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Cómo administrar las cuentas por cobrar en un negocio

¿Tienes problemas con la gestión de tus cuentas por cobrar en tu negocio? ¿No sabes cómo manejar esta tarea crucial para mantener el flujo de efectivo en tu empresa? No te preocupes, estás en el lugar correcto.

En este blog post te daremos los mejores consejos y estrategias para administrar las cuentas por cobrar de manera eficiente y evitar problemas financieros a largo plazo. ¡Acompáñanos!

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¿Qué son las cuentas por cobrar en un negocio?

Las cuentas por cobrar son los ingresos futuros de un negocio que se espera recibir a medida que se cumplen las obligaciones contractuales.

Los empresarios y gerentes de negocios necesitan estar familiarizados con la administración de cuentas por cobrar, ya que es una parte importante de mantener la salud financiera de una empresa.

Las cuentas por cobrar representan los ingresos futuros de un negocio obtenidos a partir de transacciones en las que la empresa ha vendido bienes o servicios y ha recibido pagos a crédito.

Esto significa que se espera recibir un pago total después del período de facturación, generalmente entre 10 y 30 días. Estas cuentas por cobrar son esenciales para el flujo de efectivo de un negocio, ya que permiten que la empresa mantenga su liquidez mientras espera el reembolso.

Por lo tanto, las cuentas por cobrar se convierten en una parte fundamental de la estructura financiera de cualquier negocio. Se requiere una gestión adecuada para garantizar que los pagos se reciban a tiempo y para reducir el nivel de morosidad.

Las empresas pueden mejorar la administración de sus cuentas por cobrar al ofrecer descuentos por pagos anticipados, realizar seguimiento periódico de los pagos, establecer límites máximos permitidos para el crédito y adoptar un enfoque agresivo para recuperar saldos vencidos.

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¿Cómo se pueden administrar las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar de un negocio son el total de las facturas pendientes de los clientes. Para administrar eficazmente las cuentas por cobrar, es importante establecer un sistema para emitir y registrar las facturas, así como un proceso para cobrarlas.

A continuación se presentan algunos consejos para administrar las cuentas por cobrar de un negocio:

  1. Emitir facturas claras y concisas: asegúrate de que todas las facturas incluyan la información correcta y estén debidamente detalladas. De esta forma, los clientes podrán comprenderlas fácilmente y será más probable que las paguen a tiempo.
  2. Registrar las facturas emitidas: lleva un registro de todas las facturas emitidas, ya que te permitirá realizar un seguimiento de ellas y determinar qué clientes deben ser contactados para el pago.
  3. Cobrar las facturas a tiempo: establece un proceso eficiente para cobrar las facturas pendientes.
  4. Debes contactar a los clientes para recordarles que deben pagar sus facturas y establecer un calendario de pagos. Si se encuentran con retrasos en los pagos, es importante ser firme pero amigable al pedir el pago.
  5. Rastrear las cuentas por cobrar: mantener un registro actualizado de las cuentas por cobrar te permitirá identificar a los clientes que están retrasados ​​en el pago y tomar medidas adecuadas para recuperar el dinero.
  6. Notificar a los clientes sobre atrasos: si un cliente retrasa su pago, envíale un recordatorio amistoso para informarle sobre su atraso. Esto te ayudará a entender la necesidad de realizar sus pagos a tiempo.
  7. Ofrecer descuentos por pagos anticipados: para estimular a los clientes a pagar sus facturas antes de su fecha de vencimiento, ofréceles un descuento por pago anticipado. Esto también es útil para reducir el volumen de trabajo y mejorar la liquidez del negocio.
  8. Utilizar una solución de cobranzas: los sistemas de cobranza automatizados te permiten realizar el seguimiento y administrar todas tus cuentas por cobrar de forma eficiente.
  9. Estos sistemas ofrecen características como pagos en línea, recordatorios automáticos y notificaciones para los clientes.
  10. Asignar pagos a las facturas correctas: cuando un cliente realiza un pago, es importante que se asigne al número de factura correcto. Esto te ayudará a mantener tu contabilidad organizada y evitar retrasos en los pagos.
  11. Tomar acciones legales si es necesario: si después de haber tomado todas las medidas anteriores un cliente sigue sin pagar su factura, tendrás que considerar tomar acciones legales para recuperar el dinero pendiente.

