¿Cómo administrar el tiempo eficientemente?

Aprender cómo administrar el tiempo en el trabajo es la habilidad directiva más importante para evitar que las urgencias del día a día devoren tus metas estratégicas. Muchos empresarios y profesionales caen en la trampa de mantenerse ocupados durante jornadas extenuantes, confundiendo el movimiento constante con la verdadera productividad. En un entorno laboral saturado de notificaciones, juntas imprevistas y tareas cruzadas, optimizar tus horas no consiste en trabajar más rápido, sino en saber priorizar de forma implacable, eliminar las distracciones y apoyarte en herramientas que automaticen tus flujos de operación.

El peligro de la gestión manual: ¿Por qué tus herramientas de trabajo sabotean tu tiempo?

Muchas veces culpamos a la falta de disciplina personal cuando, en realidad, la mayor pérdida de tiempo en una empresa proviene de una infraestructura operativa obsoleta. El uso de procesos manuales destruye tus horas útiles debido a estos factores:

• La trampa del retrabajo administrativo: Perder mañanas enteras capturando facturas a mano, actualizando inventarios en múltiples hojas de Excel o transcribiendo datos de un sistema a otro es el peor enemigo de la productividad. Automatizar estas tareas con un software de gestión centralizado te devuelve el tiempo que necesitas para planificar el crecimiento de tu negocio.

• La dispersión de la información: Cuando los datos de tus clientes, las ventas y la contabilidad están en plataformas separadas (o peor aún, en cuadernos físicos), tu equipo pasa más tiempo buscando archivos y confirmando datos que ejecutando soluciones. Centralizar todo en la nube agiliza la toma de decisiones al instante.

• Falta de claridad para delegar con éxito: Si no cuentas con reportes automáticos en tiempo real que muestren el estatus de las operaciones de tu empresa, te verás obligado a hacer micromanagement (supervisar minuciosamente cada tarea). La tecnología te permite delegar con confianza, liberando tu agenda de la supervisión constante.

Para eso existen ciertos tips un poco básicos, pero útiles para emplear el tiempo de manera más eficiente:

• Aprender a gestionar. Esto tiene que ver con la administración del tiempo. Elaborar listas de actividades en base a prioridades y tenerlas siempre a la mano es una forma de comenzar a gestionar el tiempo. Además es importante que cada actividad tenga establecidos intervalos reales de inicio y terminación. Plantearse objetivos diarios, semanales o quincenales es otra forma de gestión y puede ser complementaria a lo dicho anteriormente.

• Priorizar actividades. Si el punto anterior se hace bien, priorizar actividades será mucho más sencillo. Una vez que se encuentren enlistadas las actividades en los lapsos de tiempo que se consideren necesarios dependiendo de cada persona (pueden ser, como se dijo antes: diarios, semanales, quincenales, etc.), es importante localizar qué actividad realmente es urgente y qué actividad no lo es tanto. Obviamente las prioridades deben realizarse antes; aunque suene lógico, a veces es lo más complicado.

• Evitar postergar tareas innecesariamente. No procrastinar. Dejar de lado aquellas actividades que más que tener una finalidad productiva, se realizan como motivo para posponer alguna tarea laboriosa. Por ejemplo: redes sociales. Entre más rápido se terminen las tareas, más tiempo libre se tendrá; ya sea para ocupar en otras tareas o para recreación.

• Ser proactivo. Es importante adelantarse o prevenir posibles actividades futuras. Por eso, la planificación es tan necesaria, permite que el empleado se anticipe a las próximas actividades, en lugar de esperar (lo cual es una pérdida de tiempo) a las siguientes tareas.

• La puntualidad es supremamente importante para aprovechar mejor el día. Incluso los minutos son valiosos cuando se trata de ser productivo. Además, eso habla bien del trabajador como persona. El tiempo que se ahorra llegando a la hora indicada, puede después recompensarse con tiempos libres. Es una buena inversión, que podría ser redituable a mediano plazo. 

• Compartir o delegar tareas. Delegar tareas, muchas veces, se ve como algo negativo; falta de competitividad o pereza. Sin embargo, no es siempre así. Ahorra muchísimo tiempo al empleado y se reparten las obligaciones justamente, además se termina el trabajo a tiempo y se aprovechan más las horas del día. Eso sí, deben ser compartidas con personas capaces, de los contrario, el tiempo puede ser sumamente desperdiciado. 

• Aprovechar la tecnología. Este punto puede ser parte del anterior. Aprovechar la tecnología a nuestro alcance, es una manera de delegar responsabilidades. Hay que permitir que ciertos softwares, aparatos, aplicaciones, etc., hagan el trabajo más sencillo y ahorren tiempo. Por supuesto que no hay que dejarle todo a la tecnología, pero sí aquellas cuestiones que le llevan más tiempo al empleado y menos a la tecnología.

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