Módulos que no deben faltar en un ERP

Muchas organizaciones se han decidido a implementar el denominado sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), ello para racionalizar sus procesos de negocio internos y para agilizar la información entre los diferentes departamentos funcionales, como el inventario, compra, producción, contabilidad, etc., por ello, es importante conocer los diferentes módulos que integran un software, siendo los módulos de mayor relevancia los siguientes:

Módulos de un Sistema ERP

  • Inventario:

Permite gestionar e inventariar los recursos de la empresa y cubren aspectos relacionados con la fabricación, la adquisición de materiasModulos de Inventarios primas, gestión del almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza, así mismo ayuda en el mantenimiento de los niveles de stock de los productos. Comúnmente se utiliza en la venta al por menor, en la distribución, en la manufacturación, y unido a los sistemas de comercialización al por menor, en aquellos procesos donde los usuarios también gestionan los precios.

  • Finanzas/Contabilidad:

Es uno de los módulos más importantes del ERP y una de las áreas
básicas para cualquier organización, dado que la mayoría de las empresas suele implementarlo para Contabilidadmejorar la gestión financiera. Este módulo interactúa con los otros módulos funcionales para recoger los datos financieros para la contabilidad general y de estados financieros, controlando de forma integra todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa (elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.).

  • Nómina:

Cubre todo lo relacionado al personal de la empresa, desde nóminas y remuneraciones a la información de los Nominaempleados, evaluaciones de desempeño, el proceso de contratación y formación, hasta control de asistencia; los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc. en general, este módulo se encarga de la historia del empleado, las pistas de los empleados despedidos y ayudas en la recontratación de los empleados.

  • Ventas:

El departamento de ventas es un área importante para la organización, dado que es el que se encarga de la distribución yVentas venta de los productos, así como de dar seguimiento a las diferentes rutas de vendedores, ello para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. Este módulo abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas, generación de presupuestos, hasta el envío de productos, a su vez, se encarga de automatizar las tareas de ventas, pedidos de clientes, facturación y envío de productos. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para PyME’s.

  • Compras:

Este módulo ayuda en la racionalización de la adquisición de la materia prima que se necesite. Se integra con el control de Comprasinventario y los módulos de planificación de la producción y, a menudo con el software de gestión de la cadena de suministro. Este módulo automatiza el proceso de identificación de proveedores potenciales y la evaluación de proveedores. Se utiliza para la automatización y gestión de compra.

  • Tesorería/Bancos:

Permite gestionar las acciones relacionadas con las operaciones deTesorería flujos monetarios e incluye ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La tesorería ha multiplicado los instrumentos de cobro y pago (dinero electrónico, tarjetas de pago, pagos internacionales).

  • Clientes/Cobranza:

Este módulo consiste en gestionar proceso de fidelización de los clientes, lo cual permite que los clientes esporádicos se transformen
en clientes fieles que mantienen estrechos vínculos con la Módulos para Clientesempresa y que pueden difundir mensajes positivos, así como atraer a nuevos consumidores. Los clientes tienen necesidades y expectativas que deben tenerse en cuenta por la organización. Así mismo, sobre la cobranza, la cuenta de los clientes recoge los derechos de cobro derivados de la venta de productos de la empresa, que se genera debido al desajuste entre la venta y el cobro. Tienen la consideración de activos financieros y figuran normalmente en el activo corriente del balance

Para concluir, cada Sistema ERP tiene sus diferentes y variados módulos de aplicación, los cuales permiten automatizar y agilizar la carga de trabajo e información que se genera durante las actividades y procesos diarios de las empresas, por ello, elegir un ERP no solo consiste en seleccionar el más barato o el de mayor prestigio internacional, sino que este debe adaptarse a las necesidades de la empresa y contener los módulos que realmente aporten beneficios a corto y mediano plazo. Por otra parte, existen empresas que cuentan con este tipo de sistemas, como es el caso del software ERP Villanett Venta © que cuenta con nueve módulos: Ventas y Facturación, Inventarios y Stock, Contabilidad Electrónica, Clientes y Cobranza, Compras y Proveedores, Nómina Electrónica, Tesorería y Gastos, Traspasos y Pedidos, Multi Empresas y Multi Sucursales, lo cual permite administrar los diversos procesos tu negocio de una forma eficiente y confiable.

Si deseas consultar más información de Software ERP, puedes visitarnos en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

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Errores comunes al implementar un ERP

Implementar un ERP requiere tomar en cuenta diversos factores que deben ser efectuados sin contratiempos, sin embargo, hay ocasiones que algunos de estos elementos son pasados por alto y por ende derivan en errores, desde “insignificantes”, hasta graves, lo cual puede ser fatal al momento de elegir, implementar o concluir un proyecto de este tipo.

Errores y consejos al seleccionar e implementar un ERP

a continuación se enumeran 10 de los errores más frecuentes, así como sus consecuencias y la forma en que pueden resolverse o prevenirse al momento de seleccionar e implementar un ERP:

Error 1: Selección de personal inadecuado

Las organizaciones no siempre eligen adecuadamente al personal que intervendrá al momento de implementar un ERP, Selección causando recurrentes fallas que impedirán el avance del mismo, pues cada uno de los actores debe estar completamente involucrado en la toma de decisiones, por consiguiente el personal deberá ser eficiente y versátil, así como conocer ampliamente el manejo de la empresa, de cada uno de los procesos y de los conflictos que pudiesen surgir, por esto, el personal elegido debe ser el mejor.

Error 2: Pésimos equipos de trabajo

Otro error que suele cometerse es a la hora de integrar un equipo de trabajo, ya que en algunos casos la falta de compromiso e innovación de los que conforman el equipo puede conducir a la desintegración yEquipos fracaso del mismo. Así mismo, durante el proceso de selección, no solo se debe de tomar en cuenta las capacidades, conocimientos y competencias, sino tener bien definido el rol que desempeñará cada uno y el tiempo que dedicara al proyecto; es importante que dentro del equipo se asigne a un líder, que tenga el suficiente nivel jerárquico para la toma de decisiones durante momentos complicados, de carácter positivo, motivador y que tenga claros los objetivos que se pretenden con la implementación.

Error 3: Mala comunicación

La mala comunicación es otro factor que suele ocasionar errores, dado que los cambios habitualmente generan dudas, temor yComunicación ansiedad. Por ello, la información que se le brinde al personal
siempre deberá ser directa y específica, evitando rumores o incertidumbre que puedan ocasionar confrontaciones; nunca se deberá de escatimar en información, lo ideal será generar constantemente informes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y habilitar varios canales de comunicación para que el personal aclare sus dudas.

Error 4: Falta de capacitación del personal

Un equipo de trabajo con pocos conocimientos y experiencia en el manejo de los sistemas ERP dará como consecuencia deficiencias en su implementación y por ende el personal no podrá transmitir la Capacitación información adecuada al usuario final (clientes). Es aquí donde la empresa deberá enfocarse a la capacitación de su personal para que conozca la funcionalidad y mecanismo del sistema en cuestión, además deberá capacitar de forma teórica y práctica a los usuarios finales, a través de información didáctica y comprensible, igualmente deberá dar asesoría constante en caso de surgir dudas.

Error 5: Planificación del proyecto deficiente

Planificar es un elemento sumamente indispensable a la hora de implementar un proyecto de ERP, sin esto, está condenado al fracaso, pues no se pude hacer de forma exprés o sin tomar enPlanificación cuentas todas y cada una de las fases que conlleva la planificación (análisis del entorno, formulación, programación y ejecución).

