Entender para qué sirve la nota de remisión y cómo se usa en la empresa es fundamental para mantener un control operativo impecable sobre las salidas de almacén y las entregas a clientes. Aunque este documento mercantil no sustituye a una factura electrónica para efectos fiscales, actúa como la prueba física de que la mercancía fue entregada y recibida a conformidad por el comprador. En este artículo analizamos a detalle para qué sirve la nota de remisión, sus diferencias frente a otros comprobantes comerciales y las mejores prácticas para integrarla en tus procesos de logística y facturación.

Si no estás familiarizado con este tipo de documentos, no te preocupes. Cubriremos todo lo que necesitas saber sobre las notas de entrega a continuación. Aprenderás sobre algunos otros conceptos importantes y datos sobre ellos.

¿Por qué utilizar una nota de remisión?

Cuando estás vendiendo un producto, una nota de remisión es el documento que registra tu venta. Esto incluye artículos pedidos por un cliente individual y aquellos pedidos por otra empresa o negocio.

Por ejemplo, supongamos que eres el dueño de una empresa de entrega. Te han contratado para entregar 40 cajas de refrescos en un edificio de oficinas en la ciudad de Nueva York.

En este caso, el cliente ha solicitado el producto en una empresa de distribución. Se usan notas de remisión para sustentar la entrega y así recibir el pago por el servicio. El producto será registrado en los libros de la empresa a la cuál le solicitaron el producto.

¿Por qué se usa una nota de remisión en lugar de una factura?

Se utiliza una nota de remisión en lugar de una factura por varias razones, entre ellas las que explicamos a continuación:

• Es posible que el comprador no quiera mostrar cuánto pagó por un producto
• El comprador quiere mantener el anonimato del proveedor
• El comprador no confía en el proveedor o simplemente ya no quiere tratar con él
• El vendedor no quiere declarar esta venta ante Hacienda o lo hará posteriormente mediante una factura globalizada.

Hay muchas razones para utilizar este documento en lugar de una factura para una transacción de venta. Esto es muy común en las ventas internacionales también.

¿Cómo hacer una nota de remisión o factura comercial?

Crear una remisión de venta no es demasiado difícil. Si te contrataron para proporcionar bienes para un pedido, primero deberás analizar los detalles de la venta con el comprador.

Necesitas recibir aprobación para tus productos y servicios. Luego, prepara y envíales una lista detallada de todos los artículos que se vendieron en la transacción. Esto es parte de tu nota de remisión.

Por ejemplo, si vendes artículos para el hogar como productos de limpieza, la lista debe incluir todos los productos y marcas que proporcionas para cada comprador. Deberás agregar información adicional como:

• Cantidad: cuántos artículos se vendieron en la venta.
• Precio: el costo total de la transacción.
• Descripción: una explicación detallada de cada producto proporcionado para la venta.
• Detalles de contacto

La remisión de entrega incluye toda la información que la empresa y su cliente necesitan para registrar con precisión la transacción tanto en tus libros como en los de ellos.

Una nota de remisión ayuda a tranquilizar a cada parte. Asegúrate de no olvidar nada. Debes proporcionar una lista precisa de cada artículo que pasó de manos durante la venta.

¿Cómo puedo emitir una nota de remisión?

Puedes hacer en papel o de forma electrónica. A continuación, te explicamos cómo hacer una nota de remisión en ambos casos:

Papel

Las notas de entrega generalmente se emiten en formato de papel y se envían con un envío de mercancías.

Electrónico

Las remisiones se pueden enviar por correo electrónico antes de la entrega, sin embargo, es más común que se envíen en formato papel con la mercancía.

Los blocs de notas de entrega impresos listos para usar se pueden comprar en una papelería o en un sitio web.

También hay muchas plantillas editables disponibles en línea que se pueden descargar de forma gratuita; al ingresar Notas de remisión en un motor de búsqueda, aparecerá una selección de opciones.

Alternativamente, los proveedores de software de contabilidad también incluyen varias plantillas, ya sea como parte de sus paquetes o para comprar por separado.

Recibir el pago de tu nota de remisión

Después de crear su nota de entrega, debes realizar un seguimiento del pago inicial de tus productos o servicios. Tendrás varias opciones en este punto. Por ejemplo, la empresa de distribución que vendió el producto puede cobrar el pago por ti.

También puedes informarles la cantidad exacta que debe cobrar por tu remisión de entrega por adelantado.

Es posible deducir tus tarifas y luego enviarles la suma restante de dinero que te deben. Esto es muy común cuando se utiliza un sistema de facturación en línea.

¿Por qué no se utiliza una nota de remisión como pago?

Puede parecer extraño que no se utilice una nota de remisión como medio de pago. Sin embargo, en realidad es una práctica muy común dejar el pago como un tema abierto.

En algunos casos, esta es la única manera de que el comprador reciba sus productos sin tener que pagarlos por adelantado.

Hay muchas razones por las que una nota de remisión no se utiliza como medio de pago. Éstas incluyen las que explicamos en esta parte del contenido:

• El comprador confía en el proveedor, pero no quiere pagar el monto total por adelantado.
• El pago de los productos se deja abierto. No hubo acuerdo sobre cuánto cobrar al comienzo de las negociaciones.
• Hay demasiadas cuestiones pendientes sobre qué bienes se vendieron y por cuánto.
• Hay tarifas o impuestos adicionales asociados con los bienes vendidos. Estas tarifas requieren negociaciones de pago adicionales.

En conclusión, una nota de remisión es una lista de todos los bienes proporcionados en una transacción de venta entre dos partes. Incluye todos los detalles formales.

Se utilizan en lugar de una factura cuando un cliente no quiere mostrar cuánto pagó por un producto o quiere mantener el anonimato del proveedor.

Control de inventarios y facturación: Cómo la tecnología digitaliza tus remisiones

Depender de notas de remisión en bloc de papel u hojas impresas expone a la empresa a pérdidas de información, errores en almacén y retrasos en el cobro. Apoyar la gestión de tus entregas en un software ERP en la nube agiliza tu operación logística por tres razones clave:

• Descuento automático de existencias e inventario en tiempo real: Al emitir una nota de remisión digital, el ERP actualiza al instante el stock disponible en almacén, evitando comprometer productos agotados o generar discrepancias en inventario.

• Conversión inmediata de remisión a factura electrónica: Elimina el doble trabajo administrativo. Un sistema integrado permite transformar una o varias notas de remisión en una factura CFDI con un solo clic, acelerando los tiempos de cobranza.

• Trazabilidad total de entregas y estatus de cobro: Centralizar tus remisiones en una plataforma en la nube brinda visibilidad sobre qué mercancía ha sido entregada, cuál está pendiente de envío y qué entregas faltan por facturar, protegiendo el flujo de caja del negocio.

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