Los viáticos son los gastos que se generan por concepto de viajes, alojamiento, alimentación y otros relacionados con la actividad laboral de los empleados. Estos gastos representan un costo importante para las empresas, por lo que es necesario llevar un control eficiente y transparente de los mismos.
En este artículo, te mostraremos las mejores técnicas para controlar los viáticos en tu empresa. Este contenido está basado en estudios y experiencias exitosas.
Estas técnicas son:
- Establecer una política de viáticos clara y actualizada.
- Utilizar una herramienta digital para gestionar los viáticos.
- Capacitar y sensibilizar a tus empleados sobre el uso responsable de los viáticos.
- Establecer indicadores y objetivos para medir y mejorar el control de los viáticos.
- Realizar un seguimiento y una auditoría periódica de los viáticos.
- Buscar la innovación y la mejora continua en el control de los viáticos.
Establece una política de viáticos clara y actualizada
La primera técnica para controlar los viáticos en tu empresa es definir una política de viáticos que establezca los criterios, procedimientos y límites para la autorización, rendición y reembolso de los gastos.
Esta política debe ser clara, actualizada y comunicada a todos los empleados que deban realizar viajes por motivos laborales. Así, se evitarán malentendidos, abusos y fraudes, y se facilitará el seguimiento y la auditoría de los viáticos.
Utiliza una herramienta digital para gestionar los viáticos
Otra técnica para controlar los viáticos en tu empresa que puedes poner en práctica es utilizar una herramienta digital que te permita automatizar y simplificar el proceso de gestión de los viáticos.
Existen diversas aplicaciones y plataformas que te ofrecen funcionalidades como, por ejemplo:
- Solicitar y aprobar los viáticos de forma online y desde cualquier dispositivo.
- Capturar y almacenar los comprobantes de gastos mediante el escaneo de los recibos con el teléfono móvil.
- Integrar los datos de los viáticos con el sistema contable y financiero de la empresa.
- Generar informes y análisis sobre los gastos de viaje y el cumplimiento de la política de viáticos.
Estas herramientas te ayudarán a ahorrar tiempo, dinero y recursos, y a mejorar la eficiencia y la transparencia de la gestión de los viáticos.
Capacita y sensibiliza a tus empleados sobre el uso responsable de los viáticos
Capacitar y sensibilizar a tus empleados sobre el uso responsable de los viáticos es una técnica para mantener el su control en tu empresa. Es importante que los empleados conozcan y comprendan la política de viáticos, y que sepan cómo solicitar, rendir y reembolsar los gastos de forma correcta y oportuna.
Además, es conveniente que los empleados sean conscientes de que los viáticos son un recurso limitado y que deben usarlos de forma eficaz y eficiente, buscando siempre la mejor relación calidad-precio y evitando gastos innecesarios o excesivos.
Establece indicadores y objetivos para medir y mejorar el control de los viáticos
La cuarta técnica para controlar los viáticos en tu empresa es establecer indicadores y objetivos para medir y mejorar el control de los viáticos. Los indicadores te permitirán evaluar el desempeño y la eficacia de la gestión de los viáticos, y detectar posibles problemas o áreas de mejora.
Algunos ejemplos de indicadores te los presentamos a continuación:
- El porcentaje de viáticos autorizados, rendidos y reembolsados.
- El tiempo promedio de autorización, rendición y reembolso de los viáticos.
- El monto promedio de los viáticos por empleado, por viaje y por concepto.
- El grado de cumplimiento de la política de viáticos.
Los objetivos te permitirán establecer metas y planes de acción para optimizar el control de los viáticos, y motivar y premiar a los empleados que logren los mejores resultados.
Aquí tenemos algunos ejemplos de objetivos que puedes establecer en tu empresa:
- Reducir el costo total de los viáticos en un 10% al año.
- Aumentar el nivel de satisfacción de los empleados con el proceso de gestión de los viáticos en un 20% al año.
- Disminuir el número de incidencias o irregularidades en los viáticos en un 50% al año.
Realiza un seguimiento y una auditoría periódica de los viáticos
Una técnica eficaz para controlar los viáticos en tu empresa es realizar un seguimiento y una auditoría periódica de los viáticos.
El seguimiento te permitirá verificar que los viáticos se estén gestionando de acuerdo con la política y los procedimientos establecidos, y que se estén cumpliendo los indicadores y objetivos definidos.
La auditoría te permitirá comprobar la veracidad y la legalidad de los comprobantes de gastos, y detectar y corregir posibles errores, omisiones o fraudes. Estas actividades te ayudarán a garantizar el control y la calidad de los viáticos, y a prevenir y sancionar las malas prácticas.
Busca la innovación y la mejora continua en el control de los viáticos
La sexta y última técnica para controlar los viáticos en tu empresa es buscar la innovación y la mejora continua en el control de los viáticos. Esto implica estar atento a las tendencias y las oportunidades del mercado, y adaptar la política y la gestión de los viáticos a las necesidades y expectativas de la empresa y los empleados.
Si quieres algunas ideas para innovar y mejorar el control de los viáticos aquí las tienes:
- Implementar un sistema de viáticos flexibles, que permita a los empleados elegir entre diferentes opciones de viaje, alojamiento y alimentación, según sus preferencias y conveniencia.
- Incorporar criterios de sostenibilidad y responsabilidad social en la política y la gestión de los viáticos, como, por ejemplo, favorecer el uso de medios de transporte ecológicos, alojarse en hoteles con certificación ambiental, o apoyar a proyectos sociales locales.
- Fomentar la cultura del feedback y la participación de los empleados en el diseño y la evaluación de la política y la gestión de los viáticos, mediante encuestas, sugerencias, foros, etc.
En conclusión, controlar los viáticos en tu empresa es una tarea fundamental para optimizar los recursos, mejorar la productividad y la competitividad, y generar confianza y satisfacción entre los empleados.
Para lograrlo, te recomendamos aplicar las seis técnicas que te hemos presentado en este artículo, que se basan en estudios y experiencias exitosas.
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