Ante esto, tener una metodología bien definida y estandarizada sobre cada aspecto del proyecto, como pueden ser mejores prácticas, acuerdos de toma de decisiones, revisiones periódicas del cumplimiento de dichos acuerdos y avances de los mismos, permitirá cumplir tanto con las fases de planificación antes mencionadas, como con las etapas de implementación del sistema ERP, las cuales consisten en: implementar, utilizar, estabilizar y desarrollo de potencial; un error común que muchas empresas cometen, es desarrollar tan solo dos de las primeras etapas, creyendo que el proceso concluyo y retirando al personal interno de apoyo, dejando de actualizar al sistema.

Finalmente, siempre debe haber alguien interno que conozca detalladamente la realidad de la empresa y del producto, aportando aspectos a desarrollar, esto a medida en que el sistema se estabiliza, para así sacarle el mayor provecho posible.

Error 6: Falta de visualización de metas y objetivos

No tener claramente las metas y objetivos que se pretenden obtener impedirá tener los pies en la tierra, generando falsas ilusiones queVisualización retrasen la implementación del sistema, es aquí donde deben ser claros cuáles serán los procesos que estarán incluidos, cales no y cómo quedarán integrados.

Al implementar un sistema ERP, la cosa más importante que uno puede hacer para minimizar los retrasos y acelerar el tiempo de realización es reducir la multitarea o multitasking“, señala Yoav Ziv, vicepresidente de Realization, un especialista en gestión de proyectos.

Error 7: Nula investigación de proveedores ERP

La falta de una investigación amplia, certera y critica sobre los proveedores de Sistemas ERP es un error muy grave que cometen las empresas interesadas (clientes) a la hora de seleccionar un ERPInvestigación para la administración de la organización, pues solo se dejan llevar por la propaganda, haciéndolos creer que están adquiriendo una maravilla, sin embargo, una vez que la implementación se completa, se sorprenden por las restricciones de funcionalidad del sistema, la falta de capacidades, y el impacto en las mejores prácticas internas existentes.

Para evitar este tipo de problemáticas, las organizaciones deben llevar a cabo una auditoría interna de la totalidad de sus procesos y políticas antes de elegir un sistema ERP. Además, se recomienda armar un equipo de evaluación ERP compuesto por partes interesadas de toda la empresa o contratar un técnico experimentado en la implementación de soluciones ERP en empresas de su área.

Error 8: Falta de estrategias de mantenimiento

No establecer estrategias adecuadas de mantenimiento podría ocasionar fallos a corto o mediano plazo de los sistemas ERP, por esto es preciso que los clientes (empresarios o emprendedores)Mantenimiento tengan definidas estrategias, normas y estándares para efectuar el mantenimiento y actualización necesario para el correcto funcionamiento del sistema, sacando el máximo aprovechamiento, dado que, al no aplicar el mantenimiento, los sistemas se volverán rápidamente obsoletos. Si bien muchos proveedores brindan este tipo de mantenimiento, esto no es así en todos los casos, y la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.

Error 9: Análisis de datos excesivo

El proceso de análisis y recopilación de información sin duda es una etapa de gran importancia que permite visualizar y comprobar elAnálisis avance y éxito del proyecto, sin embargo, destinar demasiado tiempo, recursos y esfuerzo en su desarrollo podría comprometer otras etapas, igualmente importantes, por ello, no debería llevar más que el 30% del tiempo total que lleva implementar un ERP, siendo lo ideal, pensar en los problemas de una forma simple y resumida, de tal forma que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo.

Error 10: Poco compromiso de la Dirección

El compromiso de la Dirección o Gerencia no solo debe darse al momento de definir el modelo a seguir o al momento de elegir alCompromiso Implementar un ERP proveedor del sistema ERP, sino que debe comprometerse e involucrarse antes, durante y después del proyecto, esto con el fin de señalar la dirección del proyecto y la empresa cuando se presentan dudas, evitando que se avance en un sentido indeseado y además para agilizar la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo.

Finalmente, tomar en consideración los errores antes mencionados permitirá prevenirlos y solucionarlos de forma puntual al momento de seleccionar e implementar un ERP (Sistema para la Gestión Empresarial). En el mercado existen diversos tipos de sistemas ERP, grandes o chicos, pero lo más importante radica en que estos se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en donde se planee implementar, un ejemplo de esto, es el software ERP Villanett Venta ©, que ofrece asesoría directa desde su sitio web.

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¿Cuáles son los Tipos de Software en la Nube?

Anteriormente ya hemos estado hablando de la software en la nube y de las grandes ventajas que proporciona a las empresas el unificar este tipo de tecnologías a los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP), que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y con aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Así mismo, se ha hablado sobre las características y principales funciones del software en la nube, también se han tocado de forma generalizada y directa los diferentes tipos de servicio que ofrecen, es por ello que en este artículo se presentan de forma más detallada los principales tipos de servicios del Software en la Nube.

Software como servicio (SaaS) del Software en la Nube

Del inglés Software as a Service (SaaS), es una plataforma o SAAS - Software-as-a-Service modelo proveniente del llamado Cloud computing, este modelo es controlado por una empresa especializada en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación, la cual da soporte al sistema y los datos se almacenan en sus servidores, permitiendo el acceso de sus clientes vía internet. Algunas de las características del software como servicio son: gestión de actividades, actualizaciones centralizadas y acceso a las aplicaciones a distancia a través de la web.

Plataforma como servicio (PaaS) del Software en la Nube

Del inglés Platform as a Service (PaaS), ubicado en la capa intermedia, es un entorno o plataforma que contiene módulos (APIs

PAAS

  • Servicios de Desarrollo, testeo, implantación, hosting, y mantenimiento de aplicaciones
  • Ofrecen servicios y soporte de aplicación para el ciclo de desarrollo.
  • Arquitectura Multi-Usuario.
  • Asegura la escalabilidad del sistema al desarrollador.
  • Soporte para desarrollo colaborativo
  • Permite mejorar la productividad de los equipo de desarrollo.

Infraestructura como servicio (IaaS o HaaS) del Software en la Nube

Del inglés Infrastructure as a Service o Hardware as a Service, se encuentra en la capa inferior, brinda almacenamiento y servicios estandarizados en red que proveen de infraestructura para dar soporte a la construcción e implementación de aplicaciones yIAAS servicios web.

La Infraestructura como Servicio provee de una infraestructura corporativa que centraliza recursos de red y servidores, permitiendo a las empresas almacenar sus datos y ejecutar las aplicaciones que necesite para su funcionamiento diario. También ofrecen los llamados “hosting cloud”, que brindan alojamiento a las webs en servidores virtuales que funcionan sobre recursos físicamente distribuidos en servidores subyacentes.

Por último, este tipo de servicios incorpora una red virtualizada de servidores interconectados que pueden utilizarse para ofrecer funcionalidades avanzadas alojadas en un entorno cloud, para implementar la infraestructura informática de la empresa o para integrar todas esas operaciones dentro de una implementación cloud pública o privada.

Backend como servicio (BaaS) del Software en la Nube

Este modelo relativamente nuevo (2011) proporciona a los desarrolladores web y de aplicaciones móviles vinculación al

BAAS

almacenamiento en nube (cloud storage) y servicios analíticos, además de notificaciones push e integración con redes sociales. Aunque es similar a otros modelos de computación en la nube, BaaS está específicamente dirigido a unificar aplicaciones realizadas por los desarrolladores hacia un servicio en la nube.

