Esta infografía sobre Cómo supervisar a los empleados muestra los puntos fundamentales para lograrlo:
Esta infografía sobre Cómo ser Generoso con los Empleados nos recuerda los puntos principales:
Cualquier buen líder debe ser firme con los empleados, muchas veces sin tocarse el corazón, a favor de que las actividades sean realizadas eficazmente y las metas de la empresa alcanzadas.
Muchas veces, el término firmeza, inflexibilidad y autoritarismo se confunden. Para evitar dichas confusiones, se han enlistado una serie de formas y actitudes que demuestran firmeza ante los empleados, sin parecer demasiado dominante:
1. Dar el ejemplo. No existe mayor acto de firmeza y compromiso que dar el ejemplo, sobre todo si se es una figura de autoridad que requiera su equipo lo siga con pasión hacia el logro de objetivos claros. Este punto es casi sinónimo de integridad y refleja solidez, tanto de pensamiento, como de acto. Cuando se respetan las reglas, es más sencillo hacerlas respetar.
2. Manifestar confianza. Cuando el supervisor demuestra confianza en sí mismo y en su gente, está exteriorizando seguridad. Nunca debe temblar la mano ante ninguna situación o empleado porque eso denota inestabilidad, incertidumbre e indecisión.
3. Exigir siempre desde la razón. Una actitud firme demanda de exigencias y solicitudes específicas que deben ser cumplidas. Sin embargo, no es coherente hacer solicitudes que no pueden ejecutarse. Cualquier exigencia hacia un empleado debe hacerse desde la razón, siendo clara y consistente con los objetivos a alcanzar; siempre demandando su realización inmediata, estipulando plazos y reglas a seguir.
4. Corregir los errores a tiempo. Otro signo de firmeza que resulta muy sencillo, pero que a la vez muy pocos aplican, es el hecho de corregir los errores en el momento preciso; tratar de señalar y enmendar un error una vez que el tiempo haya pasado, es un símbolo de flaqueza que el empleado toma como debilidad en la autoridad.
5. No ser demasiado permisivo. Cuando una figura de autoridad comienza a resultar demasiado permisivo, pierde “poder” ante sus subordinados. Los errores y las fallas de los empleados pueden ser permitidas hasta cierto límite que nunca debe ser superado porque, desde ese momento, el respeto del trabajador hacia el líder se ha perdido y ya no es fácil recuperarlo.
6. Emplear un sistema de “recompensa y castigo”. Cuando un error, una falta o alguna situación negativa se presente, es importante para el líder con actitud firme “castigar” dicha acción para evitar que vuelva a cometerse. No significa una penitencia como tal, pero sí una sanción o advertencia en base al error. De esta forma queda clara la autoridad del líder e infunde respeto.
No obstante, la línea entre firme y autoritario no suele ser muy gruesa, por lo tanto, la recompensa por las acciones o logros que lo ameriten, no pueden ser olvidadas ni pasadas por alto.
7. Hacer cumplir las reglas. Las reglas son principios necesarios para la armonía del personal y el beneficio de la compañía; se aplican para todos en las mismas circunstancias y con la misma dureza. La mejor forma de demostrar firmeza con un empleado, es haciendo cumplir las normas por igual, sin distinción ni favoritismos. Toda vez que una regla sea rota, debe sancionarse en proporción a dicha falta.
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CÓMO SUPERVISAR AL PERSONAL DE MANERA MÁS EFICIENTE
Supervisar al personal podría resultar una tarea complicada y bastante laboriosa cuando no se hace correctamente. Además, el empleado puede sentirse observado e incluso, intimidado.
Para evitar lo anterior, es importante buscar una mejor forma de supervisar al personal, tratando de evitar el acoso constante al que se sienten expuestos. Seguir esta lista ayuda bastante en dicho proceso:
1. Actitud. La actitud del supervisor hacia los empleados es un punto fundamental en el desempeño de estos últimos. Los supervisores deben ser firmes, claros y concisos en sus explicaciones de las actividades; pero también deben ser pacientes, flexibles, positivos, y más que nada: líderes.
