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¿CÓMO SUPERVISAR AL PERSONAL DE MANERA MÁS EFICIENTE?

supervisar al personal

¿Cuál es la mejor forma de supervisar al personal?

Supervisar al personal podría resultar una tarea complicada y bastante laboriosa cuando no se hace correctamente.  Además, el empleado puede sentirse observado e incluso, intimidado.

Para evitar lo anterior, es importante buscar una mejor forma de supervisar al personal, tratando de evitar el acoso constante al que se sienten expuestos. Seguir esta lista ayuda bastante en dicho proceso:

actitud ante los empleados

 1. Actitud. La actitud del supervisor hacia los empleados es un punto fundamental en el desempeño de estos últimos. Los supervisores deben ser firmes, claros y concisos en sus explicaciones de las actividades; pero también deben ser pacientes, flexibles, positivos, y más que nada: líderes.

 El carácter, actitudes y personalidad del supervisor influye mucho en el desempeño del empleado. Se debe ser íntegro con lo que se exige y lo que se hace y se ofrece. El supervisor no puede pretender que el empleado llegue temprano, si este llega tarde todo el tiempo, en este sentido no existe coherencia y denota una falta enorme de integridad que genera desconfianza.

 2. Establecer las normas. ¿Qué se espera del empleado? ¿Cuáles son sus actividades? ¿Cuáles son las reglas del juego? ¿Qué puede y qué no puede hacer? ¿Cuánto tiempo tiene de descanso? Todas estas interrogantes cumplen con su objetivo principal: mantener al empleado informado sobre sus actividades, sus derechos y obligaciones, y no deja lugar a preguntas y fallos posteriores. 

comunicación constante y asertiva

 3. Mantener la comunicación constante y asertiva. El empleado debe saber que está siendo supervisado, pero debe sentirse en confianza de preguntar si tiene dudas, de descansar si es necesario y de comunicar cualquier problema personal o laboral en el momento en que lo necesite. 

  4. Delegar roles claros y específicos. Parte de establecer las normas del juego, es el hecho de saber indicar correctamente los roles y actividades específicas de cada empleado para que la supervisión se vuelva más amena y sobre todo, más sencilla. Los roles deben encontrarse por escrito, firmados por todos los involucrados (gerente, supervisor y empleado) y el empleado debe hacerse con una copia.

 De esta forma, todos los interesados están enterados y se evitan errores y los típicos: “no sabía”, excelentes pretextos para los empleados mediocres. 

monitoreo constante

  5. Monitoreo constante. El monitoreo constante no amerita que el supervisor no se despegue del empleado como una sombra. Las supervisiones pueden ser diarias, sí, pero eso depende de la actividad que se realice y de lo seguro que esté el supervisor de la capacitación proporcionada al trabajador.

 Cuando se habla de procesos de producción y manufactura, la supervisión tendría que ser diaria y por producto, eso es un hecho. Sin embargo, si el trabajo a desempeñar a cobrar en una caja o el servicio al cliente, el monitoreo puede ser únicamente semanal, llevando consigo un cuaderno con anotaciones sobre la atención al cliente, actitud del empleado, etc.

Muchas veces, sobre todo en puestos como atención a clientes, los mismos consumidores apoyan en el proceso de supervisión gracias a las quejas, sugerencias o felicitaciones que dejen personalmente o en el buzón dispuesto para ello. De hecho, el supervisor puede incitar a los clientes a que lo hagan, eso le facilitará muchísimo el trabajo.

 6. Evaluaciones por escrito. Estas evaluaciones pueden llevarse a cabo gracias al monitoreo del punto anterior (siempre por escrito y, de preferencia, firmadas por empleado y supervisor), o, pueden ser pequeñas pruebas y tests de conocimientos, dependiendo del área en la que se desempeña el trabajador.

 La forma de evaluación siempre dependerá del supervisor, de qué es lo que considere más efectivo y de las actividades a supervisar y evaluar.

