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Cómo evitar los errores más frecuentes en un control de inventario

El control de inventario es una actividad fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, no siempre se realiza de forma adecuada, lo que puede generar problemas de gestión, pérdidas económicas y mala atención al cliente.

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En este artículo, te mostraremos cuáles son los errores más frecuentes en un control de inventario y cómo evitarlos.

  1. No tener un sistema de registro actualizado

Uno de los errores más frecuentes en un control de inventario es no contar con un sistema de registro que refleje la realidad del stock.

Muchas veces, se confía en la memoria o en anotaciones manuales que pueden ser imprecisas o incompletas. Esto puede provocar que se desconozca la cantidad real de productos disponibles, lo que puede llevar a situaciones de sobre inventario o desabastecimiento.

Para evitar este error, es necesario implementar un sistema de registro automatizado que permita registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa.

Este sistema puede ser un software especializado o una aplicación móvil que se conecte con un lector de códigos de barras o QR. De esta forma, se podrá tener un control exacto del inventario y evitar confusiones o errores humanos.

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  1. No realizar inventarios físicos periódicos

Otro error común en el control de inventario es no realizar inventarios físicos periódicos que permitan verificar la concordancia entre el registro y la realidad.

Aunque se tenga un sistema de registro actualizado, siempre puede haber diferencias debido a robos, daños, devoluciones o errores de conteo.

Estas diferencias pueden afectar el rendimiento de la empresa y generar inconvenientes con los proveedores y los clientes.

Para evitar este error, es recomendable realizar inventarios físicos al menos una vez al año, preferiblemente en períodos de baja actividad o cierre. Estos inventarios consisten en contar manualmente todos los productos existentes en el almacén y compararlos con el registro. Si se detectan discrepancias, se debe corregir el registro y analizar las causas para evitar que se repitan.

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  1. No clasificar ni organizar los productos

Un tercer error frecuente en el control de inventario es no clasificar ni organizar los productos según criterios lógicos y prácticos. Esto puede dificultar la localización y el acceso a los productos, lo que puede generar demoras, errores o desperdicios. Además, puede afectar la calidad y la conservación de los productos, especialmente si son perecederos o sensibles a factores ambientales.

Para evitar este error, es conveniente clasificar y organizar los productos según su tipo, tamaño, peso, fecha de vencimiento, rotación o demanda.

También se debe asignar un lugar específico para cada producto y etiquetarlo con su nombre, código y cantidad.

Asimismo, se debe respetar el orden de entrada y salida de los productos (FIFO o LIFO) y mantener las condiciones óptimas de almacenamiento (temperatura, humedad, iluminación, etc.).

  1. No tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo

Un cuarto error habitual en el control de inventario es no tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo que permita mantener un nivel óptimo de stock. Esto puede ocasionar que se agoten los productos más demandados o que se acumulen los productos menos vendidos, lo que puede generar pérdidas de ventas, clientes insatisfechos o costos innecesarios de almacenamiento.

Para evitar este error, es importante establecer un plan de reposición que indique cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y su disponibilidad.

También se debe definir una política de inventario mínimo que especifique la cantidad mínima de cada producto que se debe tener en stock para atender las necesidades del mercado. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

  1. No contar con personal capacitado ni responsable

Un quinto error común en el control de inventario es no contar con personal capacitado ni responsable que se encargue de realizar las tareas relacionadas con el stock.

Muchas veces, se delega el control de inventario a personas sin la formación ni la experiencia necesaria, lo que puede provocar errores, descuidos o fraudes. Esto puede afectar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Para evitar este error, es fundamental contar con personal capacitado y responsable que sepa cómo realizar el control de inventario de forma correcta y profesional.

Este personal debe estar familiarizado con el sistema de registro, los procedimientos de inventario, la clasificación y organización de los productos, el plan de reposición y la política de inventario mínimo. Además, debe estar comprometido con la empresa y con el cumplimiento de sus objetivos.

¿Cómo puedo implementar un sistema de registro automatizado?

Para implementar un sistema de registro automatizado para el control de inventario, se deben seguir los siguientes pasos:

Elegir un software de gestión de inventario que se adapte a las necesidades y características de la empresa. Este software debe permitir registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa, mediante el uso de códigos de barras, QR o RFID.

Instalar el software en los dispositivos que se utilizarán para el control de inventario, como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

También se debe conectar el software con el sistema de punto de venta (POS) para sincronizar los datos de ventas e inventario.

Capacitar al personal encargado del control de inventario sobre el uso del software y los procedimientos a seguir. Se debe explicar cómo escanear los productos, cómo consultar el inventario, cómo realizar ajustes o correcciones y cómo generar reportes o alertas.

Realizar un inventario físico inicial para verificar la cantidad y ubicación de todos los productos existentes en el almacén. Este inventario servirá como base para el sistema de registro automatizado y se debe actualizar periódicamente.

Establecer un plan de reposición y una política de inventario mínimo que indiquen cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y disponibilidad. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

Siguiendo estos pasos, se podrá implementar un sistema de registro automatizado que mejore el control de inventario y optimice los recursos de la empresa.

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Conclusión

El control de inventario es una actividad esencial para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, se deben evitar los errores más frecuentes en un control de inventario que pueden perjudicar el funcionamiento y la rentabilidad del negocio

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Cómo controlar el inventario con códigos de barra

El control de inventario con código de barras para los fabricantes es esencial, sobre todo para ciertas industrias. Descubre qué es el escaneo de códigos de barras, y cómo implementarlo para lograr el control de tu inventario.

codigo de barra

Si eres un fabricante que llega a la etapa en la que confiar en señalar con el dedo su inventario y contar se convierte en una estrategia no tan confiable, podría ser el momento de considerar reforzar las tácticas de administración de inventario.

Introducción al control de inventario con código de barras para fabricantes. Se trata de la forma más rápida y confiable de monitorear tus movimientos de inventario.

Sin códigos de barras, corres el riesgo de calcular mal tu stock y entrar en un inventario negativo o perder la pista de la fecha de caducidad de tus artículos, lo que puede generar graves consecuencias en tu empresa.

Por eso, en este artículo, vamos a explorar la gestión de códigos de barras y cómo implementar esta táctica para un mejor control de inventario.

¿Qué son los códigos de barras?

Los códigos de barras son un método de representación visual de datos, en un formato legible por máquina para identificar rápidamente artículos y realizar un seguimiento del inventario.

Sin embargo, el control de inventario con código de barras no es sólo para rastrear productos, también te permite implementarlos:

  • En tus escaparates como parte del proceso de compra
  • En almacenes para realizar un seguimiento del inventario o asignar materiales a una operación
  • En tu eCommerce, como el inventario de Shopify
  • Dentro de tu proceso de envío
  • También en las facturas como ayuda en la contabilidad

Tradicionalmente, un código de barras venía en forma de una impresión cuadrada o rectangular que contenía una serie de líneas negras verticales y paralelas. Además de espacios en blanco de diferentes anchos que, una vez escaneados, traducen y transmiten información al usuario.

Los códigos de barras vienen en dos formas diferentes:

  • Unidimensional (1D)
  • Bidimensional (2D), por ejemplo, códigos QR

Tips para implementar el control de inventario por código de barras

En esta parte de nuestro contenido, te explicamos todo lo que debes saber y hacer para implementar el control de inventario con lectores de códigos de barras.

