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Infografía: Ventajas de Usar un Software en la Nube

Por qué usar un software en la nube

Esta Infografía nos presenta las Ventajas de Usar un Software en la Nube:

  1. Accesibilidad
  2. Multiplataforma
  3. Escalabilidad
  4. Actualizaciones automáticas
  5. Reducir costos
  6. No ocupa espacio
  7. Seguridad
  8. Elasticidad
  9. Trabajo en equipo

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POR QUÉ TU EMPRESA DEBE TENER UN SOFTWARE EN LA NUBE

por qué adquirir un software en la nube

La pregunta de: por qué tu empresa debe tener un software en la nube, se ha convertido en una constante para las empresas porque se desconoce mucha información al respecto.

Sin embargo, las ventajas de contar con este sistema son muchas y muy relevantes para cualquier compañía.

Primero te diré brevemente que un software en la nube es un sistema que usas por internet y que no tienes que instalar en tu computadora, por tanto siempre que entres a internet lo vas a poder utilizar sin gastos extras ni complicaciones. Así de fácil como cuando entras en tu portal bancario, redes sociales, compras por internet, correo electrónico, así de fácil también puedes controlar también tu negocio en la nube.

Las principales ventajas del software en la nube son:

por qué adquirir un software en la nube

  1. Accesibilidad. Se puede acceder al sistema desde cualquier punto geográfico y a cualquier hora. Esto significa que el sistema está siempre en línea y cualquiera de tu equipo lo puede acceder por internet.

Ejemplo: Puedes acceder a tu información desde cualquier lugar, en el trabajo, en tu casa, en la calle, si estás de viaje, etc.


por qué tu empresa debe tener un software en la nube

  1. Multiplataforma. Se puede acceder a un software en la nube desde cualquier dispositivo móvil u ordenador, lo que hace sencillo su uso y la movilidad para manejar información dentro del mismo. También cuenta con una interfaz accesible y bastante amigable, incluso si nunca se ha utilizado antes, su manejo resulta muy simple, seguro y confiable.

Ejemplo: Significa que ya no dependes de tu computadora. Puedes acceder al sistema desde cualquier computadora u otro dispositivo que entre a internet, no importa si usas Windows, Mac, tu celular, tablet, etc.

 

escalabilidad

  1. Escalabilidad. Significa que no tienes que preocuparte por actualizar el equipo y software. No necesitas mantener un servidor propio ni instalar el programa en cada sucursal o punto de acceso.

Ejemplo: Ya no tienes que hacer un desembolso inicial elevado para comprar el software ni un servidor donde instalarlo. Con el software en la nube sólo lo usas por internet y con menos costos porque el sistema está centralizado en la nube.

  1. Elasticidad. Significa que se puede comenzar con un negocio pequeño y luego incrementar los usuarios y recursos del sistema gradualmente o reducirlos si se necesita. Todo es posible con el software en la nube ya que pagarás realmente por lo que usas, es un servicio que usas que puede crecer a medida que tu empresa crezca.

Ejemplo: Al contratarlo puedes pagar solamente por un usuario y a medida que contrates nuevas personas o abras otra sucursal, incrementas los usuarios y el sistema crece con tu negocio.

 

  1. Actualizaciones automáticas. Cuando usas un servicio en la nube, el proveedor se encarga de realizar las actualizaciones por ti, por lo que son transparentes y no te afectan en tu trabajo diario, así como tampoco te quedarás retrasado porque el sistema no se hará obsoleto.

Ejemplo: Este es un problema que tienen muchos negocios actuales, que al cabo del tiempo se queda atrás el sistema y una actualización es costosa. Con el software en la nube las actualizaciones están incluidas mientras lo continúes usando.

 

saber si la empresa está teniendo perdidas-saldo bancario disminuye

  1. Reduces los costos. La contratación de un software en la nube es sencilla y con menos costos. Sólo se paga por el servicio contratado y como el proveedor se compromete con este servicio no hay costos inesperados que te surjan en la marcha.

Ejemplo: Con el software en la nube ya no tienes que tener una infraestructura para instalarlo ni mantenerlo, ni gastar en software y hardware nuevo y hasta te puedes reducir la nómina de personal en tecnología que tenga que mantener el sistema.


no ocupa espacio

  1. No ocupa espacio. Con el software en la nube se reducen los espacios y aparatos que requiere un Site de servidores. Tampoco necesitas trasladar la información de un lugar a otro en una USB o disco externo.

Ejemplo: Si te trasladas a otro lugar, no tienes que llevar la información contigo, solamente accedes al sistema en la nube donde está la información segura.

 

  1. Seguridad. El sistema en la nube es más seguro a si lo tienes guardado en tus instalaciones. Físicamente en tu empresa pudiera dañarse el equipo, infectarse por un virus, ocurrir una catástrofe o sencillamente que te roben la información. Sin embargo con el software en la nube no ocurren estas cosas ya que el proveedor te garantiza que la información está segura y se realizan copias de seguridad automáticas todos los días.

Ejemplo: El proveedor del software en la nube es un experto en tecnología que te garantiza la seguridad de la información y te puede dar respaldos de tus datos periódicamente.


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  1. Mejora el trabajo en equipo Los miembros de tu equipo ahora acceden a un mismo sistema en internet donde la información está compartida, hay menos lugar a equivocaciones o duplicado de información. Se aumenta la productividad del equipo y se agiliza la comunicación entre los empleados.

Ejemplo: También se aumenta la productividad porque la empresa ya no tiene que preocuparse por los detalles técnicos entonces se puede concentrar más en sus procesos diarios.

Software en la nube incrementa la competitividad de empresas

El Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO) realizó un estudio sobre el impacto del cómputo en la nube para las empresas en México y el resultado fue muy positivo ya que se puede apreciar el impacto potencial para una empresa que obtendrá al adoptar el software en la nube.

A continuación hacemos un breve resumen de los puntos más importantes que se presentan en dicho estudio.

La principal ventaja de la nube es que optimiza recursos computacionales para generar una economía de escala

Debido a que la nube se basa en compartir recursos de TI entre distintas empresas y usuarios, su uso lleva a un mejor aprovechamiento de los servidores, del personal y de la electricidad.

Beneficios de la Nube

  • Reducir costos. La nube ofrece a las empresas la posibilidad de escalabilidad sin necesidad de comprar más infraestructura, optimizar el uso de servidores y licencias de software, reduciendo costos.
  • Una gran ventaja de la nube es la rapidez con la que se puede adoptar. El cliente puede adquirir y utilizar el servicio en un solo día.
  • Los proveedores de servicios de nube tienen la infraestructura y la capacidad de banda ancha para cubrir los requerimientos de acceso de alta velocidad, almacenamiento de datos y de las aplicaciones.
  • Sin la restricción de capacidad de las TI tradicionales, los servicios de nube ofrecen flexibilidad y escalabilidad para cubrir las crecientes necesidades de TI de los usuarios.
  • Al reorganizar las actividades de administración de TI, las empresas y gobiernos pueden concentrarse en otras áreas, como en investigación e innovación de productos. Esto puede traer ventajas mucho mayores que sólo la reducción de costos.

Mitos de la Nube

Mito # 1: La nube no es una opción segura.

Al contrario, la nube es la opción más segura.

  • sistemas de cómputo en la nubeLa seguridad de la nube es muy parecida a la seguridad interna. Es decir, las herramientas de seguridad que se utilizan día a día en las instalaciones de la empresa, son las mismas que se utilizarán en la nube; la única diferencia es que dentro de la nube uno comparte estos servicios con otros usuarios.
  • Al seleccionar a un proveedor de calidad, sus estándares de seguridad serán al menos iguales, pero probablemente mejores, que en el escenario fuera de la nube. Esto se debe a que los requisitos de seguridad se diseñan para satisfacer las necesidades de seguridad del cliente de mayor riesgo.
  • Para garantizar buena seguridad internamente en una empresa se necesita personal altamente capacitado (muy pocas empresas lo tienen), la buena seguridad es cara, los empleados de TI y de seguridad pueden tener interés en el contenido de la base de datos por lo que pueden modificarla, cualquier empleado que tenga acceso al centro de datos de la institución tendrá acceso a toda la información.

Mito # 2: La nube puede tener problemas de disponibilidad.

Al contrario, es menos probable que falle la disponibilidad de un proveedor de la nube que el propio sistema de comunicación o de cómputo de una empresa.

Una de las principales características de los proveedores de servicios en la nube, es la infraestructura y ancho de banda que deben tener para cumplir los requerimientos de acceso de alta velocidad, de almacenamiento y de aplicaciones de los clientes.