 7. Redactar un documento por empleado. El archivo debe incluir lo siguiente:

documentos

  • El progreso de cada empleado en los proyectos y actividades asignadas.
  • La descripción de su trabajo firmada por el director/gerente, supervisor directo y empleado. Deben existir dos tantos: uno original que se queda en dirección y una copia para el trabajador.
  • Cualquier evaluación por escrito (sin importar plazos, aunque de preferencia podría ser mensual) que muestre el desempeño del trabajador.
  • Evidencia de conversaciones entre el director y supervisor acerca del desempeño del trabajador, debidamente firmadas y fechadas.
  • Registros de quejas del trabajador hacia la compañía y de la compañía hacia el trabajador.

¿Cómo delegar actividades de manera más eficaz?

Delegar actividades resulta una tarea muy complicada para el directivo porque se trata de aceptar que la carga de tareas lo ha superado y que requiere apoyo. Sin embargo, es importante encontrar a la persona correcta para evitar un posible fracaso que podría ser irremediable.

A continuación se enumeran 6 consejos básicos para delegar tareas eficazmente: 

1. Elegir personas más capacitadas. No cualquier empleado es apto para encargarse de una tarea que requiera de ciertos conocimientos, responsabilidades o autoridad. Es necesario seleccionar a la persona más talentosa y capacitada para asumir la tarea. Para ello, posiblemente sea indispensable evaluar a cada prospecto. 

explicar tareas2. Explicar el contexto de la tarea. Una vez seleccionado el candidato (s), es hora de explicar la actividad a realizar. La explicación tiene que ser clara y concisa para que no quepa ninguna duda de lo que se tiene que hacer. El candidato debe quedar sin interrogantes y listo para comenzar con su nuevo trabajo.  

3. Establecer estándares. Los estándares son la pauta que debe ser marcada para mostrar si el resultado de la actividad es o no satisfactoria. El candidato tiene que saber qué es lo que se espera de él, qué tiene que cumplir y en cuánto tiempo; de otra forma la actividad puede no ser realizada como se esperaba y el fracaso correspondería al directivo que delegó la tarea.

otorgar autoridad4. Otorgar autoridad. Esto es indispensable. Se está poniendo la confianza en unas manos que se sabe que están preparadas para una responsabilidad mayor, la autoridad es lo menos que el candidato puede esperar del directivo. El empleado puede tomar las medidas y acciones que crea necesarias para llevar a cabo su tarea, siempre y cuando sean absolutamente indispensables y previamente estipuladas por ambas partes, y tiene que tener permitido dicho espacio de facultades. 

5. Proporcionar apoyo. Preguntar cómo se ha sentido, estar disponible para responder dudas y hacer sugerencias, pueden existir pequeñas juntas con revisión de avances, celebrar los logros, etc. Hacer que el empleado se sienta en confianza e impulsado para continuar desempeñándose provechosamente, de esta forma se cuenta con alguien de confianza en quien poder delegar próximas responsabilidades. 

¿Qué tareas pueden ser delegadas?

Más allá de lo que se ha mencionado, las tareas a ser delegadas deben ser muy específicas y muy claras. El directivo tiene que ser consciente de que no cualquier tarea es apta para ser transferida a alguien más. A continuación se muestran una serie de actividades que pueden encomendarse al personal autorizado:

  • tareas administrativasTareas administrativas. Por lo regular algunas empresas y/u oficinas, contratan a una secretaria o asistente personal para delegarle tareas administrativas tales como: elaborar cheques, hacer pagos en el banco, ordenar el archivo, contestar llamadas de clientes o proveedores y atenderlos, redactar contratos y enviar mails. Es muy común delegar este tipo de responsabilidades, no sin antes capacitar adecuadamente al personal.
  • Organización del equipo de trabajo. Sobre todo en empresas con múltiples actividades, por ejemplo: una agencia de publicidad. Aunque resulta efectivo también para un despacho de arquitectos, abogados o contadores, una maquiladora o un lugar comercial (como un cine).

Es necesario elegir un líder que se encargue segmentar equipos de trabajo y administrar las tareas correspondientes a cada uno, de esta forma el directivo o supervisor puede enfocarse en cuestiones de mayor relevancia con la confianza de que ninguna tarea será descartada.