A continuación 5 tips que puedes poner en práctica en tu negocio para controlar tu inventario con código de barras.

1. Identifica los tipos de etiquetas para los que necesitarás códigos de barras

identificar productos

Aquí hay cuatro razones por las que los fabricantes usan códigos de barras:

Seguridad: Códigos de barras para tus artículos de alto valor con inversiones a largo plazo y que necesitan vigilancia adicional.

Por lo general, este tipo de equipo debe tener etiquetas que no se puedan quitar fácilmente. Por ejemplo, etiquetas a prueba de manipulaciones.

Movilidad:  Si tus artículos requieren pagos frecuentes en diferentes ubicaciones y tienen la posibilidad de perderse.

Con estos códigos de barras, es mejor tener activos idénticos para la copia de seguridad, por ejemplo, etiquetas de activos de dos partes.

Durabilidad:  Artículos más grandes, como muebles de oficina, cosas que es más probable que se muevan y limpien.

Entonces lo que necesitarás son etiquetas de activos laminadas más resistentes para soportar el desgaste. Por ejemplo, etiquetas de activos de poliéster.

Adhesión:  Los artículos que son resistentes o tienen superficies irregulares, como equipos mecánicos resistentes, necesitarán etiquetas que puedan adherirse a la superficie. Por ejemplo, etiquetas de código de barras de aluminio.

2. Cumplir con los estándares y flujos de trabajo de la industria

La introducción de un sistema de código de barras para el control de inventario te permite cumplir con las regulaciones de la industria.

Es importante, y un requisito legal, determinar qué regulaciones gubernamentales para evitar posibles demandas.

3. Qué información debe mostrarse en el código de barras

Cuando utilices un escáner de código de barras para el control de inventario, necesitarás determinar qué información debe revelar el código de barras.

Sin embargo, lo más importante es la singularidad de la herramienta. Los códigos de barras son identificaciones y, en última instancia, querrás que el sistema de escaneo de códigos de barras brinde información como:

La ubicación de una identificación

  • Cuando expirará
  • Cómo manejarlo
  • Quién lo ordenó

Sin embargo, es esencialmente infinito cuánto puede decirte la base de datos sobre una identificación.

4. Planifica cómo deben colocarse las etiquetas en los artículos

Ya has hecho todo este arduo trabajo en tu sistema de código de barras para el control de inventario, y luego obtienes el código de barras impreso en los artículos relevantes.

revisar productos

Entonces, te das cuenta de que el código de barras está obstruido o dañado desde donde lo colocaste.

Es esencial colocar el código de barras en el lugar perfecto. De lo contrario, si estropeas esta etapa, todo tu sistema de control de inventario de código de barras se derrumbará.

5. Asegúrate de integrar tu sistema de control de inventario de código de barras con otro software

Es importante encontrar un sistema de control de inventario de código de barras para tu negocio que pueda integrarse con todos tus otros programas, así tendrás una gestión más integrada de inventario con todo tu flujo de trabajo.

Por ejemplo, Villanett es un poderoso sistema ERP basado en la nube que viene equipado con escaneo de códigos de barras. Este te permite integrar tus otros sistemas comerciales.

En conclusión, no solo tendrás un mejor control de tu inventario gracias al código de barras, además se reducirán los errores humanos, tendrás a disposición datos importantes. Por si fuera poco, implementar este sistema no genera grandes costos, tomando en cuenta los beneficios que aporta a tu negocio.

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Cómo hacer un inventario con ayuda de la tecnología

Para llevar un control eficiente de la mercancía disponible en tu negocio, te explicamos cómo hacer un inventario con ayuda de la tecnología. Así no te inquietaras cuando te pregunten si tienes cierto artículo en stock.

Nuestro contenido está dirigido a las empresas de comercio electrónico y los centros de distribución de todo el mundo.

Lo hemos generado para qué los representantes de servicio al cliente no se pongan nerviosos ante esta pregunta inocente.

Y es que, los trabajadores simplemente no pueden estar seguros, debido a una percepción ineficaz de la disponibilidad y ubicación de los bienes.

Los procesos de control de inventario ahora se están moviendo hacia un ecosistema conectado digitalmente de plataformas de gestión de hardware y existencias. De hecho, muchas empresas australianas están evolucionando la gestión de su cadena de suministro gracias a tres factores.

inventario con tecnología

Capturar y mejorar el acceso a datos en tiempo real sobre la llegada, el almacenamiento y la salida de existencias para los procesos finales de gestión.

Uso de tecnologías de robots autónomos para reducir los tiempos de preparación y preparación de mercancías. A continuación, te explicamos cómo hacer un inventario con la ayuda de la tecnología, usando estos tres factores.

1.    Captura de datos en tiempo real

En la industria minorista, tanto el comercio electrónico como las empresas físicas sufren el mismo peso de las expectativas. Es decir, la gratificación instantánea del cliente.

Ya sea que esto signifique un acceso inmediato a las existencias o un envío rápido desde los centros de distribución, la demanda de los clientes es mayor, y está más enfocada ahora, que nunca.

El informe de Salmat de 2018 encontró que solo uno de cada cinco consumidores en Australia solo es leal a una marca. Si los consumidores no pueden obtener lo que quieren cuando lo quieren, no se quedarán esperando.

Para cumplir con las altas expectativas, las empresas minoristas deben asegurarse de hacer inventario con ayuda de la tecnología.

Por ejemplo, conectarse con socios en toda su cadena de suministro y utilizar software de datos en tiempo real para la gestión avanzada de inventario.

reinventa los procesos

El acceso instantáneo a la disponibilidad de los productos y los plazos de transporte significa que los minoristas orientados al cliente pueden administrar mejor los niveles de existencias internas. Mientras tanto, los proveedores podrán planificar mejor las entregas y el almacenamiento de mercancías.

Actualmente, se encuentran softwares de automatización para transformar el control de inventario. Son programas que integran todos los aspectos del proceso minorista para obtener una visión general completa de la gestión de existencias y las ventas.

Estos programas incluyen lo siguiente:

  • Recopilación de datos de múltiples puntos de venta para una mejor comprensión de los patrones en los puntos de venta o sitios de distribución de una marca.
  • Automatización de la gestión de inventario para reducir el tiempo dedicado a tareas como el recuento cíclico.
  • Gestionar el proceso de hacer clic y recoger minorista para mejorar la precisión de los plazos de entrega y recogida.

2.    Robótica autónoma

¿Quieres saber una manera de hacer inventario con la ayuda de la tecnología? Pues se dice mucho de cómo la robótica cambiará los procesos de control de inventario y la gestión más amplia de la cadena de suministro.

Pero, esto no significa que los robots reemplazarán a los trabajadores. Sencillamente el papel de la robótica autónoma es facilitar el trabajo manual y dejar la gestión de existencias a los humanos.

robótica en las empresas

Un informe del Grupo del Banco Mundial sobre la cadena de suministro 4.0 se centra en un caso estadounidense de una empresa que prueba la robótica en su almacén.

La empresa implementó los robots autónomos para las funciones de recolección y empaque con el objetivo de mejorar la eficiencia operativa y reducir los tiempos de cumplimiento de pedidos.

Tal fue el aumento en la demanda de los clientes que la empresa tuvo que solicitar más robots y emplear nuevos trabajadores para administrar un turno adicional.

