¿Cómo manejar las finanzas de una empresa?
Las finanzas de una empresa nunca deben ser tomadas a la ligera. Representan uno de los recursos más importantes de la empresa y deben tomarse con seriedad y, sobre todo, responsabilidad.
Deben ser manejadas por expertos o conocedores y nunca permitir que sea gestionada por incompetentes o gente de quien se desconfíe. Los siguientes 7 consejos servirán como base para comenzar a llevar las finanzas empresariales por el camino correcto y sin complicaciones:
Realizar un presupuesto y apegarse a él. Contar con un presupuesto claro y por escrito de gastos, compras, ventas, deudas y compromisos para con otros es importante para la sustentabilidad económica del negocio. La planeación para el manejo de efectivo es clave en cualquier empresa. Siempre se deben tener en cuenta la inflación, los tipos de cambios (si se realizan acciones comerciales en el extranjero), intereses y cualquier tipo de indicadores. Además, todas las cuentas deben estar al día y correctamente registradas.
Realizar un presupuesto y apegarse a él. Contar con un presupuesto claro y por escrito de gastos, compras, ventas, deudas y compromisos para con otros es importante para la sustentabilidad económica del negocio. La planeación para el manejo de efectivo es clave en cualquier empresa. Siempre se deben tener en cuenta la inflación, los tipos de cambios (si se realizan acciones comerciales en el extranjero), intereses y cualquier tipo de indicadores. Además, todas las cuentas deben estar al día y correctamente registradas. - Contar con una reserva de efectivo. Debe incluirse como un gasto más. La reserva de efectivo debe tomarse en cuenta como ahorro financiero, nunca se sabe en qué momento sea necesario para nuevas compras, inversiones o cualquier imprevisto urgente. Esta reserva también tiene que registrarse adecuadamente y de inmediato.
- No fiar. Parece lógico, pero muchas veces las empresas (sobre todo los pequeños comerciantes) olvidan que fiar desequilibra la balanza a favor del cliente, no importa si este es muy cumplido o consumidor asiduo, nunca se sabe qué pueda ocurrir y podría llegar a ser un golpe duro para la empresa si comienza a tomarse como hábito la fianza.
Mantener equilibrio entre las entradas y las salidas de efectivo. Las salidas de efectivo, es decir; las compras, gastos, inversiones pagos, etc. NUNCA deben ser mayores a las entradas. El punto de equilibrio es aquel en el que los gastos son iguales a las ventas de la compañía. Por supuesto que no debe perseguirse el punto de equilibrio, siempre debe buscarse la utilidad, pero el equilibrio es un buen referente para saber que las cosas se están haciendo correctamente.
Mantener equilibrio entre las entradas y las salidas de efectivo. Las salidas de efectivo, es decir; las compras, gastos, inversiones pagos, etc. NUNCA deben ser mayores a las entradas. El punto de equilibrio es aquel en el que los gastos son iguales a las ventas de la compañía. Por supuesto que no debe perseguirse el punto de equilibrio, siempre debe buscarse la utilidad, pero el equilibrio es un buen referente para saber que las cosas se están haciendo correctamente.Se puede conocer muy bien esta información gracias al presupuesto del que se habla en el primer punto, por eso las cuentas y los registros deben estar al día y en orden.
- Registrar diariamente ingresos y egresos. Si bien el presupuesto es útil para darse una idea general del estado financiero del negocio, los registros diarios resultan relevantes al final del mes o para abonar a la reserva de efectivo del que se hablaba en un punto anterior. Además, son la muestra fehaciente de cómo está yendo el negocio día a día, qué días hay más afluencia de clientes, etc.
Respetar los plazos. Todas las empresas grandes o pequeñas tienen deudas, así funciona el comercio. Sin embargo, varias empresas fracasan porque sus deudas exceden sus ingresos o, porque se pasan de los plazos para pagar, lo cual genera intereses, en consecuencia, la deuda aumenta. Una empresa no puede permitirse extralimitarse de los plazos fijos para hacerse cargo de sus obligaciones.
