ventajas del Software Administrativo

Esta infografía con las Ventajas de Usar un Software Administrativo nos presenta la importancia de un software de este tipo para nuestro negocio:

  1. Software fácil de acceder a la información
  2. Sistema especializado
  3. Disminuye los riesgos
  4. Mejora el análisis estratégico
  5. Mejora la comunicación
  6. Automatiza los procesos
  7. Organiza la empresa
  8. Mayor productividad en el negocio
  9. Reducción de costos

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POR QUÉ USAR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN MI NEGOCIO

por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

herramientas de uso empresarial

  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos. 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya generación de factura electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina. 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

Software complementario para un negocio

Además de implementar un software administrativo en tu negocio, también se recomienda hacer uso de las siguientes 11 herramientas digitales para otras actividades necesarias en muchas empresas:

1. Herramientas digitales para la creación de encuestas. Este tipo de herramientas son una excelente opción para saber y entender qué es lo que el cliente necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita. Se pueden crear encuestas para saber la respuesta de la gente ante un nuevo producto, para conocer su experiencia en la empresa, qué le ha parecido la atención al cliente, en fin, las posibilidades son infinitas. Además, todos los datos arrojados pueden ser medidos y analizados, de acuerdo a la herramienta que se haya elegido.

 Por ejemplo: SurveyMonkey o Google Forms.

  2. Herramientas de creación de diseños. Existen herramientas digitales gratuitas que se encargan de crear diseños, de manera sencilla, que pueden ser utilizados para redes sociales, páginas web y publicidad digital e impresa. Estas herramientas pueden ser capaces de reemplazar a un diseñador gráfico, si las imágenes que se necesitan no requieren de conocimientos sumamente técnicos. Varias de ellas tienen la cualidad de ser gratuitas.

 Como ejemplo: Canva, Photoshop, Befunky, Google Sketshup o, Corel Draw e Illustrator para profesionales del diseño.


herramientas de uso empresarial

  3. Herramientas de organización, gestión y funcionamiento empresarial. Este tipo de herramientas son capaces de organizar notas, documentos, imágenes, archivos multimedia; además de que funcionan como gestores de asignación de tareas y actividades por empleados, calendarización de eventos (juntas, entre otros), indican cuando una actividad ha sido terminada, etc. La cantidad de información que maneje depende de la herramienta; las hay digitales o como software, gratuitas o de pago.

 Por ejemplo: WordPress, Joomla, Evernote o Share Point.

herramientas de uso empresarial

  4. Herramientas digitales para la gestión de redes sociales. Para optimizar tiempos en cuanto a la gestión de redes sociales se refiere, hay herramientas que son empleadas para programar contenido en varias redes al mismo tiempo, sin necesidad de acceder a cada una. Permiten asignar fechas y horarios a cada publicación en cada red social.

 Por ejemplo: Hootsuite, SocialBro, Tweetdeck o Buffer.herramientas de uso empresarial

  5. Herramientas de almacenamiento de archivos en la nube. Almacenan y organizan una gran cantidad de documentos y archivos para acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

 Como: Dropbox o Google Drive.

  6. Herramientas para gestión de las compras. Permiten saber el momento exacto en el que la empresa necesita realizar acciones de compra y se tiene un control de los costos de producción. Además, son un apoyo en la gestión de pedidos, facturación y arrojan estadísticas de compra. 

  7. Herramientas de control y archivo de información de los clientes. Son bases de datos que recaudan la información más relevante de los clientes, posibles clientes potenciales y/o la audiencia online. Registran desde los nombres, la información de contacto, e incluso, gustos, preferencias y frecuencia de compra.herramientas de uso empresarial

  8. Herramientas de almacenamiento de información de ventas y marketing. Almacenan datos de ventas y marketing como: precios, fechas de expedición, acciones promocionales, número de ventas de meses anteriores, etc.

  9. Herramientas de logística. Contienen información sobre los almacenes, producto en stock y transporte. Permiten tener un mayor control sobre los productos fabricados, las horas empleadas, los recursos consumidos; lo cual posibilita la correcta toma de decisiones de producción y productividad, y asegura la mejora continua en los procesos. 

  10. Herramientas de gestión de recursos humanos. Permiten conocer toda la información sobre los empleados de la empresa; nombres, fechas de entrada a la organización, datos personales, número de empleados al día, actividades y puestos de cada uno, etc.

