Como seleccionar un proveedor eficiente?
Saber cómo seleccionar un proveedor eficiente es uno de los pilares estratégicos más críticos para garantizar la continuidad, la calidad y la rentabilidad de cualquier negocio. La cadena de suministro de tu empresa es tan fuerte como el más débil de tus aliados comerciales; por ello, elegir suministradores basándote únicamente en el precio más bajo es una apuesta de alto riesgo que suele derivar en retrasos de entrega, problemas de calidad y pérdidas financieras. Para construir una operación sólida, es indispensable evaluar a tus socios logísticos bajo criterios integrales que aseguren un cumplimiento impecable y una sincronía total con tus objetivos.
El rol de la tecnología en la evaluación y gestión de tus proveedores
Establecer acuerdos con un proveedor eficiente es solo el primer paso; el verdadero reto radica en monitorear su cumplimiento de manera constante. Apoyarte en herramientas digitales de gestión administrativa transforma la relación con tus aliados de las siguientes maneras:
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Historial de cumplimiento y entregas automático: Olvídate de los reportes manuales. Un sistema centralizado en la nube te permite registrar con precisión matemática las fechas de entrada de mercancía, detectando al instante qué proveedores entregan a tiempo y quiénes presentan retrasos recurrentes que afectan tu stock.
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Transparencia en cuentas por pagar y facturación: Mantener una relación sana con tus proveedores requiere cumplir con los compromisos de pago. Automatizar la gestión de tus facturas electrónicas y el flujo de caja te permite aprovechar descuentos por pronto pago y evitar la suspensión de créditos comerciales.
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Optimización de compras por volumen: Al tener una visibilidad clara de tus niveles de inventario en tiempo real a través de un software ERP, puedes planificar tus órdenes de compra con anticipación. Esto te da un mayor poder de negociación frente a tus proveedores para conseguir mejores costos, plazos de pago y condiciones de entrega.
A continuación se presentan 8 aspectos muy importantes a considerar para las empresas que buscan alianzas a largo plazo con proveedores eficientes:
Experiencia. Se debe buscar que el proveedor cuente con la experiencia que la compañía necesita. Esto no puede ni debe ser un punto tomado a la ligera. La experiencia indica que conocen el negocio, que conocen el mercado y que saben lo que hacen.
Experiencia. Se debe buscar que el proveedor cuente con la experiencia que la compañía necesita. Esto no puede ni debe ser un punto tomado a la ligera. La experiencia indica que conocen el negocio, que conocen el mercado y que saben lo que hacen.- Confianza. La experiencia genera confianza. Estas dos palabras son de hecho, en los negocios, prácticamente sinónimos. La empresa que contrate a un proveedor necesita saber que su cliente externo y los productos y servicios que este ofrece son de calidad garantizada.
- Calidad. Este es otro de los principales criterios a tener presentes, debido a que de nada sirve tener un proveedor con bajos precios, si la calidad de sus servicios es mala, por ello se deben procurar proveedores que ofrezcan insumos, productos o servicios de muy buena calidad, siempre tomando en cuenta los materiales o componentes del producto, sus características, sus atributos, su durabilidad, etc.
Ubicación. Es un punto que pareciera no ser trascendental, pero realmente lo es. Si un proveedor es excelente, genera confianza, tiene experiencia y su calidad es indiscutible pero se ubica en otro estado, ciudad o país, o simplemente en un punto muy lejano de la ciudad representa un gasto extra de envío, el cual obviamente se suma al costo de producir el bien y por consecuencia sube el precio del bien terminado.
Ubicación. Es un punto que pareciera no ser trascendental, pero realmente lo es. Si un proveedor es excelente, genera confianza, tiene experiencia y su calidad es indiscutible pero se ubica en otro estado, ciudad o país, o simplemente en un punto muy lejano de la ciudad representa un gasto extra de envío, el cual obviamente se suma al costo de producir el bien y por consecuencia sube el precio del bien terminado.- Garantía. Este concepto se ha mencionado en párrafos anteriores pero posiblemente es más importante. Probablemente la garantía de un buen proveedor se gane si este cuenta con todos los puntos antes comentados, de todas formas se debe estar pendiente de que la garantía se avale mediante papeles que la constaten.
- Certificaciones. Las certificaciones son normas estrictas de calidad y seguridad. Contar con ellas es una ventaja competitiva para el proveedor y para la empresa que lo contrata. Las certificaciones son también una garantía de protección de la marca, puesto que demuestran un nivel de compromiso y excelencia que otros proveedores no pueden demostrar. Es importante porque una certificación significa que un organismo autorizado para ese efecto, ha constatado que cierta empresa pública, privada o independiente está verificada y evaluada de conformidad a las normas de calidad y seguridad mencionadas al principio de este párrafo. Es fácil saber si cuenta con certificaciones; preguntándole directamente, entrando a la página web del distribuidor en cuestión o visitando las instalaciones de la empresa, por lo regular ese tipo de documentos se exhiben al público para que consten a los clientes.