Datos como servicio (DaaS) del Software en la Nube

Del inglés Data as a Service, es un modelo que proporciona calidad DAAS Software en la nubede datos, enriquecimiento de datos y servicios móviles con datos precisos (textos, imágenes, sonidos y videos), que se ponen a disposición de los clientes a través de una red, son convenientes y rentables para las empresas orientadas al cliente. Algunos beneficios que ofrece DaaS son la: facilidad de transportación de datos de una plataforma a otra, así como evitar redundancias de datos; reducción de costos por mantenimiento y entrega de datos; así como resguardo seguro de datos almacenados a través de medidas de control de acceso.

Impacto de las Tecnologías en la Nube

En el sector empresarial no se había visto una transformación de tanto impacto, pues ahora ya se puede mantener vacío el disco duro de las herramientas de trabajo (móviles, computadoras, etc.), además es un sistema económico, ya que no se invierte en mantenimiento ni servicio, brinda suficiente espacio y está disponible las 24 horas del día los 365 días del año. Por ello, es importante administrar datos confidenciales y privados, ello puede hacerse al adquirir un modelo de consumo tecnológico como servicio, sin necesidad de una gran inversión, que resulte seguro, accesible desde cualquier lugar y sobre todo que resulte benéfico para la organización.

Además, gracias a que aumenta la productividad, las compañías comienzan un rol dinámico de competitividad, se ven favorecidas porque incrementan la disponibilidad de los servicios informáticos, aceleran la puesta en marcha de nuevas aplicaciones y servicios, se paga por el uso necesario, les permite crecer en cualquier momento y día a día se mantienen actualizadas. Desde la perspectiva de los expertos, los negocios que aún no adoptan una estrategia cloud, dedican el 70% de su presupuesto de TI a mantenimiento, y sólo un 30% a nuevos proyectos.

ElRumbo de la Nube Rumbo de la Nube

Según Mark Hurd, CEO de ORACLE, que es una de las compañías de nube más grandes del mundo, esta tecnología se habrá apoderado del mundo empresarial para el año 2025, si no es que antes, pues cada vez más empresas, grandes, medianas y pequeñas, utilizan la nube para almacenar, gestionar y generar sus contenidos. Por último, añadió cinco predicciones para los próximos 10 años entorno a tecnología en la nube:

  1. 80% de la producción de apps será en nube:

Actualmente, la mayoría de las aplicaciones funcionan en SaaS (Software as a Service), con otras utilizando PaaS (Platform as a Service) e IaaS (Infrastructure as a Service). De acuerdo con Hurd, tanto PaaS como IaaS serán olvidadas por los desarrolladores de aplicaciones, que se moverán a la nube.

  1. Dos compañías controlarán 80% del mercado:

Hurd predice la llegada de un duopolio de SaaS. De acuerdo con el CEO, una de esas será Oracle, y la otra está por definirse.

Esta competencia estará marcada por las Enterprises Suites, paquetes de soluciones empresariales que comprendan diversos temas como gerencia, presupuesto, recursos humanos, etc.

  1. 100% del desarrollo y prueba de aplicaciones será en la nube:

La nube se convertirá en el espacio favorito para desarrollar aplicaciones, lo que permitirá que desarrolladores de todos los tamaños tengan posibilidad de crear sus productos.

El área de desarrollo y prueba de aplicaciones es poco utilizada, de bajo riesgo y altísimo rendimiento”, consideró Hurd.

  1. Prácticamente todos los datos de empresas se encontrarán en la nube:

Esta fue la predicción que mayor escozor causó entre la audiencia del evento Oracle Cloud World en la ciudad de México. La preocupación respecto a la seguridad ha sido una de las grandes razones por las que muchas empresas aún no entran a la nube, o lo hacen, pero no con sus datos de misión crítica.

  1. Las nubes empresariales serán los ambientes de TI más seguros:

Esa es la apuesta de Oracle, sin embargo, es un tema aún polémico entre tecnológicas y empresas tradicionales.

PyMEs en la NubeEstadísticas de PyMEs en la Nube en México y A.L.

Según estimaciones de la consultora The Competitive Intelligence Unit, el 30% de las pequeñas y medianas empresas (PyMEs) mexicanas podría beneficiarse con algún servicio en la nube. Hoy, en el país –según un estudio del proveedor Parallels “el nicho de soluciones en la nube para PyMEs está valuado en US$658 millones.

En base a diversas fuentes señalan que para una empresa las soluciones en la nube generan (aproximadamente) ahorros de entre el 20% y 45% en infraestructura y servicios tecnológicos. En PyMEs con poca o con una deficiente tecnología, los ahorros son aún más importantes (por arriba del 100%, dependiendo del caso).

Por otro lado, en el mercado global el cómputo en la nube sigue creciendo. Según la empresa independiente de investigación de mercados Forrester Research, estima que llegará a los 2,410 millones de dólares en el año 2020 a nivel global. En América Latina, 44% de las organizaciones ha implementado o está ampliando alguna solución de nube, mientras que 11% la consideró su iniciativa principal en 2013, según IDC, que prevé para 2016 una inversión de alrededor de 1,400 millones de dólares en soluciones de nube en la región.

Retorno Sobre la Inversión para PyMEs en la Nube

A nivel de las PyMEs, el cómputo en la nube ha impactado principalmente en su retorno de inversión (ROI), sobre todo en la reducción de costos en capital fijo y operacional, ya que la gestión y mantenimiento pasa a ser tarea del proveedor del servicio. También implica opciones de pago más flexibles y contratos específicos por el uso de aplicaciones o servicios.

Para medir el ROI se presentan las siguientes métricas de negocios que pueden ayudar a traducir los indicadores de laRetorno Sobre la Inversión curva de capacidad-uso a beneficios directos e indirectos para las empresas:

  1. La velocidad y tasa de cambio: La reducción de costos y el costo de adopción/abandono es más rápido en la nube. El cómputo en la nube crea beneficios adicionales de transformación de costos reduciendo los retrasos en los costos de decisiones al adoptar servicios preconstruidos y una tasa más rápida de transición a nuevas capacidades. Este es un objetivo común para los programas de mejora de negocios a los cuales les falta recursos y habilidades, y que están en un momento delicado.
  2. Optimización del costo total de propiedad: Los usuarios pueden seleccionar, diseñar, configurar y ejecutar infraestructura y aplicaciones que estén mejor adecuadas para las necesidades de negocios. Tradicionalmente esto ha sido generalmente disociado cuando los proyectos de TI son transferidos a los servicios de producción. En los ambientes de cómputo en la nube estos están asociados.
  3. Abastecimiento rápido: Los recursos son incrementados o disminuidos para seguir la actividad de negocios a medida que se expande y crece o es redireccionada. La compresión del tiempo de abastecimiento puede ir desde semanas hasta horas.
  4. Margen incrementado y control de costos: El crecimiento de las ganancias y las oportunidades de control de costos permiten a las compañías perseguir nuevos clientes y mercados para el crecimiento de negocios y la mejora de servicios.
  5. Uso dinámico: El abastecimiento elástico y la administración de servicios apuntan a los usuarios finales reales y a las necesidades de funcionalidad de los negocios reales, como la extensión de la evolución de usuarios y servicios que buscan nuevas soluciones.
  6. Riesgos y mejora de conformidad: Las capacidades verdes del cómputo de la nube pueden ser impulsadas a través de los servicios compartidos.
  7. Uso de la capacidad mejorada: Las TI evitan sobreabastecer o subabastecer de servicios TI para mejorar los servicios de negocios más inteligentes.
  8. Acceso a las habilidades de negocio y mejora de las capacidades: El cómputo en la nube permite el acceso a nuevas habilidades y soluciones a través de abastecimiento en la nube de soluciones bajo demanda.

