¿Tu departamento de compras está equipado para los desafíos que se le presente? Ante la disrupción la única constante es el cambio, los equipos encargados del proceso de compras de una empresa, debe responder con flexibilidad y agilidad.
El abastecimiento ahora se considera uno de los procesos más estratégicos dentro de una organización.
Un departamento de compras identifica áreas clave de gasto, califica a los proveedores de acuerdo con los objetivos comerciales, construye relaciones cruciales y maneja negociaciones estratégicas. Pero eso no es todo.
Proceso de compras de una empresa: ¿Cuáles son los desafíos?
Este equipo se enfrenta a desafíos constantes para agilizar los complejos procesos de compras de una empresa. Al mismo tiempo que logran resultados, reducen costos y ahorran tiempo.
Dado que la crisis aceleró la transformación digital, también se enfatiza la necesidad de aprovechar y adaptar mejor las tecnologías de adquisición para abordar estos desafíos.
Los principales desafíos que enfrentan los líderes de compras son estos:
- Procesos ineficaces y que requieren mucha mano de obra. A pesar de invertir en herramientas de compra adecuadas.
- Falta de procesos estandarizados
- Formación interna y externa ineficaz
- Incorporación compleja y soporte de usuarios ocasionales
- Procesos de adquisición inconsistentes
- Gestión de proveedores difíciles
- Identificación del proveedor correcto, seguimiento del desempeño del proveedor, garantía de un suministro estable de productos de calidad, seguimiento de la base de proveedores
A continuación, algunos consejos para mejorar los procesos de compras de una empresa:
1. Invierte en una plataforma de adopción digital
Actualmente existen plataformas para resolverlo todo. Necesitas, por ejemplo, una plataforma de adopción digital (DAP) diseñada específicamente con tus usuarios y herramientas en mente.
Gracias a los tutoriales interactivos paso a paso, los equipos de compras, internos y externos, pueden incorporarse, capacitarse y trabajar, todo al mismo tiempo. ¿Ha identificado procesos ineficaces? Crea y envía guías personalizables para cualquier proceso de compras.
¿Tus usuarios están desconectados? Con guías activadas por acción y un enfoque de aprender haciendo, puedes mejorar rápidamente el manejo de las herramientas.
2. Define políticas de compras estratégicas
Cada vez que calificas a un nuevo proveedor, es necesario llevar a cabo largos procedimientos de seguridad. Ahora se considera el segundo minorista más grande del mundo con 2.800 proveedores en todo el mundo.
Construir nuevas relaciones con cada proveedor es una tarea ardua que alberga múltiples riesgos de alto nivel, y mitigar estos riesgos requiere muchos recursos. En su lugar, mitiga desde el principio definiendo las mejores prácticas de incorporación de proveedores.
Crea un proceso integral de pasos para ayudarte a:
- Formalizar la planificación de todo el proceso, estandarizar procesos, rastrear datos y desempeño del proveedor
- Llevar a cabo la diligencia debida. Resaltar los criterios del proveedor, examinar el historial del proveedor, la gestión de contratos
- Capacite e incorpore a los proveedores
- Realice un nuevo análisis FODA de tu entorno y utilice los riesgos para modificar las políticas de adquisición existentes.
Trabajar a partir de las políticas existentes ayudará a alinear las nuevas con las necesidades comerciales.
3. Comunícate con tus equipos
La comunicación es clave. La comunicación constante con tus equipos puede contribuir al éxito sostenible al garantizar que todas las partes interesadas estén en la misma página.
Escucha a tus equipos y proveedores para identificar sus puntos débiles y procedimientos ineficientes a medida que ocurren. Por ejemplo, pedidos accidentales o errores, o falta de confianza con ciertos proveedores, por lo que es posible abordar los problemas antes de que se conviertan en una bola de nieve.
Estas relaciones son mutuamente beneficiosas y requieren ser nutridas a nivel profesional. En caso de interrupción o conflicto imprevisto, tu relación podría ayudar a minimizar el impacto en tu cadena de suministro o área de negocios.
4. Administra el inventario
Trata de ver tu inventario como parte de tu rentabilidad. La gestión eficaz del inventario significa que no tienes demasiado o poca mercancía para satisfacer la demanda en un momento dado.
La forma más precisa de administrar el stock es invertir en herramientas de administración de inventario y así mejorar el proceso de compra de tu empresa.
Selecciona las herramientas que sean adecuadas para tu negocio para ayudar a minimizar el error humano en cuanto a pedidos, existencias, materias primas, etc.
Aunque puede parecer inteligente almacenar más y exceder la demanda, también significa mayores costos para almacenarlos, atrapando un flujo de caja valioso.
5. Escoge la herramienta de adquisición digital adecuada
Centralizar y estandarizar la información es una de las pocas formas simples de ahorrar tiempo a tus usuarios. En cualquier puesto, la localización y el envío de información pueden llevar unos minutos preciosos al día, lo que equivale a horas a largo plazo.
Lo mismo es relevante para el software de adquisiciones. Una solución de compra centralizada significa que tus equipos no tendrán que hacer malabarismos con varias herramientas a la vez, lo que ayuda a mejorar tu productividad y atención al cliente en general.
6. Estandariza procesos
Los procesos estandarizados también son una forma invaluable de ahorrar tiempo y mejorar el cumplimiento. Es un método de optimización que se puede aplicar a todas las unidades de negocio.
Los procesos estandarizados pueden establecer pautas y estándares de referencia para una manera más fácil de monitorear los resultados.
En compras, estos procesos internos comunes pueden reducir significativamente el error humano, ingreso de datos, transacciones, etc. También es una buena manera de crear un proceso de selección transparente y justo para tus proveedores.
En resumen, el 51% de las empresas indicaron que su principal estrategia era invertir en tecnología para automatizar su proceso de compra. Las empresas redujeron su costo de pedido a pedido en un 48% y redujeron el tiempo del ciclo de transacción a la mitad.
Es decir, la tecnología es parte de la solución, de lo que debes considerar para mejorar los procesos de compras de una empresa.
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