Una de las funciones principales de los robots de gestión de la cadena de suministro es combinar la navegación GPS y un hardware robusto para ubicar y transportar de manera efectiva las existencias en un sitio.

Por ejemplo, se usaron los robots Geek+ como una solución para mejorar los procesos de control de inventario.

Estos dispositivos recogen y transportan mercancías con una precisión del 99,9 %.

En general, cada dispositivo autónomo es capaz de mover una carga de 1000 kilogramos y operar a temperaturas tan bajas como -30 grados centígrados.

Te recomendamos considerar los modelos con diseño más compacto. Así podrán operar mejor si tienes un almacén más pequeño para garantizar una reducción de hasta el 90 % en el espacio necesario. Sin duda, es una manera eficiente de hacer inventario con ayuda de la tecnología.

3.    Etiquetado y seguimiento de existencias

 El almacenamiento y la logística se están moviendo hacia una cadena de suministro flexible y siempre activa, impulsada por datos en tiempo real para una mejor producción y planificación de procesos, según Ernst & Young.

lectura de procesos

Pero, ¿Cómo logran las empresas este seguimiento de cada artículo único de stock almacenado? A través de la identificación por radiofrecuencia (RFID). 

La tecnología se ha utilizado de diferentes formas a lo largo de la historia humana. Se utiliza el mismo método de propagación de datos a través de ondas de radio que los transceptores de alta frecuencia. También funciona de manera muy similar a los lectores de códigos de barras de las tiendas minoristas.

Sin embargo, donde RFID difiere es en su rango. Un microchip con un código de identificación único y una ubicación en cada artículo otorga a cada pieza de mercancía una etiqueta de geolocalización.

A partir de ahí, los operadores pueden encontrar un artículo de forma sencilla y sencilla, incluso en una instalación de almacenamiento con decenas de miles de mercancías.

Esto hace que el control de inventario sea más fácil de administrar, ya que el personal en el terreno puede rastrear y ubicar instantáneamente artículos similares y transmitir esta información a proveedores, equipos de entrega o incluso clientes. Una forma eficiente de hacer inventario gracias a la tecnología. 

En resumen, hemos evidenciado que el uso de la tecnología facilita la gestión de inventario, además la hace más eficiente. Así no tendrás terror cuando te pregunten si tienes un producto en concreto en stock.

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7 Mejores Tips para Organizar un Inventario

Si eres parte del equipo de gestión de una empresa sabrás que tener claro cómo organizar un inventario es algo que te puede evitar muchas complicaciones y ahorrar tiempo y dinero.

Organizar inventarios en cualquier tipo de empresa, sin importar el sector al que pertenezca, es una tarea complicada, pues requiere una exhaustiva revisión de cada producto, equipo o recurso en los almacenes, oficinas y otras áreas.

organizar inventario

Esto puede parecer sencillo, pero en empresas de gran tamaño o con muchos años de operaciones la cantidad de elementos a inventariar puedes ser simplemente astronómica.

Sin embargo, los sistemas de gestión modernos cuentan con métodos muy eficientes para organizar un inventario de forma rápida y sencilla.

Veamos entonces algunos tips para organizar un inventario de forma rápida y eficiente.

¿Qué es un inventario y cómo puedo mejorar su gestión?

La gestión de inventario consiste en detallar y hacer seguimiento a cada uno de los productos que se encuentran en los almacenes de un distribuidor o vendedor.

Los detalles a considerar van desde el número de productos hasta sus dimensiones, peso, cantidades existentes en almacén y su ubicación dentro del mismo.

Pero ¿por qué es importante hacer un inventario? Pues no podemos pensar en el éxito de los planes de ventas o mercadeo de la empresa si no sabemos cuántos productos o bienes tenemos a disposición para ofrecer a nuestros clientes.

Controlar el almacén nos permitirá optimizar el costo de almacenarlos, así como también planificar mejor los procesos de despacho del stock existente a los clientes o la fabricación de nuevos productos para atender un incremento de demanda.

Además, el equipo de marketing necesita tener en claro el inventario de productos para poder suministrar a los clientes la información sobre ofertas, tiempos de entrega y costos de los mismos.

Veamos siete tips para organizar un inventario de forma eficiente. Estos consejos se pueden aplicar en todo tipo de empresa, sin importar su tamaño.

empleado contento

1) Actualiza la información de tus productos

Es imposible hacer funcionar un buen sistema de gestión de inventario si este no es alimentado con información actualizada de cada producto.

Esta actualización debe realizarse en tiempo real y reflejar fielmente cualquier cambio en características, precio, ubicación y cantidades disponibles.

Una información de producto actualizada facilita la preparación de pedidos y conocer con antelación el volumen que podemos vender en cada canal.

También es clave para evitar errores en el despacho, como por ejemplo, enviar al cliente un producto diferente del que solicitó.

¿Qué datos es importante tener al día? Un buen inventario debe manejar con claridad datos como número de lote, variación de modelos o características, SKU, códigos de barras y fabricante.

Al organizar inventarios se debe incluir el costo del producto para poder determinar el valor de venta por unidad o por lote y establecer precios que garanticen la rentabilidad de la operación.

2) Asigna rangos de prioridad a tu stock de productos

Hay productos que son más valiosos que otros en determinado momento o situación de mercado.

Por lo tanto, al organizar inventarios se les debe asignar distintos niveles de prioridad para mantener un stock adecuado de cada uno.

La prioridad de stock de cada producto dependerá de su nivel de ventas y rentabilidad. Esto a su vez genera tres estrategias que se deben aplicar:

  • Niveles pares: Asigna un número mínimo de unidades de cada producto que debe haber siempre en almacén.

Al bajar a esta cifra, se debe activar un sistema de pedidos automático para evitar llegar al punto de que se agote el inventario.

  • Prioridad de salida al producto más antiguo: Siempre hay que vender primero el producto que entró primero al almacén.

De esta forma se reduce la posibilidad de terminar con un inventario lleno de productos caducados o dañados por el tiempo.

  • Proporción 80/20: Se considera que en cualquier catálogo de productos, el 80% de los beneficios se lograrán con la vena de solo un 20% del inventario.

Por lo tanto es importante saber cuáles son los que generan más ganancias y tienen más salida al mercado, para darles prioridad.

inventario

3) Categoriza tu control de inventarios según demanda y coste

Es importante que tu sistema de control de inventario aplique la regla general de categorizar los productos bajo los siguientes parámetros:

  • Productos de alto costo y baja demanda,
  • Productos de costo y demanda promedios
  • Productos de bajo costo y alta demanda.

Categorizar los productos en almacén en base a estos criterios ayuda a planificar su salida al mercado, reduciendo el riesgo de caducidad y daños por tiempo.

Esto es importante en empresas que manejan productos perecederos como alimentos y cosméticos. También es importante en productos que dependen mucho de las tendencias del mercado, como la ropa y calzado.

4) Ejecuta revisiones regulares en tu almacén

Un error muy común al organizar inventarios es dejar la revisión de almacenes para el último momento.

El inventario en almacén debe revisarse periódicamente y contrastar los resultados con la información que maneja el sistema de gestión de la empresa.

De esta forma se detectarán a tiempo situaciones como el deterioro de productos, problemas de espacio o incluso el robo de inventario.

Una forma de revisar stock sin complicaciones es hacerlo de forma semanal o mensual, eligiendo distintos tipos de productos cada vez.

