Cómo evitar los errores más frecuentes en un control de inventario

El control de inventario es una actividad fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, no siempre se realiza de forma adecuada, lo que puede generar problemas de gestión, pérdidas económicas y mala atención al cliente.

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En este artículo, te mostraremos cuáles son los errores más frecuentes en un control de inventario y cómo evitarlos.

  1. No tener un sistema de registro actualizado

Uno de los errores más frecuentes en un control de inventario es no contar con un sistema de registro que refleje la realidad del stock.

Muchas veces, se confía en la memoria o en anotaciones manuales que pueden ser imprecisas o incompletas. Esto puede provocar que se desconozca la cantidad real de productos disponibles, lo que puede llevar a situaciones de sobre inventario o desabastecimiento.

Para evitar este error, es necesario implementar un sistema de registro automatizado que permita registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa.

Este sistema puede ser un software especializado o una aplicación móvil que se conecte con un lector de códigos de barras o QR. De esta forma, se podrá tener un control exacto del inventario y evitar confusiones o errores humanos.

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  1. No realizar inventarios físicos periódicos

Otro error común en el control de inventario es no realizar inventarios físicos periódicos que permitan verificar la concordancia entre el registro y la realidad.

Aunque se tenga un sistema de registro actualizado, siempre puede haber diferencias debido a robos, daños, devoluciones o errores de conteo.

Estas diferencias pueden afectar el rendimiento de la empresa y generar inconvenientes con los proveedores y los clientes.

Para evitar este error, es recomendable realizar inventarios físicos al menos una vez al año, preferiblemente en períodos de baja actividad o cierre. Estos inventarios consisten en contar manualmente todos los productos existentes en el almacén y compararlos con el registro. Si se detectan discrepancias, se debe corregir el registro y analizar las causas para evitar que se repitan.

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  1. No clasificar ni organizar los productos

Un tercer error frecuente en el control de inventario es no clasificar ni organizar los productos según criterios lógicos y prácticos. Esto puede dificultar la localización y el acceso a los productos, lo que puede generar demoras, errores o desperdicios. Además, puede afectar la calidad y la conservación de los productos, especialmente si son perecederos o sensibles a factores ambientales.

Para evitar este error, es conveniente clasificar y organizar los productos según su tipo, tamaño, peso, fecha de vencimiento, rotación o demanda.

También se debe asignar un lugar específico para cada producto y etiquetarlo con su nombre, código y cantidad.

Asimismo, se debe respetar el orden de entrada y salida de los productos (FIFO o LIFO) y mantener las condiciones óptimas de almacenamiento (temperatura, humedad, iluminación, etc.).

  1. No tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo

Un cuarto error habitual en el control de inventario es no tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo que permita mantener un nivel óptimo de stock. Esto puede ocasionar que se agoten los productos más demandados o que se acumulen los productos menos vendidos, lo que puede generar pérdidas de ventas, clientes insatisfechos o costos innecesarios de almacenamiento.

Para evitar este error, es importante establecer un plan de reposición que indique cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y su disponibilidad.

También se debe definir una política de inventario mínimo que especifique la cantidad mínima de cada producto que se debe tener en stock para atender las necesidades del mercado. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

  1. No contar con personal capacitado ni responsable

Un quinto error común en el control de inventario es no contar con personal capacitado ni responsable que se encargue de realizar las tareas relacionadas con el stock.

Muchas veces, se delega el control de inventario a personas sin la formación ni la experiencia necesaria, lo que puede provocar errores, descuidos o fraudes. Esto puede afectar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Para evitar este error, es fundamental contar con personal capacitado y responsable que sepa cómo realizar el control de inventario de forma correcta y profesional.

Este personal debe estar familiarizado con el sistema de registro, los procedimientos de inventario, la clasificación y organización de los productos, el plan de reposición y la política de inventario mínimo. Además, debe estar comprometido con la empresa y con el cumplimiento de sus objetivos.

