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Principales problemas al usar un sistema ERP

importancia del erpEl uso de la tecnología para el beneficio de las empresas es una realidad, por lo tanto si aún no la has comenzado a implementar porque piensas que no es necesario, déjanos decirte que estás cometiendo un grave error, ya que precisamente este tipo de avances hará que tu negocio alcance un mayor éxito.

Y parte de esta implementación tiene relación con los sistemas ERP, los cuales definitivamente te facilitarán las cosas. Porque son softwares que trabajan integrando todos los datos que tienes de tu empresa en un solo lugar. Facilitando todas las tareas y procesos, lo cual se convierte en toda una maravilla.

Pero no todo lo que brillas es oro, porque hacer que este tipo de sistema funcione a la perfección en ocasiones no es tan sencillo. Y de estos problemas en partículas es de lo que hoy te hablaremos.

Qué es un sistema ERP

Si quieres entender en qué está fallando la implementación de tu sistema ERP, entonces será fundamental que puedas conocer exactamente de qué trata todo esto. Este tipo de sistema es una implementación de un software dentro de una empresa para mejorar sus sistemas internos.

Lo que en otras palabras quiere decir que con un ERP puedes automatizar la gran mayoría de los procesos que llevas a cabo en tu negocio. Siempre y cuando dichos procesos formen parte de procesos operativos o productivos. Por lo tanto, en un solo lugar tendrás toda la información.

Información correspondiente a áreas como: recursos humanos, logística, finanzas, compras, marketing, producción, atención al cliente, servicios y proyectos.

Y como se trata de información importante, antes de comenzar con el uso de un ERP el escenario ideal es que hagas una consultoría para revisar en profundidad el modelo empresarial que tienes, y así poder realmente mejorar tus procesos.

Cuáles son los principales problemas al usar un sistema ERP

Tomar con seriedad cada proyecto y cada proceso dentro de un negocio es fundamental si se quiere implementar con éxito un sistema ERP. Y cuando esto no se hace aparecen los siguientes problemas en tipo de sistema que solo debería favorecerte:

  1. Una planificación inadecuada

Hemos comenzado con este problema, porque en la mayoría de los casos es el principal cuando un sistema ERP no funciona adecuadamente. De hecho suele ser visto como el problema desencadénate de otros tantos.

Donde los errores más comunes se encuentran en: no analizar los datos reales, estimaciones mal hechas de los recursos, mala definición para el tiempo que tomará cada etapa, e incluso la ansiedad de ver funcionando lo antes posible el sistema.

Aquí la clave será definir los plazos de forma adecuada y coherente.

  1. No conocer la herramienta

Ya te mencionábamos que la ansiedad puede jugar en contra, sobre todo con el hecho de no estudiar la herramienta adecuadamente. Y nos referimos en particular, que dentro de los sistemas ERP existentes en el mercado puedes encontrar para distintos segmentos.

Por eso que la elección adecuada y previamente estudiada será la que haga que la implementación sea eficiente. Por lo tanto, antes de elegir analiza bien algunas opciones y observar que estas te ofrecen lo que realmente necesitas.

software administrativo erp

  1. Poco compromiso de los colaboradores

Aquí otro factor muy importante cuando surgen problemas en la implementación de un sistema ERP. Porque puede ser que la planificación esté bien hecha, pero si los colaboradores no se encuentran bien comprometidos de nada servirá.

Y para que tal compromiso exista será clave que en el pre proyecto del ERP los colaboradores sean involucrados.

  1. Ignorar al soporte

Si el soporte de una empresa a sido diseñado es porque se necesita contar con este, y no pasa diferente con el soporte de un sistema ERP. Sobre todo si es primera vez que este tipo de herramienta es implementado en tu negocio.

Cuando recién se comienza es normal que existan muchas dudas, y para que estas sean superadas con éxito lo mejor que puedes hacer es contactarte con el soporte.

  1. La resistencia al cambio

Cuando se quiere hacer que haya un cambio considerable dentro de una organización siempre existirán quienes se resistan. Sobre todo si este cambio hace que algunas rutinas de los trabajadores se vean afectadas.

Aquí lo más importante será trabajar en equipo con los colaboradores para que la incomodidad y la resistencia si disipen poco a poco. Y para que un cambio suceda adecuadamente, lo mejor es que se de manera gradual.

  1. Poca prioridad

Comenzar a ejecutar un sistema ERP supone pasar por distintas etapas, y si a cada una de estas no se le da la prioridad adecuada comenzarán a aparecer los problemas. Esto es aún peor cuando los plazos se prolongan sin tener una fecha determinada.

  1. Subestimar los recursos de implementación

Esto también tiene relación con la planificación. Donde lo que sucede, es que las empresas al prolongar los plazos de aplicación del sistema ERP suelen agotar los recursos económicos que estaban destinados a ello.

implementacion de erp

Y es que la metodología a utilizar en la aplicación de la herramienta influye de forma clave en los costes y plazos de realización.