Coste Total de Propiedad para PyMEs en la Nube

Dominado TCO (“Total Ownership Cost”), fue creado por el Grupo Gartner y es un método de cálculo diseñado para ayudar a los usuarios y a los gestores empresariales a determinar los costes directos e indirectos, así como los beneficios, relacionados con la compra de equipos oCoste Total de Propiedad programas informáticos. El análisis de los costos asociados con la implantación de una tecnología puede incluir los siguientes elementos:

  • Instalación, configuración, garantías y licencias de computadores y programas
  • Gobierno de la tecnología
  • Personal
  • Control de riesgos, prevención de riesgos y reacción ante incidentes
  • Operación
  • Caídas y fallas del sistema
  • Capacitación del personal (tomando en cuenta el entrenamiento inicial y las actualizaciones periódicas)
  • Costos a largo plazo.

Tomando en cuenta los anteriores aspectos para el análisis del TCO y aplicados al software en la nube, el beneficio de ahorro directo que obtienen las PyMEs se deriva de que estas tecnologías están limitadas únicamente a cuotas mensuales de pagos que tienen todo incluido, por lo que no es necesario cubrir o pagar los siguientes por los siguientes servicios:

  • Coste de adquisición de la licencia
  • Coste anual del mantenimiento de las licencias
  • Coste anual del soporte (que puede ser interno o externo)
  • Coste del hardware del servidor
  • Coste del consumo eléctrico del servidor
  • Coste de tener implementado un sistema de copias de seguridad del servidor
  • Coste del tiempo que se pierde haciendo actualizaciones tanto del software en todos los ordenadores de los usuarios como en el hardware del servidor de la aplicación.

Para concluir y citando lo dicho por Fernando Mollón, vicepresidente de VMware Latinoamérica, “las ventajas de la nube para las PyMEs van más allá de los tradicionales parámetros de costos tangibles –como hardware y software– y radica en el valor que aporta”. Sin duda, la incorporación de las TIC’s en las empresas de cualquier tamaño es fundamental para la actualización y crecimiento de las mismas, pues como se ha mencionado en este artículo, el software en la nube trae consigo una serie de grandes beneficios tanto de costo, de inversión, así como de valor agregado, como es el caso de Villanett, que ofrece software en la nube ERP, Punto de venta, Contabilidad, Facturación y Nómina electrónica multiempresa.

Factura electrónica en México y su marco jurídico

Factura electrónicaPrimeramente es necesario saber en qué consiste la llamada Factura Electrónica: en México se denomina Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y es un documento en formato digital que sirve como comprobante fiscal con validez legal, que utiliza estándares técnicos de seguridad definidos por el SAT y por organizaciones reconocidas internacionalmente, mismas que permiten garantizar la integridad, confidencialidad, autenticidad y unicidad de la Factura. Cada factura electrónica que se emite cuenta con un sello digital (Firma Electrónica Avanzada) que corrobora su origen y le da validez ante el SAT, la cual funciona como un resumen del contenido de la factura, mientras que un folio indica el número de la transacción.

Factura electrónica (Marco jurídico)

Tras la aprobación de la Resolución de Miscelánea Fiscal para 2014, del Titulo 1.2 del Código Fiscal de la Federación, en su Capítulo 1.2.7 de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet o Factura Electrónica y en su Sección 1.2.7.1 sobre Disposiciones Generales se Marco Jurídicoespecifica lo siguiente:

1.2.7.1.1 Almacenamiento de CFDI

Los contribuyentes que emitan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML.

1.2.7.1.2 Expedición de CFDI a través del Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT

Los contribuyentes podrán expedir CFDI sin necesidad de remitirlos a un proveedor de certificación de CFDI autorizado, siempre que lo hagan a través de la herramienta electrónica denominada “Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI) ofrecido por el SAT”, misma que se encuentra en la página de Internet del SAT.

De otra forma pueden contratar una página que les permita facturar en línea para generar comprobantes autorizados por el SAT.

1.2.7.1.3 Plazo para entregar o enviar al cliente del sector financiero el CFDI

Las instituciones de crédito, las casas de bolsa, las sociedades operadoras de sociedades de inversión, las distribuidoras de acciones de sociedades de inversión, las sociedades financieras de objeto múltiple reguladas, las sociedades financieras populares autorizadas para operar como entidades de ahorro y crédito popular en los términos de la Ley de Ahorro y Crédito Popular, las empresas comerciales no bancarias emisoras de las tarjetas de servicios y las administradoras de fondos para el retiro podrán entregar o enviar a sus usuarios el CFDI respectivo, en la fecha de corte que corresponda.

Las entidades a que se refiere el párrafo anterior también podrán entregar o enviar los CFDI mencionados en el plazo que establezca la normatividad financiera que les resulte aplicable.

1.2.7.1.11 Facilidad para emitir CFDI sin mencionar los datos del pedimento de importación

Los contribuyentes que importen o exporten mercancías por medio de tuberías o cables, así como aquéllos que se ubiquen en los supuestos previstos por la regla 3.7.28 de las Reglas de Carácter General en Materia de Comercio Exterior para 2013, quedarán relevados de señalar en los CFDI que expidan, el número y la fecha del documento aduanero.

1.2.7.1.15 Expedición de CFDI por comisionistas

Los contribuyentes que actúen como comisionistas, podrán expedir CFDI a nombre y por cuenta de los comitentes con los que tengan celebrado el contrato de comisión correspondiente, respecto de las operaciones que realicen en calidad de comisionistas.

1.2.7.1.21 Expedición de CFDI a través del sistema de registro fiscal

Los contribuyentes que utilicen la herramienta electrónica elaborada por el SAT denominada “Sistema de Registro Fiscal”, “Mis cuentas”, podrán expedir CFDI a través de dicha aplicación, utilizando la Contraseña del contribuyente. A dichos comprobantes se les incorporará el sello digital del SAT y serán válidos para deducir y acreditar fiscalmente.

Los CFDI expedidos a través de la mencionada herramienta, podrán imprimirse ingresando a la página de Internet del SAT, en la opción “Factura Electrónica”. De igual forma, los contribuyentes podrán imprimir dentro del propio “Sistema de Registro Fiscal”, “Mis Cuentas”, los datos de los CFDI generados a través del mismo, lo cual hará las veces de la representación impresa del CFDI.

1.2.7.1.26 Cumplimiento de requisitos en la expedición de comprobantes fiscales

Los contribuyentes podrán incorporar en los CFDI que expidan, la expresión NA o cualquier otra análoga, en lugar de los siguientes requisitos:

  1. Régimen fiscal en que tributen conforme a la Ley del ISR.
  2. Forma en que se realizó el pago.

Los contribuyentes también podrán señalar en los apartados designados para incorporar los requisitos previstos en las fracciones anteriores, la información con la que cuenten al momento de expedir los comprobantes respectivos.

¿Qué es la facturación electrónica?

Al igual que la factura física, la factura electrónica garantiza la autenticidad del origen e integridad del contenido tras el pago o contratación de algún servicio o producto, con la diferencia y ventaja de que puede almacenarse en formato digital, así como gestionarse e intercambiarse a través de internet, sin embargo, para que tenga validez oficial (legal) tiene que estar completada por medio de la “firma electrónica avanzada”, que es un conjunto de datos adjuntos a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como ilegítimo autor del mismo, como si fuese una firma autógrafa, además requiere del “certificado de sello digital”, con vigencia de cuatro años.

