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Cómo evitar los errores más frecuentes en un control de inventario

El control de inventario es una actividad fundamental para cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, no siempre se realiza de forma adecuada, lo que puede generar problemas de gestión, pérdidas económicas y mala atención al cliente.

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En este artículo, te mostraremos cuáles son los errores más frecuentes en un control de inventario y cómo evitarlos.

  1. No tener un sistema de registro actualizado

Uno de los errores más frecuentes en un control de inventario es no contar con un sistema de registro que refleje la realidad del stock.

Muchas veces, se confía en la memoria o en anotaciones manuales que pueden ser imprecisas o incompletas. Esto puede provocar que se desconozca la cantidad real de productos disponibles, lo que puede llevar a situaciones de sobre inventario o desabastecimiento.

Para evitar este error, es necesario implementar un sistema de registro automatizado que permita registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa.

Este sistema puede ser un software especializado o una aplicación móvil que se conecte con un lector de códigos de barras o QR. De esta forma, se podrá tener un control exacto del inventario y evitar confusiones o errores humanos.

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  1. No realizar inventarios físicos periódicos

Otro error común en el control de inventario es no realizar inventarios físicos periódicos que permitan verificar la concordancia entre el registro y la realidad.

Aunque se tenga un sistema de registro actualizado, siempre puede haber diferencias debido a robos, daños, devoluciones o errores de conteo.

Estas diferencias pueden afectar el rendimiento de la empresa y generar inconvenientes con los proveedores y los clientes.

Para evitar este error, es recomendable realizar inventarios físicos al menos una vez al año, preferiblemente en períodos de baja actividad o cierre. Estos inventarios consisten en contar manualmente todos los productos existentes en el almacén y compararlos con el registro. Si se detectan discrepancias, se debe corregir el registro y analizar las causas para evitar que se repitan.

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  1. No clasificar ni organizar los productos

Un tercer error frecuente en el control de inventario es no clasificar ni organizar los productos según criterios lógicos y prácticos. Esto puede dificultar la localización y el acceso a los productos, lo que puede generar demoras, errores o desperdicios. Además, puede afectar la calidad y la conservación de los productos, especialmente si son perecederos o sensibles a factores ambientales.

Para evitar este error, es conveniente clasificar y organizar los productos según su tipo, tamaño, peso, fecha de vencimiento, rotación o demanda.

También se debe asignar un lugar específico para cada producto y etiquetarlo con su nombre, código y cantidad.

Asimismo, se debe respetar el orden de entrada y salida de los productos (FIFO o LIFO) y mantener las condiciones óptimas de almacenamiento (temperatura, humedad, iluminación, etc.).

  1. No tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo

Un cuarto error habitual en el control de inventario es no tener un plan de reposición ni una política de inventario mínimo que permita mantener un nivel óptimo de stock. Esto puede ocasionar que se agoten los productos más demandados o que se acumulen los productos menos vendidos, lo que puede generar pérdidas de ventas, clientes insatisfechos o costos innecesarios de almacenamiento.

Para evitar este error, es importante establecer un plan de reposición que indique cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y su disponibilidad.

También se debe definir una política de inventario mínimo que especifique la cantidad mínima de cada producto que se debe tener en stock para atender las necesidades del mercado. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

  1. No contar con personal capacitado ni responsable

Un quinto error común en el control de inventario es no contar con personal capacitado ni responsable que se encargue de realizar las tareas relacionadas con el stock.

Muchas veces, se delega el control de inventario a personas sin la formación ni la experiencia necesaria, lo que puede provocar errores, descuidos o fraudes. Esto puede afectar la eficiencia y la rentabilidad del negocio.

Para evitar este error, es fundamental contar con personal capacitado y responsable que sepa cómo realizar el control de inventario de forma correcta y profesional.

Este personal debe estar familiarizado con el sistema de registro, los procedimientos de inventario, la clasificación y organización de los productos, el plan de reposición y la política de inventario mínimo. Además, debe estar comprometido con la empresa y con el cumplimiento de sus objetivos.

¿Cómo puedo implementar un sistema de registro automatizado?

Para implementar un sistema de registro automatizado para el control de inventario, se deben seguir los siguientes pasos:

Elegir un software de gestión de inventario que se adapte a las necesidades y características de la empresa. Este software debe permitir registrar las entradas y salidas de productos de forma rápida y precisa, mediante el uso de códigos de barras, QR o RFID.

Instalar el software en los dispositivos que se utilizarán para el control de inventario, como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes.

También se debe conectar el software con el sistema de punto de venta (POS) para sincronizar los datos de ventas e inventario.

Capacitar al personal encargado del control de inventario sobre el uso del software y los procedimientos a seguir. Se debe explicar cómo escanear los productos, cómo consultar el inventario, cómo realizar ajustes o correcciones y cómo generar reportes o alertas.

Realizar un inventario físico inicial para verificar la cantidad y ubicación de todos los productos existentes en el almacén. Este inventario servirá como base para el sistema de registro automatizado y se debe actualizar periódicamente.

Establecer un plan de reposición y una política de inventario mínimo que indiquen cuándo y cómo se deben reponer los productos según su demanda y disponibilidad. Estos criterios pueden variar según la estacionalidad, la competencia o las tendencias del consumo.

Siguiendo estos pasos, se podrá implementar un sistema de registro automatizado que mejore el control de inventario y optimice los recursos de la empresa.