Los proveedores de software en la nube son empresas especializadas y expertas en el tema que garantizan un buen rendimiento del sistema en la nube.

Mito #3: Al migrar a la nube puedo quedar atrapado con un solo proveedor.

Esto es algo que pudiera suceder pero no es común en los servicios en la nube.

Por ello, es importante que el proveedor ofrezca interoperabilidad y permita mover las aplicaciones dentro y fuera de la nube, o bien entre distintas nubes.

Hay que cerciorarse que el sistema en la nube permite exportar la información en cualquier momento y que este proceso se haga a formatos estándares que luego puedan ser abiertos con otros programas, por ejemplo formatos Excel y PDF.

Mito #4: Al enviar los datos a la nube puedo perder el control sobre ellos.

información en la nubeEsto implica que el cliente tiene la incertidumbre de no saber a dónde se envían los datos y en qué lugar se guardan.

La solución a este problema es dejar muy claros los derechos del proveedor sobre el uso, acceso y la modificación de la información dentro y fuera del territorio nacional.

Es necesario que se establezca un contrato entre el cliente y el proveedor antes de consumir sus servicios y en el mismo se mencione o referencie en cuál empresa, ciudad y país se guardará la información para mayor claridad en este punto con el cliente.

Uso del cómputo en la nube para las PYMES

Las Pymes son uno de los grandes beneficiarios del “cómputo en la nube” y por ende un sector donde se deberán enfocar esfuerzos para la adopción de dicha tecnología.

Las principales ventajas que obtiene una PYME son:

  • Los bajos costos de entrada permiten que las pequeñas y medianas empresas tengan acceso a herramientas computacionales a las que sólo podían acceder las grandes empresas con departamentos de TI, lo que las vuelve más competitivas
  • Muchas Pymes y start-ups no pueden aumentar su capacidad de TI por no poder pagar especialistas en el área. Al usar el “cómputo en la nube”, la mayoría de los recursos de TI son administrados por el proveedor.
  • La mayoría de las Pymes no cuentan con gran infraestructura de TI necesaria para afrontar escenarios de desastre. Al usar “cómputo en la nube”, la información se encuentra en un servidor remoto, por lo que se puede acceder a ella sin preocuparse por asuntos de malfuncionamiento.
  • Muchas Pymes no cuentan todavía con un sistema desarrollado de TI y por tanto, la migración a la nube puede ser mucho más sencilla que para una gran empresa.
  • Se pueden desarrollar aplicaciones para la empresa sin la necesidad de incurrir en costos y en la dificultad de comprar y mantener infraestructura de desarrollo dentro del negocio.

Se estima que cuando una empresa mexicana migra a la nube puede obtener un ahorro de hasta el 67% en tecnología, debido a que ahora es el proveedor de la nube el encargado de poner a funcionar el sistema con todo lo que esto implica.

productividad con software en la nubeAdemás el sector de empresas medianas y grandes en México podría reducir en conjunto hasta 680 mil tCO2e anuales si todas las empresas migraran a la nube por el menor uso de energía. Esto equivale a retirar a 90 mil vehículos de circulación.

Otro impacto importante es que la nube permite que las Pymes compitan con el mismo nivel tecnológico que las grandes empresas. Esto permite aumentar la competencia en el país y mejorar la calidad de los productos.

El “cómputo en la nube” es una alternativa para combatir la piratería de software. Es probable, que mientras se protejan los derechos de autor exista mayor capacidad para invertir en investigación y desarrollo, lo cual detona más innovación.

Al tener información en la nube también, cualquier error o pérdida de un dispositivo no se traduce en la pérdida de toda la información.

Al ser el “cómputo en la nube” una tecnología que está desarrollándose y expandiéndose rápidamente, México podría aprovechar su posición como vecino de Estados Unidos, que cuenta con el mercado de TI más grande del mundo, así como el creciente mercado de TI latinoamericano, para construir infraestructura de “cómputo en la nube” en el territorio nacional.

El “cómputo en la nube”, no es una propuesta de “todo o nada”, sino un modelo que abarca un gran rango de opciones que la gran mayoría de las empresas, ciudadanos o gobiernos pueden implementar parcialmente. Por lo que, independientemente de que algunas empresas o instituciones públicas crean no necesitarla por basar su ventaja competitiva en sus instalaciones de cómputo o manejar información confidencial, la realidad es que aún en estos casos, la adopción del “cómputo en la nube” podría mejorar la eficiencia y rendimientos de estas instituciones.

¿Cómo funciona el software en la nube?

Villanett en la nubeLa también llamada computación en la nube le permite al usuario una gama amplia de servicios estandarizados, que son flexibles y se adaptan de forma puntual a las necesidades del negocio, debido a que pueden ser utilizados desde el ordenador de la oficina, por medio de tú laptop personal y por medio de casi cualquier Smartphone o Tablet. Existen diferentes tipos de software en la nube, así como diversos tipos de nubes, como son: públicas, privadas, híbridas y de tipo comunitarias; así mismo, consta de tres modelos típicos de servicio, son: software como servicio (SaaS), plataforma como servicio (PaaS), e infraestructura como servicio (IaaS o HaaS).

Seguridad

La seguridad en la nube es mucho mejor que en los sistemas tradicionales, debido a que los proveedores son capaces de proporcionar la asistencia y solución necesaria ante problemas de seguridad que pudieran encontrar los clientes. Algunos de los aspectos más importantes que proporciona la seguridad en la nube son: seguridad como servicio, provista por los proveedores; seguridad del explorador, donde los servidores remotos son usados para la computación; autentificación, permite el pleno control por parte del proveedor y del cliente.

Las principales plataformas en la nube

  1. IMG TOP 10 (1)Mega: Sucesor de Megaupload dispone de 50 GB gratuitos por usuario, con un ancho de banda de 10 GB por mes y de 1 a 8 TB por cuenta de pago.

IMG TOP 10 (2)2. OneDrive: Creado por Microsoft e incorporado en cualquier cuenta de correo electrónico (Microsoft), ofrece gratuitamente 15 GB de almacenamiento y 1 TB en planes por pagar.

IMG TOP 10 (3)3. Google Drive: Desarrollado por Google, proporciona 15 GB y hasta 30 TB por cuenta de pago.

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4. Mediafire: Comienza con 12 GB y puede ampliarse a 50 GB sin costo.

IMG TOP 10 (5)

5. Cloud mail.ru: Con sede en Moscú, Rusia, ofrece hasta 25 GB gratis

IMG TOP 10 (6)6. Yandex Disk: De procedencia Rusa, otorga a sus usuarios 10 GB y puede incrementarse a 20 GB de forma gratuita

IMG TOP 10 (7)7. BOX: Cuenta con 10 GB gratuitos y hasta almacenamiento ilimitado por cuenta de pago

IMG TOP 10 (8)8. Dropbox: Consta de 3 tipos de cuenta, Free de 2 a 16 GB, Pro 1 TB y Bussines con 5 TB


IMG TOP 10 (9)9. Amazon:
Con sede en Seattle, Estados Unidos, es una compañía de comercio electrónico y servicios de Cloud computing, cotiza en la bolsa de valores NASDAQ de Nueva York


IMG TOP 10 (10)10. Linio:
Propiedad de Rocket Internet y con sede en Ciudad de México, es una compañía de comercio electrónico que cubre el mercado Latinoamericano

Nota: Cada una de estas aplicaciones y/o plataformas permiten a los usuarios conectarse a sus contenidos (documentos, música, imágenes, etc.) previamente almacenados desde cualquier dispositivo electrónico con acceso a internet y pueden descargarse desde App Store, Google Play o directamente en sus sitios web.

herramientas de uso empresarial

¿Qué esperas para usar un software en la nube para tu negocio? Revisa qué opciones hay en el mercado.

Te recomendamos el software empresarial en la nube Villanett. Preguntas e información adicional en: https://villanett.com/

Es fácil de usar con todos los beneficios de la nube. Solicita una demostración para que lo pruebes gratis.

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Funciones que debe tener un software de contabilidad

Estas pensando en adquirir un software de contabilidad electrónica porque te recomendaron o has escuchado que hoy en día las pequeñas y medianas empresas pueden gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software,  sin embargo te surgen dudas como ¿Qué es?, ¿Para qué sirve?, ¿Cuál es Software de Contabilidadel adecuado? Y lo más importante, ¿Qué funciones debe tener?, no sigas rompiéndote la cabeza, este articulo develará esas dudas.

