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Cómo evitar los errores más frecuentes en un control de inventario

El control de inventario es una actividad fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, no siempre se realiza de forma adecuada, lo que puede generar problemas de gestión, pérdidas económicas y mala atención al cliente.

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En este artículo, te mostraremos cuáles son los errores más frecuentes en un control de inventario y cómo evitarlos.

  1. No tener un sistema de registro actualizado

Uno de los errores más frecuentes en un control de inventario es no contar con un sistema de registro que refleje la realidad del stock.

Muchas veces, se confía en la memoria o en anotaciones manuales que pueden ser imprecisas o incompletas. Esto puede provocar que se desconozca la cantidad real de productos disponibles, lo que puede llevar a situaciones de sobre inventario o desabastecimiento.

Para evitar este error, es necesario implementar un sistema de registro automatizado que permita registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa.

Este sistema puede ser un software especializado o una aplicación móvil que se conecte con un lector de códigos de barras o QR. De esta forma, se podrá tener un control exacto del inventario y evitar confusiones o errores humanos.

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  1. No realizar inventarios físicos periódicos

Otro error común en el control de inventario es no realizar inventarios físicos periódicos que permitan verificar la concordancia entre el registro y la realidad.

Aunque se tenga un sistema de registro actualizado, siempre puede haber diferencias debido a robos, daños, devoluciones o errores de conteo.

Estas diferencias pueden afectar el rendimiento de la empresa y generar inconvenientes con los proveedores y los clientes.

Para evitar este error, es recomendable realizar inventarios físicos al menos una vez al año, preferiblemente en períodos de baja actividad o cierre. Estos inventarios consisten en contar manualmente todos los productos existentes en el almacén y compararlos con el registro. Si se detectan discrepancias, se debe corregir el registro y analizar las causas para evitar que se repitan.

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  1. No clasificar ni organizar los productos

Un tercer error frecuente en el control de inventario es no clasificar ni organizar los productos según criterios lógicos y prácticos. Esto puede dificultar la localización y el acceso a los productos, lo que puede generar demoras, errores o desperdicios. Además, puede afectar la calidad y la conservación de los productos, especialmente si son perecederos o sensibles a factores ambientales.

Para evitar este error, es conveniente clasificar y organizar los productos según su tipo, tamaño, peso, fecha de vencimiento, rotación o demanda.

También se debe asignar un lugar específico para cada producto y etiquetarlo con su nombre, código y cantidad.

Asimismo, se debe respetar el orden de entrada y salida de los productos (FIFO o LIFO) y mantener las condiciones óptimas de almacenamiento (temperatura, humedad, iluminación, etc.).

  1. No tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo

Un cuarto error habitual en el control de inventario es no tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo que permita mantener un nivel óptimo de stock. Esto puede ocasionar que se agoten los productos más demandados o que se acumulen los productos menos vendidos, lo que puede generar pérdidas de ventas, clientes insatisfechos o costos innecesarios de almacenamiento.

Para evitar este error, es importante establecer un plan de reposición que indique cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y su disponibilidad.

También se debe definir una política de inventario mínimo que especifique la cantidad mínima de cada producto que se debe tener en stock para atender las necesidades del mercado. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

  1. No contar con personal capacitado ni responsable

Un quinto error común en el control de inventario es no contar con personal capacitado ni responsable que se encargue de realizar las tareas relacionadas con el stock.

Muchas veces, se delega el control de inventario a personas sin la formación ni la experiencia necesaria, lo que puede provocar errores, descuidos o fraudes. Esto puede afectar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Para evitar este error, es fundamental contar con personal capacitado y responsable que sepa cómo realizar el control de inventario de forma correcta y profesional.

Este personal debe estar familiarizado con el sistema de registro, los procedimientos de inventario, la clasificación y organización de los productos, el plan de reposición y la política de inventario mínimo. Además, debe estar comprometido con la empresa y con el cumplimiento de sus objetivos.

¿Cómo puedo implementar un sistema de registro automatizado?

Para implementar un sistema de registro automatizado para el control de inventario, se deben seguir los siguientes pasos:

Elegir un software de gestión de inventario que se adapte a las necesidades y características de la empresa. Este software debe permitir registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa, mediante el uso de códigos de barras, QR o RFID.

Instalar el software en los dispositivos que se utilizarán para el control de inventario, como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

También se debe conectar el software con el sistema de punto de venta (POS) para sincronizar los datos de ventas e inventario.