Respetar los plazos. Todas las empresas grandes o pequeñas tienen deudas, así funciona el comercio. Sin embargo, varias empresas fracasan porque sus deudas exceden sus ingresos o, porque se pasan de los plazos para pagar, lo cual genera intereses, en consecuencia, la deuda aumenta. Una empresa no puede permitirse extralimitarse de los plazos fijos para hacerse cargo de sus obligaciones. Un calendario de pagos es una buena sugerencia para mantenerse alerta y al día de cada deuda.
- Buscar reinversiones. Si existen utilidades, guardarlas en un banco no es siempre la mejor opción. Se debe analizar la situación financiera e investigar si una parte de dichas utilidades pueden reinvertirse en activos para la empresa. Obviamente, este punto depende mucho de la compañía, en qué punto de crecimiento se encuentra, si es necesario o no invertir y realizar un buen análisis del estado de la empresa. De todas formas, se debe buscar mover el dinero y no dejarlo estancado por mucho tiempo.
- Cuidar los tiempos: La administración de los recursos financieros de una empresa requieren de cuidados y de tiempos específicos para generar ganancias, por lo que no se deben extraer los recursos más allá de sus capacidades, o es posible que se estanque y pueda caer en banca rota. El dueño de la empresa debe verse como un administrador, al que alguien le encarga su cuidado y que deberá entregará cuentas al verdadero dueño.
Inversión inteligente: Como emprendedor y dueño de un negocio o empresa, es recomendable que inviertas en salarios decorosos, uno o dos cursos de capacitación al año, materias primas de buena calidad y proveedores confiables, con ello, podrás observar de forma escalonada el crecimiento de la empresa y las respectivas ganancias. Recuerda “lo que siembres, cosecharas”, ante ello, si siembras con abundancia cosecharás con abundancia.
Inversión inteligente: Como emprendedor y dueño de un negocio o empresa, es recomendable que inviertas en salarios decorosos, uno o dos cursos de capacitación al año, materias primas de buena calidad y proveedores confiables, con ello, podrás observar de forma escalonada el crecimiento de la empresa y las respectivas ganancias. Recuerda “lo que siembres, cosecharas”, ante ello, si siembras con abundancia cosecharás con abundancia.- Visualización del mercado: Jamás adquieras algo que no sepas cómo utilizar o donde y para quien venderás, pues son los ingresos por venta la única forma de que una empresa esté sana. Enfócate en un principio en conseguir clientes y cerrar ventas, sin comprometer el capital de la empresa, donde todos los recursos y acciones deben estar siempre orientados a añadir valor, priorizando siempre las necesidades.
- Valorar tu mercancía: No debes menospreciar o “malbaratar” tus productos o servicios, sólo para poder vender, aunque sea algo. Si no crees en el valor de lo que ofreces, tus clientes tampoco lo harán.
- Controlar las finanzas: Si el propósito es que nuestra empresa perdure en el tiempo, el primer paso consiste en realizar un análisis de la situación financiera actual en la organización, respondiendo cuestiones como:
- ¿Cuál es el patrimonio actual de la organización?
- ¿Cuál es el flujo de caja de nuestra empresa?
- ¿Cuál es el nivel de endeudamiento?
- ¿Qué tan pesada es la relación entre el pasivo a corto y largo plazo y los activos?
- ¿Cuáles son las alternativas de financiamiento?
- Asumir riesgos: Hay que aprender a asumir riesgos controlados y terminar con el tabú de que el endeudamiento es siempre negativo: el buen empresario sabe utilizar la financiación externa para aprovechar aquellas oportunidades que permiten el crecimiento del negocio.
¿Cómo obtener financiamiento?
Obtener financiamiento para pequeñas y medianas empresas que apenas comienzan o que desean expandir su capital de trabajo es supremamente importante. Representa una de las decisiones más importantes y difíciles para un empresario. No debe ser tomada a la ligera, mucho menos cuando corre riesgo la economía personal y el sustento de la propia compañía.
A continuación se enumeran algunas instituciones en las que es posible y realmente factible pensar para tomar esa decisión de financiamiento:
1. Conseguir inversores. Contactar con familiares, amigos, conocidos o simplemente particulares, interesados en invertir en el proyecto empresarial. Para ello es necesario contar con un plan de negocios realista y bien estructurado para presentarlo de manera dinámica y atractiva al posible inversor.