Para empezar, el software de contabilidad electronica reúne los beneficios de los programas contables y de la Cloud Computing, teniendo como propósito sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, registrando y procesando las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.

Características y Funciones de un Software de Contabilidad

Las funciones realizadas por este tipo de programas, así como sus características se pueden contar por decenas, pero aquellas que nunca deben faltar en un software de contabilidad electronica se especifican a continuación.

Automatiza la contabilidadAutomatiza la contabilidad

Cualquier software de contabilidad debe ser capaz de guardar los datos de los clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente, permitiendo que los cobros sean automatizados, al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos, entre otros, por lo que ya nada será manual. Simplemente se introducen datos y el sistema los interpreta para dar soluciones rápidas.

Guarda toda la información en la nube

Toda la información contable debe poder guardarse en el software en la nube. De esta manera se elimina la necesidad de tener cajas apiladas con cientos de facturas, ni una carpeta en el ordenador con ellas, ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Datos adecuadamente procesados

Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, avisan y notifican de cualquier fallo.

Accesible desde cualquier lugar

La documentación e información está completamente accesible desde cualquier sitio donde se esté, sin importar que sea una Tablet, un Smartphone o un ordenador, lo cual supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones

El software contable interpreta los datos y presenta de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, ello facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad. Esto permitirá conocer la salud financiera de su empresa en cuestión de segundos.

Adaptable

El software de contabilidad debe ser completamente adaptable a los requisitos de la empresa, pues cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente. Por lo tanto, deberá permitir editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas másCompletamente adaptable utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se deseen.

Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.

Soporte de sobrecarga de información

El software de contabilidad debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.

Fáciles de usar

El software de contabilidad debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula, por lo que cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Además debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Seguros

La seguridad y privacidad de la información contable debe ser un punto primordial, por ello el software de contabilidad debe contar con protocolos de seguridad estables y eficientes, pues un fallo de seguridad y todas las cuentas podrían verse vulnerables.

Ante ello debe ofrecer a los negociantes: una mejor seguridad para la información financiera; los controladores o gerentes de contabilidad pueden programar el software para limitar el número de usuarios o departamentos capaces de acceder a la información; los ambientes seguros aseguran a los gerentes y empleados que no son capaces de manipular la información financiera de la empresa; los negociantes también pueden prohibir el lanzamiento no oficial de información financiera a accionistas externos.

Escalables

Si el negocio tiene altas posibilidades de crecer en un futuro y el software de contabilidad electrónica no es escalable, es mejor que buscar otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro. 

Gestión de Informes

Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares. Un software de contabilidad electrónica debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder periodificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable particulares de la empresa.

Registro de auditoría

El software de contabilidad debe generar un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa, mientras que los controladores y gerentes de contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para determinar qué empleado manejó cierta información. Por otro lado, los auditores también usan este registro para determinar cómo se introdujeron los errores, además los registros de auditoría son una herramienta importante para revisar y corregir una información incorrecta.

Reportes

Los reportes y declaraciones financieras son un beneficio significante del software de contabilidad. Los dueños de negocios y gerentes de contabilidad crean reportes o declaraciones financieras al hacer clic en un botón, esto ahorra una cantidad inmensa de tiempo en comparación a manejar manuales o libros contables físicos para crear reportes financieros. El software de contabilidad también permite a los usuarios ajustar los reportes o declaraciones para diferentes propósitos, así mismo, los dueños y gerentes de contabilidad pueden crear un grupo de reportes oReportes declaraciones para uso interno y un grupo diferente para uso externo.

Resumiendo, las funciones, características y ventajas que conforman y que debe tener un software de contabilidad electrónica son:

  • Actualizaciones automáticas
  • Multiplataforma
  • Accesible desde cualquier sitio
  • Simultaneidad
  • Uso de cloud computing
  • Personalizable
  • Seguridad
  • Inmediatez del servicio
  • Menores costos de propiedad (TCO)
  • Sistema modular y parametrizable
  • Asesoría permanente
  • Multiempresa y multiejercicio
  • Plan contable definible por el usuario.
  • Plan general contable integrado.

Tipos de Softwares de Contabilidad

  1. Sistemas en la nube o web: El software basado en la nube consiste en que el software que se usa habitualmente está instalado en las máquinas de un proveedor fuera de las instalaciones de la empresa y que los usuarios usan dicho software a través de una conexión de internet y un navegador web.
  2. Sistema de escritorio: El software de escritorio está atado a un servidor local o a una computadora en particular, esto con el fin de ser capaz de trabajar en el software.

Ventajas de la contabilidad en la nube

La contabilidad en la nube es ya una realidad, debido a que cada vezVentajas más programas de uso empresarial están en la nube, desde las webs corporativas, hasta programas de contabilidad, de recursos humanos, etc. Ello es así porque el uso del cloud computing con respecto al software tradicional presenta muchas ventajas:

Actualización del software: cuando se realiza una actualización no se requiere de ir al ordenador de cada usuario para implementarla, con solo “cargar” la pagina del navegador ya está lista y disponible una nueva versión del software.

Actualización del hardware: no es necesario cambiar de servidor cuando éste no queda a la medida, ni perder tiempo o dinero, debido a que el proveedor de la aplicación se encarga de hacerlo de forma transparente para las empresas.

Multiplataforma: puede funcionar desde cualquier navegador web de PC/Mac/Tablet/Smartphone, etc.

Simultaneidad: el asesor/gestor puede entrar en las cuentas de sus clientes en cualquier momento o cuando le autorice el titular se puede pagar/cobrar por consulta.

Personalizable: el software contable en la nube puede adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario por separado, lo que le permite al cliente añadir o quitar módulos.

Seguridad: los datos de la contabilidad no se pueden perder al estar almacenados en sistemas redundantes, pues se realizar una copia de seguridad cada vez que se modifica o añade un dato.

Mayor competitividad al ofrecer mejores precios.

Inmediatez del servicio: basta con acceder y empezar a trabajar.

Menores costos de propiedad: en inglés se denomina TCO (“Total Ownership Cost”), donde el coste del software alojado en la nube está limitado únicamente a cuotas mensuales de pagos que tienen todo incluido, por lo que no es necesario cubrir o pagar los siguientes aspectos:

  • coste de adquisición de la licencia
  • coste anual del mantenimiento de las licencias
  • coste anual del soporte (que puede ser interno o externo)
  • coste del hardware del servidor
  • coste del consumo eléctrico del servidor
  • coste de tener implementado un sistema de copias de seguridad del servidor
  • coste del tiempo que se pierde haciendo “upgrades” tanto del software en todos los ordenadores de los usuarios como en el hardware del servidor de la aplicación

ConsejosConsejos para PyME’s para PyMEs

Para integrar en las empresas la contabilidad en la nube se enumeran a continuación cinco consejos prácticos:

  1. Organizar y planificar la migración de la información a la nube. Es importante tomarte un tiempo para organizar las planillas o extraer la información del sistema que se posea, ello para planificar la migración.
  2. Optar por la asesoría de un contador o consultor que trabaje con herramientas en la nube. Para cambiar la forma en que se lleva la contabilidad, es fundamental que te acompañe un experto, ante ello se aconseja buscar y consultar quién ofrece los servicios que mejor se adaptan a la empresa.
  3. Subir los datos contables a un Software de Gestión Online. Es importante elegir un software de contabilidad en la nube que se adapte a las necesidades y posibilidades económicas de la empresa, ello en base a las recomendaciones del contador, esto para la toma decisiones y en la posterior implementación.
  4. Incluir a los colaboradores para que ayuden con la gestión. Además de invitar a colaboradores a gestionar y ver la información del negocio; se puede controlar el nivel de acceso de los mismos, debido a que con la contabilidad en la nube es posible dar acceso a cada uno por separado y sólo a los datos que necesite.
  5. Delegar la seguridad de los datos a empresas de servicios cloud computing reconocidas en el mercado. Los servicios de software basados en la nube garantizan que la seguridad y privacidad de los datos de la empresa siempre sea máxima, esto a diferencia del software tradicional, donde esta tarea queda a cargo de la empresa que contrata el servicio.

Para concluir, es de vital importancia sistematizar y simplificar las operaciones contables en una empresa, por ello, un software de contabilidad electrónica en la nube es una herramienta fundamental para llevar la información del negocio, un aliado que ayuda a crecer de manera organizada y que ofrece beneficios a largo plazo, que favorece al crecimiento y desarrollo de una empresa para reducir costes y obtener una ventaja competitiva. Ante esto, existen empresas de servicios en la nube como Villanett, que ofrece software contable completamente en línea denominado Contabilidad Electrónica Multiempresa.

