¿Cómo y cuándo emplear el outsourcing?
Determinar cuándo es apropiado emplear outsourcing representa un punto de inflexión decisivo en la gestión y crecimiento de cualquier negocio. En un entorno corporativo altamente especializado, intentar abarcar todas las funciones operativas de forma interna suele generar altos costos fijos, cuellos de botella administrativos y una pérdida innecesaria de enfoque en el núcleo del negocio (core business). Analizar las ventajas del outsourcing para empresas permite identificar qué áreas secundarias pueden ser gestionadas con mayor eficiencia por proveedores externos, logrando reducir riesgos financieros, flexibilizar la estructura laboral y acelerar el desarrollo estratégico de la firma.
Control y visibilidad: La tecnología como aliada al tercerizar servicios
Adoptar un esquema de outsourcing no significa perder la supervisión de los procesos. Ya sea que tercerices la contabilidad, la distribución logística o la nómina, mantener la trazabilidad de la información dentro de tu propia infraestructura digital es indispensable por tres razones clave:
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Intercambio de información fluido y sin fricción: Al colaborar con proveedores externos, depender de correos sueltos u hojas de cálculo compartidas genera errores. Utilizar un ERP en la nube te permite otorgar accesos controlados a tus asesores o proveedores para que registren facturas, movimientos de inventario o estados financieros en tiempo real sobre tu misma plataforma.
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Supervisión y auditoría con datos centralizados: Delegar la ejecución de un área no implica delegar la responsabilidad final. Contar con un software de gestión propio garantiza que todos los registros operativos y contables permanezcan bajo la propiedad de tu empresa, facilitando auditorías internas y evitando la dependencia absoluta del proveedor de outsourcing.
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Automatización como alternativa a la tercerización: En muchos casos, las empresas consideran la subcontratación debido a la carga de trabajo administrativo en tareas repetitivas (como facturación o control de cobros). Implementar módulos automatizados dentro de un sistema administrativo permite resolver esa saturación internamente sin incurrir en los costos de un servicio externo.
Es apropiado emplear outsourcing cuando:
El trabajo diario está creciendo. Cuando las responsabilidades y actividades diarias crecen, debido al incremento de las ventas, podría ser un momento apropiado para contratar a una compañía externa que se haga cargo de ciertas actividades, esto ayuda a reducir el estrés del personal y evita el largo proceso de reclutamiento, selección y capacitación de nuevos empleados.
El trabajo diario está creciendo. Cuando las responsabilidades y actividades diarias crecen, debido al incremento de las ventas, podría ser un momento apropiado para contratar a una compañía externa que se haga cargo de ciertas actividades, esto ayuda a reducir el estrés del personal y evita el largo proceso de reclutamiento, selección y capacitación de nuevos empleados. - Se requiere de mayor personal, pero el recurso humano no está disponible. Similar al punto anterior. Muchas empresas deciden que es el momento adecuado para contratar outsourcing cuando su personal ya cuenta con demasiadas actividades y no se desea perder tiempo con los procesos necesarios para contratar empleados. Resulta bastante más rápido encontrar una empresa externa que se encargue de algunas actividades.
- No se cuenta con los conocimientos pertinentes en ciertas áreas. Esto es muy importante. Una empresa externa especializada precisamente en lo que se necesita, es mucho más efectiva que buscar capacitadores especiales para los empleados actuales o los que vayan a contratarse. Esto pasa, sobre todo, cuando son áreas muy específicas como tecnología o redes, por ejemplo.
No se cuenta con los conocimientos pertinentes en ciertas áreas. Esto es muy importante. Una empresa externa especializada precisamente en lo que se necesita, es mucho más efectiva que buscar capacitadores especiales para los empleados actuales o los que vayan a contratarse. Esto pasa, sobre todo, cuando son áreas muy específicas como tecnología o redes, por ejemplo. - Existen problemas de soporte remoto. Dependiendo del rubro de la compañía propia, podrían solicitarse soportes en cuanto a tecnología, asesores de negocios, coaches y otro tipo de cuestiones que suelen ser complicadas de obtener cuando no se cuenta con el correcto personal.
Se desea brindar un valor agregado al cliente. En este sentido, el outsourcing funge como un “proveedor” o “distribuidor” de un producto o servicio que nuestra empresa no otorga. Entonces, la compañía de outsourcing brinda su producto o servicio, nuestra empresa lo “compra” y este mismo producto o servicio es entregado al cliente como extra de lo que la organización ofrece.
Se desea brindar un valor agregado al cliente. En este sentido, el outsourcing funge como un “proveedor” o “distribuidor” de un producto o servicio que nuestra empresa no otorga. Entonces, la compañía de outsourcing brinda su producto o servicio, nuestra empresa lo “compra” y este mismo producto o servicio es entregado al cliente como extra de lo que la organización ofrece.Tambien te puede interesar:
ESTRATEGIAS PARA TENER EMPLEADOS FELICES
Optimización de los procesos. La tecnología, actualmente, es un recurso indispensable y es necesario saber sacarle todo el provecho que se pueda. Para ello, un especialista en tecnología es la opción adecuada, puesto que conoce todas las formas en que puede sacarse fruto al recurso tecnológico disponible para mejorar los procesos de producción, ventas, administración, etc., únicamente empleando los programas de información tecnológicos adecuados en cada situación y momento. 
Aumento en la competitividad. Lo anterior comentado va creando una cadena de situaciones afortunadas. El incremento de la productividad da como resultado un aumento en la competitividad debido a la eficiencia en los procesos. Ahora puede producirse más y mejor, los clientes quedan satisfechos gracias a la reducción y eliminación de errores, puede ampliarse la cartera de clientes porque se cuenta con la estructura para poder satisfacerlos, por mencionar solo algunos ejemplos. 
Ahorro de tiempo. Esto viene implícito. Se ahorra tiempo porque los procesos son más eficientes y llevados a cabo por tecnología bien encaminada por especialistas en esa área.
Margen de Utilidad Bruta. Para estimar el margen de utilidad bruta de un producto o servicio, es decir, la ganancia de un producto descontando los costos directos e indirectos de fabricación, es necesario seguir la fórmula:
Margen de Utilidad Neta. Para estimar la utilidad neta se suman el resto de 
Esta fórmula muestra qué tan factible o redituable (o rentable) resulta vender un producto o servicio. Para ello, se tienen en cuenta dos factores: el costo y el precio de venta. La fórmula es la siguiente:
De 48 a 72 horas después. Si el cliente se mostró interesado, pero con muchas dudas para tomar la decisión, es necesario brindarle tiempo para pensar y no parecer muy “hostigoso” o desesperado por vender. La llamada puede ser muy casual y amigable preguntando cómo está y si ha pensado en la charla anterior. Es importante preocuparse por el cliente, no por la venta, el consumidor nota que el interés es únicamente por vender y puede terminar decepcionado. 
Cada vez que exista alguna oferta. Se haya cerrado o no una venta con un posible cliente o con un cliente potencial, resulta muy valioso comunicarse con ellos cuando existe un descuento u oferta especial. No tiene que ser siempre a través de llamadas, un correo electrónico es menos invasivo y mantiene al cliente interesado en lo que se le puede ofrecer. 
