¿Cómo ayudan los reportes a la toma de decisiones en una empresa?
Perfeccionar el proceso de toma de decisiones en una empresa es el factor más determinante para garantizar su crecimiento exponencial o dictar su estancamiento definitivo. En el dinámico entorno de los negocios actuales, los líderes ya no pueden permitirse el lujo de guiar sus organizaciones basándose en la intuición, la experiencia empírica o en estimaciones superficiales. Para navegar con éxito frente a la competencia, mitigar riesgos financieros y aprovechar las oportunidades de expansión en el momento exacto, es matemáticamente indispensable contar con reportes analíticos precisos que transformen el caos de los datos cotidianos en información de alto valor estratégico.
Por qué los reportes manuales en hojas de cálculo están frenando tu crecimiento
Muchos empresarios confunden “dirigir con datos” con acumular decenas de hojas de Excel actualizadas de forma manual por diferentes departamentos. Este enfoque tradicional genera tres barreras críticas que sabotean la agilidad de tu empresa:
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Información desfasada y tardía: Si para conocer la rentabilidad de tu negocio o el estado real de tus inventarios debes esperar a que tu equipo contable capture, limpie y unifique las plantillas al cierre de mes, estás tomando decisiones viendo el pasado. Los mercados modernos exigen visibilidad operativa en tiempo real.
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Margen de error humano elevado: La manipulación manual de datos financieros o de ventas siempre conlleva el riesgo de fórmulas rotas, capturas dobles o pérdidas de archivos. Basar tus estrategias de inversión o recortes de costos en reportes con errores estructurales puede costar miles de dólares a la organización.
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Falta de una versión única de la verdad: Cuando el área de ventas maneja unos números, almacén otros y contabilidad unos completamente distintos, la toma de decisiones se paraliza en juntas interminables para averiguar qué dato es el correcto. La clave está en centralizar toda la operación en una plataforma en la nube que unifique los indicadores en una sola pantalla.
Cualquier tipo de reporte requiere de análisis exhaustivos para su preparación, elaboración y revisión, porque de la veracidad de dicho documento dependen varios procesos relevantes para la toma precisa de decisiones. Por ejemplo:
1. 
Precisión en el área de finanzas. La información que aportan los reportes financieros, puesto que su veracidad debe ser confirmada, son una fuente confiable de datos financieros que facilitan a los altos mandos la administración de presupuestos, el análisis de cifras, la previsión de costos, la rentabilidad del negocio, la localización y centralización de errores para su consecuente reajuste.
Como ejemplo: estados de resultados y los balances generales. Por lo tanto, las decisiones se basan en cifras concretas bien identificadas y fáciles de interpretar.
2. 
Impacto publicitario. Gracias a las métricas de efectividad de las campañas publicitarias, los altos mandos son capaces de tomar decisiones y acciones específicas sobre el impacto general (online y offline) de la publicidad actual; qué ha salido bien, qué ha salido mal, las razones probables de dichos efectos y tomar acciones oportunas inmediatas para corregir los errores o continuar las mejoras.
Además, proporciona datos claros sobre el medio publicitario más efectivo para el cliente potencial de la compañía, así pueden evitarse gastos innecesarios en medios que no aportan valor.
3. 
Estadísticas de calidad. Por lo regular son gráficas que representan las encuestas (nuevamente online u offline) de calidad realizadas a los clientes. Miden el nivel de satisfacción del consumidor, sus preferencias actuales y sus necesidades futuras. Pueden ser muy efectivos para el lanzamiento de nuevos productos.
4. Productividad y rendimiento del empleado. Son informes que determinan la cantidad de empleados de la organización, el costo de mantener en la compañía al empleado y, a grandes rasgos, lo que aporta a la compañía a nivel de producción.
5. 
