Retomando temas previos, la nómina se define como una lista o registro de cada uno de los empleados que laboran en una empresa e incluye sueldos, salarios y bonificaciones, la misma permite especificar la cantidad que se les pagó por sus servicios que prestaron durante un tiempo determinado. En México la nómina es una obligación establecida en las siguientes leyes:
- Artículo 83 de la Ley Federal del Trabajo
- Artículo 804 de la Ley Federal del Trabajo
- Artículo 15 de la Ley de Seguridad Social en México
- Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación
En 2016 el ISR, INFONAVIT e IMSS son los tres impuestos que les retienen los patrones a los trabajadores, para realizar el cálculo de cada uno de estos impuestos de debe hacer sobre el ingreso bruto del trabajador. Es importante indicar que cada año las tablas, tarifas y cuotas del ISR, IMSS e INFONAVIT pueden cambiar.
Clasificación de nómina
La nómina debe realizarse cada vez que se pagan sueldos y salarios. De acuerdo a este concepto la nómina se puede clasificar de tres maneras:
- Por tipo de percepción:
• Ordinaria. Sueldos o salarios comunes.
• Especial. Correspondiente a pagos especiales (aguinaldo o PTU).
- Por tipo de contrato:
• Personal de base.
• Personal eventual.
• Personal de confianza.
• Nómina de socios.
- Por período de pago:
• Semanal.
• Catorcenal.
• Quincenal.
• Mensual.
Formato estándar de una nómina
El formato está regulado por la legislación vigente y se marca una estructura y contenido mínimo que se debe respetar en todo caso, siendo los elementos básicos:
- Definición de pagos y descuentos.
- Definición y establecimiento de los calendarios de pago.
- Altas de nuevos empleados y clasificación según su tipo.
- Incidencias de los empleados (faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.)
- Pagos extras o descuentos que se deban efectuar.
- Cálculo de la nómina (pre-nómina)
- Re-cálculo y corrección de la nómina
- Obtención de reportes y archivos necesarios.
- Pago a los trabajadores o empleados.
- Cierre de la nómina.
- Presentación de declaraciones de pago mensuales.
¿Cómo hacer una nómina?
Para elaborarla hay que tener en cuenta diferentes factores que se influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibe un trabajador, para ello, se presentan los siguientes puntos:
- Primeramente necesitamos asegurarnos de cuál es el sueldo mensual del trabajador para incluirlo en la nómina así como el tipo de pago si es semanal, catorcenal o quincenal y si el pago es libre de impuestos.
- Dividir el salario mensual entre 30.40 para obtener el salario diario y multiplicarlo por el número de días trabajados con el cual resulta el pago semanal (7) catorcenal (14) quincenal (15).
- De la página de internet sat.gob.mx obtener las tablas del ISR a retener según corresponda para aplicar las tablas correctamente. El impuesto se descuenta de la nómina en forma equitativa a quien gana más se le descuenta más impuesto.
- Apoyados por el Sistema Único de Autodeterminación SUA que proporciona el IMSS obtener la cantidad a descontar por concepto de cuotas obreras del seguro social y restar la deducción correspondiente.
- Descontar de la nómina las deducciones correspondientes a préstamos personales, créditos de INFONAVIT, anticipos de sueldo y demás deducciones que apliquen.
Consejos y Advertencias
- Utilice el factor de 30.40 para obtener el salario diario porque es un promedio por los meses que tienen 30 y 31 días.
- Busque que el salario se integre de una parte en efectivo y una en especie ya que la parte en especia no causa impuestos ni tampoco rebaje de seguridad social.
- Asegurarse de que la percepción sea antes de impuestos o después de impuestos debido a que si el sueldo es alto la cantidad de impuestos a retener puede ser mucha cantidad y el ingreso no será tan atractivo.
- Si aplica una parte en especie cuide que no exceda los límites establecidos en la ley para que sea deducible y no grave impuestos.
Este proceso es de gran importancia en cualquier empresa, debido a que en ella se plasma una parte del flujo de capital, es por esto que cada empresa adapta sus controles para realizar adecuadamente los pagos y las deducciones a cada uno de sus trabajadores, por lo que es necesaria su creación tanto para efectos legales como de organización interna. Actualmente hay muchas empresas que ponen a la disposición software encargado de calcular la nómina, como Villanett, que ofrece Software de Nómina Electrónica en la Nube para capturar recibos de nómina manual o desde Excel, timbrar la nómina CFDI, gestionar aspectos contables y de facturación electrónica, permitiendo cumplir con las disposiciones del SAT, pues sólo necesita una conexión a internet para utilizarse, sin la necesidad de instalar ningún programa.
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