Como has podido ver, es una realidad y a la vez un riesgo real que al querer implementar un sistema ERP en tu negocio este tenga altas probabilidades de fracasar. Pero esto solo va a ocurrir si no consideras los 7 puntos que hoy te hemos mostrado y explicado en detalle.

Recordemos que un sistema ERP que funciona bien es porque ha sido planificado adecuadamente y donde los colaboradores se encuentran comprometidos. Además de ser un mecanismo que te va a permitir: optimizar los procesos de gestión, mejorar la toma de decisiones, hacer que tu negocio pueda evolucionar, seguridad de tus datos, adaptación a necesidades reales, mayor control de las interacciones y automatización de las tareas.

Así que no lo pienses tanto y comienza a planificar desde ya cómo vas a ejecutar un sistema que solo te puede traer grandes oportunidades, pero que mal implementado solo te llevará a perder dinero y fracasar.

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Formas de administrar tus inventarios

Una empresa que realmente está comprometida con su labor es una empresa que se preocupa por administrar sus inventarios. Esto no es una opción, en una buena planeación estas necesitan llevar un control adecuado, ya que en definitiva será la gestión la que se lleve a cabo de manera adecuada. Y es lo que precisamente buscan las organizaciones.

Tal nivel de control lo que va a permitir es que no existan pérdidas por daños, se podrá reducir los costos de almacenamiento, el ciclo de compra estará mejor optimizado, al igual que todo lo relacionado el flujo de caja.

El sistema de inventario

sistema de inventarioSi en este momento nos encontramos hablándote de este tema, es porque lamentablemente son muchas las compañías que lo dejan de lado, como algo secundario. Siendo que sin este no se puede funcionar adecuadamente.

Por eso antes de que recuerdes o conozcas cuáles son las formas de administrar tus inventarios, es fundamental que entiendas qué es un sistema de inventario.

Este sistema va a consistir en establecer tanto normas como procedimientos los cuales sirven para una mejor planificación de los productos. Por lo que, a través de un sistema de inventario se tiene un conocimiento claro de la cantidad de los materiales que hay, cuándo es el momento adecuado para volver a comprarlos, etc. Todo esto registrado en un documento.

Principales formas de administrar tus inventarios

Ahora que entiendes el porqué de la importancia de contar con un sistema de inventarios, podemos pasar a la siguiente etapa, que puedas saber cuáles son las formas en las que puedes administrar tus recursos.

Los métodos que pasaremos a revisas corresponden a: Método PEPS, método ABC y método EOQ.

  • Método PEPS

Hemos querido comenzar explicándote el método PEPS, porque hoy es uno de los más utilizados en los negocios y empresas. Y trata de considerar en todo momento cuáles han sido los productos que han ingresado primero a tu almacén. Para que precisamente sean los primeros en salir a la venta.

  • Método ABC

También conocido como método 80/20 se encarga de dividir los productos en categorías pero no según su precio, sino que según la importancia de estos.

Lo que te otorga es conocer aquellos artículos que son más valiosos para el almacén. Donde A corresponde a los productos que no son muy vendidos, B a aquellos de venta media y C a los más vendidos.

  • Método EOQ

control de inventarioEste método será el adecuado para tu empresa si la demanda es constante en el tiempo, siendo el objetivo primordial reducir los costes.

Debes saber que esta forma de administrar tus inventarios se ha ido modificando con el paso del tiempo. Donde puedes encontrar opciones de EOQ con descuentos por cantidad o con faltantes planeados.

Como ha quedado en evidencia, el primero gran paso es que en tu negocio se comience a aplicar un sistema de inventario. Para luego hacer de este mucho más efectivo utilizando uno de los métodos que de los que hoy te hemos hablado.

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Un sistema ERP ayuda a tener una mejor toma de decisiones

La mayoría de las empresas hoy en día viven en un cuestionamiento constante acerca de si necesitan implementar un sistema ERP o no. Y la respuesta a esto es muy clara, sí debes contar con uno, sobre todo porque te va a ayudar a tomar mejores decisiones en cuanto a la mejora de los procesos internos.

Y como es un tema importante a tratar, hoy queremos enfocarnos en cómo un sistema ERP puede ayudarte a mejorar. Además de explicarte en profundidad porqué deberías tener una herramienta de este tipo en tu negocio.

usar un sistema erp

Por qué tu negocio necesita contar con un sistema ERP

Si en este momento se van presentando avances tecnológicos es porque estos de forma concreta te pueden ayudar a obtener mejoras en tus procesos. Y porque no puedes seguir en tu zona de confort refugiándote en que siempre todas las tareas se han hecho de la misma forma.

De hecho, un factor determinante en que las grandes empresas hace años hayan comenzado a utilizar una herramienta como un software ERP. Es porque esto les da mayores posibilidades de luchar con su competencia en igualdad de condiciones.

Motivo por el cual no se trata de cambiar la forma de trabajar, este será un efecto que se incluye en tal implementación. Sino que más bien se trata de tener la capacidad de responder a tus clientes de la forma más rápida posible.