Dentro de este punto cabe destacar que solicitar préstamos a familiares o amigos puede ser más beneficioso, pues la tasa de interés puede ser negociada más fácilmente, e incluso, si es alguien muy allegado, puede llegar a ser omitida. Además los plazos para pagar son más flexibles y puede evitarse la realización de un plan de negocios.
2. Solicitar un crédito bancario. Actualmente existen muchas instituciones bancarias dispuestas a apoyar a las empresas y a los emprendedores con plazos y montos muy accesibles y requisitos mínimos. Dichos requisitos dependen de la institución bancaria, ya que algunos ofreces sus servicios a personas físicas que cuentan con actividad empresarial y que desean expandir el negocio, mientras que otras apoyan a los nuevos empresarios a comenzar su actividad.
3. 
Instituciones Gubernamentales. Programas instituidos por el Gobierno que, muchas veces, cuentan con apoyos económicos y de asesoría empresarial. Exigen planes de negocios bien estructurados y presentados y el llenado de ciertos registros antes de presentar los proyectos. Puesto que son financiados por el Gobierno, es menor la posibilidad de aceptación de crédito que cualquiera de las otras instituciones aquí mencionadas. Algunas de ellas son:
- Secretaría de Economía. Programa Capital Semilla Pyme.
- Secretaría de Economía. Programa Nacional de Microempresas.
- Fondo Nacional del Emprendedor.
- Red de Apoyo al Emprendedor.
4. Otras Asociaciones. Conjunto de instituciones bancarias o no, que se unen para apoyar al pequeño y mediano empresario, así como al emprendedor, a obtener financiamiento ya sea para capital de trabajo o como inversión inicial. Algunas de ellas promueven el emprendimiento y brindan asesoría. Como ejemplo:
- ASEM (Asociación de Emprendedores de México). Organización civil sin fines de lucro, apoyado por instituciones como: Santander.
Antes de comenzar cualquier trámite para financiamiento, es sumamente importante informarse bien de todos los aspectos legales, jurídicos y económicos que el trámite conlleva. Estudiar cada una de las opciones, analizarla a la perfección y no acelerarse en la toma de decisión, puesto que una vez firmados y entregados los papeles correspondientes, no hay marcha atrás.
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Mostrar prudencia. Nunca actuar bajo una influenza impulsiva y agresiva. Se debe controlar la situación, pensar con la mente fría y ser amable y comprensivo, sin desesperarse y siempre en armonía con el cliente. 
Proporcionar facilidades de pago. Habiendo resuelto la comunicación con el cliente, y conociendo de antemano su situación, podría renegociarse el sistema actual de pagos y ofrecer plazos o montos que beneficien al cliente y le permitan realizar sus pagos correspondientes a tiempo. 
Mostrar agradecimiento cuando el pago se haya efectuado. Aunque el cliente se haya demorado, es importante la educación y el respeto. Agradecer al cliente por su pago, es una muestra de confianza a pesar del incumplimiento, y de que podrían continuar existiendo negociaciones entre ambas partes en un futuro. 
Dependiendo de la situación; ofrecer otro plazo para efectuar el pago. Ofrecer nuevos plazos o nuevos montos puede hacer la diferencia entre el pago del cliente o el olvido de la deuda. Se debe ser flexible a pesar de la negativa del cliente, si es que no se quiere perder ese dinero por completo.
Evitar que el cliente acceda al producto o servicio. Cortar conexión del cliente con el producto o servicio que se le ofreció, es otra forma de lograr que salde su adeudo. Si bien, probablemente disfrutó del producto o servicio por un tiempo, la falta de este puede permitir que recapacite sobre la necesidad que tiene de este y busque contactar a la empresa y saldar de alguna forma su deuda.
Enviar la factura a una empresa especializada en cobro a morosos o 
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3. Mantener buena relación con el cliente. No únicamente antes y durante el proceso de venta, sino también en la posventa. Siempre estar en contacto y pendiente de las subsecuentes necesidades del cliente y para dar seguimiento de las facturas; saber si llegó su factura (si se envía por facturación electrónica), si los datos son los correctos, y enviar recordatorios de próximas facturas a vencer (mínimo una semana antes de la fecha de vencimiento).