Contabilidad Electrónica Multiempresa

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Impacto ambiental del Cloud Computing

Las tecnologías de la información (TI) están tomando gran importancia dentro de la sociedad para reducir el impacto ambiental, es así como surgen las llamadas Green Computing o tecnologías verdes (IT) que se refieren al uso eficiente de los recursos computacionales minimizando el impacto ambiental, maximizando su viabilidad económica y asegurando deberes sociales. Algunas de las tecnologías clasificadas como verdes son la Impacto ambientalcomputación en nube, computación grid, virtualización en centros de datos y teletrabajo.

En el caso de la Cloud Computing que utiliza una amplia gama de recursos en redes de computadoras de forma dinámica y escalable a través de servicios vía internet, al usar esta tecnología verde las empresas se vuelven más ecológicas y ayudan a combatir el impacto ambiental debido a que disminuyen su consumo de energía al incrementar su capacidad sin necesidad de invertir en más infraestructura. Además se aumenta la tasa de utilización del hardware ya que se comparten los recursos.

Impacto ambiental del Cloud Computing en México

En México, existe una verdadera preocupación por la cuestión ambiental y esto puede verse en la iniciativa de diversas dependencias del gobierno como SEMARNAT, PROFEPA, INE, o como CONAE que apoya a las empresas mexicanas en la reducción de emisiones de CO2 mediante la mejora de procesos industriales, maquinaria, en las instalaciones de calderas y a través del consumo eficiente y de la reducción de energía por medio de las Green Computing.

Según un estudio elaborado por el Instituto Nacional de Ecología, cada año en México se desechan entre 150,000 y 180,000 toneladas de basura electrónica, que incluye televisores, computadoras, teléfonos fijos y celulares, grabadoras y aparatos de sonido. Además revelo que en América Latina entre 57 y 80% de estos productos termina en basureros o se acumula en hogares y empresas. Por otra parte, entre 5 y 15% se canaliza a un programa de recuperación y reutilización de partes, mientras que entre 10 y 20% se somete a reciclado primario (plásticos y metales ferrosos), y tan sólo 0.1% recibe tratamiento certificado de contaminantes.

Impacto ambiental del Cloud Computing a nivel global

Las organizaciones que apuesten por mover sus aplicaciones de negocio a la nube pueden reducir el consumo de energía y las emisiones de carbono en un porcentaje alto, frente a aquellas que tienen sus aplicaciones funcionando en infraestructura propia. Esta es la principal conclusión de un estudio encargado por Microsoft y llevado a cabo por Accenture y WSP Environment and Energy, que pone de manifiesto el potencial del modelo Cloud Computing para hacer la ejecución de software más eficiente.

Dinámica del estudio

El estudio evaluó la huella de carbono de la infraestructura de servidor, red y almacenamiento de despliegues de tres tamaños diferentes (100, 1.000 y 10.000 usuarios respectivamente), descubriendo que cuanto más pequeña es la organización, mayor es el beneficio de moverse a la nube. Cuando las organizaciones de menor tamaño (100 usuarios) como las PyMEs se pasan al Cloud, la reducción efectiva de la huella de carbono podría ser mayor del 90 por ciento al emplear un entorno Cloud compartido en lugar de servidores locales de la propia empresa. Para grandes organizaciones, los ahorros suelen rondar el 30 por ciento o incluso superior en consumo de energía y emisiones de carbono cuando se utilizan aplicaciones Cloud. En un caso práctico desarrollado con una gran compañía de bienes deCloud compartido consumo, el equipo del estudio demostró que se podrían ahorrar el 30 por ciento de las emisiones migrando sus 50.000 usuarios de correo electrónico en Norteamérica y Europa al Cloud de Microsoft.

El menor uso de energía y la reducción de las emisiones de carbono que permite la nube proceden de varios factores:

Aprovisionamiento dinámico: Las operaciones de software a gran escala permiten adecuar de forma constante la capacidad del servidor a la demanda.

Multi-alquiler: Los grandes entornos de Cloud pública permiten dar servicio a millones de usuarios de cientos de compañías de forma simultánea a través de una infraestructura compartida de forma masiva.

Utilización del Servidor: Los proveedores Cloud pueden conseguir mayores eficiencias aumentando la parte de la capacidad del servidor que una aplicación utiliza de forma activa, ejecutando así mayores cargas de trabajo en una porción de infraestructura menor.

Eficiencia de los Centros de Datos. A través de la innovación y un continuo desarrollo, los proveedores Cloud están liderando nuevos modos de diseñar, construir y operar un centro de datos en los que se minimice el uso de energía por cada cantidad concreta de potencia informática.

Microsoft CorporationConclusiones del estudio

Rob Bernard, director de estrategia medioambiental de Microsoft Corporation, comenta que “Los beneficios del cloud computing son claros: mayor productividad, reducción de costes y una menor carga en la gestión de los productos se han convertido en consideraciones clave para las organizaciones que se plantean utilizar los servicios en la nube de Microsoft. Estos factores, unidos a los beneficios medioambientales de la apuesta Cloud de Microsoft, ayudan a los clientes a reducir sus emisiones de carbono como mínimo un 30% por usuario. La tecnología Cloud tiene la capacidad de aportar valor al negocio a los clientes en una época donde la responsabilidad corporativa es fundamental para alcanzar el éxito empresarial“.

AccentureJames Harries, director de servicios Cloud de Accenture, declara: “Los resultados del estudio confirman lo que muchas organizaciones, grandes o pequeñas, ya han descubierto: la tecnología alojada en la nube es más económica y los recursos tecnológicos se utilizan de forma más eficiente al ejecutar las aplicaciones de negocio en un entorno compartido. Esto se debe a que, entre otros beneficios, el Cloud Computing propicia numerosas eficiencia y economías de escala que contribuyen a reducir el consumo de energía por unidad de trabajo, y por ende las emisiones de carbono“.

WSP GroupAndrew Armstrong, vicepresidente de WSP destaca que “Este estudio es uno de los primeros análisis cuantitativos realizados en la industria sobre el impacto ambiental del Cloud Computing. Mientras los beneficios que aporta a las organizaciones son claros, a un nivel más amplio, en la industria el impacto sistémico que la tecnología en la nube puede tener en la reducción de las emisiones de carbono por parte de las TIC es muy significativo. Este hecho facilita que se produzca una transición hacia una economía con menos emisiones de carbono, y esto se puede conseguir sin renunciar a mejoras en la productividad y los servicios de la empresa“,

Puntos a tener en cuenta para Migrar a la Cloud Computing

Los siguientes puntos tienen el objetivo de aportar la información necesaria para la toma de decisiones oportunas al momento de adquirir servicios de cloud computing por parte del cliente, garantizando así la disponibilidad, usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas o servicios contratados.

  1. Disponibilidad de la red

Sólo se puede obtener el valor de Cloud Computing cuando la conectividad de red y el ancho de banda satisfacen las necesidades mínimas de los usuarios. La nube debe estar disponible siempre que lo necesite, de lo contrario, las consecuencias no solo pueden quedar en la denegación del servicio, sino a la caída del sistema o incluso, eliminación del mismo.

2. Viabilidad de proveedor de la nube

Debido a que los proveedores de servicios cloud computing son relativamente nuevos para el negocio, hay preguntas sobre su viabilidad y compromiso. Esta preocupación se profundiza cuando un proveedor no tiene las debidas patentes y autorizaciones para que sus usuarios utilicen libremente los servicios.

3. Recuperación ante desastres y continuidad del negocio

Los usuarios requieren que sus operaciones y servicios siempre estén disponibles, por lo tanto los entornos de producción del proveedor en la nube deben estar sujetos a estándares de contingencia y restauración ante desastres, ello permite fortalecer la confianza.

4. Incidentes de seguridad

El proveedor debe informar a los inquilinos y/o usuarios de cualquier infracción o vulnerabilidad de seguridad. Los inquilinos o usuarios pueden requerir compatibilidad del proveedor para responder a la auditoría o resultados de la evaluación. También, un proveedor puede no ofrecer apoyo suficiente a los inquilinos o usuarios para resolver las investigaciones.

5. Transparencia

Si un proveedor de servicios cloud computing no expone al dominio público información detallada de su infraestructura tecnología y de sus estrategias para dar cumplimiento a las demandas, es de esperar que los usuarios perderán la confianza hacia el proveedor y sobre sus políticas de seguridad. Aun cuando se tenga todo en orden, los usuarios pueden requerir algunos aspectos de transparencia por parte de los proveedores, como el modo administran la seguridad de la nube, así como la privacidad e incidentes de seguridad.