Capacitar al personal encargado del control de inventario sobre el uso del software y los procedimientos a seguir. Se debe explicar cómo escanear los productos, cómo consultar el inventario, cómo realizar ajustes o correcciones y cómo generar reportes o alertas.

Realizar un inventario físico inicial para verificar la cantidad y ubicación de todos los productos existentes en el almacén. Este inventario servirá como base para el sistema de registro automatizado y se debe actualizar periódicamente.

Establecer un plan de reposición y una política de inventario mínimo que indiquen cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y disponibilidad. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

Siguiendo estos pasos, se podrá implementar un sistema de registro automatizado que mejore el control de inventario y optimice los recursos de la empresa.

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Conclusión

El control de inventario es una actividad esencial para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, se deben evitar los errores más frecuentes en un control de inventario que pueden perjudicar el funcionamiento y la rentabilidad del negocio

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Facilidades de un ERP en el control del inventario.

¿Se has preguntado cómo hacer más eficiente el control de inventario en su empresa? Si necesita una manera de gestionar recursos, un sistema de planificación empresarial (ERP) le será muy útil.

En este artículo, le contaremos sobre las facilidades que ofrece un ERP para gestionar el inventario de forma efectiva y así mejorar la productividad y rentabilidad de su negocio.

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¿Cómo funciona un sistema ERP?

ERP es la abreviatura de Enterprise Resource Planning. Se trata de un software que integra todas las áreas de una empresa, desde la gestión de ventas y clientes, hasta la contabilidad y finanzas, pasando por la gestión de recursos humanos y el control del inventario.

El sistema ERP está diseñado para ofrecer a los usuarios una vista integral de sus procesos de negocio. Esto incluye el almacenamiento y la recuperación de datos, la automatización de flujos de trabajo, el seguimiento y monitoreo del rendimiento, así como herramientas para tomar decisiones mejor informadas.

El objetivo principal del sistema ERP es optimizar los procesos empresariales al eliminar la duplicidad de datos y tareas manuales.

El software permite compartir información entre departamentos o entre diferentes filiales. Esta visibilidad proporciona una imagen general clara del desempeño operativo en tiempo real, lo que ayuda a tomar mejores decisiones empresariales.

Un sistema ERP está compuesto por una serie de módulos específicos que se encargan de distintas áreas. Estos módulos pueden contener información sobre clientes, ventas, inventario, materiales, recursos humanos y finanzas.

Una vez que se configura un sistema ERP con los módulos apropiados para la empresa, toda la información queda almacenada en un servidor centralizado donde todos los usuarios tienen acceso a ella.

La comunicación entre los distintos departamentos de una empresa es clave para el éxito de cualquier negocio.

Un sistema ERP ayuda a optimizar este proceso al ofrecer una plataforma común donde todos los usuarios pueden compartir información y procesarla en tiempo real.

Un sistema ERP también ofrece una vista general de todos los procesos y operaciones. Esto permite a la empresa monitorear y mejorar el rendimiento, detectar pérdidas o problemas y tomar decisiones estratégicas.

IMPLEMENTAR ERP

¿Cuáles son las facultades que tiene un sistema ERP en el control del inventario?

En el control del inventario, un sistema ERP tiene varias facultades a destacar. En primer lugar, permite una administración más eficiente de los recursos existentes. Esto es posible gracias a la automatización de las tareas y la integración de todos los datos relevantes en un único sitio.

En segundo punto, brinda mayor visibilidad y control sobre el inventario. Los usuarios pueden acceder a información detallada sobre qué productos están disponibles, cuáles están por agotarse y cuáles son los más demandados. Esto permite tomar decisiones de gestión más inteligentes y eficaces.

Finalmente, un sistema ERP simplifica y optimiza el proceso de pedidos, lo que contribuye a reducir costes y mejorar la satisfacción del cliente.

En resumen, un sistema ERP ofrece a los usuarios una mejor administración de los recursos de inventario, mayor visibilidad y control sobre él, además de contribuir a la optimización del proceso de pedidos.

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¿Qué ventajas ofrece un sistema ERP para el control del inventario?

Un buen sistema ERP ofrece varias ventajas para el control del inventario, entre ellas:

  1. -La posibilidad de realizar un seguimiento en tiempo real de las existencias de productos.
  2. -La capacidad de generar informes detallados sobre el movimiento de los productos en el almacén.
  3. -La creación de alertas automáticas cuando se alcanza un nivel mínimo de existencias.
  4. -La gestión integrada de la cadena de suministro, desde la recepción de pedidos hasta la entrega a los clientes.
  5. -Un mayor control sobre los costes de almacenamiento y manipulación de los productos.
  6. -La posibilidad de ejecutar pedidos automáticos para reabastecer el inventario.
  7. -Un proceso de contabilidad más eficiente y preciso.-Un mejor cumplimiento de las normativas y requisitos regulatorios.

