Implementar un ERP requiere tomar en cuenta diversos factores que deben ser efectuados sin contratiempos, sin embargo, hay ocasiones que algunos de estos elementos son pasados por alto y por ende derivan en errores, desde “insignificantes”, hasta graves, lo cual puede ser fatal al momento de elegir, implementar o concluir un proyecto de este tipo.

Errores y consejos al seleccionar e implementar un ERP

a continuación se enumeran 10 de los errores más frecuentes, así como sus consecuencias y la forma en que pueden resolverse o prevenirse al momento de seleccionar e implementar un ERP:

Error 1: Selección de personal inadecuado

Las organizaciones no siempre eligen adecuadamente al personal que intervendrá al momento de implementar un ERP, causando recurrentes fallas que impedirán el avance del mismo, pues cada uno de los actores debe estar completamente involucrado en la toma de decisiones, por consiguiente el personal deberá ser eficiente y versátil, así como conocer ampliamente el manejo de la empresa, de cada uno de los procesos y de los conflictos que pudiesen surgir, por esto, el personal elegido debe ser el mejor.

Error 2: Pésimos equipos de trabajo

Otro error que suele cometerse es a la hora de integrar un equipo de trabajo, ya que en algunos casos la falta de compromiso e innovación de los que conforman el equipo puede conducir a la desintegración y fracaso del mismo. Así mismo, durante el proceso de selección, no solo se debe de tomar en cuenta las capacidades, conocimientos y competencias, sino tener bien definido el rol que desempeñará cada uno y el tiempo que dedicara al proyecto; es importante que dentro del equipo se asigne a un líder, que tenga el suficiente nivel jerárquico para la toma de decisiones durante momentos complicados, de carácter positivo, motivador y que tenga claros los objetivos que se pretenden con la implementación.

Error 3: Mala comunicación

La mala comunicación es otro factor que suele ocasionar errores, dado que los cambios habitualmente generan dudas, temor y ansiedad. Por ello, la información que se le brinde al personal
siempre deberá ser directa y específica, evitando rumores o incertidumbre que puedan ocasionar confrontaciones; nunca se deberá de escatimar en información, lo ideal será generar constantemente informes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y habilitar varios canales de comunicación para que el personal aclare sus dudas.

Error 4: Falta de capacitación del personal

Un equipo de trabajo con pocos conocimientos y experiencia en el manejo de los sistemas ERP dará como consecuencia deficiencias en su implementación y por ende el personal no podrá transmitir la información adecuada al usuario final (clientes). Es aquí donde la empresa deberá enfocarse a la capacitación de su personal para que conozca la funcionalidad y mecanismo del sistema en cuestión, además deberá capacitar de forma teórica y práctica a los usuarios finales, a través de información didáctica y comprensible, igualmente deberá dar asesoría constante en caso de surgir dudas.

Error 5: Planificación del proyecto deficiente

Planificar es un elemento sumamente indispensable a la hora de implementar un proyecto de ERP, sin esto, está condenado al fracaso, pues no se pude hacer de forma exprés o sin tomar en cuentas todas y cada una de las fases que conlleva la planificación (análisis del entorno, formulación, programación y ejecución).

Ante esto, tener una metodología bien definida y estandarizada sobre cada aspecto del proyecto, como pueden ser mejores prácticas, acuerdos de toma de decisiones, revisiones periódicas del cumplimiento de dichos acuerdos y avances de los mismos, permitirá cumplir tanto con las fases de planificación antes mencionadas, como con las etapas de implementación del sistema ERP, las cuales consisten en: implementar, utilizar, estabilizar y desarrollo de potencial; un error común que muchas empresas cometen, es desarrollar tan solo dos de las primeras etapas, creyendo que el proceso concluyo y retirando al personal interno de apoyo, dejando de actualizar al sistema.

Finalmente, siempre debe haber alguien interno que conozca detalladamente la realidad de la empresa y del producto, aportando aspectos a desarrollar, esto a medida en que el sistema se estabiliza, para así sacarle el mayor provecho posible.

Error 6: Falta de visualización de metas y objetivos

No tener claramente las metas y objetivos que se pretenden obtener impedirá tener los pies en la tierra, generando falsas ilusiones que retrasen la implementación del sistema, es aquí donde deben ser claros cuáles serán los procesos que estarán incluidos, cales no y cómo quedarán integrados.

“Al implementar un sistema ERP, la cosa más importante que uno puede hacer para minimizar los retrasos y acelerar el tiempo de realización es reducir la multitarea o multitasking“, señala Yoav Ziv, vicepresidente de Realization, un especialista en gestión de proyectos.

Error 7: Nula investigación de proveedores ERP

La falta de una investigación amplia, certera y critica sobre los proveedores de Sistemas ERP es un error muy grave que cometen las empresas interesadas (clientes) a la hora de seleccionar un ERP para la administración de la organización, pues solo se dejan llevar por la propaganda, haciéndolos creer que están adquiriendo una maravilla, sin embargo, una vez que la implementación se completa, se sorprenden por las restricciones de funcionalidad del sistema, la falta de capacidades, y el impacto en las mejores prácticas internas existentes.

Para evitar este tipo de problemáticas, las organizaciones deben llevar a cabo una auditoría interna de la totalidad de sus procesos y políticas antes de elegir un sistema ERP. Además, se recomienda armar un equipo de evaluación ERP compuesto por partes interesadas de toda la empresa o contratar un técnico experimentado en la implementación de soluciones ERP en empresas de su área.

Error 8: Falta de estrategias de mantenimiento

No establecer estrategias adecuadas de mantenimiento podría ocasionar fallos a corto o mediano plazo de los sistemas ERP, por esto es preciso que los clientes (empresarios o emprendedores) tengan definidas estrategias, normas y estándares para efectuar el mantenimiento y actualización necesario para el correcto funcionamiento del sistema, sacando el máximo aprovechamiento, dado que, al no aplicar el mantenimiento, los sistemas se volverán rápidamente obsoletos. Si bien muchos proveedores brindan este tipo de mantenimiento, esto no es así en todos los casos, y la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.

Error 9: Análisis de datos excesivo

El proceso de análisis y recopilación de información sin duda es una etapa de gran importancia que permite visualizar y comprobar el avance y éxito del proyecto, sin embargo, destinar demasiado tiempo, recursos y esfuerzo en su desarrollo podría comprometer otras etapas, igualmente importantes, por ello, no debería llevar más que el 30% del tiempo total que lleva implementar un ERP, siendo lo ideal, pensar en los problemas de una forma simple y resumida, de tal forma que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo.

Error 10: Poco compromiso de la Dirección

El compromiso de la Dirección o Gerencia no solo debe darse al momento de definir el modelo a seguir o al momento de elegir al proveedor del sistema ERP, sino que debe comprometerse e involucrarse antes, durante y después del proyecto, esto con el fin de señalar la dirección del proyecto y la empresa cuando se presentan dudas, evitando que se avance en un sentido indeseado y además para agilizar la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo.

Finalmente, tomar en consideración los errores antes mencionados permitirá prevenirlos y solucionarlos de forma puntual al momento de seleccionar e implementar un ERP (Sistema para la Gestión Empresarial). En el mercado existen diversos tipos de sistemas ERP, grandes o chicos, pero lo más importante radica en que estos se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en donde se planee implementar, un ejemplo de esto, es el software ERP Villanett Venta ©, que ofrece asesoría directa desde su sitio web.

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