En México, a partir del 1 de enero de 2014 es obligatorio el uso de la factura electrónica para todos los contribuyentes, ello a través del modelo llamado Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que viene a sustituir al Comprobante Fiscal Digital (CFD); por otra parte, la nueva normativa baja de 4 millones de pesos como límite de ingresos anuales a tan solo 250 mil pesos

Dentro del mismo contexto, el Servicio de Administración Tributaria ofrece de forma gratuita la generación de factura electrónica, dicho servicio permite capturar y certificar un comprobante a la vez, está dirigido principalmente a contribuyentes de arrendamiento, del ámbito empresarial y profesional. Para utilizar este servicio es necesario contar con la firma electrónica avanzada y tramitar al menos un certificado de sello digital.

Nota: El SAT informa que su servicio no administra catálogos de clientes o productos, ni integra “adendas” comerciales, y tampoco realiza cálculos de impuestos. Sin embargo el SAT sí propone catálogos de productos y servicios y catálogos de unidades de medida.

Formatos utilizados

Aunque no es obligatorio, los formatos comúnmente utilizados para la elaboración de la factura electrónica son: PDF, cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME que tienen como único interés guardar electrónicamente la factura; XML, cuando el envío es de un ordenador a otro ordenador. Al igual que los formatos de la factura electrónica, la firma digital puede generarse en formato PDF y XML.

Beneficios de la Facturación Electrónica

Entre los principales beneficios que podemos encontrar con la facturación electrónica están los siguientes:

  • Ahorro en gastos de papelería y gastos administrativos.
  • Mejor seguridad en el resguardo de documentos.
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes.SAT
  • Agilidad en la toma de decisiones.
  • Contabilidad automatizada.
  • Fácil cálculo de impuestos.
  • Rápida localización de la información
  • Menor probabilidad de falsificación.
  • Procesos de auditoria más fáciles.

Importancia mundial de la facturación electrónica

A nivel internacional existen algunas normativas y estándares sobre la factura electrónica establecidos por las Naciones Unidas, como es el caso de UNeDocs para documentos de comercio electrónico, como plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML, siendo una solución abierta y tecnológicamente neutra para  implementar fácilmente en PyME’s y en las macro empresas.

Así mismo, para conformar guías de facturación electrónica estándar existe el Lenguaje Global de Negocios (GS1), que se dedica a la elaboración y aplicación de servicios y soluciones mundiales, integra a más de 47 países y posee una experiencia de más de 30 años.

Preguntas de Complementos para Expedir CFDI

  1. ¿Puedo elaborar un recibo de nómina mensual por los pagos de todo el mes?

Sí, pero hay que incluir información adicional en la factura sobre cada pago realizado durante el mes. 

  1. ¿En qué momento se debe de expedir la Factura Electrónica por las remuneraciones que cubran los patrones a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios?

Antes de la realización de los pagos correspondientes, o dentro de los tres días hábiles posteriores a la realización efectiva de dichos pagos; en el caso de que los contribuyentes realicen pagos por remuneraciones a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios correspondientes a periodos menores a un mes, podrán emitir a cada trabajador o a cada contribuyentes asimilado una sola Factura Electrónica mensual, dentro de los tres días hábiles posteriores al último día del mes laborado y efectivamente pagado, conforme a lo siguiente:
Contribuyentes asimilados

  1. En la Factura Electrónica que se expida, ¿Cuál es la fecha que se considerará como fecha de expedición y de entrega?

La fecha en que efectivamente se realizó el pago de dichas remuneraciones; cuando se opte por emitir una sola Factura Electrónica mensual, se considerará la fecha en que se realizó efectivamente el pago correspondiente al último día o periodo laborado dentro del mes por el que se emita la Factura Electrónica.

  1. ¿Cómo se efectuaría la emisión de los comprobantes cuando las remuneraciones correspondan a pagos de periodos menores a un mes?

Podrán emitir una sola Factura Electrónica mensual.

  1. ¿Qué complementos se le debe de incorporar a la Factura Electrónica mensual?

Conforme a lo señalado por la regla I.2.7.5.3, los contribuyentes deberán incorporar al comprobante el complemento de nómina referido en la regla I.2.7.5.1, tantas veces como pagos realizados en el mes de que se trate; esto es, si el comprobante ampara 2 pagos quincenales, deberá haber dos complementos, cada uno con los datos de la quincena correspondiente.

  1. ¿Cómo se deben asentar las cantidades totales de cada uno de los complementos incorporados en la Factura Electrónica por las remuneraciones cubiertas a los trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios?

Se asentarán en los campos correspondientes conforme a lo dispuesto en la Guía de llenado del Anexo 20 publicado por el SAT, debiendo efectuar el cálculo y retención del ISR por cada pago en la Factura Electrónica mensual conforme a la periodicidad en que efectivamente se realizó cada erogación.

  1. ¿Una vez que el contribuyente opta por expedir sus comprobantes de remuneraciones cubiertas a los trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios puede cambiar durante el año esta opción?

A partir del 5 de julio de 2014, el contribuyente puede optar por la forma en que expedirá la factura electrónica por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios y a partir de ese momento no podrá variarse en el ejercicio en que se haya ejercido la opción, de conformidad con el Artículo 6 del CFF.

  1. Factura Electrónica Si un contribuyente opta por expedir una Factura Electrónica mensual y realiza el pago a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios los días 12 y 24 de cada mes, ¿Cuántos Complementos deberá contener la Factura Electrónica?

La factura electrónica deberá contener dos complementos.

  1. En el caso de que un contribuyente deba expedir una Factura Electrónica mensual por el mes de julio y realice el pago, en los días 8, 16 y 24 de julio y 1 de agosto. ¿Cuántos Complementos deberá contener la Factura Electrónica?

La Factura Electrónica deberá contener tres complementos, en virtud de que el cuarto pago no se realizó dentro del mes, por lo que el complemento correspondiente al pago del 1 de agosto deberá considerarse en la Factura Electrónica del citado mes.

  1. En el caso de que un contribuyente emita una Factura Electrónica en forma mensual y realice el pago de dos quincenas y el último día del mes efectúe un pago por concepto de nóminas extraordinarias (Aguinaldo, PTU, vacaciones o una indemnización) es decir, cuando se hace una nómina independiente del pago regular. ¿Cuántos Complementos deberá contener la Factura Electrónica?

La Factura Electrónica deberá contener tres complementos ya que es el número de pagos que se están realizando.

Siempre es importante acatar de forma puntual y al pie de la letra las CFDIdisposiciones y resoluciones establecidas por las autoridades gubernamentales en materia fiscal y hacendaria, pues estas permiten evitar chantajes o incurrir por ignorancia en delitos penales. Por último, los contribuyentes (empresarios, emprendedores, etc.) no se adaptarán a estas normativas de la noche a la mañana, sin embargo para facilitar estos complejos y atareados tramites existen empresas que cuentan con las más sofisticadas tecnologías en materia de facturación electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, que cuenta con un Sistema de Facturación Electrónica completamente en línea, el cual permite cumplir con los requisitos del SAT.

Para mayor información sobre sobre software de facturación electrónica, puedes ingresar a:

http://www.webvillanet.com/inicio/facturacion-cfdi.aspx

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La Contabilidad Electrónica en México y su Marco Jurídico

ContabilidadSeguramente se han preguntado ¿Qué es la contabilidad electrónica? En México se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través del SAT. Ante ello, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables para entregarla, esto sólo cuando: el SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas); el contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.

