Estrategias Efectivas para Mejorar tu Productividad
La procrastinación, ese hábito de posponer las tareas importantes por actividades menos urgentes o placenteras, es un enemigo común en el mundo laboral.
Sin embargo, existen estrategias efectivas para combatir la procrastinación y aumentar nuestra eficiencia en el trabajo.
En este artículo, te daremos algunas técnicas probadas para evitar procrastinar y mejorar la productividad en el trabajo.
a) Establece Metas Claras y Prioridades
Una de las principales razones por las que procrastinamos es la falta de claridad sobre lo que debemos hacer y cuándo hacerlo. Para evitar este problema, es fundamental establecer metas y prioridades para cada día o semana de trabajo, divide tus tareas más pequeñas y específicas, establece plazos y prioriza las tareas según su importancia y urgencia.
Visualiza el resultado final: Imagina cómo te sentirás al completar la tarea para motivarte.
Esto beneficiara manteniéndote enfocado y motivado para completar tus tareas a tiempo.
b) Utiliza Técnicas de Gestión del Tiempo
Divide y vencerás: Divide las tareas grandes en pasos más pequeños y manejables así será más fácil.
Existen varias técnicas y metodologías que puedes utilizar para mejorar tu organización y productividad, como las siguientes:
1.-Pomodoro: Define la Tarea a Realizar, Configura un Temporizador, Trabaja en la Tarea sin Interrupciones, Descansa Después de Cada Pomodoro, Repite el Ciclo, Tómate un Descanso Más Largo Después de Cuatro Pomodoros.
Beneficios de la Técnica Pomodoro:
- Mejora la Concentración: Al dividir el trabajo en intervalos de tiempo cortos, la técnica Pomodoro ayuda a mantener la concentración y a minimizar las distracciones.
- Incrementa la Productividad: Al trabajar de manera enfocada durante los pomodoros, puedes completar tareas de manera más eficiente y productiva.
- Reduce la Fatiga Mental: Los descansos regulares entre pomodoros permiten aliviar la fatiga mental y mantener la frescura mental durante todo el día.
- Fomenta la Gestión del Tiempo: Al registrar y seguir tus pomodoros, puedes tener una mejor comprensión de cómo utilizas tu tiempo y cómo puedes mejorar tu eficiencia en el trabajo.
2.-La matriz de Eisenhower: Urgencia-importancia.
Establece un horario: Asigna bloques de tiempo específicos para trabajar en cada tarea.
- Importante y Urgente: Tareas que requieren atención inmediata y son cruciales para alcanzar tus objetivos.
- Importante pero no urgente: Tareas que contribuyen al logro de tus metas a largo plazo pero que no son urgentes en el momento.
- Urgente pero No Importante: Tareas que demandan atención inmediata pero no contribuyen significativamente a tus objetivos principales.
- No importante y No Urgente: Tareas que son distracciones y no contribuyen a tus objetivos principales ni requieren atención inmediata.
Aprende a identificar en que momentos y cuándo eres más productivo así los aprovecharas.
3.-Técnica “Eat That Frog” de Brian Tracy: Está técnica se basa en la idea de abordar primero las tareas más difíciles o importantes del día para evitar procrastinar y aumentar la productividad. El nombre proviene de la metáfora de comer una rana: si tienes que hacerlo, es mejor hacerlo temprano en el día y enfrentarlo de una vez. La idea es identificar la tarea más desafiante o crucial y abordarla primero, lo que te dará un impulso de energía y motivación para el resto del día.
Estas técnicas te ayudarán a estructurar tu día de trabajo, minimizar las distracciones y maximizar tu tiempo de concentración en tareas importantes.
c) Elimina las Distracciones
Las distracciones, como las redes sociales, los correos electrónicos no urgentes o el ruido en el lugar de trabajo, pueden ser uno de los principales desencadenantes de la procrastinación, identifica las distracciones más comunes en tu entorno de trabajo y busca formas de eliminarlas o minimizar su impacto.
d) Divide las Tareas en Pasos Pequeños y Accesibles
A veces, la procrastinación surge cuando nos enfrentamos a tareas grandes y abrumadoras. Para evitar esta sensación de abrumo, divide tus proyectos en pasos más pequeños y manejables. Centra tu atención en completar una tarea pequeña a la vez y celebra cada pequeño logro en el camino. Esto te ayudará a mantener un sentido de progreso y motivación a medida que avanzas hacia la finalización del proyecto.
e) Cultiva Hábitos de Autodisciplina
La autodisciplina es fundamental para evitar procrastinar en el trabajo. Contempla hábitos saludables para mantenerte enfocado como establecer una rutina diaria, establecer límites de tiempo para actividades no relacionadas con el trabajo y recompensarte por completar tareas importantes. Además, aprende a decir “no” a las distracciones y solicitudes que puedan interferir con tu trabajo.
f) Practica el Autocontrol y la Autorregulación Emocional
La procrastinación a menudo está relacionada con nuestras emociones y estados de ánimo. Aprender a regular tus emociones puede ayudarte a evitar procrastinar en el trabajo. Reconoce y acepta tus sentimientos de pereza o ansiedad, pero no permitas que te impidan tomar medidas hacia tus objetivos. Utiliza técnicas de respiración, meditación o visualización para calmar tu mente y mantenerte enfocado en el trabajo.