Por el contrario, si el cliente no paga durante el plazo que ha sido claramente establecido, podría crearse un sistema de “castigo”, en el cual se vayan acumulando los intereses cada día de mora. Este tipo de recompensas y sobre todo los castigos, deben ser perfectamente especificados en el contrato o mediante documentos adicionales con valor jurídico que el cliente tiene que comprender y firmar.
Reconocer la responsabilidad. En situaciones de inconformidad, es muy importante que el directivo, ejecutivo o supervisor encargado, asuma y reconozca que se ha cometido un error y que es necesario solucionarlo. Tener una actitud a la defensiva o negar la responsabilidad puede traer consigo tanto pérdidas en efectivo, como en clientes, y eso no es bueno para el negocio. 
Dejar que exprese su insatisfacción. Escuchar atentamente sin interrumpir. Tener paciencia y permitir que se desahogue deja abierto el camino para conocer la situación y encontrar la solución más óptima. 
Hacer preguntas. Hacer las preguntas que se consideren necesarias para encontrar soluciones inmediatas.
Buscar y comunicar una respuesta inmediata. Una vez que el cliente haya propuesto soluciones, se debe conversar con quien haga falta. Si la decisión la puede tomar el mismo directivo por sí solo, es importante que tome una decisión inmediata y la comunique al cliente y a todos aquellos directa o indirectamente relacionados con la situación. No siempre resultará una solución definitiva, pero al menos, puede ser un resultado momentáneamente satisfactorio, mientras puede darse una resolución definitiva. 
Si el cliente es ocasional. Este tipo de clientes no son fieles a la empresa, van y vienen y no simbolizan ni representan grandes ganancias. Aunque es importante escuchar sus quejas y tomarlas en cuenta, probablemente no sea necesario resolverlas en ese preciso momento, aunque deben tomarse medidas para que, si la queja está bien fundamentada, pueda solucionarse a la brevedad. 
El cliente es conflictivo. No desea razonar, no escucha y simplemente es un dolor de cabeza. Dejar ir a ese cliente es lo mejor para la salud mental, es muy posible que no sea la única empresa o negocio con quien lo haya hecho antes.
Visión. Todos los empresarios exitosos tienen en común el hecho de ver más allá de lo que se ve. Piensan fuera de la caja y ven soluciones en lugar de conflictos. Se permiten soñar y ponerse a trabajar en ese sueño sin descanso y sin importar la opinión de los demás. 
Iniciativa y se automotivan. Dan siempre el primer paso. Tienen una mentalidad positiva que no permiten que cambie a negativa por periodos muy prolongados. Buscan la auto motivación constante, incluso diaria, lo que les permite concentrarse en las áreas de oportunidad más allá de los problemas o los obstáculos.
Disciplina. La perseverancia y la constancia son muy importantes para un empresario exitoso. El éxito se gana trabajando día a día consistentemente hasta convertir las actividades necesarias para el triunfo en hábitos cotidianos. Incluso las cosas más sencillas es necesario realizarlas como ritual constante. La guerra se gana gracias a las pequeñas victorias. 
Creen en sus ideas. Tienen confianza en uno mismo. No subestiman lo que pueden lograr con una idea de negocio, de hecho, muchos de los empresarios más exitosos , entraron al negocio por tener una idea genial.
11. Enfoca los valores del negocio con los de sus clientes. Alinear correctamente lo que ofrece tu marca con las necesidades particulares del público al que te diriges, es una clave probada, para lograr ser un empresario efectivo.
Ahorrar es una clave muy básica, pero fundamental y es que, el futuro de la economía es incierto. Puede ocurrir que el negocio tenga una caída en sus ventas o que fracase. En estos casos el dinero ahorrado sirve para invertir en otros rubros o para mantener a flote el negocio, por lo menos por unos meses más.
15. Nunca se rinden. En cada aventura que se emprende aparecen situaciones difíciles, dónde rendirse y retirarse será lo más sencillo pero la gran diferencia entre el empresario común y el empresario exitoso es que este último nunca se rinde.