Legalidad. No menos relevante es la legalidad. Si el proveedor no está legalmente constituido puede llegar a invalidar algunos de los puntos anteriores puesto que no genera confianza una empresa que no se ha decidido a registrarse y formalizarse como es debido.
Legalidad. No menos relevante es la legalidad. Si el proveedor no está legalmente constituido puede llegar a invalidar algunos de los puntos anteriores puesto que no genera confianza una empresa que no se ha decidido a registrarse y formalizarse como es debido.- Prestigio. La información de los distribuidores se encuentra en la publicidad boca a boca, la cual es actualmente la mayor y más confiable fuente de publicidad en el mundo de los negocios. Se debe hablar con empresas con giros similares y preguntar directamente por sus proveedores. Investigar en las páginas web de cada proveedor puede decir mucho de la profesionalidad de la empresa.Existen páginas web dedicadas a recomendar a los proveedores que les han apoyado anteriormente, pero esto a veces depende del giro que se maneje. Preguntar en foros, solicitar referencias e incluso comentarlo con el mismo personal de la propia empresa donde se trabaja puede brindar información valiosa que puede ser corroborada realizando la investigación en páginas web.
- Cuestiones financieras. Este es un factor de gran relevancia a mediano y largo plazo al momento de evaluar al proveedor, pues además de procurar precios razonables, que sean acordes a la calidad del producto o servicio que ofrecen, hay que revisar las posibilidades de pago y comparar los requisitos de cobranza del proveedor con nuestro propio ciclo de ventas, además debemos tener en cuenta los gastos que podrían adicionarse a éste, tales como los gastos de transporte, seguros, embalaje, etc.
- Importancia del insumo
La importancia del insumo determinará qué requisitos deberá tener el proveedor, en esto caso, nos permitirá decidir si queremos que sea un aliado estratégico, o simplemente un vendedor que entregue en tiempo y forma.
- Analizar perfil del proveedor
Para ello, es necesario hacerse una serie de cuestionamientos e investigaciones que definan si es el proveedor adecuado, entre las preguntas que podemos hacernos, están si este ¿Es reconocido en su actividad?, ¿Cuál es su trayectoria?, ¿Cuál es su capacidad de respuesta?, entre otras. Esto incluye considerar su ubicación geográfica, su tamaño, su experiencia en el rubro, su reconocimiento y su cumplimiento con estándares de calidad.
- Referencias y clientes
Siempre conviene investigar a los clientes actuales o previos de nuestro candidato a proveedor y buscar referencias específicas. Para esto, se puede realizar búsquedas en internet, hacer llamadas o enviar correos electrónicos para pedir opiniones a conocidos, asesores o colegas, e incluso, conocerla en acción.
- Tecnología, infraestructura y logística
Se trata de recolectar una serie de datos para saber los efectos que traerá a los costos, la gestión y la calidad final de los productos o servicios a distribuir. Estos datos se pueden obtener a través de las siguientes preguntas: ¿El proveedor opera a pedido desde su oficina móvil o cuenta con un local dedicado, personal y máquinas en exposición para pruebas y demostraciones? Y si ¿Cuenta vehículos propios, tiene un acuerdo con un transportista o entrega la mercadería en su fábrica y deja todo el flete en nuestras manos?
- Filosofía y forma de trabajo
Es necesario analizar aspectos como la orientación al cliente, la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos requerimientos o el grado de informalidad.
- Postventa
El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del proveedor, como son los rubros tecnológicos, las garantías extendidas, el servicio técnico y la atención de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y en general ameritan un gasto extra, por lo que se deben evaluar las garantías que nos pueda brindar y cuál es el periodo de éstas.
Una cosa importante: empresa que no esté en internet no existe, por lo tanto, por más que se recomiende un proveedor es supremamente importante que se encuentre vigente en internet.
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Aprender a gestionar. Esto tiene que ver con la administración del tiempo. Elaborar listas de actividades en base a prioridades y tenerlas siempre a la mano es una forma de comenzar a gestionar el tiempo. Además es importante que cada actividad tenga establecidos intervalos reales de inicio y terminación. Plantearse objetivos diarios, semanales o quincenales es otra forma de gestión y puede ser complementaria a lo dicho anteriormente.
Evitar postergar tareas innecesariamente. No procrastinar. Dejar de lado aquellas actividades que más que tener una finalidad productiva, se realizan como motivo para posponer alguna tarea laboriosa. Por ejemplo: redes sociales. Entre más rápido se terminen las tareas, más tiempo libre se tendrá; ya sea para ocupar en otras tareas o para recreación.
Compartir o delegar tareas. 
Brindar tiempos libres. Permitir que salgan de vez en cuando a tomar breves descansos. Sobre todo cuando son trabajos creativos, el empleado se queda sin ideas, es necesario dejar que se despeje y que no se encuentre siempre aturdido con el estrés y la entrega de trabajos bajo presión. Si necesita respirar, que lo haga libremente. 