  • labores contablesInscripciones. Estas inscripciones pueden ser contables. Cada compañía debe contar con el asesoramiento de un contador o asesor en finanzas y debería ser también el responsable de encargarse del pago de impuestos y de toda el área financiera. Por supuesto, esto no se deja al azar, el contador (o asesor) debe ser de completa confianza y tiene que reportar cada movimiento fiscal y financiero con el dueño o directivo a cargo.
  • redes socialesComunicaciones. Se refiere a la interacción con el público online. Es decir, esta persona es la encargada de ocupar su tiempo respondiendo a todas las dudas, sugerencias, quejas y comentarios en todas las redes sociales y páginas web. Puede ser una tarea delegada a algún empleado o contratar a alguien específico para ello.

Aunque no parezca importante, realmente lo es bastante. Esta persona será la responsable de llevar un registro sobre las cuestiones más relevantes que los clientes le comentan a diario y hacérselo saber al directivo en una junta (que podría ser mensual), para medir, controlar y realizar las mejoras que sean necesarias.

  • Administración de oficina. Es la persona delegada para encargarse de todos los asuntos menores relacionados con el lugar de trabajo. Por ejemplo: organización de eventos (cumpleaños, posadas, fiestas de fin de año, etc.). Debe estar pendiente de la compra de insumos, la atención a los demás empleados, etc. De hecho, si es una oficina pequeña, la secretaria puede ser la administradora de la oficina y encargarse de las actividades administrativas sin ningún problema.
  • tecnologiaSoftwares y tecnología. La correcta supervisión de dichas actividades es clave. El dueño o directivo puede convocar a juntas quincenales o mensuales para revisar que todo vaya de acuerdo a los objetivos planteados. Dependerá de las necesidades de la compañía la prolongación de la junta y el tiempo requerido para llevar a cabo una nueva reunión. Sin embargo, es prioridad que para cada actividad, el empleado lleve bitácoras, notas o documentos (depende de la tarea) por escrito para su correcta revisión, medición, control y lectura en general.

Después de cada junta, el directivo decidirá si el empleado se mantiene con sus responsabilidades actuales, o si es necesario delegar las tareas a alguien más. Es importante no olvidar la retroalimentación a cada empleado y volver a acordar el día y la hora puntual para la siguiente reunión.

 

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6 Pistas para Reconocer a un Empleado Tóxico

EMPLEADO TOXICO

¿Cómo saber cuándo un empleado es tóxico?

Para una empresa es muy importante aprender a reconocer cuando un empleado es tóxico, puesto que resulta indispensable aprender a lidiar con ellos, o en caso de ser necesario, alejarlo completamente porque no colabora con el crecimiento profesional de otros colegas, ni con el crecimiento empresarial.

Se puede reconocer fácilmente a este tipo de empleados si sigue estas características:

  1.  mediocreEs negativo. Un empleado tóxico se caracteriza por sus quejas constantes. No está contento con nada y todo le parece insuficiente e inadecuado. Suele ser una persona que no sigue las reglas y no “se pone la camiseta” por la organización porque simplemente no se siente parte de ella. 
  1. No acepta responsabilidades. Por lo regular, un empleado tóxico no suele aceptar que ha cometido un error, culpa a otros o busca excusarse con disculpas absurdas. Generalmente se muestra a la defensiva ante situaciones conflictivas y es incapaz de hacerse cargo de sus carencias e incompetencias. 
  1. EMPLEADO AUSENTESe ausenta constantemente. A causa de que el empleo no le causa compromiso, es normal que falte frecuentemente poniendo excusas familiares o personales, o simplemente no proporciona ninguna disculpa. 
  1. Se distrae fácilmente y con regularidad. Si un empleado ocupa la mayoría de su tiempo laboral revisando sus redes sociales, se distrae en su Smartphone constantemente, se enfoca demasiado en mantener conversaciones con sus colegas más allá de realizar de sus actividades, no existe ninguna duda de que es un empleado tóxico del que la empresa puede prescindir. 
  1. RETRASA ACTIVIDADESRetrasa actividades. Deja sus actividades para “luego” o para “después”. Si algún colega le pide colaboración inventa excusas para “ayudarle más tarde”; siempre queda mal en la entrega de proyectos, incluso, podría ser de aquellos trabajadores que llegan tarde con mucha frecuencia.
  1. Crea discordias. Las quejas constantes de un empleado tóxico podrían ir más allá de solo lamentos. Podría resultar un dolor de cabeza para sus compañeros y jefes creando chismes y discusiones innecesarias, y gracias a sus quejas, hacer pesado el ambiente laboral, llenándolo de negatividad sin sentido.

