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SOFTWARE ADMINISTRATIVO

POR QUÉ USAR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN MI NEGOCIO

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por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

herramientas de uso empresarial

  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos. 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya generación de factura electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina. 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

Software complementario para un negocio

Además de implementar un software administrativo en tu negocio, también se recomienda hacer uso de las siguientes 11 herramientas digitales para otras actividades necesarias en muchas empresas:

1. Herramientas digitales para la creación de encuestas. Este tipo de herramientas son una excelente opción para saber y entender qué es lo que el cliente necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita. Se pueden crear encuestas para saber la respuesta de la gente ante un nuevo producto, para conocer su experiencia en la empresa, qué le ha parecido la atención al cliente, en fin, las posibilidades son infinitas. Además, todos los datos arrojados pueden ser medidos y analizados, de acuerdo a la herramienta que se haya elegido.

 Por ejemplo: SurveyMonkey o Google Forms.

  2. Herramientas de creación de diseños. Existen herramientas digitales gratuitas que se encargan de crear diseños, de manera sencilla, que pueden ser utilizados para redes sociales, páginas web y publicidad digital e impresa. Estas herramientas pueden ser capaces de reemplazar a un diseñador gráfico, si las imágenes que se necesitan no requieren de conocimientos sumamente técnicos. Varias de ellas tienen la cualidad de ser gratuitas.

 Como ejemplo: Canva, Photoshop, Befunky, Google Sketshup o, Corel Draw e Illustrator para profesionales del diseño.


herramientas de uso empresarial

  3. Herramientas de organización, gestión y funcionamiento empresarial. Este tipo de herramientas son capaces de organizar notas, documentos, imágenes, archivos multimedia; además de que funcionan como gestores de asignación de tareas y actividades por empleados, calendarización de eventos (juntas, entre otros), indican cuando una actividad ha sido terminada, etc, similar a los CRM. La cantidad de información que maneje depende de la herramienta; las hay digitales o como software, gratuitas o de pago.

 Por ejemplo: WordPress, Joomla, Evernote o Share Point.

herramientas de uso empresarial

  4. Herramientas digitales para la gestión de redes sociales. Para optimizar tiempos en cuanto a la gestión de redes sociales se refiere, hay herramientas que son empleadas para programar contenido en varias redes al mismo tiempo, sin necesidad de acceder a cada una. Permiten asignar fechas y horarios a cada publicación en cada red social.

 Por ejemplo: Hootsuite, SocialBro, Tweetdeck o Buffer.herramientas de uso empresarial

  5. Herramientas de almacenamiento de archivos en la nube. Almacenan y organizan una gran cantidad de documentos y archivos para acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

 Como: Dropbox o Google Drive o incluso un ERP en la nube.

  6. Herramientas para gestión de las compras. Permiten saber el momento exacto en el que la empresa necesita realizar acciones de compra y se tiene un control de los costos de producción. Además, son un apoyo en la gestión de pedidos, facturación y arrojan estadísticas de compra. 

  7. Herramientas de control y archivo de información de los clientes. Son bases de datos que recaudan la información más relevante de los clientes, posibles clientes potenciales y/o la audiencia online. Registran desde los nombres, la información de contacto, e incluso, gustos, preferencias y frecuencia de compra.herramientas de uso empresarial

  8. Herramientas de almacenamiento de información de ventas y marketing. Almacenan datos de ventas y marketing como: precios, fechas de expedición, acciones promocionales, número de ventas de meses anteriores, etc.

  9. Herramientas de logística. Contienen información sobre los almacenes, producto en stock y transporte. Permiten tener un mayor control sobre los productos fabricados, las horas empleadas, los recursos consumidos; lo cual posibilita la correcta toma de decisiones de producción y productividad, y asegura la mejora continua en los procesos. 

  10. Herramientas de gestión de recursos humanos. Permiten conocer toda la información sobre los empleados de la empresa; nombres, fechas de entrada a la organización, datos personales, número de empleados al día, actividades y puestos de cada uno, etc.

  11. Herramientas de organización de proyectos. Son importantes cuando está naciendo un nuevo proyecto porque especifican claramente los objetivos del proyecto, las actividades a realizar, los roles asignados para los empleados participantes, la fecha de vencimiento o de entrega del proyecto, e incluso, pueden llegar a marcar si una tarea ya ha sido terminada y quién la ha finalizado para llevar un control más exacto de lo que falta por hacer. 

business on the desk

 

Para los últimos 6 puntos, lo recomendable es adquirir un Sistema ERP que administra e integra todas las áreas fundamentales de una empresa en un único software.

Se sugiere un Software ERP en la nube: Villanett.

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Métodos de Conciliación de Cuenta Bancaria

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En previos artículos se habló de la llamada conciliación bancaria, que “es un proceso que permite el control y conciliación de los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una Conciliación de Cuenta Bancariacuenta, ya sea corriente o de ahorro”, para lograr esto se emplean dos métodos, el primero de ellos es el llamado “método de sueldos corrientes” y el segundo “método de sueldos encontrados”, donde ambos persiguen un mismo objetivo, que es identificar las posibles diferencias que existan entre una cuenta bancaria y el saldo contable en la cuenta de bancos.