En resumen, administrar eficazmente las cuentas por cobrar de un negocio requiere implementar un conjunto de procedimientos y sistemas para emitir facturas, cobrar a tiempo y rastrear los pagos. Esto le permitirá mantener su contabilidad organizada y reducir el nivel de morosidad.

¿Qué profesionales se encargan mejor de administrar las cuentas por cobrar de una empresa? 

Los contables y administradores financieros son los profesionales más indicados para llevar la administración de las cuentas por cobrar de una empresa. Estos expertos en finanzas se encargan de monitorear el dinero que entra y sale de la empresa, así como de controlar los pagos a los proveedores.

¿Cómo encontrar un software para administrar las cuentas por cobrar de mi empresa?

Hay muchos factores a considerar al elegir el software adecuado para administrar las cuentas por cobrar de tu negocio. Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a tomar la decisión correcta:

1. Define tus necesidades: ¿Qué funciones necesita el software para cumplir con tus requisitos?

2. Haz una lista de los principales proveedores: ¿Cuáles son los principales proveedores de software de gestión de cuentas por cobrar? Compara las características y precios de cada uno para encontrar el mejor software para tu negocio.

3. Considera la facilidad de uso: ¿Es fácil de usar el software? Asegúrate de que el software sea fácil de instalar y configurar, y que tenga una interfaz intuitiva. También es importante que el software ofrezca soporte técnico en caso de que surjan problemas.

4. Compara los precios: El precio es un factor importante al elegir el software adecuado. Comprueba cuáles son las tarifas de mantenimiento y si hay descuentos por licencias múltiples.

5. Examina el soporte técnico: Asegúrate de que el software esté respaldado por un equipo de soporte técnico calificado y que responda rápidamente a cualquier pregunta o problema.

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Con base en estos consejos, tomarás la decisión correcta para encontrar el mejor software de gestión de cuentas por cobrar para tu negocio.

Esperamos que esta información te haya sido de ayuda. ¡Buena suerte!

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Principales problemas al usar un sistema ERP

importancia del erpEl uso de la tecnología para el beneficio de las empresas es una realidad, por lo tanto si aún no la has comenzado a implementar porque piensas que no es necesario, déjanos decirte que estás cometiendo un grave error, ya que precisamente este tipo de avances hará que tu negocio alcance un mayor éxito.

Y parte de esta implementación tiene relación con los sistemas ERP, los cuales definitivamente te facilitarán las cosas. Porque son softwares administrativos que trabajan integrando todos los datos que tienes de tu empresa en un solo lugar. Facilitando todas las tareas y procesos, lo cual se convierte en toda una maravilla.

Pero no todo lo que brillas es oro, porque hacer que este tipo de sistema funcione a la perfección en ocasiones no es tan sencillo. Y de estos problemas en partículas es de lo que hoy te hablaremos.

Qué es un sistema ERP

Si quieres entender en qué está fallando la implementación de tu sistema ERP, entonces será fundamental que puedas conocer exactamente de qué trata todo esto. Este tipo de sistema es una implementación de un software dentro de una empresa para mejorar sus sistemas internos.

Lo que en otras palabras quiere decir que con un ERP puedes automatizar la gran mayoría de los procesos que llevas a cabo en tu negocio. Siempre y cuando dichos procesos formen parte de procesos operativos o productivos. Por lo tanto, en un solo lugar tendrás toda la información.

Información correspondiente a áreas como: recursos humanos, logística, finanzas, compras, marketing, producción, atención al cliente, servicios y proyectos.

Y como se trata de información importante, antes de comenzar con el uso de un ERP el escenario ideal es que hagas una consultoría para revisar en profundidad el modelo empresarial que tienes, y así poder realmente mejorar tus procesos.

Cuáles son los principales problemas al usar un sistema ERP

Tomar con seriedad cada proyecto y cada proceso dentro de un negocio es fundamental si se quiere implementar con éxito un sistema ERP. Y cuando esto no se hace aparecen los siguientes problemas en tipo de sistema que solo debería favorecerte:

  1. Una planificación inadecuada

Hemos comenzado con este problema, porque en la mayoría de los casos es el principal cuando un sistema ERP no funciona adecuadamente. De hecho suele ser visto como el problema desencadénate de otros tantos.