  11. Herramientas de organización de proyectos. Son importantes cuando está naciendo un nuevo proyecto porque especifican claramente los objetivos del proyecto, las actividades a realizar, los roles asignados para los empleados participantes, la fecha de vencimiento o de entrega del proyecto, e incluso, pueden llegar a marcar si una tarea ya ha sido terminada y quién la ha finalizado para llevar un control más exacto de lo que falta por hacer. 

business on the desk

 

Para los últimos 6 puntos, lo recomendable es adquirir un Sistema ERP que administra e integra todas las áreas fundamentales de una empresa en un único software.

Se sugiere un Software ERP en la nube: Villanett.

Accede a: Villanett Sofware Empresarial

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REPORTES PARA LA TOMA DE DECISIONES

reportes y ventas

¿Cómo ayudan los reportes a la toma de decisiones en una empresa?

Un reporte empresarial es un documento que se utiliza para informar situaciones importantes para la toma de decisiones internamente o para dar a conocer datos de forma externa.

Cualquier tipo de reporte requiere de análisis exhaustivos para su preparación, elaboración y revisión, porque de la veracidad de dicho documento dependen varios procesos relevantes para la toma precisa de decisiones. Por ejemplo:

1. reportes precisosPrecisión en el área de finanzas. La información que aportan los reportes financieros, puesto que su veracidad debe ser confirmada, son una fuente confiable de datos financieros que facilitan a los altos mandos la administración de presupuestos, el análisis de cifras, la previsión de costos, la rentabilidad del negocio, la localización y centralización de errores para su consecuente reajuste. 

Como ejemplo: estados de resultados y los balances generales. Por lo tanto, las decisiones se basan en cifras concretas bien identificadas y fáciles de interpretar.

2. impacto publicitarioImpacto publicitario. Gracias a las métricas de efectividad de las campañas publicitarias, los altos mandos son capaces de tomar decisiones y acciones específicas sobre el impacto general (online y offline) de la publicidad actual; qué ha salido bien, qué ha salido mal, las razones probables de dichos efectos y tomar acciones oportunas inmediatas para corregir los errores o continuar las mejoras.

Además, proporciona datos claros sobre el medio publicitario más efectivo para el cliente potencial de la compañía, así pueden evitarse gastos innecesarios en medios que no aportan valor.

3. estadisticas publicitariasEstadísticas de calidad. Por lo regular son gráficas que representan las encuestas (nuevamente online u offline) de calidad realizadas a los clientes. Miden el nivel de satisfacción del consumidor, sus preferencias actuales y sus necesidades futuras. Pueden ser muy efectivos para el lanzamiento de nuevos productos.

4. Productividad y rendimiento del empleado. Son informes que determinan la cantidad de empleados de la organización, el costo de mantener en la compañía al empleado y, a grandes rasgos, lo que aporta a la compañía a nivel de producción.

5. estadisticas del mercadoMétricas de mercado. A una empresa no le es suficiente conocer el impacto de sus productos o servicios a nivel interno, es necesario conocer cómo se desenvuelve en el entorno competitivo. Estas métricas pueden ser claves para saber si la empresa realmente compite uno a uno con otro compañía, cuál es su rango, quiénes son sus competidores más cercanos y pueden ser muy efectivos para el posterior análisis de esa competencia, su posible comportamiento y en base a eso, tomar decisiones de previsión para adelantarlos.

¿Cuál es la forma de tomar mejores decisiones?

La toma de decisiones es el proceso más importante de la compañía porque de ahí se desprenden todas las acciones de venta, compra, producción, administración, financiera, de marketing y todas las áreas requeridas para que la empresa funcione adecuadamente y se mantenga a lo largo del tiempo.

Tomar mejores decisiones conduce al éxito y abre los caminos de la expansión y el crecimiento. A continuación se presentan seis puntos a tener cuenta para que la toma de decisiones sea mejor y más eficiente:

  1. reducir las opcionesReducir el número de opciones. Es un hecho, cuantas más opciones existen, más se complica la toma de decisiones. Algunas veces se cuenta con demasiadas alternativas, varias de ellas poco relevantes. Es importante y necesario identificar las que no sean útiles y dejar únicamente aquellas opciones absolutamente relevantes para el logro del propósito u objetivo final. 
  1. opiniones externasEvitar escuchar demasiadas opiniones externas. Hasta cierto punto es bueno escuchar opiniones ajenas. Sin embargo, debe aprenderse a escuchar solo las que son justas, es decir, no demasiadas que nublen la mente de quien deba tomar la decisión, al punto de no escucharse a él mismo. Si bastante gente opina, hay que aprender a ignorar aquellas voces que no traen consigo beneficio alguno. 
  1. Analizar ventajas y desventajas de cada opción. Una buena idea puede ser escribir las opciones seleccionadas y detallar las ventajas y desventajas que tiene cada una de las opciones. Siempre es más fácil observar y considerar alternativas, si estas se encuentran por escrito. 
  1. Iintencion de la desiciondentificar el propósito real de la decisión. Una decisión tomada a ciegas, nunca será buena. Lo esencial es conocer el objetivo real detrás de cada decisión, el propósito fundamental a conseguir una vez tomada dicha resolución final. 
  1. Ser flexible. Mente abierta siempre. Si alguna alternativa funcionó anteriormente, nada asegura que podría volver a funcionar. Las resoluciones pasadas son pasadas y no deberían influir en la toma de decisiones del presente, a menos que pueda rescatarse algún aprendizaje o algún método muy puntual, pero es necesario saber discernir cuando hay que cambiar de estrategias.
  •  Ser flexible también indica prepararse para asumir riesgos, los riesgos que tomar cualquier decisión implica todo el tiempo.
  1. responsabilidad en la desicionSiempre tomar responsabilidad de cada decisión y acción ya tomada. Una vez que se han seguido los puntos anteriores, lo único que resta es aceptar el riesgo y asumir la responsabilidad. Si todo lo antes mencionado se realiza adecuadamente, difícilmente la decisión resultará errada, sin embargo, comprometerse con el resultado sea cual sea, es primordial y un paso que todo líder debe afrontar.

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Beneficios del CRM analítico y cuál elegir

del CRM analíticoEl CRM analítico se corresponde con las diferentes aplicaciones y herramientas que proporcionan información de los clientes, por lo que el CRM analítico utiliza el modelo de negocio Business Inteligence, que está ligado a un depósito de datos dividido en dos partes, el Data Warehouse y el Data Mining, que sirven para la recolección y transformación de datos. Se utiliza con el fin de tomar decisiones relativas a productos y servicios, así como evaluar resultados. para conocer más a fondo sobre este tema, a continuación, se presentan algunos de sus beneficios.

Beneficios del CRM analítico

1- Determinar patrones: Permite analizar al cliente, con el objetivo de determinar sus patrones o conductas al momento de comprar o adquirir un producto o servicio, esto ayuda a crear acciones comerciales y de marketing para mejorar la percepción de satisfacción de los clientes.

2- Medir campañas de marketing: Las estrategias de marketing no funcionan por sí solas, por esta razón si se quieren alcanzar las metas proyectadas, se deben medir los resultados para asegurarse de que la estrategia, el mensaje y el medio son los adecuados. “Si no lo haces es como si te pusieras una venda en los ojos”, dice Juan Álvarez, gerente de Marketing de antigripales, tos y descongestionantes del laboratorio Merck Sharp & Dohme (MSD).

3- Medición de la competencia: Para algunos la competencia suele mostrarse como un enemigo a vencer, mientras que para otros es un aspecto fundamental dentro de los negocios, pues representa la posibilidad de mejorar los productos y servicios que se ofrecen; ante esto, el aspecto analítico para conseguir mayor información de la competencia es de gran importancia para establecer una adecuada estrategia de marketing. 

4- Satisfacción del cliente: Para que cualquier empresa siga creciendo, es fundamental tener productos y servicios de calidad que cumplan con las expectativas de satisfacción de los clientes. es aquí donde entra en acción la medición de estos factores, para lograrlo, debe haber de por medio una serie de indicadores que reflejen los valores cualitativos reales de lo que ofrece la empresa.

Canales de comunicación5- Conocer los canales de comunicación: Por medio de la implementación de un CRM analítico, se puede obtener información de los medios preferidos por los clientes o grupo de ellos para comunicarse con la empresa, siendo la comunicación algo vital para mantener una sólida relación.

6- Crear información estructurada: Una buena organización de los datos ayuda a mantener la información estructurada, esto facilita la búsqueda, edición y utilización de los datos para entender a fondo la dinámica de compra, los índices de satisfacción y los niveles de calidad de los productos o servicios, así como las prácticas de venta de la competencia.

7- Realizar predicciones: A través del adecuado manejo del CRM analítico se pueden obtener una serie de datos factibles de ser estudiados, para posteriormente ser utilizados para la predicción del comportamiento de los clientes y las tendencias del mercado a nivel nacional e internacional.