5) Contrasta regularmente las ventas con el inventario disponible

Uno de los beneficios de organizar un inventario de forma regular es que ayuda a determinar si hay productos con stock acumulado, que requieran con urgencia una campaña de ventas con promociones u ofertas.

estructura de empresa

Después de todo, una de las premisas de un sistema de gestión de inventario es mejorar la rotación rápida y eficiente de productos, además de aumentar el volumen de ventas.

Para lograr esto, es importante que los equipos de ventas contrasten la información que manejan con los responsables del sistema de inventario.

Esta información incluye niveles de demanda, rentabilidad de cada producto, coste de producción y almacenamiento y volumen de salida al mercado.

6) Planifica variaciones en la demanda

Un plan de ventas eficiente debe prever posibles variaciones temporales en el mercado que obliguen a aumentar la salida de productos.

Por ejemplo, hay productos que tienen mucha demanda en cierta temporada del año, ya sean fiestas religiosas, períodos vacacionales, navidad, el famoso Black Friday o temporadas de rebaja.

También algunos eventos comerciales nacionales o internacionales de corta duración pueden poner a prueba la capacidad de las empresas para vender un gran volumen de inventario de forma repentina.

En este caso conviene estudiar la demanda de productos y las variaciones de mercado de años anteriores para identificar los picos que se pueden repetir.

Esto ayudará a planificar un nivel de inventario suficiente para cubrir cualquier imprevisto.

técnicas de neuroventas

No olvides tampoco estudiar las tendencias actuales del mercado y sobre todo, cualquier signo de problemas o mejoras en la situación económica del país.

7. Vigila el desempeño de tus proveedores

El último de nuestros tips para organizar un inventario es vigilar de cerca el trabajo de tus proveedores.

Un proveedor irresponsable o poco confiable puede dejarte con un problema de stock justo en el momento en que tus clientes demandan más productos.

No dudes en aplicar medidas contra cualquier proveedor que se retrase con regularidad o que cambie sin aviso los acuerdos con tu empresa. En cambio observa a tus proveedores para que identifiques los más eficientes.

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¿Qué es el Kardex en el manejo de inventarios?

El Kardex de inventario es una de las herramientas más importantes utilizadas hoy en día en todo proceso de control de mercancías.

Se trata en sí de un registro, documento o tarjeta que permite hacer seguimiento de cada mercadería, en base a un método denominado “permanencia en inventario”.

De esta forma, se puede controlar con mayor exactitud la entrada y salida de cada producto y saber qué cantidad de este queda todavía en el almacén de la tienda o empresa.

Es sabido que durante siglos han existido diversos métodos más o menos eficientes de llevar este control dentro del mundo de la producción y el comercio.

Sin embargo, el mundo actual es muy diferente del que vieron nuestros padres hace solo 50 años.

Hoy en día el comercio y la industria se basan cada vez más en los procesos automatizados, la interconectividad con la nube y el contacto cliente-empresa a nivel mundial a través de Internet.

De hecho, el Kardex de inventario es una herramienta que permite a todas las secciones de una empresa trabajar de forma coordinada en tiempo real, aprovechando esta sistematización del movimiento de mercancía.

Se considera que hoy en día es imposible que un negocio sea competitivo si no cuenta con un Kardex de inventario y un método claro y automatizado para seguir sus movimientos de mercancía.

¿Qué es el Kardex de inventario?

Como dijimos al principio, se trata de un documento o registro que permite a una empresa o negocio llevar administrar con lujo de detalles toda la mercancía que tiene en almacén. 

Se basa en un sistema de tarjetas índice patentado por James Rand, fundador del Grupo Kardex.

El Kardex permite registrar cada cambio en la cantidad de materia prima y productos finales.

Sin embargo, su verdadero uso se centra en el control de los movimientos de entrada y salida de aquellos productos que tienen valor comercial para el negocio.

almacenamiento y kardex

En pocas palabras, la mejor forma de entender qué es el Kardex de inventario es verlo como un registro que controla las entradas de mercancías adquiridas a proveedores, producidas por la empresa o provenientes de devoluciones de los clientes.

A la vez, permite seguir la salida de mercancía que son vendidas a los clientes, así como también aquellas que puedan perderse por robos, extravíos o accidentes.

¿Es lo mismo inventario y registro Kardex?

Antes de seguir hay que aclarar que los términos “Kardex” e “inventario” no son lo mismo, aunque muchas veces se utilizan como algo que tiene el mismo significado.

El inventario es el conjunto de bienes tangibles, productos y materia prima presentes dentro de los almacenes de una empresa o negocio.

Esto no se limita a los elementos destinados a la venta sino que también incluye los usados para el consumo interno, para la fabricación de productos, para el uso de los trabajadores o incluso, aquellos destinados a ser alquilados a terceros.

Y como ya explicamos, el Kardex es un sistema de registro de datos que permite controlar la entrada y salida de cada elemento o producto del inventario de la empresa, incluyendo los bienes tangibles, los productos acabados y la materia prima.

¿Qué beneficios tiene utilizar el registro Kardex?

La función básica del registro Kardex es dar a conocer a la gerencia de la empresa la cantidad real de cada producto. Y al facilitar la gestión del inventario, se convierte en elemento clave para el éxito comercial de la empresa.

innovar en empresa

Si no existiera esta herramienta, la gerencia no podría tener una visión clara de cuántos productos terminados y materiales tienen.

Esto crearía problemas para los responsables de contabilidad y administración, quienes no tendrían una noción clara de los recursos existentes en la organización.

Adicionalmente, los responsables de producción y los trabajadores no tendrían claro cuánto han producido o cuánto hace falta producir para alcanzar las metas establecidas.

Estructura del Kardex de inventario

Una vez explicado qué es el Kardex, debemos explicar cuál es su estructura y cómo está conformado este registro de datos.

En general, cualquier Kardex de inventario debe incluir un conjunto de datos básicos para poder cumplir con su función de dar seguimiento al ingreso y egreso de productos.

A tal fin, el Kardex tiene los siguientes elementos o partes:

  1. Folio: Es el identificador alfanumérico (números y letras) asignado al documento que recoge la información sobre cada producto. Permite consultar rápidamente cualquier dato que se necesite.
  1. Producto: Es el nombre y especificaciones (modelo, versión, etc.) de cada producto catalogado. Este nombre lo identifica entre todas las demás mercancías del almacén de forma inequívoca.
  1. Referencia de producto: Se trata del número de referencia único de producto o SKU y facilita hacer un seguimiento puntual del mismo dentro del sistema de inventario.
  1. Fecha: Señala el año, mes y día en que se realizó una entrada o salida del inventario.
  1. Detalle: Indica qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, por ejemplo, si es una entrada (compra o devolución) o una salida (venta).
  1. Entrada: Consiste en una tabla de tres columnas (cantidad, valor unitario y valor total) en la que se registran los productos que se compran y también aquellos que ingresan por devoluciones.
  1. Salida: Es una tabla de tres columnas (cantidad, valor unitario y valor total) en la que se registran los productos que salen del inventario por haber sido vendidos, así como los que se extravían o muestran daño o deterioro que hacen imposible venderlos.
  1. Saldo: Este apartado registra el balance final de entradas y salidas con respecto a la existencia total de productos en el almacén.

Otras consideraciones incluidas en un Kardex

Finalmente, queda agregar que en muchas empresas, dependiendo del tipo de producto que elaboren, se pueden utilizar más apartados en el registro Kardex.