Dirigir una empresa es todo un desafío, sobre todo cuando se presentan momentos en los cuales la sinergia con uno de tus empleados ya no es la que era, esta nunca se consiguió o algo ocurrió que se debe tomar tal decisión. Por eso saber cuándo es el momento preciso para despedir a un empleado es complejo.

despedir empleado

Pero tampoco se trata de algo imposible de saber, porque existen algunos aspectos a los cuales debes prestar atención para saber que ahora es cuando debes hacerlo. Aspectos que te mostraremos en el siguiente artículo, ¡no te lo pierdas!

Dirigir una empresa es una gran responsabilidad

Buscar las mejores formas de que tu empresa sea un éxito y que este gran logro se mantenga en el tiempo es solo una parte de todo el trabajo que debes realizar. Porque por otra parte también se encuentra todo lo humano relacionado a tus empleados.

El personal de trabajo en una organización será seleccionado por personas especializadas las cuales sabrán identificar si efectivamente la persona cumple con las habilidades para desenvolverse en un puesto específico.

Pero pueden darse situaciones las cuales te tengan que obligar a despedir a un empleado, la pregunta clave es ¿cuándo es el momento?

¿Cuándo es el momento de despedir a un empleado?

El aspecto principal en el cual debes comenzar a pensar en que un empleado debe ser despedido, es cuando observas que este deja de ser un aporte para la fortaleza de tu negocio y pasa a ser una amenaza.

A veces ni siquiera sabemos por qué pasó de ser una buena relación u aporte a una relación que debe llegar a su fin. Pero las señales que te indicarán que el despido es irreversible son:

  1. empleado despedidoSu productividad ha disminuido: a todos nos puede bajar la productividad, pero si esto se ve constantemente con el incumplimiento de fechas o errores ya es tiempo del adiós.
  2. Busca problemas: cuando una persona comienza a crear rumores o a buscar peleas con otras personas lo mejor es dejarlo ir.
  3. Cuestiona todo: otro punto para prestar atención y que forma un caos de las buenas relaciones haciendo que el ambiente se torne hostil.
  4.  Los clientes se quejan: puede ser que este empleado se encuentre atendiendo público, y si en reiteradas ocasiones te llegan quejas también es el momento del despido.
  5. Inasistencias: es normal que todos en algún momento por motivos de fuerza mayor, como la muerte de un padre no podamos asistir a trabajar. Pero si esto se hace recurrente sus tareas quedarán desatendidas y con ello el incumplimiento de ciertos objetivos empresariales. Lo que puede dañar enormemente el funcionamiento interno.
  6. No quiere mejorar: esta podría ser la razón por la cuela termines de tomar una decisión tan drástica como el despido. Porque todos podemos cometer errores, el problema se observa cuando el empleado no busca mejorar.
  7. Es problemático. Un empleado se vuelve problemático cuando incita negativamente a sus compañeros, cuando tiene conflictos con sus superiores o sus compañeros regularmente, cuando no obedece (voluntariamente decide no seguir indicaciones) y cuando pone en riesgo la integridad empresarial.
  8. cuándo es necesario despedir a un empleado

    No está listo para adaptarse a los cambios. El mercado global actual, se encuentra permanentemente evolucionando; empresa que no evoluciona al mismo tiempo, se queda atrás y poco a poco muere. Si un trabajador no fluye con la empresa, es mejor que no continúe formando parte de la misma.

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10 MANERAS PARA RETENER A UN EMPLEADO EXCELENTE

empleado excelente

¿Cómo retener a un empleado excelente?

El recurso humano es el activo principal de toda organización. No obstante, muchas empresas no saben cómo retener a esos empleados que resultan excelentes y que han aportado mucho valor a la empresa e incluso a la marca.