8- Ofrecer perfiles: Tener una base de datos estructurada y actualizada con toda la información de los clientes, permite establecer perfiles de los usuarios y modelos estratégicos de marketing, que tienen el objetivo de atraer más clientes y de fidelización con la empresa, manteniendo de esta forma un ciclo constante de atención al cliente.

9- Relación personalizada: Mantener una excelente comunicación con el cliente es un aspecto de gran valor cualitativo para cualquier empresa. Para ello, es necesario que se emplean diversos mecanismos que permitan una personalización de la relación con el cliente, siendo fundamental el conocimiento que se extraiga de la información obtenida de estos mismos clientes.

10- Recolectar información: Se pueden obtener diversos tipos de información cuantitativa y cualitativa correspondientes al aspecto interno de la empresa, el entorno de la misma, así como de los clientes y, sobre todo, tener disponible a cualquier hora estos datos.

De acuerdo con Rebecca Wetteman, analista de Nucleus Research en Boston, “Entender qué tan oportunos y exactos son sus datos es también importante para la integración exitosa”, también señala que “Los riesgos de la integración en la nube surgen si los datos están corruptos o sin validar; pueden tener un impacto negativo en la adopción y credibilidad de las aplicaciones en general”. Por estas razones, a continuación, se presentan una serie de recomendaciones a la hora de llenar el CRM.

Información para el gestor de clientes

1- Redundancia de información: Al momento de introducir los datos al CRM se debe de evitar poner siempre la misma información o conceptos similares, a su vez no toda la información debe de ser obligatoria, esto evitará problemas posteriores. Existen algunos parámetros o esquemas que aún se siguen conservando al momento de establecer las bases que sustentan al programa, sin embargo, estos no son nada determinantes u obligatorios.

2- Cliente fijo: En ocasiones que es fácil confundirse entre un cliente y un comprador, estos últimos son quienes normalmente compran un producto de forma eventual o una sola vez en toda su vida, por otra parte, un cliente fijo es aquel que de manera regular compra o contrata un servicio o producto que ofrece un profesional, un establecimiento comercial, institución o una empresa. En conclusión, son los datos de los clientes fijos los que deben de ser tomados en cuenta cuando se ingresen al CRM.

3- Recopilación de datos: Conseguir los datos necesarios puede ser algo tedioso o entretenido, e incluso complejo, pues se deben de valorar diversos aspectos, siendo uno de los más importantes, el tomar en cuenta cuanta información estarán dispuestos a proporcionar los clientes a cambio de la oferta que propongas. Esto dependerá del valor del producto o servicio que ofreces y de cuán motivados estén tus prospectos en adquirirlos.

4- Crear valor: Mientras menos percepción de valor de la oferta tenga el potencial cliente, menos información estará dispuesto a conceder, por el otro lado, si una oferta le resulta de mayor valor, se dispondrá a dar más información.

5- Completar las categorías: Cuando ya se ha iniciado el proceso de recopilación y llenado de datos es de vital importancia completar todas las categorías preestablecidas para cada uno de los prospectos dentro del CRM.

Equilibrio de la información6- Equilibrio de la información: Es de mucha importancia que a la hora de incluir los datos en los campos del CRM se procure mantener un equilibrio entre la cantidad de información que realmente se necesita y el número de posibles nuevos clientes que se requerirán. sin duda, cuidar el aspecto cuantitativo dentro de un CRM le permitirá a este tener un mejor funcionamiento y flujo de los datos.

7- Prioridades de la empresa: Algo que puede ayudar para tener un parámetro de cuánta información se necesitará recopilar de los clientes para llenar las bases del CRM, es tener muy presente los objetivos de la empresa y al cliente ideal, así como las estrategias de generación de ventas.

8- Sensatez con los datos: Procurar elegir qué información es relevante y cual no lo es, evitando de esta manera los datos innecesarios. Por otra parte, a la hora de crear un formulario, este debe de ser lo menos extenso posible para evitar que el prospecto o entrevistado se sienta saturado por tantos datos.

9- Unificar los datos: Una vez recopilada toda la información que se va a utilizar, es esencial asegurarse de que estén incluidas todas las categorías necesarias, evitando perder el tiempo en añadir ítems que no se van a utilizar.

10- Comunicación: Nunca se debe de olvidar que toda la información que se pretenda obtener debe servir única y exclusivamente para crear un lazo entre el cliente y la empresa, de esta manera se puede conseguir una mejor comunicación en el futuro.

