Retomando artículos previos sobre la Gestión de Existencias o Inventario, podemos definir que este se basa en dos preguntas (cuándo y cuánto) las cuales permiten saber cuánto pedir y cuándo pedir, por lo que se intenta equilibrar los costes de aprovisionamiento y reducirlos al máximo; ante ello, si se reaprovisiona el inventario en periodos cortos de tiempo la cantidad pedida debe ser pequeña, lo cual reduce el costo de almacenaje pero incrementa el costo de realizar los pedidos; si se repone el inventario en periodos largos de tiempo, la cantidad pedida debe ser grande, lo cual reduce el costo de hacer el pedido, pero incrementa el costo de almacenamiento.

Modelos de Existencias

Los sistemas de gestión de existencias se clasifican en modelos de situaciones de existencias que se harán en base al grado de conocimiento de la demanda.

Modelos deterministas: demanda independiente

Son aquellos que permiten una demanda constante y conocida con certidumbre, por consiguiente este tipo de modelos permiten responder a la pregunta sobre el momento en el que hay que lanzar la orden de pedido y para saber ese momento preciso se toman en cuenta los lotes económicos tanto de pedido, como de producción.

Lote económico de pedido

Este tipo de lote, es también llamado Cantidad Económica de Pedido (del inglés Economic Order Quantity, “EOQ”) o Modelos de Wilson y fue desarrollado en 1913 por Ford Whitman Harris, ingeniero de Westinghouse Corporation, aunque este se analizó y aplicó a profundidad por el consultor R.H. Wilson en 1934. Este modelo es fundamental para el control de inventarios, pues toma en cuenta la demanda determinista de un producto, como puede ser el costo de mantener el inventario y el costo de ordenar un pedido, lo cual da como resultado una cantidad óptima de unidades a pedir para minimizar costos por mantenimiento del producto.

Para desarrollarlo se deben considerar una serie de hipótesis:

• La demanda es conocida, constante e independiente.
• El tiempo de carga o tiempo de reabastecimiento del proveedor es constante y conocido.
• El inventario se reabastece instantáneamente cuando llega a cero, con la llegada del lote pedido.
• No existen descuentos por volumen de pedido.
• Los costes totales son la suma de los costes de adquisición, costes de mantener el inventario y costes de ordenar, por lo que es constante y conocida a lo largo del período preestablecido.

Como consecuencia de estos supuestos:

• No ocurrirán faltantes (rupturas de stock).
• La cantidad óptima a pedir será constante.

Variable y símbolos utilizados:

• D= Demanda, expresada en unidades de articulo mantenido en existencias por periodo de un año.
• c= Valor unitario del artículo considerado.
• CE= Coste de emisión de órdenes de pedido.
• r= Coste de almacenaje, expresado en tanto por uno. El valor unitario del artículo es c, luego el coste de mantener una unidad de artículo en almacén durante un año es r x c (unidades monetarias).
• Q= Cantidad de pedido, en unidades de artículo por lote.
• CT= Coste total de las existencias por año

Ventajas

• Es ampliamente utilizado como herramienta de gestión de inventarios en multitud de empresas a nivel mundial.
• Permite la optimización de la cantidad por orden minimizando los costes.
• Se caracteriza por su sencillez a la hora de calcular la cantidad por orden o pedido.
• Asume la existencia de variables constantes como la demanda.

Lote económico de producción

Conocido en inglés como Economic Production Quantity (EPQ), fue formulado inicialmente por E. W. Taft en 1918, el cual permite el control de inventarios a una tasa finita de producción, donde la recepción de pedidos de inventario y la producción y venta de productos finales ocurrirán de forma simultánea, lo que lo diferencia del modelo de cantidad económica de pedido. Por lo mismo, tiene la finalidad de encontrar el lote de producción de un único producto para el cual los costos por emitir la orden de producción y los costos por mantenerlo en inventario se igualan. Así mismo, se dan dos modalidades de descuentos:

1. Descuentos globales, los descuentos afectan a todas las unidades compradas
2. Descuentos incrementales, en este caso el precio por unidad de artículo se establece por intervalos.

Ventajas

• Este modelo se adapta más a la realidad.
• Considera que el reabastecimiento de inventario no se produce instantáneamente
• Considera que el inventario se construye progresivamente a medida que se produce y se vende.
• La consideración de tasas de producción y demandas diarias permite ajustar más eficazmente el modelo a la realidad.
• Permite obtener cantidades por pedido óptimas.
• Minimiza los costes totales teniendo en cuenta costes de mantenimiento de inventario más realistas.

Nota: Haciendo una comparación entre el modelo de lote económico de producción con el modelo de cantidad económica de pedido, observamos que el primero presenta una reducción en costes totales de mantener inventario respecto al segundo.

Modelos no deterministas: demanda dependiente

Los modelos no deterministas son un modelo matemático donde las mismas entradas producirán invariablemente las mismas salidas, no contemplándose la existencia del azar ni el principio de incertidumbre, donde el factor a tener en cuenta es la variabilidad de la demanda durante el tiempo de espera o plazo de reaprovisionamiento, de forma que permita determinar las existencias de seguridad acorde con el nivel previamente fijado de servicio a los clientes. Estos modelos sólo pueden ser adecuados para sistemas deterministas (azarosos y caóticos), ya que no pueden predecir adecuadamente la mayor parte de sus características.

