¿Cómo se puede aplicar el proceso de automatización en una empresa?



¿Cómo se puede aplicar el proceso de automatización en una empresa?

Hablar de la automatización de una empresa es referirse a uno de los procesos más interesantes y beneficios que puede realizar cualquier organización.

En si, hablamos de la automatización de sus procesos, lo que implica la integración de todos sus recursos humanos, técnicos y materiales en un mismo flujo de trabajo.

Esta integración abarca desde empleados y gerentes hasta los sistemas informáticos y aplicaciones usadas en cada área, sus procesos tecnológicos y toda la administración de la empresa.

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Hay varias razones para que las empresas apliquen una automatización de procesos, eliminando todo lo posible cualquier tarea manual.

Sin embargo, la razón más importante es mantener bajos sus costos, maximizar las ganancias y mantener la competitividad.

Por ejemplo, podemos decir que la automatización de procesos ayuda a reducir los errores humanos y técnicos y reduce costos operativos.

También ayuda a optimizar el uso del tiempo y el buen aprovechamiento de la energía y materias primas.

¿Por qué automatizar una empresa?

Numerosas experiencias han demostrado que la automatización de una empresa la ayuda a reducir la tasa de errores, bajar costos y ahorrar tiempo.

Además, la permite mejorar sus ganancias al permitirle producir más unidades o mercancías en comparación a cuando usaba procesos manuales.

También ayuda a obtener productos de mejor calidad, lo que contribuye a ganar prestigio y consolidar más ventas.

Y sin duda, el resultado final de la sustitución del trabajo manual con herramientas informáticas o automatizadas es una mejora del rendimiento económico de la organización y un mayor retorno de inversión para sus accionistas.

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Por estas razones es que cada vez más empresas en el mundo implementan la automatización de sus procesos sin importar el tamaño de la organización o a qué se dediquen.

Beneficios de la automatización de una empresa

Hablando desde el punto de vista técnico, la automatización de una empresa genera un conjunto de beneficios que se repiten en la gran mayoría de los casos:

  1. Mejor control y seguimiento de las actividades y procesos: La gerencia puede conocer en cualquier momento y con todo detalle el estado de la producción, ventas, gastos y cualquier otra información valiosa para la toma de decisiones.
  1. Reduce el tiempo requerido para completar el ciclo del proceso productivo desde su inicio hasta su fin.
  1. Elimina el tiempo muerto o de retraso entre el final de una actividad y el inicio de la siguiente.
  1. Mejora la comunicación entre el equipo humano de la empresa al facilitar el intercambio en tiempo real de datos anteriormente compartidos con métodos más lentos como correos electrónicos, hojas de cálculo y documentos impresos.
  1. El intercambio inmediato y automático de información reduce el riesgo de errores humanos.
  1. Ayuda a identificar problemas o cuellos de botella, procesos redundantes y tareas que consumen recursos sin aportar nada al proceso productivo.
  1. Facilita la supervisión de tareas clave, como la venta de mercancías, cobro a clientes y el manejo de pagos a proveedores.

Finalmente, podemos agregar que la automatización de procesos permite implementar sistemas de alerta ante fallas o contingencias. Esto reduce el tiempo de respuesta ante cualquier problema.

¿Qué procesos vale la pena automatizar?

El número de procesos que se pueden automatizar hoy en día es tan grande como la cantidad y variedad de empresas que existen en el mercado.

Dependiendo de su área y tipo de producto, podemos señalar algunos de los procesos que adquieren mayor valor al automatizarse, diferenciados por área o función.

  • Área Comercial (Marketing y ventas): Aquí se incluyen procesos como la generación y seguimiento de campañas, elaboración de cotizaciones y ofertas, manejo de oportunidades de venta y el desarrollo de nuevos productos o servicios.
  • Administración y Recursos Humanos.
  • Operaciones: Es muy valioso automatizar los planes de producción, las solicitudes de materias primas y todo lo relacionado con la logística interna y externa.

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Pasos para implementar la automatización de procesos

Una vez identificados los procesos a automatizar, podemos seguir cinco pasos básicos para hacerlo:

1)  Definición de actividades e información clave

Antes que nada se debe definir cuál es la información clave y actividades fundamentales relacionadas con el proceso que será automatizado.

Cada proceso debe definirse, documentarse y mapearse de forma correcta y en estricto apego a la realidad.

Los puntos más importantes a definir son el nombre del proceso, su objetivo, justificación, alcance, quiénes participan y el evento que marca su inicio y su final.

También se deben documentar las pre-condiciones y post-condiciones, así como las reglas del negocio y la descripción o narrativa del proceso.

Por último, la documentación debe incluir un glosario de términos relacionado con el proceso automatizado.

2)      Modelado del proceso

En base al diagrama del proceso y la información de inicio y fin para cada actividad relacionada, se procede a hacer su modelado en una herramienta de automatización.

Estas herramientas se conocen como Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMS por sus siglas en inglés).

En el mercado se pueden encontrar muchas herramientas para la automatización de procesos, que varían de precio según sus capacidades y funciones.

3)      Ejecución del proceso

Tras modelar el proceso en un software BPMS y capacitar al personal que operará esta herramienta, lo siguiente es ejecutarlo.

La ejecución en BPMS empieza haciendo una simulación en tiempo real que nos permitirá detectar problemas y corregirlos.

Cuando todo esté ajustado, se procede a definir un punto de inicio para que el proceso pase a operar totalmente a través de la plataforma BPMS.

Este punto puede ser una fecha específica, una orden de compra o de entrega o cualquier otro hito temporal o de producción.

4)      Monitoreo y medición de indicadores

Esta tarea se basa en seguir el comportamiento de los indicadores clave de desempeño del proceso automatizado.

Para esto se utilizan las métricas que la propia plataforma BPMS brindará al usuario. Algunas métricas comunes son la duración de principio a fin, tiempo promedio de las actividades, problemas frecuentes de ejecución, etc.

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5)      Revisión del proceso e identificación de áreas de oportunidad

En base a las métricas obtenidas y los problemas detectados, se harán los ajustes necesarios para optimizar el proceso automatizado.

Entre los problemas más comunes que se deben corregir y eliminar tenemos cosas como tareas que consumen recursos sin aportar valor, tareas redundantes, actividades de alto riesgo y cuellos de botella a nivel de ejecución.

También pueden tomarse en cuenta cosas positivas como actividades que aportan alto valor al proceso, a las cuales se les deberá dar prioridad o hacerles un seguimiento más estricto.

Conclusión

En resumen, el proceso de automatización de una empresa trae grandes beneficios y debe hacerse sin importar el tamaño de la misma.

Todo proceso se puede automatizar, pero conviene comenzar por aquellos de tipo administrativo.

Esto a su vez facilitará la implementación de la automatización en otras áreas de la empresa.

Por último, aconsejamos priorizar la automatización de los procesos donde haya gran carga de trabajo manual o donde cualquier error o falla de control pueda causar grandes pérdidas y retrasos.

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