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¿Cómo implementar un sistema ERP en el control del inventario de mi empresa?

Implementar un sistema ERP puede ayudar a mejorar el control sobre el inventario de su empresa. Aquí le presentamos algunos pasos a seguir para implementar un sistema ERP:

  1. Haga una lista de las necesidades y objetivos que tiene para la gestión del inventario. Tenga en cuenta los requisitos específicos de su negocio, sector y tamaño de la empresa.
  2. Compare diferentes sistemas ERP para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades. Considere los costes, características y compatibilidad con otros software y sistemas existentes en su empresa.
  3. Implemente el software utilizando un plan detallado. Asegúrese de que todos los usuarios estén formados correctamente antes de ponerlo en funcionamiento.
  4. Realice pruebas exhaustivas del nuevo software para garantizar su correcto funcionamiento.
  5. Establezca procesos para asegurar que el sistema se mantenga actualizado y que los usuarios estén bien formados sobre cualquier nueva funcionalidad o mejora.
  6. Revise los resultados del inventario periódicamente para evaluar el rendimiento del sistema ERP y hacer los cambios necesarios si es necesario.

¿Qué tipo de empresas pueden utilizar un sistema ERP en el control del inventario? 

Los sistemas ERP son útiles para cualquier tipo de negocio, grande o pequeño. De hecho, muchas pequeñas y medianas empresas (PYMES) se benefician enormemente de la implementación de una solución ERP.

Los beneficios que otorga un sistema ERP a las PYMES son muchos, pero en lo que respecta al control del inventario, estos sistemas permiten a las empresas llevar un registro preciso de todos sus productos, así como realizar un seguimiento eficiente de los mismos.

Esto es muy útil para minimizar el riesgo de faltantes o excesos de stock, así como para optimizar los niveles de producción.

conteo de inventario

 

En resumen.

Un sistema ERP permite una mejor organización de los inventarios, ya sea por medio del control de stock, el registro de los movimientos de productos o la monitorización de los costes y precios.

Además, con un ERP se pueden programar alertas para avisar cuando el nivel del inventario está bajo, lo que evita la falta de existencias y problemas en el abastecimiento.

Asimismo, también facilita el seguimiento en tiempo real del inventario, lo que reduce los costes derivados de la logística y almacenamiento.

Por todo esto, un ERP resulta una herramienta indispensable para optimizar y controlar el inventario de manera eficiente.

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Métodos Principales de Administración de Inventario

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Encontrar los métodos de administración de inventarios más efectivos depende en gran medida de la empresa, su producción, sus niveles de venta, la demanda y sus políticas de control de inventarios.

A continuación se muestran una serie de métodos interesantes, utilizados por diversas empresas para gestionar los inventarios dependiendo de las necesidades particulares de cada compañía:

  1. Método 80/20 o ABC. Este método permite administrar la inversión en tres categorías (A, B y C) para ser capaces de prestar atención a los artículos del grupo que representan el 80% de la inversión (en este caso, supongamos que es “A”), y tratar de controlar dicha inversión o de reducirla mediante una gestión de mercancías eficiente.

En este tipo de método se establecen capas de inversión y se les asigna una letra. Los grupos (ya identificados por letras) se establecen con base al número de partidas y su valor. Usualmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. 

  1. Método EOQ (Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido). Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de Pedido, justo cuando se llega a una cantidad de inventario determinado. Está basado en 3 supuestos:
  • Que la demanda es constante y conocida.
  • Que la frecuencia de uso del inventario es constante.
  • Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que la mercancía de los inventarios se agota.
  1. Conteo Cíclico. Consiste en el conteo frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo haya sido contado al menos una vez en un periodo de tiempo establecido. Este método permite encontrar y corregir a tiempo las diferencias que puedan afectar el control de inventarios y de mercancías existentes y vendidas. 
  1. Determinación del Punto de Reorden. Este método se acostumbra a manejar sobre todo en empresas con giro industrial. El pedido se realiza antes de que se agote la mercancía en stock teniendo siempre presentes los días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud. Se suele marcar el punto de reorden con señales, tarjetas, papeles, colores, etc. en cada producto para tener en cuenta cuándo es necesario pedir nuevo material.