Contabilidad electrónica (Marco jurídico)

Derivado de la reforma fiscal aprobada en 2013 y que entró en vigor a partir del 1° de enero de 2014, se realizaron cambios en materiaMarco Jurídico electrónica, estos se especifican en los artículos 28, 33 y 34 del Código Fiscal de la Federación, los cuales se describen de forma generalizada a continuación:

ARTÍCULO 28

Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

  1. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones.

II y III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

  1. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

ARTÍCULO 33

Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

  1. Los documentos e información que integran la contabilidad son:
  2. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;
  3. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte;

III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;

  1. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
  2. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
  3. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior;

VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y

  1. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

ARTICULO 34

Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código:

El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.

El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal.

Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.

¿Para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad sin duda es una herramienta que trae muchos y diversos beneficios, pues sirve como medio para controlar la actividad de la empresa, dado que es aquí donde se realiza cotidianamente una serie de actividades, encaminadas a la obtención de las metas y objetivos empresariales, permitiendo de esta manera planificar y controlar la actividad de la unidad productiva. La misión de la contabilidad no solo se centra en la evaluación del beneficio obtenido, sino también permite comprobar a corto, mediano y largo plazo el grado de ejecución conseguido de cada uno de los objetivos empresariales.

Para recopilar dicha información es necesario llevar un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras que se generen dentro y fuera de las organizaciones; este tipo de aspectos contables involucra tanto a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPyME’s), así como a las grandes empresas multinacionales.

Tipos de contabilidad

Microcontabilidad: elaborada por las distintas administraciones públicas y de contabilidad privada (empresas), suministra información utilizada en la toma de decisiones. Dentro de la contabilidad empresarial, existen usuarios internos y externos, en los primeros están aquellas personas u órganos que utilizan la información de la empresa para la toma de decisiones en la dirección de la misma; el segundo tipo de usuarios (externos), comprenden a todos aquellos que no participan en la gestión de la empresa, como accionistas, acreedores, prestamistas, inversores, siguientes, entre otros.

Macrocontabilidad: elaborado por los Estados, suministra información que orientar la política económica del país.

Libros contables

Son documentos que permiten respaldar y comprobar el avance de las empresas, estos son obligatorios acorde a las legislaciones mercantiles y los principales son: Libro Diario, recoge por orden cronológico las operaciones de la actividad económica empresarial, según se van produciendo en el tiempo; Libro mayor, recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas; Libro inventario o de Balances, reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.

Software contable

Desde los años 90s el mercado en materia de contabilidad electrónica se fue consolidando, pero fue en la última década donde tomo mayor fuerza y alcance, siendo una herramienta muy Software de contabilidadaceptable y de gran utilidad en materia de finanzas, principalmente para el sector privado, donde convergen desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, permitiéndoles de esta manera competir a grandes ritmos. Aunque hay un sinfín de aplicaciones especializadas, todas y cada una de ellas tienen la función de registrar y procesar de forma sistematizada y simplificada toda aquella información contable generada de una empresa o actividad productiva, como compras, ventas, cuentas por pagar o cobrar, control de inventarios, entre otras.

Existen tres tipos de contabilidad electrónica, como son la financiera: proporciona información a terceras personas relacionadas con la empresa, entre estas inversionistas y accionistas; la fiscal: orientada a dar cumplimiento de las obligaciones tributarias de las organizaciones; por último, está la administrativa: destinada a facilitar las funciones de planificación, control y toma de decisiones.

No cabe duda que el software contable es una herramienta dinámica y versátil para empresas y emprendedores que quieren llevar sus cuentas en orden, sacando el máximo provecho para la toma de decisiones. Por otra parte, en México existen empresas como Villanett que también ofrecen software contable en la nube para mantener adecuadamente las finanzas del negocio.

Sin duda la autoridad fiscal de nuestro país está sumamente
interesada en tomar decisiones respecto a la legislación interna, así como realizar los controles a través de los medios Contabilidad electrónica electrónicos que se están implementando, entre los cuales encontramos: la factura electrónica, el buzón tributario y ahora la contabilidad electrónica. Sin embargo es importante enfatizar que los contribuyentes, ya sea empresarios o emprendedores no se adaptarán al cambio de la noche a la mañana, ante ello y para facilitar estos complejos tramites, existen empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett que ofrece su sistema de contabilidad electrónica en la nube, que permite generar y enviar al SAT toda la información contable que requiera.

Si necesitas mas información de programas de contabilidad electrónica, visita:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

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Nómina para los empleados de la empresa

La nómina es una lista o registro de cada uno de los empleados que laboran en una empresa e incluye sueldos, salarios y Nóminabonificaciones; en la antigüedad la nómina era una reliquia donde
estaban escritos nombres de Santos, por otra parte el término proviene del latín, nomen, que significa nombre.

Sin duda es un aspecto muy importante en la sociedad, pues en los grupos laboralmente activos dentro de las empresas u organizaciones, permite especificar la cantidad que se les pagó por sus servicios que prestaron durante un tiempo determinado, además, desde el punto de vista contable es de vital importancia, debido a que los impuestos sobre la nómina y la propia nómina están sujetos a leyes y reglamentos (regulaciones estatales y federales) que las empresas deben acatar.

Nota: Ya sea por ética o por obligación, toda empresa debe asegurarse de que todos los empleados se les pague puntualmente, indicando en las retenciones y deducciones de forma correcta.

Tipos de nómina

Honorarios: hecha por personas autónomas e independientes, que declaran sus propios impuestos, como abogados, médicos, notarios, entre otros.

Comisiones: aquellos que reciben sueldos por efectuar ventas y que se llevan una comisión.

Sueldos y salarios: siendo las más comunes, los conceptos de pagos y deducciones son múltiples, que al final dan un líquido a percibir.

La nómina en México

En México la Secretaría de Hacienda y Crédito Público a través del Sistema de Administración Tributaria, indica que toda aquella persona física, con ingresos obtienes por actividades empresariales y profesionales, como arrendamiento, régimen de incorporación fiscal y por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas y pesqueras o de una asociación religiosa que tenga asalariados, tiene la SATresponsabilidad de realizar en tiempo y forma las nóminas correspondientes. Las nóminas en México pueden clasificarse según su prioridad: semanal, regularmente utilizadas para persona sindicalizadas u obreros que se les pagó en efectivo cada siete días; quincenal, cuando se les paga los días 15, 30 o 31; mensual, para pagarle a los empleados de cierto rango alto dentro del empresa; catorcenal, similar a la quincenal, la gente cobra 365 días del año en lugar de 360; por último está la decenal, suele usarse para personas que ganan alguna comisión y que no tienen que esperar hasta el día 15 para recibir su comisión.

Partes de una nómina

Estructura y elementos básicos de una nómina:

  • Información de la empresa, dirección del centro de trabajo y código cuenta de cotización del trabajador.
  • Información del trabajador, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa.
  • Periodo de liquidación de la nómina.
  • Detalle de las percepciones salariales y extra saláriales del trabajador.
  • Detalle de las deducciones que se le practican al salario bruto.
  • Líquido a percibir.
  • Detalle de las bases de cotización de la nómina, junto con el detalle del cálculo de las deducciones por el IRPF.
  • Lugar de emisión, firma y sello por la empresa y trabajador.

