¿Qué hacer para elevar la productividad?

Aprender cómo evaluar la productividad de una empresa de manera objetiva es el único camino para garantizar su competitividad y supervivencia en el mercado actual. En el día a día corporativo, es muy fácil caer en la trampa de confundir el activismo o las jornadas laborales interminables con la verdadera eficiencia operativa. Si una organización no cuenta con métricas e indicadores claros para auditar el rendimiento de sus recursos humanos y materiales, estará operando a ciegas. Diseñar una estrategia basada en cimientos sólidos te permitirá identificar los cuellos de botella que frenan tu crecimiento y maximizar tus márgenes de ganancia.

Por qué los métodos tradicionales fallan al medir la eficiencia operativa

Muchos empresarios intentan evaluar el rendimiento de su negocio basándose en la percepción visual o en reportes manuales que el propio personal entrega al final del mes. Este enfoque empírico resulta obsoleto y peligroso debido a tres factores críticos:

• Subjetividad y falta de datos duros: Medir el rendimiento por “corazonadas” o por quién se queda más tarde en la oficina genera injusticias y desmotivación. La productividad real se mide cruzando las horas invertidas contra los resultados tangibles (ventas cerradas, productos fabricados o facturas procesadas), algo que solo se logra con datos centralizados.

• Información fragmentada y en silos: Si el departamento de ventas tiene sus propias métricas en hojas de cálculo aisladas y el almacén maneja el stock de forma independiente, es imposible obtener una visión global de la eficiencia de la cadena. Integrar todas las áreas en una sola plataforma en la nube es vital para analizar el flujo de trabajo completo.

• Imposibilidad de tomar medidas preventivas: Esperar a que termine el trimestre para descubrir que una línea de producción fue ineficiente o que un equipo comercial no llegó a sus metas es actuar demasiado tarde. Las empresas modernas necesitan tableros de control con KPIs automatizados en tiempo real para corregir desvíos sobre la marcha.

A continuación se enumeran 5 puntos importantes para ser más productivo: 

1. Proponer objetivos. ¿Hacia dónde hay que dirigirse? Es la pregunta clave a la hora de plantearse objetivos. Este punto es el primer pilar, puesto que representa el propósito fundamental que se pretende. Si el objetivo se plantea por escrito y se tiene siempre en la mente es más probable que su cumplimiento se logre. 

2. Establecer estrategias y planes de acción. Una vez que el objetivo es claro, es necesario establecer un plan de acción que deberá seguirse al pie de la letra. La productividad está basada en la obtención de resultados concretos en el tiempo y la forma determinados, por ello, una serie de pasos a seguir hará más fácil la tarea y evitará el desperdicio de tiempo.  

3. Administración del tiempo. Se deben organizar las tareas y los recursos en función del tiempo con el que se cuenta. El tiempo es un recurso que no debe ser desperdiciado, el mal uso de este es la fuente principal de improductividad personal y laboral. Cabe destacar que también deben agendarse y especificarse por escrito los plazos requeridos para cada tarea, con la certeza de contar con lo necesario para poder cumplirlos sin demoras ni postergaciones. 

4. Constancia. Se debe ser perseverante en el objetivo, tenerlo siempre en mente. El trabajo constante y la persistencia en las estrategias de acción y tiempo permitirán que se logren los niveles de productividad deseados y que existan, incluso, periodos de descanso y relajación que no interfieran con las actividades y los objetivos.  

5. Cuidar los detalles. Este es el último pilar, pero no por ello menos importante. Cuidar los detalles de cada actividad desde un principio, además de evitar acciones innecesarias, permite ahorrar tiempo en mejoras posteriores. Si bien muchas veces errar es permisible, se debe evitar en la medida de lo posible. Es preferible revisar dos o tres veces que cada detalle se encuentre adecuado a los requerimientos desde un inicio para no desgastar tiempo y esfuerzo después. 

¿Qué no hacer?

Como datos importantes, se mencionan tres errores a evitar en el proceso eficaz de la productividad:

1. Procrastrinar. Esto es, básicamente, perder el tiempo en actividades que no aportan ningún valor. Un ejemplo muy común de procrastinación actual son las redes sociales. 

2. Desánimo. El desánimo puede llevar a la desatención, al estrés y a la pérdida de tiempo. Es muy común que las actividades diarias fomenten este tipo de sentimientos y, de hecho, es normal, pero no se debe permitir que forme parte del día a día.  

3. Dejar de apegarse al plan establecido. Este punto es el más importante porque influye directamente en los dos anteriores. Procrastinar y desanimarse por no cumplir los objetivos pueden ser resultado de no haber seguido paso a paso el plan que se había designado. Por eso, el objetivo debe ser alcanzable y bien estructurado, evitando lugar a errores y a conformismo a la hora de ponerlo de acción.

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