Métricas de mercado. A una empresa no le es suficiente conocer el impacto de sus productos o servicios a nivel interno, es necesario conocer cómo se desenvuelve en el entorno competitivo. Estas métricas pueden ser claves para saber si la empresa realmente compite uno a uno con otro compañía, cuál es su rango, quiénes son sus competidores más cercanos y pueden ser muy efectivos para el posterior análisis de esa competencia, su posible comportamiento y en base a eso, tomar decisiones de previsión para adelantarlos.
¿Cuál es la forma de tomar mejores decisiones?
La toma de decisiones es el proceso más importante de la compañía porque de ahí se desprenden todas las acciones de venta, compra, producción, administración, financiera, de marketing y todas las áreas requeridas para que la empresa funcione adecuadamente y se mantenga a lo largo del tiempo.
Tomar mejores decisiones conduce al éxito y abre los caminos de la expansión y el crecimiento. A continuación se presentan seis puntos a tener cuenta para que la toma de decisiones sea mejor y más eficiente:
Reducir el número de opciones. Es un hecho, cuantas más opciones existen, más se complica la toma de decisiones. Algunas veces se cuenta con demasiadas alternativas, varias de ellas poco relevantes. Es importante y necesario identificar las que no sean útiles y dejar únicamente aquellas opciones absolutamente relevantes para el logro del propósito u objetivo final.
Reducir el número de opciones. Es un hecho, cuantas más opciones existen, más se complica la toma de decisiones. Algunas veces se cuenta con demasiadas alternativas, varias de ellas poco relevantes. Es importante y necesario identificar las que no sean útiles y dejar únicamente aquellas opciones absolutamente relevantes para el logro del propósito u objetivo final. 
Evitar escuchar demasiadas opiniones externas. Hasta cierto punto es bueno escuchar opiniones ajenas. Sin embargo, debe aprenderse a escuchar solo las que son justas, es decir, no demasiadas que nublen la mente de quien deba tomar la decisión, al punto de no escucharse a él mismo. Si bastante gente opina, hay que aprender a ignorar aquellas voces que no traen consigo beneficio alguno.
Evitar escuchar demasiadas opiniones externas. Hasta cierto punto es bueno escuchar opiniones ajenas. Sin embargo, debe aprenderse a escuchar solo las que son justas, es decir, no demasiadas que nublen la mente de quien deba tomar la decisión, al punto de no escucharse a él mismo. Si bastante gente opina, hay que aprender a ignorar aquellas voces que no traen consigo beneficio alguno. - Analizar ventajas y desventajas de cada opción. Una buena idea puede ser escribir las opciones seleccionadas y detallar las ventajas y desventajas que tiene cada una de las opciones. Siempre es más fácil observar y considerar alternativas, si estas se encuentran por escrito.
- I
dentificar el propósito real de la decisión. Una decisión tomada a ciegas, nunca será buena. Lo esencial es conocer el objetivo real detrás de cada decisión, el propósito fundamental a conseguir una vez tomada dicha resolución final.
dentificar el propósito real de la decisión. Una decisión tomada a ciegas, nunca será buena. Lo esencial es conocer el objetivo real detrás de cada decisión, el propósito fundamental a conseguir una vez tomada dicha resolución final. - Ser flexible. Mente abierta siempre. Si alguna alternativa funcionó anteriormente, nada asegura que podría volver a funcionar. Las resoluciones pasadas son pasadas y no deberían influir en la toma de decisiones del presente, a menos que pueda rescatarse algún aprendizaje o algún método muy puntual, pero es necesario saber discernir cuando hay que cambiar de estrategias.
- Ser flexible también indica prepararse para asumir riesgos, los riesgos que tomar cualquier decisión implica todo el tiempo.
Siempre tomar responsabilidad de cada decisión y acción ya tomada. Una vez que se han seguido los puntos anteriores, lo único que resta es aceptar el riesgo y asumir la responsabilidad. Si todo lo antes mencionado se realiza adecuadamente, difícilmente la decisión resultará errada, sin embargo, comprometerse con el resultado sea cual sea, es primordial y un paso que todo líder debe afrontar.