¿Aún piensas que un sistema ERP no es adecuado para tu negocio? Definitivamente dicha inversión valdrá la pena porque:

  1. Podrás hacer el trabajo de forma más rápida, lo que te ayudará a tener mejores opiniones de tus clientes. Además de que aumenten tus pedidos, fidelices clientes y atraigas a nuevos.
  2. La inversión hecha en el software la puedes recuperar en pocos meses.
  3. Aprender a usar un sistema ERP es fácil de entender, por lo que no tendrás mayores dificultades en su ejecución.
  4. Poder ahorrar tiempo con un ERP hará que de forma proporcional mejore la eficacia de cada trabajador.

Cómo un sistema ERP ayuda a tener una mejor toma de decisiones

Un punto clave y por el cual las empresas acceden a comenzar a trabajar con un sistema ERP, es porque se ha comprobado que este ayuda enormemente en la toma de decisiones.

toma de decisionesLa toma de decisiones es parte primordial dentro de una organización, incluso podemos decir que el 90% del tiempo en una empresa se está tomando decisiones. Las cuales pueden ser de distintos niveles de importancia.

Teniendo muy claro que una mala decisión puede marcar una diferencia radical en el progreso y éxito de tu negocio. Y está claro que tomar decisiones no es nada sencillo (debido al impacto que puede tener), por eso lo mejor es que te ayudes de un sistema de información como el ERP.

Pero cómo es que exactamente este te puede ayudar:

  • Datos confiables

El primer punto a destacar de este sistema, es que al integran a la mayor cantidad de miembros de la empresa se puede acceder a una gran cantidad de información.

Veámoslo con un claro ejemplo, si un vendedor de tu empresa ha cerrado una venta con un cliente, este ERP tendrá toda la información por si más adelante el mismo cliente se vuelve a contactar por dudas e inquietudes. Por lo que, otro vendedor que atienda esta situación tendrá todo lo que necesita para poder ayudar.

Tan solo imagina si esto se realizara al estilo antiguo, con la información solo en una carpeta del computador o peor aún, en un cuaderno. Esto habría hecho que el vendedor probablemente tome malas decisiones.

  • Tener un único registro

Otra excelente ventaja para tomar decisiones, es que toda la información se encontrará en un solo lugar. Sitio al cual pueden ingresar todos los empleados. Por lo que, los departamentos se encontrarán mejor comunicados, optimizando los procesos.

Es importante añadir, que tus trabajadores no solo pueden acceder a la información si se encuentran en las oficinas. Hay alternativas de sistemas ERP los cuales te permiten guardar la información en la nube.

En consecuencia, en todo momento estarás listo, por ejemplo, para una venta.

  • Sistema fácil de utilizar

software erp fácil de usarUna de las ventajas que más les gusta a las empresas que cuentan con un sistema como este, no solo es poder tener la información en tiempo real, sino que poder usar un ERP no es algo complicado. Porque el acceder a los datos que necesitas realmente no te tomará mucho tiempo.

También debemos reconocer que la dificultad en el uso de un sistema ERP se puede ver reflejada dependiendo de las funciones específicas que necesites. Así que analiza bien qué es lo que necesita tu empresa antes de comprar un software muy sofisticado.

Mejora la toma de decisiones en la empresa con un Sistema ERP

Para ir finalizando con esta valiosa información, debemos decir que efectivamente contar con un sistema ERP en tu empresa hará que puedan tomar mejores decisiones. Sobre todo, porque sin darnos cuentas en ocasiones tomar decisiones es solo basarnos en la intuición o en las emociones.

Además de tener en un solo lugar la información de las distintas áreas, las cuales pueden ser consultadas en cualquier momento.

Por lo que, las decisiones a tomar estarán basadas en un análisis mejor elaborado, preciso y donde los indicadores son concretos y fiables. Teniendo siempre a la mano las mejores alternativas.

Pero no te olvides, con una planificación previa, podrás tener el mejor sistema ERP, y estar preparado para sacarle el mejor provecho.

Si aún no cuentas con una herramienta que puede mejorar tus cifras, ahora tienes información con la cual apoyarte en tomar una decisión final. Con la cual definitivamente mejorará la toma de decisiones en tu organización. Analiza cuál es el tipo de software que mejor se adapta a tus necesidades y no sigas perdiendo el tiempo, porque la competencia podría ir un paso adelante y tú sin darte cuenta, y sin entender porqué tus clientes se van con ellos.

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Ventajas de usar un ERP empresarial

Infografía: Ventajas de Usar un Software Administrativo

Ventajas del Software Administrativo

Esta infografía con las Ventajas de Usar un Software Administrativo nos presenta la importancia de un software de este tipo para nuestro negocio:

  1. Software fácil de acceder a la información
  2. Sistema especializado
  3. Disminuye los riesgos
  4. Mejora el análisis estratégico
  5. Mejora la comunicación
  6. Automatiza los procesos
  7. Organiza la empresa
  8. Mayor productividad en el negocio
  9. Reducción de costos

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POR QUÉ USAR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN MI NEGOCIO

por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

 

herramientas de uso empresarial

  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos.

 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

 

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya facturación electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina.

 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

 

herramientas de uso empresarial

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