6. Pérdida de control físico

Los proveedores deben proporcionar, así como garantizar a los inquilinos y usuarios el suficiente control físico sobre sus datos y aplicaciones, de lo contrario esto puede dar lugar a una gama de preocupaciones:

  • Privacidad de datos: con nubes públicas o de comunidad, los datos no pueden permanecer en el mismo sistema, ya que pueden ocasionar varios problemas legales.
  • Control de datos: los datos podrían proceder del proveedor de diversas maneras con algunos datos que pertenecen a otras personas.
  • Confianza al proveedor: los inquilinos necesitan de un proveedor de confianza que les ofrezca un control adecuado y el reconocimiento de la necesidad de adaptar sus expectativas para el control, pues es razonable dentro de estos modelos.

7. Nuevos riesgos y vulnerabilidades

Existe preocupación que la Cloud Computing trae nuevas clases de vulnerabilidades y riesgos, sin embargo estos son hipotéticos, aunque los ataques reales en gran medida será por deficiencias en la implementación de estándares de seguridad, ello se debe a que todo el software, hardware y equipos de red están sujetos a desarrollar nuevas vulnerabilidades. Ante esto, la seguridad siempre debe aplicarse por capas y con adecuados procesos operacionales, se puede logar proteger una nube de ataques comunes, incluso si algunos de sus componentes son intrínsecamente vulnerables.

8. Legal y cumplimiento de normas

Puede ser difícil o poco realistas el uso de permisos en las nubes públicas si los datos están sujetos a restricciones legales o cumplimiento de normas. Pero es muy importante que los proveedores generen y certifiquen Cumplimiento de normasinfraestructuras cloud para satisfacer las necesidades del mercado.

Los retos que deben enfrentar día con día los proveedores de servicios en la nube son muchos, debido a que siempre surgen nuevas amenazas que vulneran la estabilidad de los sistemas y por consiguiente dejan al usuario susceptible a todo tipo de problemáticas que deben solucionarse desde diferentes puntos, sin embargo es responsabilidad de los proveedores proporcionar a sus clientes la seguridad y calidad máxima para blindar los sistemas ante ataques, que ocasionan la pérdida de confianza, esto se logra mediante la implementación de estrategias, herramientas, medidas (prevención, contingencia y solución) ante fallos, así como normas que garanticen el completo respaldo de los datos, la privacidad de los usuarios, disponibilidad de los servicios, la usabilidad, accesibilidad y funcionalidad de los sistemas, entre otros aspectos, mismos que deben estar encaminados a proporcionar la máxima calidad.

9. Procesamiento de datos

La mayoría de los clientes son conscientes del peligro de dejar el control de los datos fuera de sus propias manos y almacenar datos en un proveedor exterior de Cloud Computing. Se pueden comprometer los datos por el propio proveedor de Cloud Computing o por otras empresas competidoras que son clientes del mismo proveedor de Cloud Computing. Existe una falta de transparencia para los clientes sobre cómo, cuándo, porqué y donde sus datos son procesados.

10. Análisis de datos

Muchos proveedores de Cloud Computing están capacitados para utilizar técnicas de minería de datos para analizar los datos de los usuarios. Esto es una función muy importante, ya que los usuarios almacenan y procesan datos sensibles cuando utilizan los servicios de Computación en la nube.

11. Transferencia de datos

Los dispositivos móviles con su limitada capacidad de almacenamiento son incentivos para disponer de servicios de Cloud Computing, en lugar de utilizar software en ordenadores individuales. Incluso los datos que deben ser transferidos de un dispositivo móvil a otro (local) dispositivo se transfieren con frecuencia a través de la nube cuando las aplicaciones orientadas a la nube están involucradas en el dispositivo móvil. En consecuencia los usuarios se ponen en riesgo sin ser conscientes de ello, pues asumen que los datos se transfieren localmente.

12. Protección de la conexión

Dado que la Cloud Computing es un servicio, ésta debe ser accedida remotamente. La conexión entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente no siempre está protegida adecuadamente, los riesgos de seguridad que amenazan la línea de transmisión incluyen desviación de DNS y ataques de denegación de servicio.

13. Cumplimiento de seguridad

El cambio de paradigma en Cloud Computing hace que el uso tradicional de la gestión de riesgos sea difícil o incluso imposible, independiente del hecho de que el control sobre los datos sea transferido al proveedor de Cloud Computing. La gestión de riesgos y temas de cumplimiento están divididos entre el proveedor de Cloud Computing, el proveedor de Internet y el cliente, donde el cumplimiento puede verse como uno de los factores importantes de confianza entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente. El cumplimiento de reglamentos y de la legislación es también problemático. Los centros de datos de la Nube pueden estar geográficamente dispersos y en consecuencia el cumplimiento de la legislación no está adecuadamente definido.

14. Registro de datos

Como todo el control técnico que otorga al proveedor de Cloud Computing, el cliente quiere disponer de una auditoria externa de éste proveedor. En consecuencia, la información de registro de datos y de auditoría debe ser almacenada y protegida para posibilitar su verificación. El registro de datos apropiado podría facilitar la posibilidad de investigación forense en caso de incidentes.

15. Borrado de datos

Existe también preocupación en relación con el borrado de datos: resulta difícil borrar todas las copias de material electrónico porque es difícil localizar todas las copias. Es imposible garantizar la total cancelación de todas las copias de los datos, siendo difícil hacer cumplir la obligatoriedad de cancelación de datos. Sin embargo, la cancelación obligatoria de datos debería ser incluida en toda venidera reglamentación de servicios de Cloud Computing, pero aun así no se debería tener mucha confianza en ello.

16. Reglas de protección

La legislación de protección de datos y de privacidad no es similar en muchos países del mundo, pero la Cloud Computing es un servicio global de cara al futuro. Consecuentemente, los problemas y los riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben ser consideradas de manera apropiada cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.

17. Administración de redes

La Cloud Computing se basa en telecomunicaciones fiables y seguras entre redes que aseguran y garantizan las operaciones de los usuarios terminales de los servicios facilitados en la nube por el proveedor de Cloud Computing. Las redes de telecomunicación Administración de redesson con frecuencia, suministradas separadamente de los servicios de Cloud Computing.

 

 

18. Contratos

En algunos casos los servicios más utilizados de Cloud Computing no incluyen contratos entre el cliente y el proveedor, ante ello, si ocurriesen incidentes donde el cliente se viese afectado, este no tendría los documentos legales que le respaldarán o al cual referirse para subsanar las vulnerabilidades y problemas detectados.

19. Cambio de proveedor

Tanto los servicios de Cloud Computing, como los tradicionales tienden a ser ofrecidos por grandes suministradores y que tratan principalmente con clientes más pequeños, en consecuencia, estos, generalmente dependen de los proveedores Proveedor Cloudporque les es difícil cambiar de proveedores a causa de cobros excesivos por finalización de contrato o por lineamiento mañosos especificados en las “letras chiquitas”, en los cuales se obliga a cumplir con un lapso de tiempo de contratación de servicios, que pueden ir de 1 mes, hasta 1 o 2 años; y si resulta posible, se enfrentarían a una gran variedad de precios.