Preguntas para elegir el CRM correcto

1.- ¿Cuánto puedes invertir en un CRM online?

Esta es la primera pregunta que uno debe formularse antes de elegir un CRM. Tienes que marcar un límite tras observar cómo está la oferta. Normalmente este servicio no es caro y sale muy rentable a las empresas que lo utilizan.

2.- ¿Cuándo quiero utilizarlo? Y ¿Por qué?

El periodo de implantación de un CRM es más importante que el presupuesto que podamos pagar. Porque el tiempo que invertimos en aprender a utilizar un programa también se traduce en dinero. Para cualquier pyme o pequeño negocio lo importante es adquirir herramientas que podamos empezar a utilizar cuanto antes. Esto sirve tanto para una máquina de trabajo como para un programa de gestión comercial.

3.- ¿Qué tan factible es su integración?

Antes de elegir un CRM debemos comprobar su versatilidad. Cuanto más complejo sea un programa de gestión comercial, online o instalado, más importante es comprobar que es sencillo utilizarlo con otras aplicaciones que ya empleé nuestra empresa.

4.- ¿Podrá crecer con mi negocio?

A menudo elegimos un CRM para una necesidad urgente: ordenar la agenda suele ser la primera. Conforme crece nuestra empresa crecerán nuestras necesidades. El CRM que compremos debe adaptarse a las necesidades crecientes de nuestro negocio, no a las de hoy.

Utilizar el CRM5.- ¿Cuándo utilizar el CRM?

Este es uno de los puntos más importantes, más aún que el presupuesto. Tienes que saber cuánto tiempo le va a llevar a tu empresa implantar de manera efectiva el CRM. Aquí viene a colación también el anterior paso, pues si el sistema no se integra bien y tarda demasiado no sale rentable. Hay que tener un CRM a medida, que funcione cuanto antes y que se traduzca en ingresos por la mejora de la relación con los clientes.

6.- ¿Qué tan accesible es?

Si queremos elegir un CRM para PYMES, necesitamos una aplicación de gestión comercial online. En Trebede.com apostamos por aplicaciones en la nube, que puedan usarse en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

  1. ¿Qué necesita mi equipo?

Esta pregunta es vital y necesita apartado propio. Demasiadas veces las empresas compran el programa que le gusta al jefe… no el programa que necesitan sus trabajadores. Antes de elegir un CRM, lo primero que debemos hacer es reunirnos con nuestro equipo comercial y analizar tanto sus necesidades como también sus deseos. Qué necesitan para hacer mejor su trabajo, y cómo querrían hacerlo.

8. ¿Es un software flexible?

Antes de decidir si un determinado software de gestión de contactos es la mejor opción para sus necesidades de negocio, es preciso preguntarse si éste puede cumplimentar tareas complejas, como la búsqueda instantánea de perfiles en un esquema de integración intuitivo para los agentes, de manera simple, ante ello, es importante saber si será adaptable, escalable y eficiente.

La experta en implantación de CRM María Gutiérrez dice: el factor crítico son las personas. Los humanos somos seres flexibles, curiosos y a los que nos gusta las novedades, pero también somos resistentes al cambio, cómodos y que queremos hacer las cosas “a nuestra manera”.

9. ¿Será fácil de usar?

Es necesario preguntarse si el software de gestión de contactos que está considerando va a ser fácil de usar para todo el personal. Es en este punto cuando la flexibilidad y la utilidad de la herramienta se complementan y vinculan con las capacidades de los agentes.

10. ¿Brinda un servicio de soporte técnico eficiente?

Proveedor CRM

También es importante preguntar acerca de la compatibilidad con nuestra plataforma y el soporte técnico ofrecido por la compañía de software. Averigüe qué tipo de apoyo ofrece la empresa y asegúrese de que usted pueda recibir asistencia siempre que lo necesite. También, investigue si tiene que pagar por el soporte o si éste es garantizado con el software de gestión de contactos cuando es adquirido.

CRM No cabe duda que el CRM analítico es una potente herramienta que permite analizar toda la información que contienen las bases de datos de los clientes, con el propósito de conocer más a fondo a los clientes y ofrecer soluciones comerciales adecuadas a sus necesidades. Dentro del mismo contexto, Villanett ofrece el más novedoso módulo CRM basado en la nube para una mayor accesibilidad, disponibilidad y usabilidad.

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