Donde los errores más comunes se encuentran en: no analizar los datos reales, estimaciones mal hechas de los recursos, mala definición para el tiempo que tomará cada etapa, e incluso la ansiedad de ver funcionando lo antes posible el sistema.

Aquí la clave será definir los plazos de forma adecuada y coherente.

  1. No conocer la herramienta

Ya te mencionábamos que la ansiedad puede jugar en contra, sobre todo con el hecho de no estudiar la herramienta adecuadamente. Y nos referimos en particular, que dentro de los sistemas ERP existentes en el mercado puedes encontrar para distintos segmentos.

Por eso que la elección adecuada y previamente estudiada será la que haga que la implementación sea eficiente. Por lo tanto, antes de elegir analiza bien algunas opciones y observar que estas te ofrecen lo que realmente necesitas.

software administrativo erp

  1. Poco compromiso de los colaboradores

Aquí otro factor muy importante cuando surgen problemas en la implementación de un sistema ERP. Porque puede ser que la planificación esté bien hecha, pero si los colaboradores no se encuentran bien comprometidos de nada servirá.

Y para que tal compromiso exista será clave que en el pre proyecto del ERP los colaboradores sean involucrados.

  1. Ignorar al soporte

Si el soporte de una empresa a sido diseñado es porque se necesita contar con este, y no pasa diferente con el soporte de un sistema ERP. Sobre todo si es primera vez que este tipo de herramienta es implementado en tu negocio.

Cuando recién se comienza es normal que existan muchas dudas, y para que estas sean superadas con éxito lo mejor que puedes hacer es contactarte con el soporte.

  1. La resistencia al cambio

Cuando se quiere hacer que haya un cambio considerable dentro de una organización siempre existirán quienes se resistan. Sobre todo si este cambio hace que algunas rutinas de los trabajadores se vean afectadas.

Aquí lo más importante será trabajar en equipo con los colaboradores para que la incomodidad y la resistencia si disipen poco a poco. Y para que un cambio suceda adecuadamente, lo mejor es que se de manera gradual.

  1. Poca prioridad

Comenzar a ejecutar un sistema ERP supone pasar por distintas etapas, y si a cada una de estas no se le da la prioridad adecuada comenzarán a aparecer los problemas. Esto es aún peor cuando los plazos se prolongan sin tener una fecha determinada.

  1. Subestimar los recursos de implementación

Esto también tiene relación con la planificación. Donde lo que sucede, es que las empresas al prolongar los plazos de aplicación del sistema ERP suelen agotar los recursos económicos que estaban destinados a ello.

implementacion de erp

Y es que la metodología a utilizar en la aplicación de la herramienta influye de forma clave en los costes y plazos de realización.

Como has podido ver, es una realidad y a la vez un riesgo real que al querer implementar un sistema ERP en tu negocio este tenga altas probabilidades de fracasar. Pero esto solo va a ocurrir si no consideras los 7 puntos que hoy te hemos mostrado y explicado en detalle.

Recordemos que un sistema ERP que funciona bien es porque ha sido planificado adecuadamente y donde los colaboradores se encuentran comprometidos. Además de ser un mecanismo que te va a permitir: optimizar los procesos de gestión, mejorar la toma de decisiones, hacer que tu negocio pueda evolucionar, seguridad de tus datos, adaptación a necesidades reales, mayor control de las interacciones y automatización de las tareas.

Así que no lo pienses tanto y comienza a planificar desde ya cómo vas a ejecutar un sistema que solo te puede traer grandes oportunidades, pero que mal implementado solo te llevará a perder dinero y fracasar.

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Infografía: Ventajas de Usar un Software Administrativo

Ventajas del Software Administrativo

Esta infografía con las Ventajas de Usar un Software Administrativo nos presenta la importancia de un software de este tipo para nuestro negocio:

  1. Software fácil de acceder a la información
  2. Sistema especializado
  3. Disminuye los riesgos
  4. Mejora el análisis estratégico
  5. Mejora la comunicación
  6. Automatiza los procesos
  7. Organiza la empresa
  8. Mayor productividad en el negocio
  9. Reducción de costos

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POR QUÉ USAR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN MI NEGOCIO

por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

herramientas de uso empresarial

  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos. 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya generación de factura electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina. 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

Software complementario para un negocio

Además de implementar un software administrativo en tu negocio, también se recomienda hacer uso de las siguientes 11 herramientas digitales para otras actividades necesarias en muchas empresas:

1. Herramientas digitales para la creación de encuestas. Este tipo de herramientas son una excelente opción para saber y entender qué es lo que el cliente necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita. Se pueden crear encuestas para saber la respuesta de la gente ante un nuevo producto, para conocer su experiencia en la empresa, qué le ha parecido la atención al cliente, en fin, las posibilidades son infinitas. Además, todos los datos arrojados pueden ser medidos y analizados, de acuerdo a la herramienta que se haya elegido.

