El Kardex de inventario es una de las herramientas más importantes utilizadas hoy en día en todo proceso de control de mercancías.
Se trata en sí de un registro, documento o tarjeta que permite hacer seguimiento de cada mercadería, en base a un método denominado “permanencia en inventario”.
De esta forma, se puede controlar con mayor exactitud la entrada y salida de cada producto y saber qué cantidad de este queda todavía en el almacén de la tienda o empresa.
Es sabido que durante siglos han existido diversos métodos más o menos eficientes de llevar este control dentro del mundo de la producción y el comercio.
Sin embargo, el mundo actual es muy diferente del que vieron nuestros padres hace solo 50 años.
Hoy en día el comercio y la industria se basan cada vez más en los procesos automatizados, la interconectividad con la nube y el contacto cliente-empresa a nivel mundial a través de Internet.
De hecho, el Kardex de inventario es una herramienta que permite a todas las secciones de una empresa trabajar de forma coordinada en tiempo real, aprovechando esta sistematización del movimiento de mercancía.
Se considera que hoy en día es imposible que un negocio sea competitivo si no cuenta con un Kardex de inventario y un método claro y automatizado para seguir sus movimientos de mercancía.
¿Qué es el Kardex de inventario?
Como dijimos al principio, se trata de un documento o registro que permite a una empresa o negocio llevar administrar con lujo de detalles toda la mercancía que tiene en almacén.
Se basa en un sistema de tarjetas índice patentado por James Rand, fundador del Grupo Kardex.
El Kardex permite registrar cada cambio en la cantidad de materia prima y productos finales.
Sin embargo, su verdadero uso se centra en el control de los movimientos de entrada y salida de aquellos productos que tienen valor comercial para el negocio.
En pocas palabras, la mejor forma de entender qué es el Kardex de inventario es verlo como un registro que controla las entradas de mercancías adquiridas a proveedores, producidas por la empresa o provenientes de devoluciones de los clientes.
A la vez, permite seguir la salida de mercancía que son vendidas a los clientes, así como también aquellas que puedan perderse por robos, extravíos o accidentes.
¿Es lo mismo inventario y registro Kardex?
Antes de seguir hay que aclarar que los términos “Kardex” e “inventario” no son lo mismo, aunque muchas veces se utilizan como algo que tiene el mismo significado.
El inventario es el conjunto de bienes tangibles, productos y materia prima presentes dentro de los almacenes de una empresa o negocio.
Esto no se limita a los elementos destinados a la venta sino que también incluye los usados para el consumo interno, para la fabricación de productos, para el uso de los trabajadores o incluso, aquellos destinados a ser alquilados a terceros.
Y como ya explicamos, el Kardex es un sistema de registro de datos que permite controlar la entrada y salida de cada elemento o producto del inventario de la empresa, incluyendo los bienes tangibles, los productos acabados y la materia prima.
¿Qué beneficios tiene utilizar el registro Kardex?
La función básica del registro Kardex es dar a conocer a la gerencia de la empresa la cantidad real de cada producto. Y al facilitar la gestión del inventario, se convierte en elemento clave para el éxito comercial de la empresa.
Si no existiera esta herramienta, la gerencia no podría tener una visión clara de cuántos productos terminados y materiales tienen.
Esto crearía problemas para los responsables de contabilidad y administración, quienes no tendrían una noción clara de los recursos existentes en la organización.
Adicionalmente, los responsables de producción y los trabajadores no tendrían claro cuánto han producido o cuánto hace falta producir para alcanzar las metas establecidas.
Estructura del Kardex de inventario
Una vez explicado qué es el Kardex, debemos explicar cuál es su estructura y cómo está conformado este registro de datos.
En general, cualquier Kardex de inventario debe incluir un conjunto de datos básicos para poder cumplir con su función de dar seguimiento al ingreso y egreso de productos.
A tal fin, el Kardex tiene los siguientes elementos o partes:
- Folio: Es el identificador alfanumérico (números y letras) asignado al documento que recoge la información sobre cada producto. Permite consultar rápidamente cualquier dato que se necesite.
- Producto: Es el nombre y especificaciones (modelo, versión, etc.) de cada producto catalogado. Este nombre lo identifica entre todas las demás mercancías del almacén de forma inequívoca.
- Referencia de producto: Se trata del número de referencia único de producto o SKU y facilita hacer un seguimiento puntual del mismo dentro del sistema de inventario.
- Fecha: Señala el año, mes y día en que se realizó una entrada o salida del inventario.
- Detalle: Indica qué tipo de movimiento se está realizando en el inventario, por ejemplo, si es una entrada (compra o devolución) o una salida (venta).
- Entrada: Consiste en una tabla de tres columnas (cantidad, valor unitario y valor total) en la que se registran los productos que se compran y también aquellos que ingresan por devoluciones.
- Salida: Es una tabla de tres columnas (cantidad, valor unitario y valor total) en la que se registran los productos que salen del inventario por haber sido vendidos, así como los que se extravían o muestran daño o deterioro que hacen imposible venderlos.
- Saldo: Este apartado registra el balance final de entradas y salidas con respecto a la existencia total de productos en el almacén.
Otras consideraciones incluidas en un Kardex
Finalmente, queda agregar que en muchas empresas, dependiendo del tipo de producto que elaboren, se pueden utilizar más apartados en el registro Kardex.
Por ejemplo, se puede detallar quién es el proveedor de cada producto y cuál es la cantidad máxima y mínima que debe haber en almacén de cada mercadería.
También es frecuente que se detalle cuál es la ubicación física del ítem dentro del almacén.
Las empresas que manejan productos perecederos como cosméticos, alimentos y medicinas suelen agregar también un apartado que detalla la fecha de elaboración y de caducidad, así como el número de lote.
En conclusión, este sistema de registro de datos es muy útil tanto para pequeñas como grandes organizaciones y su complejidad puede variar según las necesidades de cada una.
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