Sistemas de nómina electrónica

Es un documento fiscal que se genera en formato digital y que de acuerdo a lo aprobado por los legisladores federales en materia de Impuesto Sobre la Renta (ISR) y de Código Fiscal de la Federación (CFF), los empleadores deberán expedir un recibo de nómina como comprobante fiscal digital CFDI, para efectos de poder deducir los pagos salariales efectuados a cada empleado.

Para las empresas, los sistemas informáticos (software) que ayudan a realizar la nómina de manera sistematizada y automática les han permitido reducir tiempos en la elaboración de estos documentos tan importantes, tanto para los empleados como para los empresarios. Como pudieron apreciar, en el segmento anterior se enumeraron las aplicaciones más comunes y utilizadas para la generación de nóminas, otro ejemplo estos programas, es Villanett Venta © que es un Software de Nómina Electrónica en la Nube para capturar recibos de nómina manual o desde Excel, timbrar la nómina CFDI, gestionar aspectos contables y de facturación electrónica, permitiendo cumplir con las disposiciones del SAT, pues sólo necesita una conexión a internet para utilizarse, sin la necesidad de instalar ningún programa.

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Ventajas de usar un ERP empresarial

Seguramente tú como empresario tienes la intención de invertir en un ERP empresarial para agilizar algunos de los procesos documentales que se generan en los distintos departamentales al interior de la organización, pero aún no te convences en su totalidad y en tu mente rondan dudas como ¿realmente me ayudará a mi negocio? o ¿qué ventajas tendré al usar un sistema de este tipo?, etc.

Ventajas de un ERP empresarial

Para responder a las anteriores incógnitas, se presenta a continuación las 10 principales ventajas que aporta un ERP empresarial: 

  1. Ahorro financiero: una de ERP Empresarial 1las mayores ventajas que nos puede proporcionar la implementación de un ERP empresarial es el ahorro de recursos económicos, pues otorga una gestión de mayor alcance, debido a que nos permite administrar, así como solucionar de forma puntual y eficiente procesos relacionados con actividades mercantiles, de recursos humanos, de muebles e inmuebles, disminución de errores y duplicidad de tareas, mejores servicios, en fin, todo lo que involucre a la empresa u organización; además permite la reducción de costos a mediano o largo plazo, mismos que aumentarán el margen de beneficios por coste unitario, es aquí donde el ERP empresarial puede convertirse en un gran aliado a la hora de ofrecer un precio más competitivo sin distorsionar el modelo de negocio, ni disminuir el valor ofrecido a los clientes.
  1. Toma de decisiones: Saber cómo y qué camino tomar esDecisiones fundamental a la hora de fijar una meta u objetivo por alcanzar, en el caso de un ERP empresarial los datos de todos los departamentos siempre están disponibles, permitiendo trazar una decisión estratégica y facilitar la toma de decisiones, dado que nos muestra un panorama y una perspectiva a gran escala de donde estamos y hacia dónde vamos.
  1. Mejor relación empresa-cliente: Implementar de forma correctaEmpresa-cliente un ERP permite dar respuesta en un menor tiempo y aporta mayor calidad al cliente, ello se debe básicamente a que, el ERP empresarial nos brinda de forma constante una base de datos, que incluye información de gustos e ideas de los clientes, ajustando los productos y/o servicios a sus necesidades. Además, el CRM (Customer Relationship Management), que es uno de los módulos incorporados al ERP empresarial nos aporta mayor eficacia a la hora de relacionarse con los clientes.
  1. Mayor seguridad: La seguridad a la hora de manejar datosSeguridad privados de los clientes, proveedores y empresas es un asunto de gran importancia, ya que puede haber robo de información, ante ello, los sistemas ERP cubren de forma puntual estos aspectos, pues incorporan distintos niveles de acceso o autorización, así como, centralización de información y una mayor seguridad en la nube, debido a que los datos están replicados en distintos lugares.
  1. Mayor productividad: Cuando una empresa o emprendedor haProductividad incorporado un ERP empresarial a su organización, este le permite suprimir barreras de información entre los distintos departamentos y mejorar la comunicación interna, así mismo, optimiza y automatiza la gestión de procesos, elimina trabajos duplicados e información redundante, aumentando la productividad de los empleados.
  1. Estandarización de la organización: seguir un patrón o esquema Estandarización determinado es fundamental para guiarse de forma ordenada y lograr así cumplir con los objetivos preestablecidos, por ende, es aquí donde trabajar con el mismo programa ayudan a toda la plantilla de los distintos departamentos a reflexionar sobre el proceso y a definir buenas practicas, consiguiendo un trabajo en equipo más uniforme y eficiente.
  1. Crecimiento ordenado: Las perspectivas de toda empresa sonCrecimientocrecer, ya sea a corto o largo plazo, estabilizarse y competir contra otras empresas del mismo giro. El utilizar un ERP empresarial permite lograr dicho crecimiento de forma ordenada y mucho menos desgastante, ya que todo crecimiento suele ser muy traumático para la estructura de la empresa, ante ello este tipo de sistemas permite visualizar los segmentos más vulnerables en la estructura y reforzarlos para estabilizar el crecimiento.
  1. Automatización de tareas: Sistematizar y automatizar tantoAutomatización tareas pesadas como repetitivas que se realizan a mano, permitirá a los empleados dedicarse a tareas más productivas, las cuales son las que realmente aportan valor a la empresa, siendo los sistemas ERP las herramientas óptimas para estas actividades.
  1. Aumento de la eficiencia: Disponer de una base de datosEficiencia centralizada y de fácil acceso ayuda a reducir esfuerzos al momento de buscar y encontrar la información necesaria, ahorrándole al empleado gran cantidad de horas de trabajo, lo que le permite concentrarse en otras actividades de igual o mayor importancia. Sin duda, tener todas las operaciones (generación recibos, talones, pedidos, facturas, etc.) de la empresa contenidas en un mismo sistema garantiza una colaboración fluida.
  1. Aumento de capacidad operativa: Las empresas tienen diversas Capacidad áreas operativas que se especializan en atender las necesidades del cliente, la fabricación de productos o implementación de servicios, ante ello, aumentar la capacidad de operación en las empresas permite cubrir cada uno de estos aspectos de forma más versátil y dinámica. En conclusión, aquéllas organizaciones que quieren crecer y expandirse en base a su capacidad operativa, deben tener presente el denominado ERP empresarial.

Como te habrás dado cuenta, la implementación de un ERP empresarial trae consigo muchas ventajas para la misma empresa, los clientes, proveedores y para toda la plantilla laboral, pues se encarga de automatizar y sistematizar procesos que suelen ser repetitivos y tardados. En el mercado existen diversos tipos de sistemas ERP empresarial, grandes o chicos, pero lo más importante radica en que estos se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en donde se planee implementar, un ejemplo de esto, es el software ERP Villanett © que cuenta con muchos módulos: Ventas, CRM, Telemarketing, Clientes, Inventarios, Compras, Tesorería, Contabilidad, Nómina, Planificador, Seguridad y Herramientas, lo cual permite administrar de forma eficiente y confiable el proceso de ventas de cualquier negocio.

Para conocer sobre ERP empresarial, puedes consultar;

http://www.villanett.com/inicio/software-erp.aspx

Elegir e implementar un Sistema ERP

Las TIC´s se han vuelto aún más indispensables para nuestras vidas diarias y más en el aspecto empresarial, donde los software administrativos son comúnmente usados, entre ellos esta el Sistema ERP para la gestión de la información y planificación de recursos empresariales, los cuales permiten automatizar las Sistema ERPprácticas relacionadas con los aspectos administrativos y productivos de una empresa.