¿Cómo puedo implementar un sistema de registro automatizado?

Para implementar un sistema de registro automatizado para el control de inventario, se deben seguir los siguientes pasos:

Elegir un software de gestión de inventario que se adapte a las necesidades y características de la empresa. Este software debe permitir registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa, mediante el uso de códigos de barras, QR o RFID.

Instalar el software en los dispositivos que se utilizarán para el control de inventario, como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

También se debe conectar el software con el sistema de punto de venta (POS) para sincronizar los datos de ventas e inventario.

Capacitar al personal encargado del control de inventario sobre el uso del software y los procedimientos a seguir. Se debe explicar cómo escanear los productos, cómo consultar el inventario, cómo realizar ajustes o correcciones y cómo generar reportes o alertas.

Realizar un inventario físico inicial para verificar la cantidad y ubicación de todos los productos existentes en el almacén. Este inventario servirá como base para el sistema de registro automatizado y se debe actualizar periódicamente.

Establecer un plan de reposición y una política de inventario mínimo que indiquen cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y disponibilidad. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

Siguiendo estos pasos, se podrá implementar un sistema de registro automatizado que mejore el control de inventario y optimice los recursos de la empresa.

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Conclusión

El control de inventario es una actividad esencial para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, se deben evitar los errores más frecuentes en un control de inventario que pueden perjudicar el funcionamiento y la rentabilidad del negocio

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Consejos para evitar el robo hormiga en tu negocio

El robo hormiga es un problema que afecta a muchos negocios, sobre todo a los pequeños y medianos. Se trata de la sustracción de pequeñas cantidades de dinero o de productos por parte de los empleados, los clientes o los proveedores, que se va acumulando con el tiempo y genera pérdidas importantes.

Las consecuencias del robo hormiga en un negocio son diversas y pueden afectar seriamente a la rentabilidad, la productividad, el clima laboral y la reputación de la empresa.

El impacto financiero acumulativo de estos robos puede ser significativo, logrando influir en los márgenes de ganancia y el crecimiento de la empresa.

También, la falta de recursos y suministros necesarios debido al robo hormiga puede ralentizar las operaciones y afectar la productividad.

La confianza entre los empleados también se ve afectada, generando un ambiente laboral tenso y disminuyendo la moral del equipo.

Una vez es descubierto, el robo puede tener consecuencias negativas para la imagen de la empresa, afectando así su confianza con sus clientes, proveedores e inversores.

Ejemplos de empresas que han sido impactadas por el robo hormiga

Algunos ejemplos de empresas que han sido impactadas o que suelen ser afectadas por este delito son:

Walmart: El robo hormiga le ha costado caro a las empresas en todo el mundo. Walmart perdió más de $3 mil millones de dólares en 2012 por este motivo. Home Depot también sufrió pérdidas de unos $200 millones de dólares en 2019 por la misma razón.

Supermercados: Según varios estudios, las prendas de vestir son un 26% del robo hormiga en supermercados y esta termina en los principales tianguis como: Santa Cruz Meyehualco, San Felipe, Las Torres, Av. Tláhuac, El Salado y el Bordo de Xochiaca lugares donde se comercializa lo robado a los negocios.

Tiendas de conveniencia: De acuerdo con el Grupo Multisistemas de Seguridad Industrial, los productos más robados en las tiendas de conveniencia son: ropa (25%), lencería y ropa interior (17%), dulces y chocolates (20%), alcohol y cigarros (14%), maquillaje (10%) y juguetes (10%).

Para evitar el robo hormiga en tu negocio, es necesario implementar una serie de medidas de prevención, control y sanción, que te ayudarán a proteger tu patrimonio y a mejorar el clima laboral.

A continuación, te presentamos algunos consejos que puedes aplicar en tu negocio:

  1. Establece normas claras y difúndelas

Lo primero que debes hacer es definir las normas de conducta y de seguridad que deben cumplir todos los que trabajan o interactúan con tu negocio, incluyendo a los empleados, los clientes y los proveedores.