 Por ejemplo: SurveyMonkey o Google Forms.

  2. Herramientas de creación de diseños. Existen herramientas digitales gratuitas que se encargan de crear diseños, de manera sencilla, que pueden ser utilizados para redes sociales, páginas web y publicidad digital e impresa. Estas herramientas pueden ser capaces de reemplazar a un diseñador gráfico, si las imágenes que se necesitan no requieren de conocimientos sumamente técnicos. Varias de ellas tienen la cualidad de ser gratuitas.

 Como ejemplo: Canva, Photoshop, Befunky, Google Sketshup o, Corel Draw e Illustrator para profesionales del diseño.


herramientas de uso empresarial

  3. Herramientas de organización, gestión y funcionamiento empresarial. Este tipo de herramientas son capaces de organizar notas, documentos, imágenes, archivos multimedia; además de que funcionan como gestores de asignación de tareas y actividades por empleados, calendarización de eventos (juntas, entre otros), indican cuando una actividad ha sido terminada, etc. La cantidad de información que maneje depende de la herramienta; las hay digitales o como software, gratuitas o de pago.

 Por ejemplo: WordPress, Joomla, Evernote o Share Point.

herramientas de uso empresarial

  4. Herramientas digitales para la gestión de redes sociales. Para optimizar tiempos en cuanto a la gestión de redes sociales se refiere, hay herramientas que son empleadas para programar contenido en varias redes al mismo tiempo, sin necesidad de acceder a cada una. Permiten asignar fechas y horarios a cada publicación en cada red social.

 Por ejemplo: Hootsuite, SocialBro, Tweetdeck o Buffer.herramientas de uso empresarial

  5. Herramientas de almacenamiento de archivos en la nube. Almacenan y organizan una gran cantidad de documentos y archivos para acceder a ellos desde cualquier dispositivo.

 Como: Dropbox o Google Drive.

  6. Herramientas para gestión de las compras. Permiten saber el momento exacto en el que la empresa necesita realizar acciones de compra y se tiene un control de los costos de producción. Además, son un apoyo en la gestión de pedidos, facturación y arrojan estadísticas de compra. 

  7. Herramientas de control y archivo de información de los clientes. Son bases de datos que recaudan la información más relevante de los clientes, posibles clientes potenciales y/o la audiencia online. Registran desde los nombres, la información de contacto, e incluso, gustos, preferencias y frecuencia de compra.herramientas de uso empresarial

  8. Herramientas de almacenamiento de información de ventas y marketing. Almacenan datos de ventas y marketing como: precios, fechas de expedición, acciones promocionales, número de ventas de meses anteriores, etc.

  9. Herramientas de logística. Contienen información sobre los almacenes, producto en stock y transporte. Permiten tener un mayor control sobre los productos fabricados, las horas empleadas, los recursos consumidos; lo cual posibilita la correcta toma de decisiones de producción y productividad, y asegura la mejora continua en los procesos. 

  10. Herramientas de gestión de recursos humanos. Permiten conocer toda la información sobre los empleados de la empresa; nombres, fechas de entrada a la organización, datos personales, número de empleados al día, actividades y puestos de cada uno, etc.

  11. Herramientas de organización de proyectos. Son importantes cuando está naciendo un nuevo proyecto porque especifican claramente los objetivos del proyecto, las actividades a realizar, los roles asignados para los empleados participantes, la fecha de vencimiento o de entrega del proyecto, e incluso, pueden llegar a marcar si una tarea ya ha sido terminada y quién la ha finalizado para llevar un control más exacto de lo que falta por hacer. 

business on the desk

 

Para los últimos 6 puntos, lo recomendable es adquirir un Sistema ERP que administra e integra todas las áreas fundamentales de una empresa en un único software.

Se sugiere un Software ERP en la nube: Villanett.

Accede a: Villanett Sofware Empresarial

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