Por ejemplo, se puede detallar quién es el proveedor de cada producto y cuál es la cantidad máxima y mínima que debe haber en almacén de cada mercadería.

También es frecuente que se detalle cuál es la ubicación física del ítem dentro del almacén.

reporte kardex

Las empresas que manejan productos perecederos como cosméticos, alimentos y medicinas suelen agregar también un apartado que detalla la fecha de elaboración y de caducidad, así como el número de lote.

En conclusión, este sistema de registro de datos es muy útil tanto para pequeñas como grandes organizaciones y su complejidad puede variar según las necesidades de cada una.

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Infografía: Formas de Administrar el Inventario

administración del inventario

Esta infografía sobre las Formas de Administrar el Inventario muestra las principales variantes para manejar el inventario:

  1. Método 80/20 o ABC
  2. Método EOQ
  3. Conteo cíclico
  4. Determinar el Punto de Reorden
  5. Justo a Tiempo
  6. Seguridad de Inventario
  7. Métodos de costeo

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Métodos Principales de Administración de Inventario

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Encontrar los métodos de administración de inventarios más efectivos depende en gran medida de la empresa, su producción, sus niveles de venta, la demanda y sus políticas de control de inventarios.

A continuación se muestran una serie de métodos interesantes, utilizados por diversas empresas para gestionar los inventarios dependiendo de las necesidades particulares de cada compañía:

  1. Método 80/20 o ABC. Este método permite administrar la inversión en tres categorías (A, B y C) para ser capaces de prestar atención a los artículos del grupo que representan el 80% de la inversión (en este caso, supongamos que es “A”), y tratar de controlar dicha inversión o de reducirla mediante una gestión de mercancías eficiente.

En este tipo de método se establecen capas de inversión y se les asigna una letra. Los grupos (ya identificados por letras) se establecen con base al número de partidas y su valor. Usualmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. 

  1. Método EOQ (Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido). Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de Pedido, justo cuando se llega a una cantidad de inventario determinado. Está basado en 3 supuestos:
  • Que la demanda es constante y conocida.
  • Que la frecuencia de uso del inventario es constante.
  • Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que la mercancía de los inventarios se agota.
  1. Conteo Cíclico. Consiste en el conteo frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo haya sido contado al menos una vez en un periodo de tiempo establecido. Este método permite encontrar y corregir a tiempo las diferencias que puedan afectar el control de inventarios y de mercancías existentes y vendidas. 
  1. Determinación del Punto de Reorden. Este método se acostumbra a manejar sobre todo en empresas con giro industrial. El pedido se realiza antes de que se agote la mercancía en stock teniendo siempre presentes los días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud. Se suele marcar el punto de reorden con señales, tarjetas, papeles, colores, etc. en cada producto para tener en cuenta cuándo es necesario pedir nuevo material.

Existen dos tipos de sistemas:

  • Órdenes o pedidos fijos. Se coloca la orden cuando la mercancía en stock es exactamente suficiente para cubrir la demanda máxima mientras se realiza el nuevo pedido.
  • Resurtidos periódicos. Lo principal para este sistema es conocer las existencias actuales.

métodos para la administración de inventarios

  1. Justo a Tiempo. Gracias a un sistema de compras eficiente, proveedores confiables y un manejo de inventarios excelente, puede llevarse a cabo este método. Consiste en adquirir la mercancía justo en el momento en el que se necesita, ahorrando así costos por stock en bodega.

 Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios. Este método consiste en mantener cierta cantidad de mercancía de reserva para poder cubrir, en caso de ser necesario, una sobre exigencia de demanda. Por lo regular, son artículos semi terminados, casi listos para surtir a tiempo si llegase a ser necesario. 

  1. Métodos de Costeo. Algunos artículos idénticos pueden fabricarse o adquirirse a diferentes costos. En este caso, los costos se basan en:
  • La corriente de mercancías; la hipótesis de que la mercancía debe venderse en el orden en el que se adquirió.
  • La corriente de los costos; la cual indica que a los artículos vendidos les son aplicables los costos más recientes y que los costos más antiguos se aplican a la mercancía aún en stock.

A continuación, algunas breves reseñas de los métodos para seleccionar por costos:

  • Método de Identificación específica. Exige que se lleven registros exactos de los artículos para determinar sus costos con la mayor precisión.
  • Método “Precio de la última factura”. Se usa el costo aplicable a la última compra para valorar toda la cantidad de artículo que hay en el inventario.
  • Método del Promedio simple. El promedio simple de los precios por unidad se determina sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras y dividiendo el total entre el número de compras más 1.
  • Método del Promedio ponderado. El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más la del inventario inicial.
  • Método del Promedio móvil o movible. El costo de cada venta se determina con el promedio obtenido después de la última compra.
  • Método “Primeras entradas, primeras salidas” (PEPS). Se basa en la hipótesis de que las primeras y más antiguas existencias salen primero.
  • Método “Últimas entradas, últimas salidas” (UEPS). Este método es, por otro lado, la contra parte del anterior. Se basa en la idea de que los últimos costos que entran al inventario, son los primeros costos que salen como mercancía vendida.

El sistema de inventario

sistema de inventarioSi en este momento nos encontramos hablándote de este tema, es porque lamentablemente son muchas las compañías que lo dejan de lado, como algo secundario. Siendo que sin este no se puede funcionar adecuadamente.

Por eso antes de que recuerdes o conozcas cuáles son las formas de administrar tus inventarios, es fundamental que entiendas qué es un sistema de inventario.

Este sistema va a consistir en establecer tanto normas como procedimientos los cuales sirven para una mejor planificación de los productos. Por lo que, a través de un sistema de inventario se tiene un conocimiento claro de la cantidad de los materiales que hay, cuándo es el momento adecuado para volver a comprarlos, etc. Todo esto registrado en un documento.

Principales fórmulas para administrar tus inventarios

Ahora que entiendes el porqué de la importancia de contar con un sistema de inventarios, podemos pasar a la siguiente etapa, que puedas saber cuáles son las formas en las que puedes administrar tus recursos y llevar un control de las entradas y salidas.

Los métodos que pasaremos a revisas corresponden a: Método PEPS, método ABC y método EOQ.

  • Método PEPS

Hemos querido comenzar explicándote el método PEPS, porque hoy es uno de los más utilizados en los negocios y empresas. Y trata de considerar en todo momento cuáles han sido los productos que han ingresado primero a tu almacén. Para que precisamente sean los primeros en salir a la venta.

  • Método ABC

También conocido como método 80/20 se encarga de dividir los productos en categorías pero no según su precio, sino que según la importancia de estos.

Lo que te otorga es conocer aquellos artículos que son más valiosos para el almacén. Donde A corresponde a los productos que no son muy vendidos, B a aquellos de venta media y C a los más vendidos.

  • Método EOQ

control de inventarioEste método será el adecuado para tu empresa si la demanda es constante en el tiempo, siendo el objetivo primordial reducir los costes.

Debes saber que esta forma de administrar tus inventarios se ha ido modificando con el paso del tiempo. Donde puedes encontrar opciones de EOQ con descuentos por cantidad o con faltantes planeados.

Como ha quedado en evidencia, el primero gran paso es que en tu negocio se comience a aplicar un sistema de inventario. Para luego hacer de este mucho más efectivo utilizando uno de los métodos que de los que hoy te hemos hablado.