Aquí se presentan algunas maneras clave muy efectivas para retenerlos antes de que siquiera se planteen el hecho de querer renunciar: 

  1. Business meetingLiderazgo efectivo. Ser líder no es lo mismo que ser jefe. Mientras el jefe ordena y regaña, el líder orienta y motiva. El maltrato de un jefe es una de las causas principales por las que el empleado decide retirarse de la organización. Por lo tanto, como directivo o ejecutivo de alta jerarquía debe buscarse el liderazgo y pensar en el buen trabajador como un recurso importante que agrega mucho valor al negocio. 
  1. capacitacion Capacitación constante. Para que un excelente empleado no quiera irse nunca, es necesario que se sienta valorado y que sienta que está creciendo como profesional y dentro de la compañía. Resulta un error fatal el hecho de que las empresas no invierten en capacitar a los trabajadores adecuadamente, a la larga puede ser mucho más costoso el tener que contratar nuevos empleados por rotación o por retiros. 
  1.  encuestaRealizar encuestas de satisfacción. Es importante que se reconozcan las necesidades del trabajador, y mediante encuestas quincenales o mensuales puede medirse el nivel de “felicidad” del trabajador que le interesa a la compañía retener para poder trabajar posteriormente en ese aspecto con él. 
  1. relaciones interpersonalesCultivar las relaciones interpersonales. Lograr que se genere un buen ambiente entre todo el personal borrará la idea de los empleados de querer irse. Está comprobado que las relaciones amenas entre compañeros sostienen una fuerte influencia en las decisiones de permanencia o retiro del trabajador. 
  1. Desarrollo de proyectos propios. Los adultos jóvenes, también conocidos como “millennials”, son la nueva generación de empleados. Su pensamiento se centra en la libertad y la propiedad, ser propietarios de su negocio. Los millennials no buscan ser fieles a una empresa, buscan construir un futuro emprendiendo.

a. Por ello, la empresa puede impulsarlos, sin descuidar su trabajo, a que lleven a cabos sus proyectos. De hecho, pueden organizarse juntas periódicas con información relevante para los interesados en emprendimiento y pueden establecerse algunos bonos extras como incentivo por lograr ciertos objetivos o por puntualidad y asistencia.

b. Por otra parte, existen empleados que ya han decidido renunciar por diversas razones y que la empresa no puede permitirse perder por la excelencia de su trabajo y el valor que aportan a la compañía. Si ese es el caso, estas estrategias pueden utilizarse para retenerlo:

  1. escuchar a los empleadosEscuchar atentamente. Parece que no importa, pero la escucha activa hacia el empleado puede permitir al directivo comprender exactamente lo que está pasando con el trabajador para tratar de remediar la situación y llegar a acuerdos concienzudos y efectivos para ambas partes. Muchas veces el problema principal no es tan grave que no pueda solucionarse únicamente escuchando con empatía. 
  1. Ajuste salarial. A veces el empleado no se siente lo suficientemente bien recompensado monetariamente de acuerdo al trabajo que desempeña. Por eso el punto anterior resulta tan relevante, es posible que hablando con él pueda acordarse una suma en donde nadie pierda y el colaborador quede contento y listo para quedarse durante mucho tiempo.

 a. En este sentido, también puede tomarse en cuenta la posibilidad de redituar extra al empleado con comisiones por productividad, por ejemplo, pero esto depende mucho del puesto que desempeñe. Primeramente habría que hablarlo con el empleado y evaluar si le es factible y suficiente para quedarse. 

  1. empatiaFlexibilidad. El empleado es un ser humano, sus necesidades son importantes y deben ser satisfechas en la medida de lo posible. En algunas ocasiones el problema principal es que el horario es muy ajustado o trabaja demasiadas horas extras y no le queda tiempo libre para su esparcimiento y la convivencia con sus seres queridos. Una conversación bilateral puede proporcionarle al empleado ese respiro que tanto necesita. 
  1. Reconocimiento y gratificaciones. Si el trabajador no se siente apreciado y reconocido lo más probable es que quiera alejarse hacia algún lugar donde sea valorado. Reconocer su trabajo y gratificar su esfuerzo monetariamente es un comienzo.

a. De todas formas, no siempre es dinero lo que se busca, sino incentivos más personales; por ejemplo: reconocimientos públicos por escrito, apoyo para crecimiento profesional (pueden ser cursos y diplomados), ascensos en la escala jerárquica, días libres por excelente productividad, etc. 