Escuchar atentamente al empleado. Saber escuchar genera empatía y confianza. Es justo y necesario preguntarles cómo están, cómo se sienten, qué necesitan y estar atentos a sus problemas y situaciones internas y externas. También ser capaces de hablar sobre cómo se siente la empresa con respecto a ellos; qué se considera que están haciendo bien y no tan bien y por qué. Aprender a recibir retroalimentación y críticas constructivas es parte del arte de escuchar, eso ayuda a mejorar siempre. 
Llevarlos hacia el crecimiento profesional. 
Cultura organizacional agradable. Generar un ambiente de trabajo agradable y lleno de valores donde no existan los chismes y las envidias y donde la competencia y el conflicto sean únicamente de cara a construir un entorno más efectivo. Que el empleado no siente que cada mañana se dirige a un campo de batalla en donde se lucha por sobrevivir, sino que sienta la empresa como su segundo hogar.
Puntualidad, compromiso y obligación son sus principales características. El empleado se siente “obligado” (el término no siempre responde a una connotación negativa) a participar activamente con la empresa: cumpliendo con sus horarios, realizando sus actividades en tiempo y forma y contribuyendo en todo lo que le sea requerido. 
Habla bien de la compañía dentro y fuera de ella. Se muestra cómo es aunque trata de ser flexible. Se sabe expresar y es congruente en palabras y actos. La integridad es un valor muy importante para un trabajador de confianza. 
La suma de lo anterior es una prueba de lealtad hacia la empresa y lo que la misma representa para él. Es muy posible que un empleado que cumple todos los puntos anteriores no vaya a defraudar a la empresa o no sea su deseo el retirarse. Sin embargo, sin un trato justo, buenas condiciones laborales y la correcta motivación e incentivos, podrían llevar a ese colaborador a desilusionarse y buscar un lugar que considere propicio para él. Es necesario apoyar regularmente a este tipo de personas y hacerles saber que se les reconoce su esfuerzo, dedicación y constancia, se les retribuye de forma justa y si es necesario conocer las 
Venta personal. Venta cara a cara. Funciona cuando se tiene un establecimiento o se es vendedor independiente sin establecimiento, pero que cuenta con productos físicos. Cuando se ofrece el producto o servicio casa por casa se llama ‘cambaceo’ y sirve para establecer una relación más directa y personal con el cliente. Además, permite la posibilidad de conseguir referidos. 
Venta por teléfono. También conocida como 
Venta por correo electrónico. Puede ser conocido como email marketing. Para este canal de venta hay que saber de “copywriting” o creación de textos publicitarios enfocados a ventas. También es adecuado para dar a conocer promociones, conseguir referidos, informarse sobre el cliente potencial y llegar a muchos prospectos con poco esfuerzo y tiempo. 
Venta por internet. Adicional a las ventas por correo electrónico se encuentran las ventas por internet. Esta venta puede llevarse a cabo mediante una página web, por redes sociales (facebook, twitter, Instagram, youtube), gracias a plugins como woocommerce, tiendas en línea y por medio de terceros (como las ventas vía Amazon). Esta es una buena forma de vender si se busca crecimiento a nivel global. Una de las grandes ventajas de este canal es que se encuentra abierto durante todo el año, la venta viene por sí sola. Aunque obviamente requiere mantenimiento, se puede decir que genera ingresos pasivos, mientras el dueño o emprendedor se dedica a otros proyectos, la página puede seguir generando ventas y dinero. Eso sí, este canal necesita de publicidad efectiva para ser productivo y útil. 
Venta por participación en eventos. Se realiza la venta en frío gracias a una exposición o exhibición de productos o servicios en eventos propios o ajenos y que pueden ser patrocinados por terceras personas. También puede ser únicamente una exhibición para mostrar los productos que después podrán vender en el local en físico. Este tipo de venta puede ser utilizada para conseguir referidos. 
bicación. Este punto es el más importante. Al adquirir un local se tiene que estar completamente seguro que se encuentre ubicado en un buen punto donde se localice el mercado al que se quiere dirigir la compañía, es decir, haber realizado previamente un 
Inversión. ¿Es factible la compra, construcción o renta del local? Si es un arrendamiento: ¿el precio mensual no eleva los costos de los productos o servicios? El factor económico es fundamental, deben realizarse estudios de mercado antes para cotejar si los clientes y las posibles ventas mensuales son suficientes para equiparar todos los gastos y obtener la ganancia que se espera. 
Acceso a personas con capacidades diferentes. Más allá del estacionamiento y los transportes, en la actualidad es sumamente importante darle su lugar a las personas con capacidades diferentes. En la medida de lo posible, que cuente con espacios como rampas y lugares de estacionamiento para minusválidos. 
Estabilidad. El contrato de arrendamiento (si ese fuera el caso) debe especificar claramente el tiempo con el que se cuenta para ocuparlo. Sobra decir que si es un tiempo corto, no reditúa y es mejor conseguir un lugar que ofrezca un plazo más conveniente.
5. Tratar de responder siempre de inmediato. Súper importante. El cliente podría tener prisa, podría ser urgente. Tener gente al pendiente de la respuesta a los clientes puede ser la línea entre perder muchos prospectos y
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