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¿Cómo estimar la utilidad de un productoo?

La utilidad de un producto o servicio es lo que permite conocer la ganancia que queda libre después de hacer un análisis de los gastos que la compañía afronta diaria o mensualmente. Por ello, aprender a estimar dicha utilidad es básico, clave y fundamental. No sirve de nada ofrecer un producto o servicio que simplemente no reditúa.

¿Cómo hacerlo? A continuación algunos ejemplos: 

  1. calcular utilidadesMargen de Utilidad Bruta. Para estimar el margen de utilidad bruta de un producto o servicio, es decir, la ganancia de un producto descontando los costos directos e indirectos de fabricación, es necesario seguir la fórmula:

Margen de utilidad bruta (porcentual) = utilidad bruta/ingresos totales x 100

Como ejemplo sencillo: la facturación mensual de un negocio es de $20,000 y los gastos directamente relacionados con el producto (sueldos, materiales, transporte, etc.) suman en conjunto $10,000. Para conocer la utilidad bruta debe restarse la facturación mensual menos el conjunto de costos relacionados al producto:

Utilidad Bruta = $20,000 – $10,000 = $10,000

Ahora bien, para conocer el porcentaje, se sigue la fórmula anterior:

Ut. Bruta (porcentual) = $10,000 (ut. Bruta)/$20,000 (ing. totales) X 100% = 50%

La utilidad bruta de los productos o servicios es del 50% mensual.

  1. utilidad brutaMargen de Utilidad Neta. Para estimar la utilidad neta se suman el resto de gastos fijos y variables: renta, impuestos, servicios, etc. , y se restan los ingresos brutos o utilidad bruta. Suponiendo que la suma de gastos fijos sea de $5,000; se restan a los $10,000 de utilidad bruta, el resultado es de $5,000. Esa es la Utilidad Neta.

Ahora bien, para obtener el porcentaje se emplea la siguiente fórmula:

Margen Neta = Utilidad Bruta – Gastos e Impuestos/Ingresos Totales X 100

Margen Neta = $5,000/$20,000 X 100 = 25

El margen de utilidad neta es del 25%

  1. utilidadEsta fórmula muestra qué tan factible o redituable (o rentable) resulta vender un producto o servicio. Para ello, se tienen en cuenta dos factores: el costo y el precio de venta. La fórmula es la siguiente:

R = ((P – C)/P) X 100

R= a la rentabilidad, y se refiere a ella en porcentajes.

P= precio de venta

C= costo; es decir, a cuánto se compra el producto antes de venderse, o el costo que representa la manufactura de dicho producto.

Por ejemplo: si un producto o servicio se vende en $200 y el costo que asume la empresa por comprarlo o manufacturarlo es de $85:

R = ((200 – 85)/200) X 100 = 57.5%

Es decir, la rentabilidad de cada producto es del 57.5%

 

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Clasificación de los Sistemas de Gestión de Existencias

Retomando artículos previos sobre la Gestión de Existencias o Inventario, podemos definir que este se basa en dos preguntas (cuándo y cuánto) las cuales permiten saber cuánto pedir y cuándo Gestión de Existenciaspedir, por lo que se intenta equilibrar los costes de aprovisionamiento y reducirlos al máximo; ante ello, si se reaprovisiona el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña, lo cual reduce el costo de almacenaje pero incrementa el costo de realizar los pedidos; si se repone el inventario en periodos largos de tiempo, la cantidad pedida debe ser grande, lo cual reduce el costo de hacer el pedido, pero incrementa el costo de almacenamiento.

Modelos de Existencias

Los sistemas de gestión de existencias se clasifican en modelos de situaciones de existencias que se harán en base al grado de conocimiento de la demanda.

Modelos deterministas: demanda independiente

Son aquellos que permiten una demanda constante y conocida con certidumbre, por consiguiente este tipo de modelos permiten responder a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido y para saber ese momento preciso se toman en cuenta los lotes económicos tanto de pedido, como de producción.

Lote económico de pedidoLote económico de pedido

Este tipo de lote, es también llamado Cantidad Económica de Pedido (del inglés Economic Order Quantity, “EOQ”) o Modelos de Wilson y fue desarrollado en 1913 por Ford Whitman Harris, ingeniero de Westinghouse Corporation, aunque este se analizó y aplicó a profundidad por el consultor R.H. Wilson en 1934. Este modelo es fundamental para el control de inventarios, pues toma en cuenta la demanda determinista de un producto, como puede ser el costo de mantener el inventario y el costo de ordenar un pedido, lo cual da como resultado una cantidad óptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto.

Para desarrollarlo se deben considerar una serie de hipótesis:

  • La demanda es conocida, constante e independiente.
  • El tiempo de carga o tiempo de reabastecimiento del proveedor es constante y conocido.
  • El inventario se reabastece instantáneamente cuando llega a cero, con la llegada del lote pedido.
  • No existen descuentos por volumen de pedido.
  • Los costes totales son la suma de los costes de adquisición, costes de mantener el inventario y costes de ordenar, por lo que es constante y conocida a lo largo del período preestablecido.

Como consecuencia de estos supuestos:

  • No ocurrirán faltantes (rupturas de stock).
  • La cantidad óptima a pedir será constante.

Variable y símbolos utilizados:

  • D= Demanda, expresada en unidades de articulo mantenido en existencias por periodo de un año.
  • c= Valor unitario del artículo considerado.
  • CE= Coste de emisión de órdenes de pedido.
  • r= Coste de almacenaje, expresado en tanto por uno. El valor unitario del artículo es c, luego el coste de mantener una unidad de artículo en almacén durante un año es r x c (unidades monetarias).
  • Q= Cantidad de pedido, en unidades de artículo por lote.
  • CT= Coste total de las existencias por año

Ventajas

  • Es ampliamente utilizado como herramienta de gestión de inventarios en multitud de empresas a nivel mundial.
  • Permite la optimización de la cantidad por orden minimizando los costes.
  • Se caracteriza por su sencillez a la hora de calcular la cantidad por orden o pedido.
  • Asume la existencia de variables constantes como la demanda.

Lote económico de producciónLote económico de producción

Conocido en inglés como Economic Production Quantity (EPQ), fue formulado inicialmente por E. W. Taft en 1918, el cual permite el control de inventarios a una tasa finita de producción, donde la recepción de pedidos de inventario y la producción y venta de productos finales ocurrirán de forma simultánea, lo que lo diferencia del modelo de cantidad económica de pedido. Por lo mismo, tiene la finalidad de encontrar el lote de producción de un único producto para el cual los costos por emitir la orden de producción y los costos por mantenerlo en inventario se igualan. Así mismo, se dan dos modalidades de descuentos:

  1. Descuentos globales, los descuentos afectan a todas las unidades compradas
  2. Descuentos incrementales, en este caso el precio por unidad de artículo se establece por intervalos.

Ventajas

  • Este modelo se adapta más a la realidad.
  • Considera que el reabastecimiento de inventario no se produce instantáneamente
  • Considera que el inventario se construye progresivamente a medida que se produce y se vende.
  • La consideración de tasas de producción y demandas diarias permite ajustar más eficazmente el modelo a la realidad.
  • Permite obtener cantidades por pedido óptimas.
  • Minimiza los costes totales teniendo en cuenta costes de mantenimiento de inventario más realistas.