Recomendaciones para la Cloud Computing

  1. Los temas de gestión de riesgos y de cumplimiento (legal) deben de estar bien definidos en el contrato entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente, facilitando la transparencia en relación con el procesamiento y almacenamiento de datos, reforzando así la confianza entre ambas partes.
  2. El servicio facilitado debe de cumplir la regulación y la legislación que el cliente tiene que seguir y también los clientes deben de ser capaces de cumplir con la correspondiente regulación y legislación.
  3. Los problemas y riesgos que afectan a las reglas de protección de datos en Europa deben de ser considerados adecuadamente cuando las plataformas de Cloud Computing están localizadas en servidores en países no europeos.
  4. La línea de comunicación entre el proveedor de Cloud Computing y el cliente debe estar adecuadamente protegida para asegurar la confidencialidad, integridad, control de autenticidad y para minimizar el riesgo de ataques de denegación de servicio, basándose en estándares y tecnologías abiertas, además de transparentes.
  5. Los proveedores de Cloud Computing deberían ser obligados a asegurar la confidencialidad de los datos.
  6. La obligatoriedad de la cancelación de datos debería de ser incluida en la potencial reglamentación de los servicios de Cloud Computing, pero no se debería confiar mucho en ello.
  7. El hecho de que no haya garantía de la total cancelación de datos requiere ser considerado cuando se reuniesen y almacenan los datos.
  8. Garantizar la disponibilidad de los datos, copias de respaldo y de datos esenciales.
  9. Se debe fomentar la mejor promoción de software y el desarrollo de software que permite la transferencia local de datos entre dispositivos.
  10. Las redes de telecomunicaciones que soportan los servicios de Cloud Computing deberían estar securizadas (parcheado o actualización de la máquina) y protegidas contra ataques de DOS y de Malware.
  11. Se debería facilitar el registro de datos y auditoria adecuados. Una auditoria externa puede ser beneficiosa para la reputación del proveedor de Cloud Computing y también para reforzar la confianza del cliente.
  12. Se debería educar a los no profesionales en relación con el nuevo paradigma, preparándolos para tomar decisiones competentes cuando usen servicios de Cloud Computing, incluyendo que información debería ser transferida a la nube y bajo cuales circunstancias.
  13. Los profesionales deberían ser capaces de gestionar los nuevos tipos de riesgos.
  14. Dado que alguna regulación será necesaria en el futuro, seria inteligente considerar sus debilidades y problemas antes de que Cloud Computing se convierta en un servicio o infraestructura críticos.
  15. Es necesario verificar cuál de las dimensiones de los conflictos y regulaciones serán relevantes, en particular cuando un proveedor de Cloud Computing se convierte en parte de una infraestructura de información indispensable, para esto deberá existir alguna reglamentación o limitación en relación con la posibilidad de su adquisición por un tercero.
  16. Se debería fomentar la investigación sobre los conceptos básicos y problemas en informática, seguridad y privacidad en relación con los servicios de Cloud Computing. También asuntos referidos al posible impacto de plataformas de Cloud Computing de la validez de la certificación de aplicaciones que son certificadas de acuerdo a criterios (como los Criterios Comunes–CommonServicio o infraestructura Criteria—sello europeo de privacidad, etc.) puedan ser investigados.

La Cloud Computing corrobora una tendencia de que la seguridad en TIC no es una cuestión puramente técnica, sino una cuestión entre individuos y organizaciones, pues incluye aspectos humanos y organizacionales como la gestión, contratación y cumplimiento legal. Cabe destacar que un buen proveedor de servicios en la nube es aquel que tiene especial cuidado y resalta de forma transparente cada una de las anteriores recomendaciones, pues está en su misión, visión y objetivo atender al cliente, satisfaciendo sus necesidades y prestando especial atención en la resolución de sus problemáticas e incógnitas, para así ofrecer servicios de alta calidad; ejemplo de compañías que cubren en tiempo y forma las requisitos previamente señalados, es la empresa Villanett que ofrece Software en la Nube para la administración empresarial y de recursos, además de contabilidad y facturación electrónica.

De acuerdo con una nueva investigación de Pike Research, el mercado mundial de centros de datos verdes creció de US $ 17,1 mil millones en 2012 a $ 45,4 mil millones en 2016. La investigación analizó las instalaciones sin virtualización, colocación sin virtualización, on-premise con la virtualización, cloud privado y la nube pública, revelando que en las instalaciones de servidores con virtualización dejará de emitir 46kg de CO2 al año. Evidentemente para que se consoliden los beneficios para minimizar el impacto ambiental a través de la computación en la nube, las empresas deben dejar de utilizar servidores internos y aprovecharse del software que se ejecuta fuera de los ordenadores con lo cual pueden invertir menos en equipos informáticos y reducir su consumo energético. Ejemplo de empresas en México comprometidas con el medio ambiente y que proveen a las PyMEs de servicios en la nube es Villanett, que ofrece software en línea ERP, Punto de Venta, Contabilidad, Facturación y Nómina Electrónica Multiempresa.

Green Computing

Métodos de Conciliación de Cuenta Bancaria

En previos artículos se habló de la llamada conciliación bancaria, que “es un proceso que permite el control y conciliación de los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una Conciliación de Cuenta Bancariacuenta, ya sea corriente o de ahorro”, para lograr esto se emplean dos métodos, el primero de ellos es el llamado “método de sueldos corrientes” y el segundo “método de sueldos encontrados”, donde ambos persiguen un mismo objetivo, que es identificar las posibles diferencias que existan entre una cuenta bancaria y el saldo contable en la cuenta de bancos.

Sueldos de conciliación bancaria

A continuación se presenta el procedimiento que se sigue para la elaboración de los métodos anteriormente especificados:

Saldos de Conciliacion Correctos

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco, con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograrSaldos Correctos que los dos saldos sean iguales, su estructura, especificaciones y normas son:

1. Se deben presentar las “Partidas no registradas en el Banco”, incluyen las partidas no permanentes por parte del banco y solo se toman en cuenta:

a) Cheques en Tránsito/Pendientes: aquellos cheques emitidos a la fecha de realizar la conciliación, pero que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerán “abonados” dentro de los libros de la empresa y no estarán “adicionados” en el estado de cuenta bancario hasta que sean cobrados.

b) Depósitos en Tránsito: depósitos enviados cada fin de mes y que no son “acreditados” en el banco, por lo que estarán “adicionados” en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2. Son presentadas las “Partidas no registradas en Libros”, que incluyen partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa, además de:

a) Notas de crédito: abonos realizados por el banco bajo concepto de descuentos de giros, hipotecas, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han adicionado dentro de los libros contables.

b) Notas de débitos: cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo, no fueron abonados en los libros de la empresa.

c) Cheques omitidos o no registrados: cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d) Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3. Para este último paso, deben ser presentados los “Errores” que se reflejan en los ajustes por concepto de equivocaciones dentro de los documentos cotejados:

a) Errores de la empresa: son los ajustes de los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales están:

  • Cheques de diferentes cantidades: que se abonan sobre un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: esto es, que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otros bancos: los que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
  • Cheques caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b) Errores del banco: incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, como:

  • Cheques de diferentes cantidades: los cuales se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
  • Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otras empresas: que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

Saldos de Conciliacion Encontrados

Permite ajustar el saldo del estado de cuenta que presenta el banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en elSaldos Encontrados libro mayor de la empresa, de la siguiente forma:

  1. Se le suman a dicho saldo del banco las siguientes partidas:

a) Los cargos hechos en los libros de la empresa, que el banco no ha abonado todavía; tales como: depósitos de última hora, errores u omisiones.

b) Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no ha abonado, por falta de noticias; tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

  1. Se le restan al subtotal obtenido las partidas siguientes:

a) Los abonos hechos por la empresa y que todavía el banco no hubiere cargado; tales como: los cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro todavía; errores u omisiones

b) Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido cargados por la empresa; tales como: intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa, errores u omisiones.

Conciliación Bancaria

Conciliación bancaria, que es un proceso o ejercicio para contrastar y arreglar los valores económicos de una empresa en base a las partidas de estado de cuenta (corriente o de ahorro) recibidas por el banco y las partidas resaltadas del extracto de los libros contables del mismo banco generadas cada mes.

Con este ejercicio se asegura que todas las operaciones bancarias están correctamente contabilizadas, reflejadas en los libros y por lo tanto en los estados financieros, para constar:

  • El estado anterior de la cuenta.
  • Los abonos por depósitos y cobros por su cuenta.
  • Los cargos por cheques pagados y notas de débitos.
  • El saldo que a favor del depositante aparece en los libros del Banco.

Nota: El proceso de conciliación bancaria no es obligatorio, sin embargo, si es efectuado correcta y periódicamente, aporta beneficios para la empresa.

Beneficios de la Conciliación Bancaria

  • Asegurar que todos los depósitos están correctamente reflejados en el saldo bancario y que no se han abonado a otra cuenta.
  • Detectar algún depósito contabilizado que no llegó al banco por algún motivo.
  • Identificar depósitos a la cuenta que no están contabilizados.
  • Identificar los cheques girados que no se han cobrado.
  • Detectar algún cheque girado y cobrado pero no contabilizado.
  • Contabilizar todos los cargos bancarios
  • Detectar errores en los montos, en sus propios libros contables o en la cuenta bancaria

Estructura del documento

Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:

Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:

  1. Nombre de la empresa o razón social.
  2. Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
  3. Fecha a la cual se está elaborando el documento.
  4. Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
  5. Nombre de la persona que elabora el documento.
  6. Tipo de método a utilizar (opcional).

Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se vaya a utilizar para realizar la conciliación.