  1. cambio de ambienteCambio de ambiente. Puede ser un cambio de sucursal, un cambio de puesto, un ascenso y la preocupación y logro de una mejora en el clima organizacional (si esto resulta necesario).

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FORMAS PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DE UN EMPLEADO

evaluar el desempeño de los empleados

¿Cómo evaluar el desempeño de un empleado?

Sin duda alguna, el desempeño de un empleado es una de las llaves que abre las puertas del éxito de una organización. Sin embargo, muchas veces no se le presta la atención requerida por considerarse irrelevante.

Los siguientes cinco puntos representan métodos eficientes para evaluar adecuadamente el desempeño del personal: 

  1. productividad de los empleadosProductividad. Se basa en la cantidad de trabajo y actividades que un empleado aporta en una jornada laboral y la calidad del resultado final. Pueden emplearse plantillas de productividad que son llenadas por el supervisor o jefe directo en un plazo de tiempo que haya sido previamente estimado (por ejemplo: diario, semanal o mensual). 
  1. Objetivos conseguidos. ¿El empleado cumplió con los objetivos? El rendimiento laboral puede medirse en base a una métrica de cumplimiento de objetivos estipulados con anterioridad; puede ser, por ejemplo, calificado por escrito al final de cada mes. 
  1. empleados con formacionFormación. El empleado puede ser calificado por los conocimientos que ha adquirido en el transcurso de un lapso específico de tiempo. Contabilizar y tomar nota de las conferencias, los eventos, los congresos o las comidas profesionales a las que asistió, e incluso, pueden llevarse a cabo pequeños tests de conocimientos obtenidos y no olvidar las capacitaciones que se le han impartido. 
  1. Responsabilidad y compromiso. La responsabilidad y el compromiso pueden ser medidos por medio de listas de asistencia y retardos, ya sea por escrito, o por medio de checadores digitales que registren la hora exacta de llegada y de salida de cada uno de los empleados. 
  1. empleados eficientesEficiencia. La eficiencia es el resultado del cumplimiento constante de los cuatro puntos anteriores. Si el empleado es calificado satisfactoriamente en todas las anteriores, puede darse por hecho que ha maximizado su eficiencia y, por lo tanto, forma una parte muy importante del equipo de trabajo y es un recurso que debe ser conservado.

Existen indicadores que hacen más fácil y accesible la medición de una evaluación, y son las siguientes: 

  • Gráfica de calificaciones. Escala que enumera las características anteriores de menor a mayor o viceversa y les agrega un valor dependiendo del cumplimiento del empleado. Este es el indicador más fácil y más empleado por los supervisores.
  • empleados-reconocidosClasificación alterna. Se clasifica a los empleados de “mejor a peor” en cuanto a las características anteriores y se anotan en listas para su posterior análisis. 
  • Distribución forzada. Este indicador es basado en curvas y porcentajes para cada empleado a evaluar. 
  • verificacion forzadaVerificación de campo. Una persona ajena al equipo de trabajo o un representante de departamento se encarga de solicitar información al supervisor directo para puntuar, con su colaboración, a cada empleado del equipo. El representante prepara un informe del trabajador y lo envía al supervisor para que revise que la información es verídica y posteriormente es enviado al gerente o director responsable. 
  • Escalas conductuales. Son una serie de parámetros que reflejan únicamente la conducta del trabajador, por ejemplo, cuando se analice el método de evaluación de responsabilidad y compromiso, y que suelen llevarse a cabo por medio de preguntas hacia el empleado o por observación directa del supervisor. 
  • verificacion forzadaIncidente crítico. Cuando el supervisor carga consigo una bitácora y solo observa los incidentes y las conductas laborales (negativas o positivas) del empleado, para, después de aproximadamente seis meses, reunirse con él y discutir su desempeño en base a las anotaciones anteriores.

Así mismo también es importar contactar con buenas habilidades para la supervisión al personal.

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