Siempre tomar responsabilidad de cada decisión y acción ya tomada. Una vez que se han seguido los puntos anteriores, lo único que resta es aceptar el riesgo y asumir la responsabilidad. Si todo lo antes mencionado se realiza adecuadamente, difícilmente la decisión resultará errada, sin embargo, comprometerse con el resultado sea cual sea, es primordial y un paso que todo líder debe afrontar.Tambien te puede interesar:
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PREGUNTAS PARA UNA ESTRATEGIA DE REDES EN SOCIAL MEDIA
Publicidad. Existen muchas empresas que cobran a los anunciantes la publicidad en sus establecimientos o en sitios web. Un ejemplo muy claro de esto es YouTube. Aunque también existe esta posibilidad para revistas (digitales e impresas), blogueros, tiendas online o páginas de facebook. La única restricción es que cualquier plataforma o tienda que se utilice para este efecto debe contar con tráfico bastante alto con la finalidad de que reditúe para ambos (anunciante y comerciante).
Subscripciones. Si bien este método no siempre resulta gratuito, da la opción de que la suscripción pueda pagarse en plazos semanales, quincenales o mensuales (que es lo más común) y sin ninguna restricción de uso. Un ejemplo sería Netflix. Por supuesto que, como se menciona en el primer punto, la suscripción también puede ofrecer un artículo completamente gratuito a cambio.
Productos o servicios complementarios. En este caso se ofrece un artículo o servicio gratuito que funcione como aditivo al artículo adquirido. Si se venden consolas de videojuegos, puede ofrecerse gratuitamente un control extra o un juego; si es un servicio de reparación de coches, puede ofrecerse el lavado y encerado gratuito.
Muestras gratuitas en supermercados. Este es modelo más personal y más común. Un demostrador (a) es contratado para entregar muestras del producto gratuito a todos los consumidores del supermercado. La desventaja es que podría únicamente funcionar con alimentos y es altamente probable que si al consumidor le gusta el producto, busque uno similar más económico. Lo cierto es que, gran porcentaje de las personas que prueban el producto, terminan comprándolo.
1. Tener presentes los límites. Únicamente el personal que se encuentre atendiendo al cliente conoce y establece los límites de trato, forma de trabajo y resultados. El cliente no debe imponerse ante el personal en ningún momento. No debe permitirse que sea el cliente quien establezca los plazos de entrega o ningún tipo de ajuste del negocio en ningún momento. En ese caso, lo mejor es explicarle amablemente las políticas de la compañía que sean necesarias y si se rehúsa, lo mejor será dejarlo ir. Nunca desautorizar al personal delante de este tipo de clientes.
Tono de voz audible. No se debe confundir este punto; audible no significa gritar. El tono de voz es súper importante en una conversación. Tiene que ser suficientemente fuerte para ser escuchado, pero que no se sienta agresivo ni cortante. El nivel de decibeles también puede lograr que el receptor del mensaje (en este caso el cliente) no se distraiga porque no entiende, no escucha o el emisor es demasiado pasivo y lento al hablar.
5. Saber decir NO. Existen situaciones en las que el cliente plantea ciertas objeciones o busca ciertos productos o servicios que, ya sea por políticas empresariales o porque no se cuenta con el recurso, resultan imposibles de satisfacer. Es ahí donde el personal tiene que saber explicar cordialmente las razones por las que no puede llevarse a cabo y entender que decir NO, a veces es la mejor solución.
El foco principal es el cliente. Finalmente, no hay que olvidar que el cliente es, en definitiva, un elemento muy importante. Después de llevar a cabo los puntos anteriores, debe proporcionarse un seguimiento amistoso, superar constantemente sus expectativas, procurar un
Experiencia. Se debe buscar que el proveedor cuente con la experiencia que la compañía necesita. Esto no puede ni debe ser un punto tomado a la ligera. La experiencia indica que conocen el negocio, que conocen el mercado y que saben lo que hacen.