19. Diversifican equipos. Los equipos de trabajo son importantes y entre más diversos sean es mejor. Cuando un equipo está constituido por profesionales en diferentes áreas, con conocimientos varios y criterio propio, las ideas surgen al por mayor. Cada uno brinda su punto de vista particular y se enriquecen las actividades, incluso los objetivos son más fácilmente alcanzados. 
21. Aprenden y enseñan para triunfar. Los grandes empresarios dicen que enseñando se aprende también. Eso es correcto. Al enseñar, se vuelve a recordar, se practica nuevamente y es buena fuente de retroalimentación. Sin embargo, a pesar del conocimiento con el que ya se cuente, es fundamental continuar aprendiendo de todo y de todos; mantiene al cerebro activo y lo estimula. Además: el conocimiento es poder.
Facebook. Es una red social de ocio y entretenimiento. Los usuarios de Facebook buscan básicamente pasar un rato agradable, reírse y compartir momentos y chistes. No es una red meramente profesional, pero funciona muy bien para empresas con giros enfocados al comercio 
Instagram. Red social del 
Linkedin. Es una red social 100% profesional. Pretende, más que nada, generar interacciones 
Twitter. Es una red social que corre en dos sentidos. Por una parte, es divertida y utilizada para compartir memes, chistes, videos, frases motivacionales, etc., y por otra parte, puede emplearse como red profesional. 
Youtube. Para esta red lo principal es el video. Si la empresa (o el profesional independiente) requiere de video para mostrar cómo funciona su producto o servicio o para generar engagement y sentirse más cerca del usuario, esta es la plataforma predilecta.
Snapchat. Únicamente recomendada si el público meta son adolescentes.
FourSquare. Perfecto para cualquier negocio de cualquier giro. Se trata de una aplicación que permite que el usuario haga “check in”, es decir, el usuario puede marcar que ha estado o está en un local siempre y cuando este cuente con un perfil abierto en la red. También permite que el usuario deje referencias. Es muy útil para publicidad tipo boca a boca digital. 
Anuncios pagados. Los anuncios pagados en redes sociales o, incluso, en el mismo YouTube, no son excesivamente caros, son muy efectivos y pueden ser útiles durante mucho tiempo. En estos se promocionaría el nuevo canal de YouTube y se invitaría a la audiencia a conocerlo y suscribirse. 
Videos con testimonios. De preferencia que este tipo de videos no resulte muy largo y tedioso. Dos o tres testimonios de clientes satisfechos por video es apenas lo necesario. De hecho, lo recomendable es que no dure más de 10 minutos.
Subir miniaturas llamativas y relevantes. Las miniaturas tienen mucho valor y pueden ser la razón por la que alguien dé click y abra el video o se abstenga y busque en otra parte. La miniatura tiene que reflejar de lo que se está hablando, sin resultar aburrida o demasiado sobria. 
Responder a la comunidad. Como en todas las redes sociales -en YouTube- es necesario mantener positiva a la comunidad. Administrar constantemente los comentarios que surgen tras publicar un video, intentando siempre que dichos comentarios resulten de valor para los demás usuarios y no sean críticas destructivas sin fundamento. Además, la comunicación con la audiencia debe ser fluida, respondiendo de inmediato a posibles dudas, sugerencias y/o aclaraciones. 
No son un canal de ventas. Esto es primordial. Como se ha comentado varias veces anteriormente, las redes sociales son precisamente eso, un medio social que conecta y permite interacciones entre usuarios y empresas. Genera útiles retroalimentaciones y proporciona gran visibilidad a la marca, pero NO vende directamente. De hecho, basta preguntar a los usuarios de Facebook, por ejemplo, si algunas vez han comprado gracias a una campaña publicitaria en dicha red, posiblemente la respuesta sea no.
Los internautas buscan entretenimiento. Cada usuario de alguna (o de varias) red social busca pasar un momento agradable, compartir momentos, entretenerse, sociabilizar, conocer gente, opinar, etc. No buscan, ni desean realizar compras o ser invadidos con exceso de publicidad innecesaria y que interrumpa su momento de esparcimiento. De hecho, puede resultarles tediosa la propaganda exagerada y tienden a evitarla lo más posible. 
Recomendaciones y referencias. Cualquier recomendación positiva de un cliente es válida. Una buena referencia de un cliente es capaz de atraer a dos o tres consumidores más, así que se debe estar atento para que el cliente siempre se vaya completamente satisfecho. 