Nota: Haciendo una comparación entre el modelo de lote económico de producción con el modelo de cantidad económica de pedido, observamos que el primero presenta una reducción en costes totales de mantener inventario respecto al segundo.

Modelos no deterministas: demanda dependiente

Los modelos no deterministas son un modelo matemático donde las mismas entradas producirán invariablemente las mismas salidas, no contemplándose la existencia del azar ni el principio de incertidumbre, donde el factor a tener en cuenta es la variabilidad de la demanda durante el tiempo de espera o plazo de reaprovisionamiento, de forma que permita determinar las existencias de seguridad acorde con el nivel previamente fijado de servicio a los clientes. Estos modelos sólo pueden ser adecuados para sistemas deterministas (azarosos y caóticos), ya que no pueden predecir adecuadamente la mayor parte de sus características.

Según el sistema de información, podemos clasificar los sistemas de gestión no deterministas en dos grandes grupos:

Demanda dependiente

  1. Sistemas de revisión continua: Sistemas de información en los que el estado de las existencias se actualiza inmediatamente después de cada transacción (entrada o salida del artículo en las existencias).
  2. Sistemas de revisión periódica: El estado de las existencias del artículo es conocido cada cierto tiempo, llamado periodo de revisión.

Nota: Es necesario estimar la demanda durante el periodo de reaprovisionamiento, estimando la demanda media durante dicho plazo y una medida de las desviaciones previsibles en torno a este valor medio.

Gestión de Stocks

Este método permite garantizar el suministro constante de los productos solicitados por el usuario, pues ayuda la regulación del flujo entre las entradas de existencias y las salidas, ello por medio de los mecanismos de registro que se siguen al interior de la organización, de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario, anexo a los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Así mismo, los encargados de la administración de los inventarios deberán establecer los siguientes lineamientos:

  • Cuantas unidades deberán ser ordenadas o producidas
  • En qué momento deberá de ordenarse o producirse
  • Que artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

Objetivos de la Gestión de Stocks

En primera instancia es satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados, debiendo dar respuestas a las siguientes preguntas básicas por producto o servicio esperado:

  • ¿Cuándo debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo?
  • ¿Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido?

Función

Primeramente, permite servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materialesFunciones de la gestión existencias continuo. Por lo que las funciones de la gestión existencias es conseguir:

  • Administrar de forma satisfactoria los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al consumidor, debido a que en ocasiones el lugar de ubicación del producto solicitado suele estar en otro sitio apartado del lugar donde se genera.
  • Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.
  • Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
  • Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgándole flexibilidad a los procesos de programación.
  • Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Costos

Los costes más relevantes que se tienen en cuenta en la gestión de existencias son:

  1. Coste de aprovisionamiento:
  • Coste del pedido.
  • Coste de emisión de pedido.
  1. Coste de almacenaje.
  2. Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha.

A pesar de los costos asociados, se buscan alternativas que permitan logar un equilibrio entre la disponibilidad de las mercancías (sean productos o servicios) y los costos generados por éstas. Es importante señalar que aunque los inventarios carecen de generación de valor agregado para las organizaciones, permiten de una u otra forma proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por las mismas.

Sistemas de gestión

Los sistemas de gestión de stocks o existencias se clasifican en modelos de situaciones, donde el criterio de clasificación se hará en base al grado de conocimiento de la demanda; ante ello, pueden darse las siguientes situaciones:

Sistemas de gestiónSituación 1: La demanda futura es conocida con exactitud, no existiendo incertidumbre en cuanto a su evolución; en este caso se dice que la demanda es conocida con certidumbre o certeza.

Situación 2: En el periodo considerado la previsión de la demanda no garantiza un valor concreto, en la mejor de las situaciones, se espera un valor medio, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad; en este caso se dice que la demanda es conocida en términos probabilísticos.

Para retomar y sintetizar este artículo, se entiende que la gestión de stocks, existencias o inventarios es el grado de disponibilidad (reservas) que una empresa tiene de todo artículo o recurso usado de cualquiera de los siguientes derivados: materias primas, artículos en proceso, artículos terminados, partes componente y suministros; con esto, podemos decir que el inventariado le permite a las empresas cumplir con las necesidades de los clientes, agilizar el flujo de bienes en el proceso de producción y la protección contra la incertidumbre de los proveedores. Asociado a lo anterior, el control de los negocios en las operaciones de producción y de los aspectos de distribución en la producción de bienes o servicios, es posible mediante software especializado en la materia, como Villanett, que ofrece software de Punto de Venta para estar siempre en contacto con los proveedores de la empresa, y el Sistema ERP para PyME’s, ambos completamente en la nube, para un manejo fácil y ágil.

Para terminar, podemos ver que cualquiera de los métodos en que se clasifican los Sistemas de Gestión de Stocks tienen un mismo propósito, que es dar soporte y secuencia al proceso de inventariado, mismos que intervienen en el proceso de almacenamiento, producción y distribución de los productos finales que la empresa siempre debe tener en existencia para estar disponibles a la hora en que el cliente lo solicite.

Sistemas de Gestión de Stocks

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Tipos de Clasificación de Stocks o Existencias

En previos artículos se habló de la gestión de stocks o existencias, de su importancia en el funcionamiento de las empresas, específicamente el relacionado con los procesos de Clasificación de Stocksproducción y distribución de materiales, así como de productos y servicios, pero para logar un adecuado control de stocks o inventarios es necesario conocer con anticipación “donde va cada cosa”, para ello las existencias pueden ser clasificadas tomando en cuenta diversos aspectos o criterios, ya sea de acuerdo a su función, a las actividades de la empresa o a la naturaleza de los productos, por lo tanto, a este se le denomina existencia.

Las clasificaciones de “stocks” más relevantes y por ende útiles clasificaciones son las que establece la Doctora en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universidad de Málaga, Francisca Parra Guerrero en su obra “Gestión de Stocks (2Ed)”:

Clasificación según la función que desempeñan los stocks en la empresa

 

Existencias de seguridad o de protección

Volumen de stocks que se mantiene en almacén superior al necesario para el funcionamiento normal de la empresa que se constituye como protección frente a la incertidumbre de la demanda y del plazo de entrega del pedido, ello se puede ejemplificar y aplicar en las siguientes situaciones.

  • Situación 1: “Si existe un cierto tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que éste llega al almacén, es decir, los aprovisionamientos no son instantáneos, entonces es indispensable prevenir un cierto número de existencias para hacer frente a la demanda o salidas de almacén, durante el plazo de reposición. Si durante este espacio de tiempo la demanda es exactamente conocida, no hay ningún inconveniente en calcular las existencias necesarias para este fin. Sin embargo, si la demanda es aleatoria, entonces tendremos un factor de incertidumbre en la cantidad necesaria de existencias futuras para hacer frente a esta demanda”.
  • Situación 2: “Si se requiere el aprovisionamiento en almacén de existencias de seguridad donde la demanda es bien conocida en todo momento pero existe ahora un factor de incertidumbre en el plazo de reposición. Si el plazo de reposición es aleatorio, es necesario contar con un cierto número de existencias, suficientes para atender la demanda durante los días en que el nuevo pedido puede tardar en llegar al almacén por encima del tiempo que se considera como plazo normal; si no fuera así existe el riesgo de que falten existencias para atender a las salidas ciertos días, si el nuevo pedido tarda en llegar un tiempo imprevisto”.