El carácter, actitudes y personalidad del supervisor influye mucho en el desempeño del empleado. Se debe ser íntegro con lo que se exige y lo que se hace y se ofrece. El supervisor no puede pretender que el empleado llegue temprano, si este llega tarde todo el tiempo, en este sentido no existe coherencia y denota una falta enorme de integridad que genera desconfianza.
2. Establecer las normas. ¿Qué se espera del empleado? ¿Cuáles son sus actividades? ¿Cuáles son las reglas del juego? ¿Qué puede y qué no puede hacer? ¿Cuánto tiempo tiene de descanso? Todas estas interrogantes cumplen con su objetivo principal: mantener al empleado informado sobre sus actividades, sus derechos y obligaciones, y no deja lugar a preguntas y fallos posteriores.
3. Mantener la comunicación constante y asertiva. El empleado debe saber que está siendo supervisado, pero debe sentirse en confianza de preguntar si tiene dudas, de descansar si es necesario y de comunicar cualquier problema personal o laboral en el momento en que lo necesite.
4. Delegar roles claros y específicos. Parte de establecer las normas del juego, es el hecho de saber indicar correctamente los roles y actividades específicas de cada empleado para que la supervisión se vuelva más amena y sobre todo, más sencilla. Los roles deben encontrarse por escrito, firmados por todos los involucrados (gerente, supervisor y empleado) y el empleado debe hacerse con una copia.
De esta forma, todos los interesados están enterados y se evitan errores y los típicos: “no sabía”, excelentes pretextos para los empleados mediocres.
5. Monitoreo constante. El monitoreo constante no amerita que el supervisor no se despegue del empleado como una sombra. Las supervisiones pueden ser diarias, sí, pero eso depende de la actividad que se realice y de lo seguro que esté el supervisor de la capacitación proporcionada al trabajador.
Cuando se habla de procesos de producción y manufactura, la supervisión tendría que ser diaria y por producto, eso es un hecho. Sin embargo, si el trabajo a desempeñar a cobrar en una caja o el servicio al cliente, el monitoreo puede ser únicamente semanal, llevando consigo un cuaderno con anotaciones sobre la atención al cliente, actitud del empleado, etc.
Muchas veces, sobre todo en puestos como atención a clientes, los mismos consumidores apoyan en el proceso de supervisión gracias a las quejas, sugerencias o felicitaciones que dejen personalmente o en el buzón dispuesto para ello. De hecho, el supervisor puede incitar a los clientes a que lo hagan, eso le facilitará muchísimo el trabajo.
6. Evaluaciones por escrito. Estas evaluaciones pueden llevarse a cabo gracias al monitoreo del punto anterior (siempre por escrito y, de preferencia, firmadas por empleado y supervisor), o, pueden ser pequeñas pruebas y tests de conocimientos, dependiendo del área en la que se desempeña el trabajador.
La forma de evaluación siempre dependerá del supervisor, de qué es lo que considere más efectivo y de las actividades a supervisar y evaluar.
7. Redactar un documento por empleado. El archivo debe incluir lo siguiente:
Delegar actividades resulta una tarea muy complicada para el directivo porque se trata de aceptar que la carga de tareas lo ha superado y que requiere apoyo. Sin embargo, es importante encontrar a la persona correcta para evitar un posible fracaso que podría ser irremediable.
A continuación se enumeran 6 consejos básicos para delegar tareas eficazmente:
1. Elegir personas más capacitadas. No cualquier empleado es apto para encargarse de una tarea que requiera de ciertos conocimientos, responsabilidades o autoridad. Es necesario seleccionar a la persona más talentosa y capacitada para asumir la tarea. Para ello, posiblemente sea indispensable evaluar a cada prospecto.
2. Explicar el contexto de la tarea. Una vez seleccionado el candidato (s), es hora de explicar la actividad a realizar. La explicación tiene que ser clara y concisa para que no quepa ninguna duda de lo que se tiene que hacer. El candidato debe quedar sin interrogantes y listo para comenzar con su nuevo trabajo.
