Contratar nuevo personal siempre resulta muy exhaustivo para el ejecutivo de Rec
¿Cuándo es el momento para contratar nuevo personal?
Saber con precisión matemática cuándo contratar nuevo personal es una de las decisiones financieras y operativas más complejas para cualquier empresa en fase de escalamiento. Abrir una nueva vacante antes de tiempo puede sobrecargar la nómina y reducir drásticamente tus márgenes de utilidad; por el contrario, postergar la contratación cuando el equipo actual ya superó su capacidad provoca cuellos de botella, errores en el servicio y fuga de talento por desgaste laboral (burnout). Para identificar el momento exacto en el que tu organización necesita integrar más manos, es fundamental ir más allá de la sensación de prisa y evaluar métricas concretas de carga de trabajo, proyecciones de ventas y retorno de inversión.
Antes de contratar: Cómo la tecnología ayuda a medir si necesitas personal o mejores procesos
Muchas veces la sensación de que “falta gente” no se debe a un volumen de trabajo real inmanejable, sino a una infraestructura operativa deficiente que hace perder horas útiles a tus colaboradores. Antes de asumir un nuevo gasto fijo en nómina, apóyate en datos claros para diagnosticar tu empresa:
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Identificación de tareas repetitivas y automatizables: Si tu equipo pasa la mitad de su jornada capturando facturas a mano, redactando reportes en Excel o buscando archivos traspapelados, el problema no es la falta de personal, sino la falta de automatización. Integrar un software de gestión centralizado elimina esas tareas manuales y libera capacidad operativa de inmediato.
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Análisis cuantitativo de la productividad por área: Evaluar indicadores duros a través de un sistema ERP te permite saber con certeza cuántos pedidos procesa realmente cada ejecutivo o cuántas cotizaciones atiende el equipo comercial. Si los números demuestran que tus empleados ya operan a su máximo rendimiento con procesos optimizados, entonces la contratación está 100% justificada.
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Proyección de flujo de caja para soportar la nómina: Sumar un nuevo colaborador implica considerar salarios, cargas prestacionales, equipo de trabajo y capacitación. Contar con un módulo de finanzas en la nube te permite simular el impacto que tendrá ese nuevo costo fijo en tu flujo de efectivo, asegurando que la empresa mantenga la liquidez necesaria mientras el nuevo empleado alcanza su curva de rendimiento óptima.
Para que no se compliquen más ese tipo de situaciones, se muestran a continuación varias situaciones en las que sin duda se amerita de nuevo personal:
La demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento.
La demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento. 
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento.
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento. - Se requiere personal temporal para un área en específico. Por ejemplo, si se va a lanzar una nueva campaña o un nuevo producto al mercado.
El tiempo ya no es suficiente. Cuando el directivo, así como los empleados, ya no cuentan con tiempo suficiente para concluir las tareas, cuando se pasan más horas en el trabajo que con la familia porque no se da basto, es hora de contratar más personal; las tareas son excesivas y ya no alcanza con la mano de obra con la que se cuenta.
El tiempo ya no es suficiente. Cuando el directivo, así como los empleados, ya no cuentan con tiempo suficiente para concluir las tareas, cuando se pasan más horas en el trabajo que con la familia porque no se da basto, es hora de contratar más personal; las tareas son excesivas y ya no alcanza con la mano de obra con la que se cuenta.- Desarrollo de nuevo producto o proyecto. Desarrollar un nuevo proyecto no es sencillo, requiere de personal capacitado en ciertas áreas y, sobre todo, gente preparada para asumir el control de dicha responsabilidad. En ocasiones se cuenta con el personal apropiado, pero dejan descuidadas sus actividades cotidianas regulares.
a. Lo más factible es contratar personal (puede ser temporal o no, depende de las necesidades de la empresa y del desempeño profesional) capacitado y con tiempo disponible para tomar el control.
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.a. Las empresas buscan capacitar a los empleados ya existentes para ahorrar en gastos, pero no siempre es lo más apropiado porque dejan gritas en sus áreas anteriores. Así que lo más recomendable es buscar al nuevo colaborador que cumpla con los requerimientos del nuevo puesto.
- Supervisión o atención de personal y/o sucursales. Es una situación similar a la anterior. Antes de capacitar al personal con el que ya se cuenta, es necesario preguntarse y poner en una balanza si el beneficio es mayor que el perjuicio, si no es así, es momento de pensar en contratar nuevo personal.
¿Cómo puedes contratar personal efectivo?
Si bien nadie tiene la llave que abra las puertas del cofre mágico donde se consiguen excelentes empleados, es importante que las compañías comiencen a ver al empleado más allá que un simple recurso que genera dinero. Tienen que pensar en el trabajador como una parte esencial y fundamental para el éxito organizacional. Empecemos analizando estos 7 consejos básicos:
1. NO contrate a alguien que piense como usted. Un equipo de trabajo debe ser diverso.
No contrate clones suyos. Contrate personal con pensamiento crítico propio, con ideas interesantes bien fundamentadas que en cierto momento servirán como reto para el equipo y para usted y generarán conflicto. El conflicto es saludable cuando lleva a ideas que no se habían pensado antes.
2. Habilidad más que currículum.
Un excelente currículum impresiona, pero no demuestra concretamente habilidades. Una charla larga y un par de pruebas de talento cortas muchas veces dicen más de la persona que un currículum de 20 páginas.