Sueldos de conciliación bancaria

A continuación se presenta el procedimiento que se sigue para la elaboración de los métodos anteriormente especificados:

Saldos de Conciliacion Correctos

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco, con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograrSaldos Correctos que los dos saldos sean iguales, su estructura, especificaciones y normas son:

1. Se deben presentar las “Partidas no registradas en el Banco”, incluyen las partidas no permanentes por parte del banco y solo se toman en cuenta:

a) Cheques en Tránsito/Pendientes: aquellos cheques emitidos a la fecha de realizar la conciliación, pero que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerán “abonados” dentro de los libros de la empresa y no estarán “adicionados” en el estado de cuenta bancario hasta que sean cobrados.

b) Depósitos en Tránsito: depósitos enviados cada fin de mes y que no son “acreditados” en el banco, por lo que estarán “adicionados” en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2. Son presentadas las “Partidas no registradas en Libros”, que incluyen partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa, además de:

a) Notas de crédito: abonos realizados por el banco bajo concepto de descuentos de giros, hipotecas, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han adicionado dentro de los libros contables.

b) Notas de débitos: cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo, no fueron abonados en los libros de la empresa.

c) Cheques omitidos o no registrados: cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d) Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3. Para este último paso, deben ser presentados los “Errores” que se reflejan en los ajustes por concepto de equivocaciones dentro de los documentos cotejados:

a) Errores de la empresa: son los ajustes de los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales están:

  • Cheques de diferentes cantidades: que se abonan sobre un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: esto es, que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otros bancos: los que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
  • Cheques caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b) Errores del banco: incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, como:

  • Cheques de diferentes cantidades: los cuales se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
  • Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otras empresas: que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Saldos de Conciliacion Encontrados

Permite ajustar el saldo del estado de cuenta que presenta el banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en elSaldos Encontrados libro mayor de la empresa, de la siguiente forma:

  1. Se le suman a dicho saldo del banco las siguientes partidas:

a) Los cargos hechos en los libros de la empresa, que el banco no ha abonado todavía; tales como: depósitos de última hora, errores u omisiones.

b) Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no ha abonado, por falta de noticias; tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

  1. Se le restan al subtotal obtenido las partidas siguientes:

a) Los abonos hechos por la empresa y que todavía el banco no hubiere cargado; tales como: los cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro todavía; errores u omisiones

b) Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido cargados por la empresa; tales como: intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa, errores u omisiones.

Conciliación Bancaria

Conciliación bancaria, que es un proceso o ejercicio para contrastar y arreglar los valores económicos de una empresa en base a las partidas de estado de cuenta (corriente o de ahorro) recibidas por el banco y las partidas resaltadas del extracto de los libros contables del mismo banco generadas cada mes.

Con este ejercicio se asegura que todas las operaciones bancarias están correctamente contabilizadas, reflejadas en los libros y por lo tanto en los estados financieros, para constar:

  • El estado anterior de la cuenta.
  • Los abonos por depósitos y cobros por su cuenta.
  • Los cargos por cheques pagados y notas de débitos.
  • El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.

Nota: El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, sin embargo, si es efectuado correcta y periódicamente, aporta beneficios para la empresa.

Beneficios de la Conciliación Bancaria

  • Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta.
  • Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.
  • Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.
  • Identificar los cheques girados que no se han cobrado.
  • Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
  • Contabilizar todos los cargos bancarios
  • Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria

Estructura del documento

Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:

  1. Nombre de la empresa o razón social.
  2. Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
  3. Fecha a la cual se está elaborando el documento.
  4. Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
  5. Nombre de la persona que elabora el documento.
  6. Tipo de método a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación.

  1. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
  2. Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos y es igual para los dos métodos, lo único que varía en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

Elementos de la Conciliación Bancaria

Depósitos: Constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de ventas realizadas al contado y de los cobros.

Cheques girados: Estos son emitidos por la empresa por concepto de compras al contado, pagos a terceros y abonos.

Cheque certificado: Su pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real.

Nota de crédito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de transacciones, como intereses ganados, cobros de documentos, cobros de facturas, remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos, préstamos solicitados, y otros conceptos.

Notas de débito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de la disminución del efectivo, por operaciones como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos,Elementos de la Conciliación Bancaria cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito, pagos de obligaciones y otros conceptos.

Carta de crédito: Emitida por un banco a petición de un proveedor, donde el banco garantiza a un beneficiario previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito.

Cheques en Tránsito: Cheques que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, apareciendo “abonado” en los libros de la empresa y no estará indicado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Depósitos en Tránsito: Depósitos enviados al final de mes y que no son “acreditados” en el banco por lo que estarán indicados en los libros de la empresa, pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: Abonos efectuados por el banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en los libros.

Notas de Débitos: Cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos o no Registrados: Cheques que se emitieron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos o no Registrados: Depósitos que se realizaron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Cheques de diferentes cantidades: Cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Depósitos de diferentes cantidades: Depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Clases de conciliaciones

Existen dos tipos de clases que se utilizan en la conciliación bancaria: individual y conjunta, mismas que requieren para su elaboración, el extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos, más la conciliación anterior:

  1. Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
  2. Conciliación conjunta: lleva los dos saldos, donde cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque se realizarán en el ejercicio contable siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.

Conocer y comprender de forma estructurada el proceso que se lleva al aplicar cualquiera de los dos métodos antes señalados, dará por consiguiente una mejor perspectiva de la importancia que se le debe de dar a la “Conciliación de cuenta bancaria” por parte del empresario y emprendedor. Sin duda la administración financiera concerniente a la adecuada contabilidad de las MIPyME’s debe siempre seguir los lineamientos y normas preestablecidas para su elaboración, lo cual ayudará a tener las finanzas de la empresa en tiempo y forma para el análisis, toma de decisiones y estar en concordancia con la banca, ante ello existen empresas en México como Villanett, que ofrece software en la nube de Contabilidad electrónica, lo único que se requiere es una computadora con acceso a internet.

Para mejor información de software de contabilidad electronica en la nube, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

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