Estrategias Efectivas para Mejorar tu Productividad
La procrastinación, ese hábito de posponer las tareas importantes por actividades menos urgentes o placenteras, es un enemigo común en el mundo laboral.
Sin embargo, existen estrategias efectivas para combatir la procrastinación y aumentar nuestra eficiencia en el trabajo.
En este artículo, te daremos algunas técnicas probadas para evitar procrastinar y mejorar la productividad en el trabajo.
a) Establece Metas Claras y Prioridades
Una de las principales razones por las que procrastinamos es la falta de claridad sobre lo que debemos hacer y cuándo hacerlo. Para evitar este problema, es fundamental establecer metas y prioridades para cada día o semana de trabajo, divide tus tareas más pequeñas y específicas, establece plazos y prioriza las tareas según su importancia y urgencia.
Visualiza el resultado final: Imagina cómo te sentirás al completar la tarea para motivarte.
Esto beneficiara manteniéndote enfocado y motivado para completar tus tareas a tiempo.
b) Utiliza Técnicas de Gestión del Tiempo
Divide y vencerás: Divide las tareas grandes en pasos más pequeños y manejables así será más fácil.
Existen varias técnicas y metodologías que puedes utilizar para mejorar tu organización y productividad, como las siguientes:
1.-Pomodoro: Define la Tarea a Realizar, Configura un Temporizador, Trabaja en la Tarea sin Interrupciones, Descansa Después de Cada Pomodoro, Repite el Ciclo, Tómate un Descanso Más Largo Después de Cuatro Pomodoros.
Beneficios de la Técnica Pomodoro:
- Mejora la Concentración: Al dividir el trabajo en intervalos de tiempo cortos, la técnica Pomodoro ayuda a mantener la concentración y a minimizar las distracciones.
- Incrementa la Productividad: Al trabajar de manera enfocada durante los pomodoros, puedes completar tareas de manera más eficiente y productiva.
- Reduce la Fatiga Mental: Los descansos regulares entre pomodoros permiten aliviar la fatiga mental y mantener la frescura mental durante todo el día.
- Fomenta la Gestión del Tiempo: Al registrar y seguir tus pomodoros, puedes tener una mejor comprensión de cómo utilizas tu tiempo y cómo puedes mejorar tu eficiencia en el trabajo.
2.-La matriz de Eisenhower: Urgencia-importancia.
Establece un horario: Asigna bloques de tiempo específicos para trabajar en cada tarea.
- Importante y Urgente: Tareas que requieren atención inmediata y son cruciales para alcanzar tus objetivos.
- Importante pero no urgente: Tareas que contribuyen al logro de tus metas a largo plazo pero que no son urgentes en el momento.
- Urgente pero No Importante: Tareas que demandan atención inmediata pero no contribuyen significativamente a tus objetivos principales.
- No importante y No Urgente: Tareas que son distracciones y no contribuyen a tus objetivos principales ni requieren atención inmediata.
Aprende a identificar en que momentos y cuándo eres más productivo así los aprovecharas.
3.-Técnica “Eat That Frog” de Brian Tracy: Está técnica se basa en la idea de abordar primero las tareas más difíciles o importantes del día para evitar procrastinar y aumentar la productividad. El nombre proviene de la metáfora de comer una rana: si tienes que hacerlo, es mejor hacerlo temprano en el día y enfrentarlo de una vez. La idea es identificar la tarea más desafiante o crucial y abordarla primero, lo que te dará un impulso de energía y motivación para el resto del día.
Estas técnicas te ayudarán a estructurar tu día de trabajo, minimizar las distracciones y maximizar tu tiempo de concentración en tareas importantes.
c) Elimina las Distracciones
Las distracciones, como las redes sociales, los correos electrónicos no urgentes o el ruido en el lugar de trabajo, pueden ser uno de los principales desencadenantes de la procrastinación, identifica las distracciones más comunes en tu entorno de trabajo y busca formas de eliminarlas o minimizar su impacto.
d) Divide las Tareas en Pasos Pequeños y Accesibles
A veces, la procrastinación surge cuando nos enfrentamos a tareas grandes y abrumadoras. Para evitar esta sensación de abrumo, divide tus proyectos en pasos más pequeños y manejables. Centra tu atención en completar una tarea pequeña a la vez y celebra cada pequeño logro en el camino. Esto te ayudará a mantener un sentido de progreso y motivación a medida que avanzas hacia la finalización del proyecto.
e) Cultiva Hábitos de Autodisciplina
La autodisciplina es fundamental para evitar procrastinar en el trabajo. Contempla hábitos saludables para mantenerte enfocado como establecer una rutina diaria, establecer límites de tiempo para actividades no relacionadas con el trabajo y recompensarte por completar tareas importantes. Además, aprende a decir “no” a las distracciones y solicitudes que puedan interferir con tu trabajo.
f) Practica el Autocontrol y la Autorregulación Emocional
La procrastinación a menudo está relacionada con nuestras emociones y estados de ánimo. Aprender a regular tus emociones puede ayudarte a evitar procrastinar en el trabajo. Reconoce y acepta tus sentimientos de pereza o ansiedad, pero no permitas que te impidan tomar medidas hacia tus objetivos. Utiliza técnicas de respiración, meditación o visualización para calmar tu mente y mantenerte enfocado en el trabajo.
