Encontrar los métodos de administración de inventarios más efectivos depende en gran medida de la empresa, su producción, sus niveles de venta, la demanda y sus políticas de control de inventarios.

A continuación se muestran una serie de métodos interesantes, utilizados por diversas empresas para gestionar los inventarios dependiendo de las necesidades particulares de cada compañía:

1. Método 80/20 o ABC. Este método permite administrar la inversión en tres categorías (A, B y C) para ser capaces de prestar atención a los artículos del grupo que representan el 80% de la inversión (en este caso, supongamos que es “A”), y tratar de controlar dicha inversión o de reducirla mediante una gestión de mercancías eficiente.

En este tipo de método se establecen capas de inversión y se les asigna una letra. Los grupos (ya identificados por letras) se establecen con base al número de partidas y su valor. Usualmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión. 

2. Método EOQ (Economic Order Quantity o Cantidad Económica de Pedido). Consiste en realizar el pedido de la Cantidad Económica de Pedido, justo cuando se llega a una cantidad de inventario determinado. Está basado en 3 supuestos:

• Que la demanda es constante y conocida.

• Que la frecuencia de uso del inventario es constante.

• Que los pedidos se reciben en el momento exacto en que la mercancía de los inventarios se agota.

3. Conteo Cíclico. Consiste en el conteo frecuente de una parte del inventario total, con el fin de que todo haya sido contado al menos una vez en un periodo de tiempo establecido. Este método permite encontrar y corregir a tiempo las diferencias que puedan afectar el control de inventarios y de mercancías existentes y vendidas. 

4. Determinación del Punto de Reorden. Este método se acostumbra a manejar sobre todo en empresas con giro industrial. El pedido se realiza antes de que se agote la mercancía en stock teniendo siempre presentes los días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud. Se suele marcar el punto de reorden con señales, tarjetas, papeles, colores, etc. en cada producto para tener en cuenta cuándo es necesario pedir nuevo material.

Existen dos tipos de sistemas:

• Órdenes o pedidos fijos. Se coloca la orden cuando la mercancía en stock es exactamente suficiente para cubrir la demanda máxima mientras se realiza el nuevo pedido.

• Resurtidos periódicos. Lo principal para este sistema es conocer las existencias actuales.

5. Justo a Tiempo. Gracias a un sistema de compras eficiente, proveedores confiables y un manejo de inventarios excelente, puede llevarse a cabo este método. Consiste en adquirir la mercancía justo en el momento en el que se necesita, ahorrando así costos por stock en bodega.

 Existencias de Reserva o Seguridad de Inventarios. Este método consiste en mantener cierta cantidad de mercancía de reserva para poder cubrir, en caso de ser necesario, una sobre exigencia de demanda. Por lo regular, son artículos semi terminados, casi listos para surtir a tiempo si llegase a ser necesario. 

7. Métodos de Costeo. Algunos artículos idénticos pueden fabricarse o adquirirse a diferentes costos. En este caso, los costos se basan en:

• La corriente de mercancías; la hipótesis de que la mercancía debe venderse en el orden en el que se adquirió.

• La corriente de los costos; la cual indica que a los artículos vendidos les son aplicables los costos más recientes y que los costos más antiguos se aplican a la mercancía aún en stock.

A continuación, algunas breves reseñas de los métodos para seleccionar por costos:

• Método de Identificación específica. Exige que se lleven registros exactos de los artículos para determinar sus costos con la mayor precisión.

• Método “Precio de la última factura”. Se usa el costo aplicable a la última compra para valorar toda la cantidad de artículo que hay en el inventario.

• Método del Promedio simple. El promedio simple de los precios por unidad se determina sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras y dividiendo el total entre el número de compras más 1.

• Método del Promedio ponderado. El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de las unidades compradas más la del inventario inicial.

• Método del Promedio móvil o movible. El costo de cada venta se determina con el promedio obtenido después de la última compra.

• Método “Primeras entradas, primeras salidas” (PEPS). Se basa en la hipótesis de que las primeras y más antiguas existencias salen primero.

• Método “Últimas entradas, últimas salidas” (UEPS). Este método es, por otro lado, la contra parte del anterior. Se basa en la idea de que los últimos costos que entran al inventario, son los primeros costos que salen como mercancía vendida.

El sistema de inventario

Si en este momento nos encontramos hablándote de este tema, es porque lamentablemente son muchas las compañías que lo dejan de lado, como algo secundario. Siendo que sin este no se puede funcionar adecuadamente.

Por eso antes de que recuerdes o conozcas cuáles son las formas de administrar tus inventarios, es fundamental que entiendas qué es un sistema de inventario.

Este sistema va a consistir en establecer tanto normas como procedimientos los cuales sirven para una mejor planificación de los productos. Por lo que, a través de un sistema de inventario se tiene un conocimiento claro de la cantidad de los materiales que hay, cuándo es el momento adecuado para volver a comprarlos, etc. Todo esto registrado en un documento.

Principales fórmulas para administrar tus inventarios

Ahora que entiendes el porqué de la importancia de contar con un sistema de inventarios, podemos pasar a la siguiente etapa, que puedas saber cuáles son las formas en las que puedes administrar tus recursos y llevar un control de las entradas y salidas.

Los métodos que pasaremos a revisas corresponden a: Método PEPS, método ABC y método EOQ.

• Método PEPS

Hemos querido comenzar explicándote el método PEPS, porque hoy es uno de los más utilizados en los negocios y empresas. Y trata de considerar en todo momento cuáles han sido los productos que han ingresado primero a tu almacén. Para que precisamente sean los primeros en salir a la venta.

• Método ABC

También conocido como método 80/20 se encarga de dividir los productos en categorías pero no según su precio, sino que según la importancia de estos.

Lo que te otorga es conocer aquellos artículos que son más valiosos para el almacén. Donde A corresponde a los productos que no son muy vendidos, B a aquellos de venta media y C a los más vendidos.

• Método EOQ

Este método será el adecuado para tu empresa si la demanda es constante en el tiempo, siendo el objetivo primordial reducir los costes.

Debes saber que esta forma de administrar tus inventarios se ha ido modificando con el paso del tiempo. Donde puedes encontrar opciones de EOQ con descuentos por cantidad o con faltantes planeados.

Como ha quedado en evidencia, el primero gran paso es que en tu negocio se comience a aplicar un sistema de inventario. Para luego hacer de este mucho más efectivo utilizando uno de los métodos que de los que hoy te hemos hablado.

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