Estas normas deben especificar qué se considera robo hormiga, cuáles son las consecuencias de cometerlo y cómo se puede denunciar o reportar.

Es importante que estas normas sean claras, coherentes y justas, y que se difundan de forma adecuada entre todos los implicados. Puedes usar carteles, folletos, correos electrónicos, reuniones o cualquier otro medio que te permita comunicarlas eficazmente. Así, lograrás crear una cultura de respeto y de honestidad en tu negocio.

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  1. Refuerza la vigilancia y el control

Otra recomendación para evitar el robo hormiga en tu negocio es reforzar la vigilancia y el control de las actividades, los procesos y los recursos que se manejan en tu negocio. Para ello, puedes usar diferentes herramientas, como cámaras de seguridad, alarmas, candados, cajas fuertes, inventarios, registros, auditorías, etc.

Estas herramientas te permitirán detectar y disuadir cualquier intento de robo hormiga, así como identificar y sancionar a los responsables.

Sin embargo, debes tener cuidado de no excederte en el uso de estas herramientas, ya que podrías generar desconfianza, malestar o estrés entre tus empleados o clientes. Lo ideal es que las uses de forma proporcional, razonable y respetuosa.

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  1. Capacita y motiva a tus empleados

Un factor clave para evitar el robo hormiga en tu negocio es capacitar y motivar a tus empleados, para que se sientan parte de tu proyecto y se comprometan con él. Para ello, puedes ofrecerles formación continua, reconocimiento, incentivos, beneficios, oportunidades de crecimiento, feedback, etc.

De esta forma, lograrás que tus empleados se identifiquen con tu negocio, que valoren su trabajo, que se sientan satisfechos y que tengan un buen ambiente laboral. Así, reducirás las posibilidades de que cometan robo hormiga, ya que no tendrán motivos ni excusas para hacerlo.

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  1. Fomenta la participación y la comunicación

Otro consejo para evitar el robo hormiga en tu negocio es fomentar la participación y la comunicación entre todos los que forman parte de tu negocio, tanto interna como externamente. Para ello, puedes crear espacios de diálogo, de consulta, de sugerencia, de queja, de denuncia, etc.

Estos espacios te permitirán conocer las opiniones, las necesidades, las expectativas, las dificultades, las propuestas, las inquietudes, etc., de tus empleados, clientes y proveedores, y así poder atenderlas y resolverlas de forma oportuna y efectiva.

Además, te ayudarán a generar confianza, transparencia y colaboración entre todos los involucrados, lo que hará más difícil que se produzca el robo hormiga.

  1. Aplica sanciones ejemplares y proporcionales

Finalmente, un truco para evitar el robo hormiga en tu negocio es aplicar sanciones ejemplares y proporcionales a los que lo cometan, sin importar quiénes sean o cuánto hayan robado. Estas sanciones pueden ser de tipo administrativo, legal, laboral, etc., dependiendo de la gravedad del caso y de la normativa vigente.

Estas sanciones te permitirán demostrar que no toleras el robo hormiga en tu negocio, que lo persigues y que lo castigas, y así generar un efecto disuasorio y preventivo en los demás.

Sin embargo, debes tener cuidado de no aplicar sanciones excesivas, arbitrarias o injustas, ya que podrían generar rechazo, resentimiento o inconformidad entre tus empleados o clientes. Lo ideal es que las sanciones sean acordes al daño causado y al nivel de responsabilidad.

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Conclusión

El robo hormiga es un problema que puede afectar seriamente a tu negocio, si no lo previenes y lo controlas adecuadamente. Por eso, te recomendamos que apliques estos consejos que te hemos dado, para evitar el robo hormiga en tu negocio y así proteger tu patrimonio y mejorar tu clima laboral.

Recuerda que la clave está en crear una cultura de respeto y de honestidad, en la que todos se sientan parte de tu negocio y se comprometan con él.

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