Si eres parte del equipo de gestión de una empresa sabrás que tener claro cómo organizar un inventario es algo que te puede evitar muchas complicaciones y ahorrar tiempo y dinero.
Organizar inventarios en cualquier tipo de empresa, sin importar el sector al que pertenezca, es una tarea complicada, pues requiere una exhaustiva revisión de cada producto, equipo o recurso en los almacenes, oficinas y otras áreas.
Esto puede parecer sencillo, pero en empresas de gran tamaño o con muchos años de operaciones la cantidad de elementos a inventariar puedes ser simplemente astronómica.
Sin embargo, los sistemas de gestión modernos cuentan con métodos muy eficientes para organizar un inventario de forma rápida y sencilla.
Veamos entonces algunos tips para organizar un inventario de forma rápida y eficiente.
¿Qué es un inventario y cómo puedo mejorar su gestión?
La gestión de inventario consiste en detallar y hacer seguimiento a cada uno de los productos que se encuentran en los almacenes de un distribuidor o vendedor.
Los detalles a considerar van desde el número de productos hasta sus dimensiones, peso, cantidades existentes en almacén y su ubicación dentro del mismo.
Pero ¿por qué es importante hacer un inventario? Pues no podemos pensar en el éxito de los planes de ventas o mercadeo de la empresa si no sabemos cuántos productos o bienes tenemos a disposición para ofrecer a nuestros clientes.
Controlar el almacén nos permitirá optimizar el costo de almacenarlos, así como también planificar mejor los procesos de despacho del stock existente a los clientes o la fabricación de nuevos productos para atender un incremento de demanda.
Además, el equipo de marketing necesita tener en claro el inventario de productos para poder suministrar a los clientes la información sobre ofertas, tiempos de entrega y costos de los mismos.
Veamos siete tips para organizar un inventario de forma eficiente. Estos consejos se pueden aplicar en todo tipo de empresa, sin importar su tamaño.
1) Actualiza la información de tus productos
Es imposible hacer funcionar un buen sistema de gestión de inventario si este no es alimentado con información actualizada de cada producto.
Esta actualización debe realizarse en tiempo real y reflejar fielmente cualquier cambio en características, precio, ubicación y cantidades disponibles.
Una información de producto actualizada facilita la preparación de pedidos y conocer con antelación el volumen que podemos vender en cada canal.
También es clave para evitar errores en el despacho, como por ejemplo, enviar al cliente un producto diferente del que solicitó.
¿Qué datos es importante tener al día? Un buen inventario debe manejar con claridad datos como número de lote, variación de modelos o características, SKU, códigos de barras y fabricante.
Al organizar inventarios se debe incluir el costo del producto para poder determinar el valor de venta por unidad o por lote y establecer precios que garanticen la rentabilidad de la operación.
2) Asigna rangos de prioridad a tu stock de productos
Hay productos que son más valiosos que otros en determinado momento o situación de mercado.
Por lo tanto, al organizar inventarios se les debe asignar distintos niveles de prioridad para mantener un stock adecuado de cada uno.
La prioridad de stock de cada producto dependerá de su nivel de ventas y rentabilidad. Esto a su vez genera tres estrategias que se deben aplicar:
- Niveles pares: Asigna un número mínimo de unidades de cada producto que debe haber siempre en almacén.
Al bajar a esta cifra, se debe activar un sistema de pedidos automático para evitar llegar al punto de que se agote el inventario.
- Prioridad de salida al producto más antiguo: Siempre hay que vender primero el producto que entró primero al almacén.
De esta forma se reduce la posibilidad de terminar con un inventario lleno de productos caducados o dañados por el tiempo.
- Proporción 80/20: Se considera que en cualquier catálogo de productos, el 80% de los beneficios se lograrán con la vena de solo un 20% del inventario.
Por lo tanto es importante saber cuáles son los que generan más ganancias y tienen más salida al mercado, para darles prioridad.
3) Categoriza tu control de inventarios según demanda y coste
Es importante que tu sistema de control de inventario aplique la regla general de categorizar los productos bajo los siguientes parámetros:
- Productos de alto costo y baja demanda,
- Productos de costo y demanda promedios
- Productos de bajo costo y alta demanda.
Categorizar los productos en almacén en base a estos criterios ayuda a planificar su salida al mercado, reduciendo el riesgo de caducidad y daños por tiempo.
Esto es importante en empresas que manejan productos perecederos como alimentos y cosméticos. También es importante en productos que dependen mucho de las tendencias del mercado, como la ropa y calzado.
4) Ejecuta revisiones regulares en tu almacén
Un error muy común al organizar inventarios es dejar la revisión de almacenes para el último momento.
El inventario en almacén debe revisarse periódicamente y contrastar los resultados con la información que maneja el sistema de gestión de la empresa.
De esta forma se detectarán a tiempo situaciones como el deterioro de productos, problemas de espacio o incluso el robo de inventario.
Una forma de revisar stock sin complicaciones es hacerlo de forma semanal o mensual, eligiendo distintos tipos de productos cada vez.
5) Contrasta regularmente las ventas con el inventario disponible
Uno de los beneficios de organizar un inventario de forma regular es que ayuda a determinar si hay productos con stock acumulado, que requieran con urgencia una campaña de ventas con promociones u ofertas.
Después de todo, una de las premisas de un sistema de gestión de inventario es mejorar la rotación rápida y eficiente de productos, además de aumentar el volumen de ventas.
Para lograr esto, es importante que los equipos de ventas contrasten la información que manejan con los responsables del sistema de inventario.
Esta información incluye niveles de demanda, rentabilidad de cada producto, coste de producción y almacenamiento y volumen de salida al mercado.
6) Planifica variaciones en la demanda
Un plan de ventas eficiente debe prever posibles variaciones temporales en el mercado que obliguen a aumentar la salida de productos.
Por ejemplo, hay productos que tienen mucha demanda en cierta temporada del año, ya sean fiestas religiosas, períodos vacacionales, navidad, el famoso Black Friday o temporadas de rebaja.
También algunos eventos comerciales nacionales o internacionales de corta duración pueden poner a prueba la capacidad de las empresas para vender un gran volumen de inventario de forma repentina.
En este caso conviene estudiar la demanda de productos y las variaciones de mercado de años anteriores para identificar los picos que se pueden repetir.
Esto ayudará a planificar un nivel de inventario suficiente para cubrir cualquier imprevisto.
No olvides tampoco estudiar las tendencias actuales del mercado y sobre todo, cualquier signo de problemas o mejoras en la situación económica del país.
7. Vigila el desempeño de tus proveedores
El último de nuestros tips para organizar un inventario es vigilar de cerca el trabajo de tus proveedores.
Un proveedor irresponsable o poco confiable puede dejarte con un problema de stock justo en el momento en que tus clientes demandan más productos.
No dudes en aplicar medidas contra cualquier proveedor que se retrase con regularidad o que cambie sin aviso los acuerdos con tu empresa. En cambio observa a tus proveedores para que identifiques los más eficientes.
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