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Conclusión

El control de inventario es una actividad esencial para el éxito de cualquier empresa que maneje productos físicos. Sin embargo, se deben evitar los errores más frecuentes en un control de inventario que pueden perjudicar el funcionamiento y la rentabilidad del negocio

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Cómo controlar el inventario con códigos de barra

El control de inventario con código de barras para los fabricantes es esencial, sobre todo para ciertas industrias. Descubre qué es el escaneo de códigos de barras, y cómo implementarlo para lograr el control de tu inventario.

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Si eres un fabricante que llega a la etapa en la que confiar en señalar con el dedo su inventario y contar se convierte en una estrategia no tan confiable, podría ser el momento de considerar reforzar las tácticas de administración de inventario.

Introducción al control de inventario con código de barras para fabricantes. Se trata de la forma más rápida y confiable de monitorear tus movimientos de inventario.

Sin códigos de barras, corres el riesgo de calcular mal tu stock y entrar en un inventario negativo o perder la pista de la fecha de caducidad de tus artículos, lo que puede generar graves consecuencias en tu empresa.

Por eso, en este artículo, vamos a explorar la gestión de códigos de barras y cómo implementar esta táctica para un mejor control de inventario.

¿Qué son los códigos de barras?

Los códigos de barras son un método de representación visual de datos, en un formato legible por máquina para identificar rápidamente artículos y realizar un seguimiento del inventario.

Sin embargo, el control de inventario con código de barras no es sólo para rastrear productos, también te permite implementarlos:

  • En tus escaparates como parte del proceso de compra
  • En almacenes para realizar un seguimiento del inventario o asignar materiales a una operación
  • En tu eCommerce, como el inventario de Shopify
  • Dentro de tu proceso de envío
  • También en las facturas como ayuda en la contabilidad

Tradicionalmente, un código de barras venía en forma de una impresión cuadrada o rectangular que contenía una serie de líneas negras verticales y paralelas. Además de espacios en blanco de diferentes anchos que, una vez escaneados, traducen y transmiten información al usuario.

Los códigos de barras vienen en dos formas diferentes:

  • Unidimensional (1D)
  • Bidimensional (2D), por ejemplo, códigos QR

Tips para implementar el control de inventario por código de barras

En esta parte de nuestro contenido, te explicamos todo lo que debes saber y hacer para implementar el control de inventario con lectores de códigos de barras.

A continuación 5 tips que puedes poner en práctica en tu negocio para controlar tu inventario con código de barras.

1. Identifica los tipos de etiquetas para los que necesitarás códigos de barras

identificar productos

Aquí hay cuatro razones por las que los fabricantes usan códigos de barras:

Seguridad: Códigos de barras para tus artículos de alto valor con inversiones a largo plazo y que necesitan vigilancia adicional.

Por lo general, este tipo de equipo debe tener etiquetas que no se puedan quitar fácilmente. Por ejemplo, etiquetas a prueba de manipulaciones.

Movilidad:  Si tus artículos requieren pagos frecuentes en diferentes ubicaciones y tienen la posibilidad de perderse.

Con estos códigos de barras, es mejor tener activos idénticos para la copia de seguridad, por ejemplo, etiquetas de activos de dos partes.

Durabilidad:  Artículos más grandes, como muebles de oficina, cosas que es más probable que se muevan y limpien.

Entonces lo que necesitarás son etiquetas de activos laminadas más resistentes para soportar el desgaste. Por ejemplo, etiquetas de activos de poliéster.

Adhesión:  Los artículos que son resistentes o tienen superficies irregulares, como equipos mecánicos resistentes, necesitarán etiquetas que puedan adherirse a la superficie. Por ejemplo, etiquetas de código de barras de aluminio.

2. Cumplir con los estándares y flujos de trabajo de la industria

La introducción de un sistema de código de barras para el control de inventario te permite cumplir con las regulaciones de la industria.

Es importante, y un requisito legal, determinar qué regulaciones gubernamentales para evitar posibles demandas.

3. Qué información debe mostrarse en el código de barras

Cuando utilices un escáner de código de barras para el control de inventario, necesitarás determinar qué información debe revelar el código de barras.

Sin embargo, lo más importante es la singularidad de la herramienta. Los códigos de barras son identificaciones y, en última instancia, querrás que el sistema de escaneo de códigos de barras brinde información como:

La ubicación de una identificación

  • Cuando expirará
  • Cómo manejarlo
  • Quién lo ordenó

Sin embargo, es esencialmente infinito cuánto puede decirte la base de datos sobre una identificación.

4. Planifica cómo deben colocarse las etiquetas en los artículos

Ya has hecho todo este arduo trabajo en tu sistema de código de barras para el control de inventario, y luego obtienes el código de barras impreso en los artículos relevantes.

revisar productos

Entonces, te das cuenta de que el código de barras está obstruido o dañado desde donde lo colocaste.

Es esencial colocar el código de barras en el lugar perfecto. De lo contrario, si estropeas esta etapa, todo tu sistema de control de inventario de código de barras se derrumbará.

5. Asegúrate de integrar tu sistema de control de inventario de código de barras con otro software

Es importante encontrar un sistema de control de inventario de código de barras para tu negocio que pueda integrarse con todos tus otros programas, así tendrás una gestión más integrada de inventario con todo tu flujo de trabajo.

Por ejemplo, Villanett es un poderoso sistema ERP basado en la nube que viene equipado con escaneo de códigos de barras. Este te permite integrar tus otros sistemas comerciales.

En conclusión, no solo tendrás un mejor control de tu inventario gracias al código de barras, además se reducirán los errores humanos, tendrás a disposición datos importantes. Por si fuera poco, implementar este sistema no genera grandes costos, tomando en cuenta los beneficios que aporta a tu negocio.

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