Celebra tus logros, aunque hayan sido incluso los más pequeños.
g) Eliminación de Multitarea
En lugar de intentar hacer varias cosas a la vez, concéntrate en una tarea a la vez para mejorar tu productividad y calidad de trabajo. La multitarea puede disminuir la eficiencia y aumentar los errores. En su lugar, enfócate en completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Esto te permite dedicar toda tu atención y energía a cada actividad, lo que conduce a mejores resultados en menos tiempo.
h) Revisiones y Mejoras Constantes
Programa revisiones periódicas de tu productividad y de tus métodos de trabajo para identificar áreas de mejora. Reflexiona sobre lo que ha funcionado bien y lo que no, y ajusta tus estrategias en consecuencia. La adaptabilidad y la disposición para mejorar continuamente son fundamentales para aumentar la productividad a largo plazo.
Conclusión
La procrastinación puede ser un obstáculo significativo para la productividad en el trabajo, pero con las estrategias adecuadas, puedes superar este hábito y mejorar tu eficiencia laboral. Al establecer metas claras, utilizar técnicas de gestión del tiempo, eliminar distracciones, dividir tareas en pasos pequeños, cultivar hábitos de autodisciplina y practicar el autocontrol emocional, puedes evitar procrastinar y lograr más en menos tiempo. ¡Empieza a implementar estas estrategias hoy mismo y observa cómo mejora tu productividad en el trabajo!
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Comunicación bidireccional. Las reuniones empresariales conectan al empleado con la dirección o la gerencia. Permiten que la comunicación se centre en ambos lados, se discute y se llega a acuerdos comunes. Además se plantean problemas generales y se aportan ideas para solucionarlos. Generan bastante retroalimentación y si se hacen correctamente, el resultado es muy prometedor para la compañía. 
Aportación y recepción de información. Finalmente, la información que se aporta y se recaba en su totalidad, es muy sustancial y beneficiosa sobre todo al corto plazo. Es necesario que se lleve registro de todo lo acordado en la junta para que su control y medición sea más sencillo.
Se vuelven tediosas y aburridas. El directivo se expande demasiado en sus explicaciones sin llegar a puntos concretos y hace tremendamente aburrida la reunión. Cuando eso pasa regularmente nadie presta atención y surge un sentimiento de desgano y de haber desperdiciado tiempo valioso. 
Baja la productividad. Debido al paro de actividades “gracias a la reunión”. Mucho peor si la junta resulta absolutamente improductiva o se perdió mucho tiempo en ella. 
Hacerla obligatoria para personas ajenas. Ocurre cuando se obliga a estar presente en la reunión a personas que no tienen nada que ver con los temas que se trata en la reunión. No tiene sentido, distrae y hace perder el tiempo a esas personas ajenas a este tema específico de la reunión. 
La demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento. 
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento. 
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.
Liderazgo efectivo. Ser líder no es lo mismo que ser jefe. Mientras el jefe ordena y regaña, el líder orienta y motiva. El maltrato de un jefe es una de las causas principales por las que el empleado decide retirarse de la organización. Por lo tanto, como directivo o ejecutivo de alta jerarquía debe buscarse el liderazgo y pensar en el buen trabajador como un recurso importante que agrega mucho valor al negocio. 
Realizar encuestas de satisfacción. Es importante que se reconozcan las necesidades del trabajador, y mediante encuestas quincenales o mensuales puede medirse el nivel de “felicidad” del trabajador que le interesa a la compañía retener para poder trabajar posteriormente en ese aspecto con él. 
Cultivar las relaciones interpersonales. Lograr que se genere un buen ambiente entre todo el personal borrará la idea de los empleados de querer irse. Está comprobado que las relaciones amenas entre compañeros sostienen una fuerte influencia en las decisiones de permanencia o retiro del trabajador. 
Escuchar atentamente. Parece que no importa, pero la escucha activa hacia el empleado puede permitir al directivo comprender exactamente lo que está pasando con el trabajador para tratar de remediar la situación y llegar a acuerdos concienzudos y efectivos para ambas partes. Muchas veces el problema principal no es tan grave que no pueda solucionarse únicamente escuchando con empatía. 
Flexibilidad. El empleado es un ser humano, sus necesidades son importantes y deben ser satisfechas en la medida de lo posible. En algunas ocasiones el problema principal es que el horario es muy ajustado o trabaja demasiadas horas extras y no le queda tiempo libre para su esparcimiento y la convivencia con sus seres queridos. Una conversación bilateral puede proporcionarle al empleado ese respiro que tanto necesita. 
Cambio de ambiente. Puede ser un cambio de sucursal, un cambio de puesto, un ascenso y la preocupación y logro de una mejora en el clima organizacional (si esto resulta necesario).
Formación. El empleado puede ser calificado por los conocimientos que ha adquirido en el transcurso de un lapso específico de tiempo. Contabilizar y tomar nota de las conferencias, los eventos, los congresos o las comidas profesionales a las que asistió, e incluso, pueden llevarse a cabo pequeños tests de conocimientos obtenidos y no olvidar las 
Eficiencia. La eficiencia es el resultado del cumplimiento constante de los cuatro puntos anteriores. Si el empleado es calificado satisfactoriamente en todas las anteriores, puede darse por hecho que ha maximizado su eficiencia y, por lo tanto, forma una parte muy importante del equipo de trabajo y es un recurso que debe ser conservado.
Clasificación alterna. Se clasifica a los empleados de “mejor a peor” en cuanto a las características anteriores y se anotan en listas para su posterior análisis. 
Verificación de campo. Una persona ajena al equipo de trabajo o un representante de departamento se encarga de solicitar información al supervisor directo para puntuar, con su colaboración, a cada empleado del equipo. El representante prepara un informe del trabajador y lo envía al supervisor para que revise que la información es verídica y posteriormente es enviado al gerente o director responsable. 
Incidente crítico. Cuando el supervisor carga consigo una bitácora y solo observa los incidentes y las conductas laborales (negativas o positivas) del empleado, para, después de aproximadamente seis meses, reunirse con él y discutir su desempeño en base a las anotaciones anteriores.