Cómo Dar Seguimiento a Clientes Prospectos: 7 Pasos para Cerrar Más Ventas

¿Qué hacer para dar seguimiento a clientes y prospectos?

Desarrollar un proceso claro sobre cómo dar seguimiento a clientes prospectos es el factor más determinante para transformar simples cotizaciones en contratos cerrados y facturas cobradas. En el entorno comercial actual, la mayoría de las ventas no se consiguen en el primer contacto; de hecho, se requiere constancia y múltiples interacciones de valor para que un cliente potencial tome una decisión de compra. Confiar esta tarea crucial a la memoria de tus vendedores o a anotaciones sueltas en papel es la forma más rápida de regalarle ingresos a tu competencia. Para evitarlo, es urgente estructurar una estrategia oportuna, personalizada y ágil.

Por qué el seguimiento manual de leads está matando tus ventas

Muchos negocios creen que “dar seguimiento” es simplemente llamar al prospecto cada tres días para preguntarle si ya revisó la propuesta. Este enfoque manual y poco estructurado genera tres problemas críticos en la operación de tu empresa:

Falta de historial y pérdida de oportunidades: Si un vendedor se enferma, se va de vacaciones o renuncia, todo el historial de conversaciones de sus prospectos se pierde con él. No saber exactamente qué se habló en la última llamada detiene por completo el proceso comercial.
Tiempos de respuesta lentos: Un prospecto caliente pierde el interés en cuestión de horas. Si tu equipo tarda días en enviar una cotización o agendar una segunda reunión porque está saturado de tareas manuales, el cliente buscará una opción más ágil.
Cero visibilidad para la dirección comercial: Es imposible mejorar lo que no se mide. Sin una plataforma centralizada que registre automáticamente cuántas llamadas se hicieron, qué correos se enviaron y cuál es el estatus real de cada lead en el embudo, la dirección estará adivinando sus proyecciones de ingresos en lugar de planificarlas con certeza.

Como sea; saber cómo contactarles sin parecer demasiado desesperado, se muestra en el siguiente listado:

1. Registrar en CRM. Es importante y necesario llevar un registro bien organizado de clientes y prospectos mediante un software de “Gestión de las relaciones con el cliente” o CRM (como ya se mencionó en un artículo, anteriormente), de esta manera se sabe si ya sea contactado a un cliente y/o prospecto, cuántas veces se ha hecho y cuál ha sido el resultado. Este es el primer paso, puesto que es inútil e incluso molesto, contactar a alguien que en reiteradas ocasiones ha prescindido de los servicios de la organización; puede ser una pérdida de tiempo y de recursos.

2. Comunicación personalizada. Emails, notas de voz, whatsapp, mensajes privados por redes sociales, cartas, boletines por correo, llamadas, etc., todo aquello que deba ser enviado al cliente o prospecto para dar seguimiento tiene que ser personal. No es profesional estandarizar mensajes y enviarlos a todos los prospectos como si todos necesitasen lo mismo, no funciona bien de esa manera. Lo correcto es que cada interacción lleve el nombre de la persona junto con algunas palabras amables que recuerden alguna situación que el prospecto vivió o está viviendo; por ejemplo: preguntar por la familia, si alguno de los familiares ya salió de la situación en la que se encontraba, cómo le va en el trabajo, etc. Esa clase de atenciones son un plus siempre.

3. Hacerle llegar ofertas especiales solo para él (ella). Muchas veces el prospecto no compró porque necesitaba algo más específico que lo ofrecido. Ahora, si la empresa ha tenido la oportunidad de conseguir aquello que era requerido, lo ideal sería hacérselo saber al prospecto. Si se conoce lo que el cliente ha comprado antes y se sabe lo que posiblemente necesitará después, hay que anticiparse con ofertas tan irresistibles que no pueda rechazar.

4. Compartir información. Si se ha forjado una relación más allá del negocio, mantener contacto con el prospecto será más sencillo. Cualquier información que de antemano se sepa que es de interés o utilidad para el cliente o prospecto (algún artículo leído, un libro, etc.), puede ser compartida como pretexto para tener una charla, seguir en contacto y ponerse a sus órdenes en caso de cualquier necesidad.

5. Tratar de responder siempre de inmediato. Súper importante. El cliente podría tener prisa, podría ser urgente. Tener gente al pendiente de la respuesta a los clientes puede ser la línea entre perder muchos prospectos y ganar clientes potenciales que elijan a la empresa siempre.

6. Recordar las ocasiones especiales. Por eso las relaciones personales son tan relevantes. Cumpleaños, navidad, año nuevo, graduaciones o cualquier ocasión especial es la excusa perfecta para dar seguimiento y no perder la comunicación.

7. Aprender cuándo dejar ir. Si ya han pasado varias semanas o meses desde que el cliente o prospecto no tiene comunicación con nadie de la empresa, es momento de dejarle ir. Es obvio que no le interesa ninguno de los servicios que se le ofrecieron, y, si los necesitara, se pondrá en contacto. Por más que duele, siempre habrá gente que simplemente no se interese y hay que saber decirles adiós.

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