Celebra tus logros, aunque hayan sido incluso los más pequeños.
g) Eliminación de Multitarea
En lugar de intentar hacer varias cosas a la vez, concéntrate en una tarea a la vez para mejorar tu productividad y calidad de trabajo. La multitarea puede disminuir la eficiencia y aumentar los errores. En su lugar, enfócate en completar una tarea antes de pasar a la siguiente. Esto te permite dedicar toda tu atención y energía a cada actividad, lo que conduce a mejores resultados en menos tiempo.
h) Revisiones y Mejoras Constantes
Programa revisiones periódicas de tu productividad y de tus métodos de trabajo para identificar áreas de mejora. Reflexiona sobre lo que ha funcionado bien y lo que no, y ajusta tus estrategias en consecuencia. La adaptabilidad y la disposición para mejorar continuamente son fundamentales para aumentar la productividad a largo plazo.
Conclusión
La procrastinación puede ser un obstáculo significativo para la productividad en el trabajo, pero con las estrategias adecuadas, puedes superar este hábito y mejorar tu eficiencia laboral. Al establecer metas claras, utilizar técnicas de gestión del tiempo, eliminar distracciones, dividir tareas en pasos pequeños, cultivar hábitos de autodisciplina y practicar el autocontrol emocional, puedes evitar procrastinar y lograr más en menos tiempo. ¡Empieza a implementar estas estrategias hoy mismo y observa cómo mejora tu productividad en el trabajo!
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2. Explicar el contexto de la tarea. Una vez seleccionado el candidato (s), es hora de explicar la actividad a realizar. La explicación tiene que ser clara y concisa para que no quepa ninguna duda de lo que se tiene que hacer. El candidato debe quedar sin interrogantes y listo para comenzar con su nuevo trabajo. 
4. Otorgar autoridad. Esto es indispensable. Se está poniendo la confianza en unas manos que se sabe que están preparadas para una responsabilidad mayor, la autoridad es lo menos que el candidato puede esperar del directivo. El empleado puede tomar las medidas y acciones que crea necesarias para llevar a cabo su tarea, siempre y cuando sean absolutamente indispensables y previamente estipuladas por ambas partes, y tiene que tener permitido dicho espacio de facultades. 
Tareas administrativas. Por lo regular algunas empresas y/u oficinas, contratan a una secretaria o asistente personal para delegarle tareas administrativas tales como: elaborar cheques, hacer pagos en el banco, ordenar el archivo, contestar llamadas de clientes o proveedores y atenderlos, redactar contratos y enviar mails. Es muy común delegar este tipo de responsabilidades, no sin antes capacitar adecuadamente al personal.
Inscripciones. Estas inscripciones pueden ser contables. Cada compañía debe contar con el asesoramiento de un contador o asesor en finanzas y debería ser también el responsable de encargarse del pago de impuestos y de toda el área financiera. Por supuesto, esto no se deja al azar, el contador (o asesor) debe ser de completa confianza y tiene que reportar cada movimiento fiscal y financiero con el dueño o directivo a cargo.
Comunicaciones. Se refiere a la interacción con el público online. Es decir, esta persona es la encargada de ocupar su tiempo respondiendo a todas las dudas, sugerencias, quejas y comentarios en todas las redes sociales y páginas web. Puede ser una tarea delegada a algún empleado o contratar a alguien específico para ello.
Softwares y tecnología. La correcta supervisión de dichas actividades es clave. El dueño o directivo puede convocar a juntas quincenales o mensuales para revisar que todo vaya de acuerdo a los objetivos planteados. Dependerá de las necesidades de la compañía la prolongación de la junta y el tiempo requerido para llevar a cabo una nueva reunión. Sin embargo, es prioridad que para cada actividad, el empleado lleve bitácoras, notas o documentos (depende de la tarea) por escrito para su correcta revisión, medición, control y lectura en general.
La demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento. 
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento. 
El tiempo ya no es suficiente. Cuando el directivo, así como los empleados, ya no cuentan con tiempo suficiente para concluir las tareas, cuando se pasan más horas en el trabajo que con la familia porque no se da basto, es hora de contratar más personal; las tareas son excesivas y ya no alcanza con la mano de obra con la que se cuenta.
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.