Nota: Las dos situaciones anteriores podrían darse de forma conjunta.

Existencias medias

Es el volumen medio de existencias que tenemos en el almacén durante un periodo de tiempo representa la inversión media que tenemos en existencias.

Si queremos calcular las existencias medias para un periodo de tiempo superior a un plazo de aprovisionamiento, habrá que aplicar la media ponderada según el sistema que se trate:

  • Pedidos en cantidades fijas y fechas fijas. Los tiempos que median entre dos llegadas consecutivas al almacén son uniformes y las existencias máximas y mínimas en cada ciclo son iguales, por loPedidos en cantidades fijas y fechas fijas que el valor de existencias será constante e igual a la media aritmética simple de existencias máximas y mínimas de un solo plazo de aprovisionamiento. Destacamos que, no es necesario mantener existencias de seguridad, pues todos los elementos que median en la gestión son totalmente cuantificables. Esto supone que las existencias mínimas serán cero, por lo que las existencias medias serán iguales al volumen del lote a pedir Q, dividido por dos, como se muestra en la imagen.
  • Pedidos en cantidades fijas y fechas variables. Si el plazo de entrega es nulo, es decir los aprovisionamientos son instantáneos, los niveles de existencias máximos son todos iguales y los mínimos de existencias serán cero, por tanto las existencias medias serán también Q/2.
  • Pedidos en cantidades variables y fecha fija. Si los pedidos se hacen siempre con la misma frecuencia pero por cantidades variables, o sea, que los plazos de aprovisionamiento son iguales, nos encontraremos con distintos niveles máximos de existenciasPedidos en cantidades variables y fecha fija en almacén y si la demanda es aleatoria con distintos niveles mínimos. Para calcular en éste caso las existencias medias, calcularemos la media aritmética simple de todas las existencias máximas y mínimas habidas durante dicho período de tiempo T; donde “ai” son los niveles máximos de existencias, “bi” los niveles mínimos de existencias y “n” es el número de plazos de aprovisionamiento comprendidos en el tiempo al cual referimos las existencias medias (T), como se muestra en la imagen.
  • Pedidos en cantidades variables y fechas variables. En este caso es evidente que para cada plazo de aprovisionamiento, tendremos unos niveles máximos y mínimos de existencias distintos con las consiguientes existencias medias. Además, como los plazos de aprovisionamientos que tienen una duraciónPedidos en cantidades variables y fechas variables variable, habrá que cuantificar las existencias medias globales mediante una media aritmética ponderada; donde “ai” y “bi” corresponden a los niveles de existencias máximo y mínimo respectivamente, “ti” son las unidades de tiempo que transcurren entre la llegada al almacén de dos pedidos consecutivos y “T” es el período de tiempo total al cual referimos las existencias medias, en las unidades de tiempo correspondientes, como se muestra en la imagen.

Existencias de anticipación

Se trata de existencias de producción estacional o periódica, como es el caso de materias primas de las que hay que aprovisionarse en el momento en el que estás están disponibles. Pueden constituirse también para situaciones en las que es conveniente aprovisionarse en el momento en el que el precio del artículo es más bajo con la intención de especular con ellos o para utilizarlos en periodos en los que el aprovisionamiento es más costoso, como en situaciones de huelgas.

Existencias sobrantes

Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo. Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.

Existencias activas

Este tipo de existencias son conocidas también como existencias normales, existencias cíclicas o existencias de trabajo, las cuales no se compran o producen artículos a medida que se van demandando, sino que se lanza una orden de pedido de un tamaño superior a las necesidades del momento, dando lugar a existencias que son consumidas a lo largo del tiempo. Además, abastecen la demanda de la empresa en una situación normal de funcionamiento y son cíclicas.

Clasificación de stocks según la naturaleza física de los productos

Según la duración de la vida útil de los productos

  • Perecederos
  • No perecederos
  • Artículos con fecha de caducidad marcada
  • Según el tipo de actividad de la empresa

Según el tipo de actividad de la empresa

  • En empresas comerciales
  1. Artículos básicos. Actividad de la empresaProductos que caracterizan a una empresa y que la incluyen en un sector determinado.
  2. Artículos obsoletos o pasados de moda. Artículos a los que no se dio salida en periodos de venta anteriores. Estos artículos han de dejar de ocupar un lugar en el almacén ya que esto lleva a un coste, por lo que habrá que encontrar la forma de darles salida.
  3. Artículos deteriorados o defectuosos. El volumen de este tipo de artículos en una empresa comercial no suele ser elevado, ya que normalmente el proveedor suele hacerse responsable, sobre todo si el defecto es de fábrica. En caso contrario también es importante dar salida a estos artículos.
  4. Artículos complementarios. Formado por artículos que no son esenciales para la empresa comercial, pero que son necesarios para dar un mejor servicio al cliente.
  • En empresas industriales
  1. Materias primas. Este tipo de existencias es necesarioEmpresas industriales para abastecer el proceso productivo, si se agota la materia prima el proceso de producción se verá interrumpido. El ritmo de fabricación será el que marque las salidas del almacén de materia prima.
  2. Productos semi-acabados procedentes de los proveedores exteriores. La gestión de este tipo de existencias tiene las mismas características que las materias primas.
  3. Productos semi-elaborados, pero no procedentes de proveedores exteriores, sino de una fase del proceso productivo. Son productos que ya han sufrido parte de las operaciones de producción y están a la espera de entrar en otra fase para continuar el proceso de producción. Su venta no tendrá lugar hasta que se complete dicho proceso productivo. Este tipo de existencias ha de suponer unos costes mínimos pero a la vez su volumen ha de ser el adecuado para cumplir con su objetivo, la continuidad del proceso productivo.
  4. Productos acabados. Son los artículos finales destinados al consumo final o a la venta.
  5. Todos aquellos artículos y piezas de maquinaria necesarias para solucionar averías.
  6. Lo normal es que una empresa sea capaz de producir varios artículos, en la mayoría de los casos una misma máquina es utilizada para la producción de más de un tipo de artículo, pero para esto es común que haya que cambiar alguna pieza o componente de la máquina. Estas piezas y componentes constituyen las existencias de recambio.
  7. Suministros industriales. Todo material necesario para el mantenimiento y buena conservación del equipo industrial.

En este tema se pudieron reconocer dos tipos de clasificación de stocks y aunque pueda haber diferencias sobre su selección y organización de los artículos para la producción y distribución de los productos y servicios que ofrece una empresa, es evidente que ambas clasificaciones persiguen un mismo objetivo que es la gestión adecuada de las existencias que posee la empresa, lo cual permitirá reducir tiempos, así como esfuerzos y por ende incrementara la calidad en cuestiones de producción, disponibilidad y de atención al cliente. Por esto y más, tanto emprendedores como empresarios deben buscar el asesoramiento de expertos en la gestión de inventarios para crear mejores estrategias logísticas, que se traducen en mayor prestigio y fidelización hacia una marca específica, sustentándolo no solo en “apariencia”, sino en calidad. Ante ello, incorporar herramientas virtualizadas a través de la Web, como software de Punto de Venta para estar siempre en contacto con los proveedores de la empresa, y Sistemas ERP para PyME’s, como los que proporciona Villanett, dará por consiguiente una excelente administración de stocks.

Administración de stocks

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