Los software especializados en el diseño e implementación de los llamados Sistemas ERP cubren una amplia gama de aspectos de la gestión de una empresa, por ello es preciso tener en cuenta diversos puntos que nos ayuden a concluir de forma exitosa la ejecución de este tipo de programas.

Selección del Sistema ERP

En seguida se han numerado 10 consejos que todo buen empresario siempre debe de tener en cuenta:

  1. Planificación: esto permitirá establecer las actividades o pasos que ayuden a definir un camino claro para conseguir de manera exitosa los objetivos deseados. Primeramente se debe segmentar en etapas los pasos a seguir dentro del proyecto a planificar, en este caso, un Sistema ERP, en seguida, determinar el grado de personalización y configuración apegada a las necesidades de la empresa y objetivos deseados.
  1. Ventajas: para esto es necesario hacer un análisis externó de oportunidades e interno de fortalezas, el primero cubre aquellos factores positivos que se pueden generar en el entorno y que pueden ser aprovechados; el segundo, son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa con otros de igual clase.
  1. Desventajas: se deben visualizar y analizar tanto las amenazas externas, como las debilidades internas, donde las amenazas sonD Sistema ERP aquellas situaciones negativas que pueden atentar contra el proyecto, con esto y en caso de ser necesario se pueden diseñar estrategias que permitan sortear los obstáculos; mientras que las debilidades son todos aquellos elementos con los que ya se cuenta y que pueden ser una barrera para lograr los objetivos, siempre resaltando los aspectos que brinda el servicio, los financieros, de mercado, organizativos y de control, que una vez identificados debe ser eliminados. 
  1. Movilidad: no solo se debe de tener en cuenta el acceso a los sistemas ERP mediante el ordenador personal, sino la movilidad dentro de las empresas, por ello es preciso seleccionar un Sistema ERP que permita a los usuarios ser más productivos y eficientes en los teléfonos inteligentes o tabletas, además debe proporcionar la seguridad de los datos privados.
  1. Selección: al momento de seleccionar un software especializado en ERP, es recomendable que este posea flexibilidad, capacidad, capacitación y soporte técnico, además debe adaptarse a las necesidades de la empresa.
  1. Perspectivas: los objetivos y necesidades del negocio deben ser constantemente mejorados a corto y mediano plazo, siempre cuantificando los resultados con porcentajes concretos, ello para que el ERP aporte una ventaja competitiva a la organización.
  1. Capacitación: la capacitación siempre ha sido de vital importancia para el crecimiento y competitividad de las Capacitación ERPempresas, ya que tener a un trabajador bien informado le permitirá mayor autonomía en la toma de decisiones y un mejor desempeño en sus funciones. Ante esto, en la implementación del ERP se deben de asignar a los empleados a equipos multidisciplinarios integrados por personas con experiencia en la selección, edición y procesamiento de documentación contable de la empresa, de esta forma ayudarán a reducir tiempos y esfuerzos en definir los objetivos y las necesidades a cubrir. 
  1. Prevención y contingencia: en cualquier proyecto siempre es necesario predecir y enlistar los errores o fallos que pudiesen presentarse durante la implementación del sistema ERP. Una vez reconocidos los errores y fallos se debe diseñar un plan de prevención y contingencia de los mismos, estableciendo prioridades, rutas de mejora, cronogramas y la definición de responsabilidades de los participantes.
  1. Gestión del cambio: para la Information Technology Infrastructure Library (ITIL), el principal objetivo de la Gestión del cambio es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar, que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la calidad y continuidad del servicio TI. Hay que tener en cuenta que los sistemas ERP son muy flexibles y permiten a las empresas realizar cambios.
  1. Medición de resultados: para asegurarse del éxito, se debe hacer un análisis que nos permita ver si la forma de operar del ERP es laMedir adecuada y si se están alcanzando los objetivos previamente establecidos, esto puede hacerse mediante la herramienta metodológica Balance Scorecard (BSC), la cual traduce las estrategias en un conjunto de medidas de actuación que proporcionan un sistema de gestión y medición. La información obtenida permite presentar los resultados de desempeño y comprender su origen.

ERP

Tomar en consideración todas las recomendaciones y consejos para la correcta selección e implementación de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning, Sistema para la Gestión Empresarial) es lo que determinara el éxito o fracaso del mismo, pues debe apegarse a las necesidades y perspectivas de la organización, ejemplo de ello, es el software de Villanett Venta ©, que está construido con una tecnología avanzada de páginas web y a su vez, permite administrar el proceso de ventas del negocio de una forma eficiente y confiable.

Para mayor informacion sosbre Sistema ERP, consultar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

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Sistema ERP vs Software de gestión

La ERPglobalización y alta demanda de servicios y productos ha obligado a los empresarios a buscar herramientas que les ayuden a encontrar mejores soluciones, como es el caso de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), MRPII y los MRP,

Ante esto, los MRPII permiten la planificación efectiva de todos los recursos para una compañía de manufactura, que abarca la planificación comercial, plan de ventas y operaciones, programa de producción maestro, planificación de materiales, planificación de capacidad y sistemas de ejecución asociados al taller. Por otra parte, los MRP determinan cuántos componentes se necesitan y cuándo hay que llevar a cabo el Plan Maestro de Producción, que se traduce en una serie de órdenes de compra y fabricación de los materiales necesarios para satisfacer la demanda de productos finales para cumplir con las demandas de los clientes.

Ahora se preguntan ¿En qué consiste un ERP?, bien, estos son sistemas que permiten gestionar la información de forma automatizada, encaminados a agilizar las prácticas operativas y productivas de las empresas, además permiten mayor accesibilidad a la información, eliminación de datos innecesarios y facilitan la difusión de la información entre las diferentes partes de la organización, proporcionando una mejor toma de decisiones para beneficiar directamente a los clientes.

Sistema ERP vs Software de gestión

Un ERP está diseñado para englobar, modelar y automatizar todos2 los procesos de negocio de una empresa, que posee una arquitectura centralizada y de fácil flujo de la información entre  las funciones de manufactura, logística, finanzas y recursos humanos, permitiendo así, que  los datos estén disponibles en tiempo y forma; mientras que los software de gestión o comúnmente llamados paquetes de oficina (suites ofimáticas) se basan en múltiples aplicaciones modulares o individuales, donde las bases de datos no están centralizadas, ocasionando que se duplique la información. Sobre las características de modularidad y configuración que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, podemos definir que el aspecto modular de una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Mientras que la configuración le permite la modificación o adecuación del código del software para el desarrollo de nuevos procesos.

Recomendaciones

Antes, durante y después de la implementación de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) es recomendable tener en cuenta lo siguiente:

  • Definición de resultados, del modelo de negocio, de gestión y de la estrategia de implantación.
  • Perspectiva de la solución a desarrollar.
  • Evaluación de oportunidades.
  • Análisis del cambio organizativo.
  • Controles de calidad.
  • Auditorías del entorno técnico y de desarrollo.Software ERP

En ocasiones el desarrollo e implementación de este tipo de software puede ser complejo y abrumante, para ello existen compañías especializadas en la materia, un ejemplo de estas compañías es Villanett, que estudia y evalúa los procesos del negocio, así como su adecuada programación, permitiendo la personalización de ciertos aspectos de los sistemas ERP según las necesidades de la organización (cliente) que solicita dicho servicio.

Para más información sobre Software ERP, puedes consultar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

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