3. Establecer estándares. Los estándares son la pauta que debe ser marcada para mostrar si el resultado de la actividad es o no satisfactoria. El candidato tiene que saber qué es lo que se espera de él, qué tiene que cumplir y en cuánto tiempo; de otra forma la actividad puede no ser realizada como se esperaba y el fracaso correspondería al directivo que delegó la tarea.
4. Otorgar autoridad. Esto es indispensable. Se está poniendo la confianza en unas manos que se sabe que están preparadas para una responsabilidad mayor, la autoridad es lo menos que el candidato puede esperar del directivo. El empleado puede tomar las medidas y acciones que crea necesarias para llevar a cabo su tarea, siempre y cuando sean absolutamente indispensables y previamente estipuladas por ambas partes, y tiene que tener permitido dicho espacio de facultades.
5. Proporcionar apoyo. Preguntar cómo se ha sentido, estar disponible para responder dudas y hacer sugerencias, pueden existir pequeñas juntas con revisión de avances, celebrar los logros, etc. Hacer que el empleado se sienta en confianza e impulsado para continuar desempeñándose provechosamente, de esta forma se cuenta con alguien de confianza en quien poder delegar próximas responsabilidades.
Más allá de lo que se ha mencionado, las tareas a ser delegadas deben ser muy específicas y muy claras. El directivo tiene que ser consciente de que no cualquier tarea es apta para ser transferida a alguien más. A continuación se muestran una serie de actividades que pueden encomendarse al personal autorizado:
Tareas administrativas. Por lo regular algunas empresas y/u oficinas, contratan a una secretaria o asistente personal para delegarle tareas administrativas tales como: elaborar cheques, hacer pagos en el banco, ordenar el archivo, contestar llamadas de clientes o proveedores y atenderlos, redactar contratos y enviar mails. Es muy común delegar este tipo de responsabilidades, no sin antes capacitar adecuadamente al personal.Es necesario elegir un líder que se encargue segmentar equipos de trabajo y administrar las tareas correspondientes a cada uno, de esta forma el directivo o supervisor puede enfocarse en cuestiones de mayor relevancia con la confianza de que ninguna tarea será descartada.
Inscripciones. Estas inscripciones pueden ser contables. Cada compañía debe contar con el asesoramiento de un contador o asesor en finanzas y debería ser también el responsable de encargarse del pago de impuestos y de toda el área financiera. Por supuesto, esto no se deja al azar, el contador (o asesor) debe ser de completa confianza y tiene que reportar cada movimiento fiscal y financiero con el dueño o directivo a cargo.
Comunicaciones. Se refiere a la interacción con el público online. Es decir, esta persona es la encargada de ocupar su tiempo respondiendo a todas las dudas, sugerencias, quejas y comentarios en todas las redes sociales y páginas web. Puede ser una tarea delegada a algún empleado o contratar a alguien específico para ello.Aunque no parezca importante, realmente lo es bastante. Esta persona será la responsable de llevar un registro sobre las cuestiones más relevantes que los clientes le comentan a diario y hacérselo saber al directivo en una junta (que podría ser mensual), para medir, controlar y realizar las mejoras que sean necesarias.
Softwares y tecnología. La correcta supervisión de dichas actividades es clave. El dueño o directivo puede convocar a juntas quincenales o mensuales para revisar que todo vaya de acuerdo a los objetivos planteados. Dependerá de las necesidades de la compañía la prolongación de la junta y el tiempo requerido para llevar a cabo una nueva reunión. Sin embargo, es prioridad que para cada actividad, el empleado lleve bitácoras, notas o documentos (depende de la tarea) por escrito para su correcta revisión, medición, control y lectura en general.Después de cada junta, el directivo decidirá si el empleado se mantiene con sus responsabilidades actuales, o si es necesario delegar las tareas a alguien más. Es importante no olvidar la retroalimentación a cada empleado y volver a acordar el día y la hora puntual para la siguiente reunión.
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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL TRABAJO A DISTANCIA
Contratar nuevo personal siempre resulta muy exhaustivo para el ejecutivo de Recursos Humanos, no solo por el trabajo que representa, sino por la responsabilidad de cubrir un puesto con la persona idónea. Muchas veces, sin embargo, puede ser innecesaria la búsqueda porque la empresa no lo amerita, o viceversa, es necesario contratar nuevo personal y el ejecutivo de R.H. no estaba enterado.