  1. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
  2. Saldos encontrados. (una sola columna)

En esta parte es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos y es igual para los dos métodos, lo único que varía en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.

Elementos de la Conciliación Bancaria

Depósitos: Constituidos por el efectivo que recibe la empresa diariamente por concepto de ventas realizadas al contado y de los cobros.

Cheques girados: Estos son emitidos por la empresa por concepto de compras al contado, pagos a terceros y abonos.

Cheque certificado: Su pago al beneficiario es garantizado por el banco, por medio de un endoso o garantía real.

Nota de crédito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de transacciones, como intereses ganados, cobros de documentos, cobros de facturas, remesas de tarjetas débito y/o crédito, diferencias en depósitos, préstamos solicitados, y otros conceptos.

Notas de débito: Documento enviado por el banco a sus cuentahabientes a causa de la disminución del efectivo, por operaciones como intereses pagados, pagos de documentos, cheques devueltos, cargos bancarios, diferencias en depósitos,Elementos de la Conciliación Bancaria cargos por tarjeta débito y/o crédito, carta de crédito, pagos de obligaciones y otros conceptos.

Carta de crédito: Emitida por un banco a petición de un proveedor, donde el banco garantiza a un beneficiario previa presentación de los documentos especificados en la carta de crédito.

Cheques en Tránsito: Cheques que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, apareciendo “abonado” en los libros de la empresa y no estará indicado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.

Depósitos en Tránsito: Depósitos enviados al final de mes y que no son “acreditados” en el banco por lo que estarán indicados en los libros de la empresa, pero no en estado de cuenta del mes.

Notas de Crédito: Abonos efectuados por el banco por concepto de: descuentos de giros, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en los libros.

Notas de Débitos: Cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha registrado en los libros de la empresa.

Cheques Omitidos o no Registrados: Cheques que se emitieron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Depósitos Omitidos o no Registrados: Depósitos que se realizaron, pero que nunca fueron registrados en los libros de la empresa.

Cheques de diferentes cantidades: Cheques que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Depósitos de diferentes cantidades: Depósitos que se registran con un monto por encima o por debajo del monto de emitido.

Clases de conciliaciones

Existen dos tipos de clases que se utilizan en la conciliación bancaria: individual y conjunta, mismas que requieren para su elaboración, el extracto de cuenta corriente y el reporte del libro auxiliar de bancos, más la conciliación anterior:

  1. Conciliación individual: consiste en colocar de acuerdo el saldo del libro auxiliar de bancos con el saldo mostrado en el extracto bancario, mediante los ajustes contables que sean necesarios para actualizar el saldo del libro auxiliar.
  2. Conciliación conjunta: lleva los dos saldos, donde cada saldo se ajusta de acuerdo a las operaciones que le son propias, o porque se realizarán en el ejercicio contable siguiente, poniendo de acuerdo los dos saldos: el bancario y el libro auxiliar.

Conocer y comprender de forma estructurada el proceso que se lleva al aplicar cualquiera de los dos métodos antes señalados, dará por consiguiente una mejor perspectiva de la importancia que se le debe de dar a la “Conciliación de cuenta bancaria” por parte del empresario y emprendedor. Sin duda la administración financiera concerniente a la adecuada contabilidad de las MIPyME’s debe siempre seguir los lineamientos y normas preestablecidas para su elaboración, lo cual ayudará a tener las finanzas de la empresa en tiempo y forma para el análisis, toma de decisiones y estar en concordancia con la banca, ante ello existen empresas en México como Villanett, que ofrece software en la nube de Contabilidad electrónica, lo único que se requiere es una computadora con acceso a internet.

Para mejor información de software de contabilidad electronica en la nube, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica

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Métodos de valuación de inventarios

En las empresas la gestión o valuación de inventarios en es de gran importancia, debido a que se basa en el control y buen manejo de Valuación de inventariosproductos, lo cual se traduce en un mejor servicio al cliente y en una buena producción. Por consiguiente, el administrador financiero de la empresa debe subsanar los problemas que surgen durante el transcurso de operaciones y al concluir las mismas, ya que este tiene la responsabilidad de asignar los costos de ventas, producción y de los bienes que permanecen en el inventario, así mismo permite determinar la situación financiera de la empresa dentro de periodo especifico y la utilidad de un ejercicio operativo.

La valuación de inventarios involucra los siguientes aspectos y objetivos:

  1. El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.
  2. Retención de costos en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto es vendido.
  3. La correcta valuación del importe de costo de ventas que se enfrentará a los ingresos del periodo y que aparecerá en el estado de resultados.
  4. La correcta valuación del inventario final, mismo que formará parte integrante del estado de situación financiera.

Bases de valuación de inventarios

Para que los datos e información contable sean confiables existen diferentes bases de valuación, ente ellas están las que indican lo que se debe de obtener durante todo el periodo contable y en diferentes periodos, ello con el objetivo de comparar los resultados de los distintos estados financieros y conocer de esta forma la sustentabilidad y avance de la entidad económica (empresa) en contraste con otras compañías del mismo giro. Para esto, se toman las siguientes bases:

  • Costo
  • Costo o Mercado, el mas bajo
  • Precio de Venta

Base de Costo al Inventario

Incluye cualquier costo adicional que sea necesario para colocar los artículos en los mostradores o repisas, así como costos de derecho de importación, gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento, fletes, gastos de transporte, almacenamiento y seguros.

Base de Costo o Mercado

El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

a) Base de compra o reposición: aplicable a las mercancías o materiales comprados.

b) Base de Costo de reposición: para los artículos en proceso que fueron determinados en base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

c) Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, como mercancías y materias primas descategorizadas o las recogidas a clientes, para así venderlas con un margen de utilidad razonable.

Métodos de valuación de inventarios

Debido a que “la valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base específica para evaluar los inventarios en términos monetarios”. Los métodos de valuación de Inventarios que suelen usar las empresas son:


Identificación específica
: cada Métodosartículo vendido y cada unidad que queda en el inventario están individualmente identificadas

Primeras entradas primeras salidas (PEPS): los primeros artículos en entrar al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar parte de los inventarios.

Últimas entradas primeras salidas (UEPS): para calcular el costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no debe costearse un material a un precio diferente, sino hasta que la partida más reciente de artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida, automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.

Costo Promedio: es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el costo promedio unitario de los artículos.

Sistemas de Inventarios

Los inventarios se pueden realizar mediante el sistema perpetuo o por el sistema periódico:

Sistema de inventario periódico

Los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final, donde:

  • Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades y después de hacer un conteo físico.
  • Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

Sistema de inventario permanente

La empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, debido a que los movimientos de compra y venta de mercancías son registrados de forma directa al instante de realizar la transacción a su precio de costo. Para lograr esto, las empresas deben llevar un auxiliar de mercancías denominado “Kárdex“, en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda.

Nota: El boletín NIF C-4 señala que “la regla de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al comprar o fabricar un artículo, lo que significa, en principio, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directa o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta”.

Para las empresas comprender el concepto, las características y los fundamentos de los métodos de valoración o métodos de valuación de inventarios resulta ser de gran utilidad, pues es un proceso vital cuando los precios unitarios de adquisición han sido diferentes, ya que son estos los que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo. Con esto, el administrador financiero tiene toda la información necesaria y sustentada para tomar decisiones sobre el manejo del activo organizacional. Ante ello y el creciente uso de tecnologías en la nube (en-línea), han surgido una gran variada gama de herramientas y aplicaciones que combinan la administración operaciones de producción y los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios, ejemplo es el Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que proporciona Villanett, totalmente adaptable y accesible a las necesidades del cliente.

Para mayor información de Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), consulta:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

Sistemas de planificación de recursos empresariales

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Fundamentos de la Gestión del Valor Ganado (EVM)

Para un empresario o emprendedor diseñar e implementar estrategias de crecimiento conlleva realizar una serie de métodos logísticos y administrativos, dentro de los cuales Gestión del Valor Ganado (EVM)podemos mencionar la Gestión del Valor Ganado o en inglés Earned Value Management (EVM), el cual se basa en la gestión de proyectos que permiten medir, predecir y controlar la ejecución de un proyecto, así como su rendimiento y progreso a través de su presupuesto y de su calendario de ejecución. Tiene la capacidad de combinar las mediciones del triángulo de gestión de proyectos para incrementar la calidad y que consisten en:

  • Alcance: cuántos requisitos o tareas hay que realizar
  • Tiempo/planificación: cuánto durará el proyecto
  • Costos/recursos: cuánto dinero, personas, etc. se dedicará al proyecto.