Según el sistema de información, podemos clasificar los sistemas de gestión no deterministas en dos grandes grupos:

1. Sistemas de revisión continua: Sistemas de información en los que el estado de las existencias se actualiza inmediatamente después de cada transacción (entrada o salida del artículo en las existencias).
2. Sistemas de revisión periódica: El estado de las existencias del artículo es conocido cada cierto tiempo, llamado periodo de revisión.

Nota: Es necesario estimar la demanda durante el periodo de reaprovisionamiento, estimando la demanda media durante dicho plazo y una medida de las desviaciones previsibles en torno a este valor medio.

Gestión de Stocks

Este método permite garantizar el suministro constante de los productos solicitados por el usuario, pues ayuda la regulación del flujo entre las entradas de existencias y las salidas, ello por medio de los mecanismos de registro que se siguen al interior de la organización, de los puntos de rotación, las formas de clasificación y el modelo de reinventario, anexo a los métodos de control (el cual determina las cantidades a ordenar o producir, según sea el caso).

Así mismo, los encargados de la administración de los inventarios deberán establecer los siguientes lineamientos:

• Cuantas unidades deberán ser ordenadas o producidas
• En qué momento deberá de ordenarse o producirse
• Que artículos del inventario merecen una atención especial, para lo cual se debe definir el grado de rigurosidad del control sobre el producto.

Objetivos de la Gestión de Stocks

En primera instancia es satisfacer las necesidades de los clientes, garantizando la llegada de los productos en tiempo, forma y cantidad esperados, debiendo dar respuestas a las siguientes preguntas básicas por producto o servicio esperado:

• ¿Cuándo debe lanzarse una orden de pedido de dicho artículo?
• ¿Qué cantidad del artículo debe pedirse en cada una de estas órdenes de pedido?

Función

Primeramente, permite servir de instrumento de regulación de toda la cadena logística, con el fin de conseguir un flujo de materiales continuo. Por lo que las funciones de la gestión existencias es conseguir:

• Administrar de forma satisfactoria los tiempos de transporte necesarios para acercar el producto al consumidor, debido a que en ocasiones el lugar de ubicación del producto solicitado suele estar en otro sitio apartado del lugar donde se genera.
• Mitigación de las fluctuaciones de la demanda ofreciendo un aseguramiento contra las incertidumbres del mercado.
• Facilita un rol proactivo ante los cambios previstos en la oferta y la demanda.
• Permite un flujo continuo de los procesos de manufactura y ensamble, otorgándole flexibilidad a los procesos de programación.
• Mejora los procesos de compraventa de suministros y materiales, teniendo la posibilidad de aprovechar descuentos por volumen.

Costos

Los costes más relevantes que se tienen en cuenta en la gestión de existencias son:

1. Coste de aprovisionamiento:

• Coste del pedido.
• Coste de emisión de pedido.

2. Coste de almacenaje.
3. Coste asociado a la existencia de demanda insatisfecha.

A pesar de los costos asociados, se buscan alternativas que permitan logar un equilibrio entre la disponibilidad de las mercancías (sean productos o servicios) y los costos generados por éstas. Es importante señalar que aunque los inventarios carecen de generación de valor agregado para las organizaciones, permiten de una u otra forma proporcionar una disponibilidad de los bienes y servicios prestados por las mismas.

Sistemas de gestión

Los sistemas de gestión de stocks o existencias se clasifican en modelos de situaciones, donde el criterio de clasificación se hará en base al grado de conocimiento de la demanda; ante ello, pueden darse las siguientes situaciones:

Situación 1: La demanda futura es conocida con exactitud, no existiendo incertidumbre en cuanto a su evolución; en este caso se dice que la demanda es conocida con certidumbre o certeza.

Situación 2: En el periodo considerado la previsión de la demanda no garantiza un valor concreto, en la mejor de las situaciones, se espera un valor medio, alrededor del cual es previsible cierta variabilidad; en este caso se dice que la demanda es conocida en términos probabilísticos.

Para retomar y sintetizar este artículo, se entiende que la gestión de stocks, existencias o inventarios es el grado de disponibilidad (reservas) que una empresa tiene de todo artículo o recurso usado de cualquiera de los siguientes derivados: materias primas, artículos en proceso, artículos terminados, partes componente y suministros; con esto, podemos decir que el inventariado le permite a las empresas cumplir con las necesidades de los clientes, agilizar el flujo de bienes en el proceso de producción y la protección contra la incertidumbre de los proveedores. Asociado a lo anterior, el control de los negocios en las operaciones de producción y de los aspectos de distribución en la producción de bienes o servicios, es posible mediante software especializado en la materia, como Villanett, que ofrece software de Punto de Venta para estar siempre en contacto con los proveedores de la empresa, y el Sistema ERP para PyME’s, ambos completamente en la nube, para un manejo fácil y ágil.

Para terminar, podemos ver que cualquiera de los métodos en que se clasifican los Sistemas de Gestión de Stocks tienen un mismo propósito, que es dar soporte y secuencia al proceso de inventariado, mismos que intervienen en el proceso de almacenamiento, producción y distribución de los productos finales que la empresa siempre debe tener en existencia para estar disponibles a la hora en que el cliente lo solicite.

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