Existen dos tipos de sistemas:

  • Órdenes o pedidos fijos. Se coloca la orden cuando la mercancía en stock es exactamente suficiente para cubrir la demanda máxima mientras se realiza el nuevo pedido.
  • Resurtidos periódicos. Lo principal para este sistema es conocer las existencias actuales.

métodos para la administración de inventarios

  1. Justo a Tiempo. Gracias a un sistema de compras eficiente, proveedores confiables y un manejo de inventarios excelente, puede llevarse a cabo este método. Consiste en adquirir la mercancía justo en el momento en el que se necesita, ahorrando así costos por stock en bodega.

 Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios. Este método consiste en mantener cierta cantidad de mercancía de reserva para poder cubrir, en caso de ser necesario, una sobre exigencia de demanda. Por lo regular, son artículos semi terminados, casi listos para surtir a tiempo si llegase a ser necesario. 

  1. Métodos de Costeo. Algunos artículos idénticos pueden fabricarse o adquirirse a diferentes costos. En este caso, los costos se basan en:
  • La corriente de mercancías; la hipótesis de que la mercancía debe venderse en el orden en el que se adquirió.
  • La corriente de los costos; la cual indica que a los artículos vendidos les son aplicables los costos más recientes y que los costos más antiguos se aplican a la mercancía aún en stock.

A continuación, algunas breves reseñas de los métodos para seleccionar por costos:

  • Método de Identificación específica. Exige que se lleven registros exactos de los artículos para determinar sus costos con la mayor precisión.
  • Método “Precio de la última factura”. Se usa el costo aplicable a la última compra para valorar toda la cantidad de artículo que hay en el inventario.
  • Método del Promedio simple. El promedio simple de los precios por unidad se determina sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras y dividiendo el total entre el número de compras más 1.
  • Método del Promedio ponderado. El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más la del inventario inicial.
  • Método del Promedio móvil o movible. El costo de cada venta se determina con el promedio obtenido después de la última compra.
  • Método “Primeras entradas, primeras salidas” (PEPS). Se basa en la hipótesis de que las primeras y más antiguas existencias salen primero.
  • Método “Últimas entradas, últimas salidas” (UEPS). Este método es, por otro lado, la contra parte del anterior. Se basa en la idea de que los últimos costos que entran al inventario, son los primeros costos que salen como mercancía vendida.

El sistema de inventario

sistema de inventarioSi en este momento nos encontramos hablándote de este tema, es porque lamentablemente son muchas las compañías que lo dejan de lado, como algo secundario. Siendo que sin este no se puede funcionar adecuadamente.

Por eso antes de que recuerdes o conozcas cuáles son las formas de administrar tus inventarios, es fundamental que entiendas qué es un sistema de inventario.

Este sistema va a consistir en establecer tanto normas como procedimientos los cuales sirven para una mejor planificación de los productos. Por lo que, a través de un sistema de inventario se tiene un conocimiento claro de la cantidad de los materiales que hay, cuándo es el momento adecuado para volver a comprarlos, etc. Todo esto registrado en un documento.

Principales fórmulas para administrar tus inventarios

Ahora que entiendes el porqué de la importancia de contar con un sistema de inventarios, podemos pasar a la siguiente etapa, que puedas saber cuáles son las formas en las que puedes administrar tus recursos y llevar un control de las entradas y salidas.

Los métodos que pasaremos a revisas corresponden a: Método PEPS, método ABC y método EOQ.

  • Método PEPS

Hemos querido comenzar explicándote el método PEPS, porque hoy es uno de los más utilizados en los negocios y empresas. Y trata de considerar en todo momento cuáles han sido los productos que han ingresado primero a tu almacén. Para que precisamente sean los primeros en salir a la venta.

  • Método ABC

También conocido como método 80/20 se encarga de dividir los productos en categorías pero no según su precio, sino que según la importancia de estos.

Lo que te otorga es conocer aquellos artículos que son más valiosos para el almacén. Donde A corresponde a los productos que no son muy vendidos, B a aquellos de venta media y C a los más vendidos.

  • Método EOQ

control de inventarioEste método será el adecuado para tu empresa si la demanda es constante en el tiempo, siendo el objetivo primordial reducir los costes.

Debes saber que esta forma de administrar tus inventarios se ha ido modificando con el paso del tiempo. Donde puedes encontrar opciones de EOQ con descuentos por cantidad o con faltantes planeados.

Como ha quedado en evidencia, el primero gran paso es que en tu negocio se comience a aplicar un sistema de inventario. Para luego hacer de este mucho más efectivo utilizando uno de los métodos que de los que hoy te hemos hablado.

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