Exposición en los medios. Además de los influencers, los medios de comunicación generan un boca a boca bastante positivo. Cualquier medio es aceptable, pero el auge del momento es el internet. Una empresa o independiente puede permitirse buscar en internet páginas, blogs o redes sociales de personas con gran auditorio que puedan recomendarla (o).
Revisar opciones. Es importante buscar en muchas fuentes de información, tanto internet como directorios y revistas comerciales, incluso consultar con empresas de giros similares y pedir referencias. Construir un amplio menú de candidatos incrementa las posibilidades de encontrar al idóneo para la compañía. 
Clasificar. Después de crear el perfil, se tiene una idea más clara de lo requerido. Pueden enviarse correos o realizar llamadas a los que se considere más apropiados e ir descartando poco a poco a aquellos que no cumplan con el perfil. Parece tedioso, pero es necesario para asegurar que el proveedor sea el indicado. 
Evaluación. Comparar cada uno de los distribuidores en cuanto al perfil creado anteriormente. Esto se hace con tiempo, sin presiones y analizando fríamente cada prospecto. 
Comunicación bidireccional. Las reuniones empresariales conectan al empleado con la dirección o la gerencia. Permiten que la comunicación se centre en ambos lados, se discute y se llega a acuerdos comunes. Además se plantean problemas generales y se aportan ideas para solucionarlos. Generan bastante retroalimentación y si se hacen correctamente, el resultado es muy prometedor para la compañía. 
Aportación y recepción de información. Finalmente, la información que se aporta y se recaba en su totalidad, es muy sustancial y beneficiosa sobre todo al corto plazo. Es necesario que se lleve registro de todo lo acordado en la junta para que su control y medición sea más sencillo.
Se vuelven tediosas y aburridas. El directivo se expande demasiado en sus explicaciones sin llegar a puntos concretos y hace tremendamente aburrida la reunión. Cuando eso pasa regularmente nadie presta atención y surge un sentimiento de desgano y de haber desperdiciado tiempo valioso. 
Baja la productividad. Debido al paro de actividades “gracias a la reunión”. Mucho peor si la junta resulta absolutamente improductiva o se perdió mucho tiempo en ella. 
Hacerla obligatoria para personas ajenas. Ocurre cuando se obliga a estar presente en la reunión a personas que no tienen nada que ver con los temas que se trata en la reunión. No tiene sentido, distrae y hace perder el tiempo a esas personas ajenas a este tema específico de la reunión. 
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento. 
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.
Liderazgo efectivo. Ser líder no es lo mismo que ser jefe. Mientras el jefe ordena y regaña, el líder orienta y motiva. El maltrato de un jefe es una de las causas principales por las que el empleado decide retirarse de la organización. Por lo tanto, como directivo o ejecutivo de alta jerarquía debe buscarse el liderazgo y pensar en el buen trabajador como un recurso importante que agrega mucho valor al negocio. 
Cultivar las relaciones interpersonales. Lograr que se genere un buen ambiente entre todo el personal borrará la idea de los empleados de querer irse. Está comprobado que las relaciones amenas entre compañeros sostienen una fuerte influencia en las decisiones de permanencia o retiro del trabajador. 
Escuchar atentamente. Parece que no importa, pero la escucha activa hacia el empleado puede permitir al directivo comprender exactamente lo que está pasando con el trabajador para tratar de remediar la situación y llegar a acuerdos concienzudos y efectivos para ambas partes. Muchas veces el problema principal no es tan grave que no pueda solucionarse únicamente escuchando con empatía. 
Flexibilidad. El empleado es un ser humano, sus necesidades son importantes y deben ser satisfechas en la medida de lo posible. En algunas ocasiones el problema principal es que el horario es muy ajustado o trabaja demasiadas horas extras y no le queda tiempo libre para su esparcimiento y la convivencia con sus seres queridos. Una conversación bilateral puede proporcionarle al empleado ese respiro que tanto necesita. 
Cambio de ambiente. Puede ser un cambio de sucursal, un cambio de puesto, un ascenso y la preocupación y logro de una mejora en el clima organizacional (si esto resulta necesario).