Ubicación. Es un punto que pareciera no ser trascendental, pero realmente lo es. Si un proveedor es excelente, genera confianza, tiene experiencia y su calidad es indiscutible pero se ubica en otro estado, ciudad o país, o simplemente en un punto muy lejano de la ciudad representa un gasto extra de envío, el cual obviamente se suma al costo de producir el bien y por consecuencia sube el precio del bien terminado.
Legalidad. No menos relevante es la legalidad. Si el proveedor no está legalmente constituido puede llegar a invalidar algunos de los puntos anteriores puesto que no genera confianza una empresa que no se ha decidido a registrarse y formalizarse como es debido.
Aprender a gestionar. Esto tiene que ver con la administración del tiempo. Elaborar listas de actividades en base a prioridades y tenerlas siempre a la mano es una forma de comenzar a gestionar el tiempo. Además es importante que cada actividad tenga establecidos intervalos reales de inicio y terminación. Plantearse objetivos diarios, semanales o quincenales es otra forma de gestión y puede ser complementaria a lo dicho anteriormente.
Evitar postergar tareas innecesariamente. No procrastinar. Dejar de lado aquellas actividades que más que tener una finalidad productiva, se realizan como motivo para posponer alguna tarea laboriosa. Por ejemplo: redes sociales. Entre más rápido se terminen las tareas, más tiempo libre se tendrá; ya sea para ocupar en otras tareas o para recreación.
Compartir o delegar tareas. 
Brindar tiempos libres. Permitir que salgan de vez en cuando a tomar breves descansos. Sobre todo cuando son trabajos creativos, el empleado se queda sin ideas, es necesario dejar que se despeje y que no se encuentre siempre aturdido con el estrés y la entrega de trabajos bajo presión. Si necesita respirar, que lo haga libremente. 
Escuchar atentamente al empleado. Saber escuchar genera empatía y confianza. Es justo y necesario preguntarles cómo están, cómo se sienten, qué necesitan y estar atentos a sus problemas y situaciones internas y externas. También ser capaces de hablar sobre cómo se siente la empresa con respecto a ellos; qué se considera que están haciendo bien y no tan bien y por qué. Aprender a recibir retroalimentación y críticas constructivas es parte del arte de escuchar, eso ayuda a mejorar siempre. 
Llevarlos hacia el crecimiento profesional. 
Cultura organizacional agradable. Generar un ambiente de trabajo agradable y lleno de valores donde no existan los chismes y las envidias y donde la competencia y el conflicto sean únicamente de cara a construir un entorno más efectivo. Que el empleado no siente que cada mañana se dirige a un campo de batalla en donde se lucha por sobrevivir, sino que sienta la empresa como su segundo hogar.
Puntualidad, compromiso y obligación son sus principales características. El empleado se siente “obligado” (el término no siempre responde a una connotación negativa) a participar activamente con la empresa: cumpliendo con sus horarios, realizando sus actividades en tiempo y forma y contribuyendo en todo lo que le sea requerido. 
Habla bien de la compañía dentro y fuera de ella. Se muestra cómo es aunque trata de ser flexible. Se sabe expresar y es congruente en palabras y actos. La integridad es un valor muy importante para un trabajador de confianza. 
La suma de lo anterior es una prueba de lealtad hacia la empresa y lo que la misma representa para él. Es muy posible que un empleado que cumple todos los puntos anteriores no vaya a defraudar a la empresa o no sea su deseo el retirarse. Sin embargo, sin un trato justo, buenas condiciones laborales y la correcta motivación e incentivos, podrían llevar a ese colaborador a desilusionarse y buscar un lugar que considere propicio para él. Es necesario apoyar regularmente a este tipo de personas y hacerles saber que se les reconoce su esfuerzo, dedicación y constancia, se les retribuye de forma justa y si es necesario conocer las 
Venta personal. Venta cara a cara. Funciona cuando se tiene un establecimiento o se es vendedor independiente sin establecimiento, pero que cuenta con productos físicos. Cuando se ofrece el producto o servicio casa por casa se llama ‘cambaceo’ y sirve para establecer una relación más directa y personal con el cliente. Además, permite la posibilidad de conseguir referidos. 