Para que no se compliquen más ese tipo de situaciones, se muestran a continuación varias situaciones en las que sin duda se amerita de nuevo personal:
La demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento. 
Los empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento. 
El tiempo ya no es suficiente. Cuando el directivo, así como los empleados, ya no cuentan con tiempo suficiente para concluir las tareas, cuando se pasan más horas en el trabajo que con la familia porque no se da basto, es hora de contratar más personal; las tareas son excesivas y ya no alcanza con la mano de obra con la que se cuenta.a. Lo más factible es contratar personal (puede ser temporal o no, depende de las necesidades de la empresa y del desempeño profesional) capacitado y con tiempo disponible para tomar el control.
Personal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.a. Las empresas buscan capacitar a los empleados ya existentes para ahorrar en gastos, pero no siempre es lo más apropiado porque dejan gritas en sus áreas anteriores. Así que lo más recomendable es buscar al nuevo colaborador que cumpla con los requerimientos del nuevo puesto.
Si bien nadie tiene la llave que abra las puertas del cofre mágico donde se consiguen excelentes empleados, es importante que las compañías comiencen a ver al empleado más allá que un simple recurso que genera dinero. Tienen que pensar en el trabajador como una parte esencial y fundamental para el éxito organizacional. Empecemos analizando estos 7 consejos básicos:
1. NO contrate a alguien que piense como usted. Un equipo de trabajo debe ser diverso.
No contrate clones suyos. Contrate personal con pensamiento crítico propio, con ideas interesantes bien fundamentadas que en cierto momento servirán como reto para el equipo y para usted y generarán conflicto. El conflicto es saludable cuando lleva a ideas que no se habían pensado antes.
2. Habilidad más que currículum.
Un excelente currículum impresiona, pero no demuestra concretamente habilidades. Una charla larga y un par de pruebas de talento cortas muchas veces dicen más de la persona que un currículum de 20 páginas.
Busque mentes diferentes y creativas. Las resoluciones a los
problemas organizacionales muchas veces son resueltas por personas que “piensan fuera de la caja”. Personas ordinarias existen muchas, personas diferentes son muy pocas.
4. Cubra los huecos que deben ser cubiertos.
Conozca las debilidades y las áreas de oportunidad que existen en su equipo de trabajo y trate de cubrirlas con nuevo personal. Si dentro de la organización necesita personal que maneje idiomas, por ejemplo, enfoque sus esfuerzos en conseguirlo.
5. Busque a alguien curioso.
Una persona curiosa es muy valiosa. Busca aprendizaje constante y regularmente es creativa. El hambre por el conocimiento que tienen las personas curiosas, es necesario para que la empresa evolucione y aprenda, compita y rompa paradigmas convencionales.
Las empresas necesitan candidatos con genuina pasión por el trabajo, deseos de superación visibles, con ética y moral bien definidas, que comparta los valores de la empresa, con capacidad de aprendizaje continuo, capacidad para resolver conflictos, que se rete a sí mismo, constante y comprometido en todo momento y con hambre de crecimiento.
7. Diga NO a una entrevista ordinaria.
Una entrevista donde el candidato hable sobre sus logros, sus trabajos anteriores, sus conocimientos teóricos y donde se le hagan constantemente las mismas preguntas, realmente no dice mucho del prospecto. En una entrevista ordinaria lo único que se puede esperar del candidato es que sea ordinario. Las empresas deben enfocar sus esfuerzos en contratar personas que además de tener conocimientos, sean extraordinarias. No simplemente intelectualmente extraordinarias, sino, con pensamientos diferentes.
Como se dijo anteriormente, con pensamiento crítico y creativo, que rompa esquemas y paradigmas, que se adapte al cambio y, más que eso, que sea él mismo un agente de cambio. Ese es el tipo de trabajador que requieren actualmente las empresas porque el mundo evoluciona constantemente y así mismo las empresas tienen que aprender a evolucionar. No es necesario contratar robots que reciban órdenes, es necesario contratar seres humanos que superen sus propios límites todos los días.
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