Busque mentes diferentes y creativas. Las resoluciones a los
problemas organizacionales muchas veces son resueltas por personas que “piensan fuera de la caja”. Personas ordinarias existen muchas, personas diferentes son muy pocas.
4. Cubra los huecos que deben ser cubiertos.
Conozca las debilidades y las áreas de oportunidad que existen en su equipo de trabajo y trate de cubrirlas con nuevo personal. Si dentro de la organización necesita personal que maneje idiomas, por ejemplo, enfoque sus esfuerzos en conseguirlo.
5. Busque a alguien curioso.
Una persona curiosa es muy valiosa. Busca aprendizaje constante y regularmente es creativa. El hambre por el conocimiento que tienen las personas curiosas, es necesario para que la empresa evolucione y aprenda, compita y rompa paradigmas convencionales.
Las empresas necesitan candidatos con genuina pasión por el trabajo, deseos de superación visibles, con ética y moral bien definidas, que comparta los valores de la empresa, con capacidad de aprendizaje continuo, capacidad para resolver conflictos, que se rete a sí mismo, constante y comprometido en todo momento y con hambre de crecimiento.
7. Diga NO a una entrevista ordinaria.
Una entrevista donde el candidato hable sobre sus logros, sus trabajos anteriores, sus conocimientos teóricos y donde se le hagan constantemente las mismas preguntas, realmente no dice mucho del prospecto. En una entrevista ordinaria lo único que se puede esperar del candidato es que sea ordinario. Las empresas deben enfocar sus esfuerzos en contratar personas que además de tener conocimientos, sean extraordinarias. No simplemente intelectualmente extraordinarias, sino, con pensamientos diferentes.
Como se dijo anteriormente, con pensamiento crítico y creativo, que rompa esquemas y paradigmas, que se adapte al cambio y, más que eso, que sea él mismo un agente de cambio. Ese es el tipo de trabajador que requieren actualmente las empresas porque el mundo evoluciona constantemente y así mismo las empresas tienen que aprender a evolucionar. No es necesario contratar robots que reciban órdenes, es necesario contratar seres humanos que superen sus propios límites todos los días.
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Liderazgo efectivo. Ser líder no es lo mismo que ser jefe. Mientras el jefe ordena y regaña, el líder orienta y motiva. El maltrato de un jefe es una de las causas principales por las que el empleado decide retirarse de la organización. Por lo tanto, como directivo o ejecutivo de alta jerarquía debe buscarse el liderazgo y pensar en el buen trabajador como un recurso importante que agrega mucho valor al negocio. 
Realizar encuestas de satisfacción. Es importante que se reconozcan las necesidades del trabajador, y mediante encuestas quincenales o mensuales puede medirse el nivel de “felicidad” del trabajador que le interesa a la compañía retener para poder trabajar posteriormente en ese aspecto con él. 
Cultivar las relaciones interpersonales. Lograr que se genere un buen ambiente entre todo el personal borrará la idea de los empleados de querer irse. Está comprobado que las relaciones amenas entre compañeros sostienen una fuerte influencia en las decisiones de permanencia o retiro del trabajador. 
Escuchar atentamente. Parece que no importa, pero la escucha activa hacia el empleado puede permitir al directivo comprender exactamente lo que está pasando con el trabajador para tratar de remediar la situación y llegar a acuerdos concienzudos y efectivos para ambas partes. Muchas veces el problema principal no es tan grave que no pueda solucionarse únicamente escuchando con empatía. 
Flexibilidad. El empleado es un ser humano, sus necesidades son importantes y deben ser satisfechas en la medida de lo posible. En algunas ocasiones el problema principal es que el horario es muy ajustado o trabaja demasiadas horas extras y no le queda tiempo libre para su esparcimiento y la convivencia con sus seres queridos. Una conversación bilateral puede proporcionarle al empleado ese respiro que tanto necesita. 
Cambio de ambiente. Puede ser un cambio de sucursal, un cambio de puesto, un ascenso y la preocupación y logro de una mejora en el clima organizacional (si esto resulta necesario).
Formación. El empleado puede ser calificado por los conocimientos que ha adquirido en el transcurso de un lapso específico de tiempo. Contabilizar y tomar nota de las conferencias, los eventos, los congresos o las comidas profesionales a las que asistió, e incluso, pueden llevarse a cabo pequeños tests de conocimientos obtenidos y no olvidar las 
Eficiencia. La eficiencia es el resultado del cumplimiento constante de los cuatro puntos anteriores. Si el empleado es calificado satisfactoriamente en todas las anteriores, puede darse por hecho que ha maximizado su eficiencia y, por lo tanto, forma una parte muy importante del equipo de trabajo y es un recurso que debe ser conservado.
Clasificación alterna. Se clasifica a los empleados de “mejor a peor” en cuanto a las características anteriores y se anotan en listas para su posterior análisis. 
Verificación de campo. Una persona ajena al equipo de trabajo o un representante de departamento se encarga de solicitar información al supervisor directo para puntuar, con su colaboración, a cada empleado del equipo. El representante prepara un informe del trabajador y lo envía al supervisor para que revise que la información es verídica y posteriormente es enviado al gerente o director responsable. 
Incidente crítico. Cuando el supervisor carga consigo una bitácora y solo observa los incidentes y las conductas laborales (negativas o positivas) del empleado, para, después de aproximadamente seis meses, reunirse con él y discutir su desempeño en base a las anotaciones anteriores.