Venta por teléfono. También conocida como 
Venta por correo electrónico. Puede ser conocido como email marketing. Para este canal de venta hay que saber de “copywriting” o creación de textos publicitarios enfocados a ventas. También es adecuado para dar a conocer promociones, conseguir referidos, informarse sobre el cliente potencial y llegar a muchos prospectos con poco esfuerzo y tiempo. 
Venta por internet. Adicional a las ventas por correo electrónico se encuentran las ventas por internet. Esta venta puede llevarse a cabo mediante una página web, por redes sociales (facebook, twitter, Instagram, youtube), gracias a plugins como woocommerce, tiendas en línea y por medio de terceros (como las ventas vía Amazon). Esta es una buena forma de vender si se busca crecimiento a nivel global. Una de las grandes ventajas de este canal es que se encuentra abierto durante todo el año, la venta viene por sí sola. Aunque obviamente requiere mantenimiento, se puede decir que genera ingresos pasivos, mientras el dueño o emprendedor se dedica a otros proyectos, la página puede seguir generando ventas y dinero. Eso sí, este canal necesita de publicidad efectiva para ser productivo y útil. 
Venta por participación en eventos. Se realiza la venta en frío gracias a una exposición o exhibición de productos o servicios en eventos propios o ajenos y que pueden ser patrocinados por terceras personas. También puede ser únicamente una exhibición para mostrar los productos que después podrán vender en el local en físico. Este tipo de venta puede ser utilizada para conseguir referidos. 
Inversión. ¿Es factible la compra, construcción o renta del local? Si es un arrendamiento: ¿el precio mensual no eleva los costos de los productos o servicios? El factor económico es fundamental, deben realizarse estudios de mercado antes para cotejar si los clientes y las posibles ventas mensuales son suficientes para equiparar todos los gastos y obtener la ganancia que se espera. 
Acceso a personas con capacidades diferentes. Más allá del estacionamiento y los transportes, en la actualidad es sumamente importante darle su lugar a las personas con capacidades diferentes. En la medida de lo posible, que cuente con espacios como rampas y lugares de estacionamiento para minusválidos. 
Estabilidad. El contrato de arrendamiento (si ese fuera el caso) debe especificar claramente el tiempo con el que se cuenta para ocuparlo. Sobra decir que si es un tiempo corto, no reditúa y es mejor conseguir un lugar que ofrezca un plazo más conveniente.
5. Tratar de responder siempre de inmediato. Súper importante. El cliente podría tener prisa, podría ser urgente. Tener gente al pendiente de la respuesta a los clientes puede ser la línea entre perder muchos prospectos y
6. 
3. Mostrar aquello que la empresa puede hacer. Antes de cerrar cualquier alianza, es necesario que la compañía muestre al potencial aliado qué es lo que puede hacer. Así como nuestra empresa requiere identificar al aliado correcto, el otro negocio querrá hacer lo mismo, y no está mal. Se debe mostrar la calidad del producto o servicio que se ofrece y hacerle ver al posible aliado que no encontrará una mejor conexión estratégica con nadie más.
5. Ponerse en marcha. Una vez firmado el contrato o realizado el pacto es hora de ponerse a trabajar. Preguntar al aliado cómo piensa promocionar a la empresa, qué preguntas les hará a los potenciales clientes, qué estrategia de promoción usará, etc., y ponerse acuerdo en todo lo relacionado a las promociones y estrategias para que sean congruentes siempre. Elaborar planes conjuntos semanales o mensuales de metas y estrategias comerciales y tener juntas para corroborar cómo van funcionando dichos planes.