Implementación del Valor Ganado (EVM)

El jefe del proyecto debe conocer o haber elaborado lo siguiente:

La estructura de tareas (WBS): una lista de todas las tareas y paquetes de trabajo del proyecto que estén estructuradas de forma jerárquica. Además debe incluir una serie de reglas para determinar objetivamente el grado de avance de cada tarea.

El calendario de ejecución (PMS): un Diagrama de Gantt con el orden en el que se desarrollarán las tareas.

Costo presupuestado del trabajo planificado (BCWS) o valor planificado (PV): el costo presupuestado de las tareas que se había planificado terminar en esa unidad de tiempo. “¿Cuánto trabajo debería estar terminado?”.

Costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) o valor ganado (EV): el costo presupuestado de las tareas que realmente se han avanzado o terminado para cada periodo. “¿Cuánto trabajo está realmente terminado?”.

Dentro del mismo marco, la secuencia que se debe seguir al momento de hacer los cálculos o procedimientos es la siguiente: Primero se compara la cantidad de trabajo, la cual fue completada durante la estimación realizada previo al comienzo del proyecto, con ello se tiene una medida de cuánto trabajo se ha realizado y cuánto queda para finalizar el proyecto. Es importante mencionar y que a partir del esfuerzo invertido, el jefe del proyecto puede estimar los recursos necesarios para finalizar el proyecto.

Nota: Implementar un EVM en proyectos grandes o complejos incluyen muchas más características, como los indicadores y las previsiones de rendimiento de los costos (por encima del presupuesto o de bajo presupuesto) y el rendimiento horario (tarde o antes de lo previsto), es tan importante como el uso de un software administrativo.

Uso de Software

Los principales cuidados que deben tenerse son:

  • Hacer la programación donde se estime un porcentaje de avance físico de la actividad y un costo real.
  • Generar la hoja de recursos con sus costos
  • Asignar los recursos a las tareas
  • Ajustar plazos y costos
  • Guardar la línea baseSoftware EVM

Ya guardada la línea de base con sus datos requeridos, es momento de pedirle al software cualquiera de los datos siguientes:

  • El índice de rendimiento de programación del proyecto
  • La duración estimada del proyecto
  • El índice de rendimiento de programación del proyecto para terminarlo dentro de lo programado
  • El índice de rendimiento de costos del proyecto.
  • El costo estimado del proyecto.
  • El índice de rendimiento de costos del proyecto para terminarlo dentro de lo presupuestado.
  • Otros

Beneficios

El diseño y ejecución de un EVM permite que se vean afectadas de forma significativa las áreas de planificación y control, así como una mejoría en los alcances pre-programados, derivado del análisis de los resultados del proyecto. En estudios de investigación se ha demostrado que los EVM son predictores de éxito o fracaso de los proyectos.

¿Quiénes lo han usado?

La génesis de la EVM se produjo en el sector industrial a finales de los 90’s, ello en gran medida por los conceptos del principio de “tiempo ganado” popularizado por Frank y Lillian Gilbreth, aunque este se arraigó dentro del Departamento de Defensa de los Estados Unidos en la década de 1960.

En 1979, EVM se introdujo a la industria de la arquitectura y la ingeniería en un artículo de “Revista de Obras Públicas” de David Burstein, un jefe de proyectos con una empresa nacional de ingeniería.

En la década de 1980 y principios de 1990, surgió como una metodología de gestión de proyectos totalmente comprendida y utilizada por los gerentes y ejecutivos, no sólo por los especialistas EVM.

En 1999, la Asociación de Gestión del Rendimiento se fusionó con el Project Management Institute (PMI) para convertirse en el Colegio de Gestión del Rendimiento, por lo que la Oficina de Administración y Presupuesto de los Estados Unidos comenzó a exigir el uso de EVM en todas las agencias del gobierno y por primera vez, para ciertos proyectos administrados internamente (no sólo para los contratistas).

Resumiendo, esta técnica utiliza sólo tres conceptos claves: Costo Presupuestado del Trabajo Programado, Costo Presupuestado del Trabajo Real y Costo Real del Trabajo. Con ello se obtiene un excelente margen de maniobra en la planificación y gestión de proyectos empresariales previstos a terminarse a mediano y largo plazo, debido a esto los emprendedores y empresarios se preocupan cada vez más en la inversión para la contratación de especialistas y adquisición de herramientas especializadas en aspectos económicos, contables y de administración de proyectos, como es el caso de la empresa Villanett que proporciona a sus clientes todo lo necesario para llevar “cuentas claras” dentro de sus organizaciones, a través de ERP en la nube, software de punto de venta, así como de contabilidad y facturación electrónica.

Si requieres de más información de Software ERP y de contabilidad, ingresa en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

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Gestión de Claves en la Cloud Computing

Para mantener nuestros datos seguros, existen herramientas y métodos como la Gestión de claves, que es fundamental para la Gestión de Clavesseguridad de un criptosistema y se refiere a las claves a nivel de usuario e incluye generar, intercambiar, almacenar, usar y reemplazar las llaves, además posee protocolos criptográficos de diseño, servidores de claves, procedimientos de usuario y otros protocolos.

Es preciso mencionar que las organizaciones definan una política de gestión de claves, que es un conjunto de reglas que establecen el modo en que se generan, almacenan, distribuyen, borran, actualizan, recuperan, protegen y aplican las claves en una red; también se establece al personal que estará autorizado a realizar dichas acciones.

Motivos por los que se debe establecer una política de gestión de claves:

  • Para que las claves no queden expuesta al usarse, estas deben renovarse frecuentemente.
  • Es recomendable usar claves diferentes para servicios diferentes, con el fin de minimizar la exposición de las claves.
  • Deben asignarse claves diferentes a cada persona o grupo que acceden a una red, de tal manera que sólo las personas autorizadas tengan acceso a determinada información.
  • Las claves que por alguna razón se vuelven inseguras o aquellas que ya no son usadas deben ser eliminadas del sistema para evitar comprometer la información.

Sistemas de gestión de claves

  1. Bell ID Key Manager: ofrece una Bell ID Key Managerfuncionalidad de gestión de claves completo para todos los tipos de fichas/aplicaciones de pago y se ocupa del proceso de gestión del almacenamiento, distribución, importación y ciclo de vida de las claves criptográficas.
  1. Cryptsoft KMIP C: permiten la rápidaCryptsoft KMIP C incorporación de la funcionalidad de gestión de claves interoperable OASIS KMIP a su aplicación existente, proporcionando el integrador con una solución completa de gestión de claves independiente del proveedor.
  1. Gazzang zTrustee: es un gestorGazzang zTrustee de claves criptográficas que certifica y almacena archivos de configuración, fichas y cualquier otra “objeto opaco”.
  2. HP Enterprise Secure Key Manager: HP Enterprise Secure Key Managerpermite proteger y asegurar el acceso continuo a las claves de cifrado de los datos en reposo, datos confidenciales e importantes para la empresa, tanto en forma local como remota.
  1. RSA Data Protection Manager: permiteRSA Data Protection Manager aprovechar una única plataforma para una verdadera gestión de claves de toda la empresa a través de la infraestructura para el cifrado de cosecha propia.
  1. QuintessenceLabs Key Manager:QuintessenceLabs Key Manager proporciona protección de datos líder en el mercado, a través de un cifrado integrado, gestión de claves y la solución de generación de claves.
  2. IBM Tivoli clave Lifecycle Manager:IBM Tivoli clave Lifecycle Manager simplifica y automatiza el proceso de gestión de claves y cifrado para minimizar los riesgos y reducir los costes operativos.
  1. KEYper sistemas: este software o herramientaKEYper sistemas es ideal para la organización de llaves y activos, lo cual proporciona mayor seguridad a todos los datos e información sensible que poseas.
  1. Keytracker Ltd: una Keytracker Ltdsolución para la gestión y seguridad de las claves valiosas y activos.
  2. Oracle Key Manager: asegura y gestionaOracle Key Manager todas las claves de cifrado, lo que reduce la exposición de los datos sensibles y la garantía de fiabilidad y seguridad.

Normas para Proteger una Clave

  • No permitir ninguna cuenta sin contraseña.
  • No mantener las contraseñas por defecto del sistema.
  • Nunca compartir con nadie la contraseña.
  • No escribir la contraseña en ningún sitio.
  • No teclear la contraseña si hay alguien mirando.
  • No enviar la contraseña por correo electrónico, ni mencionarla en una conversación.
  • No mantener una contraseña indefinidamente.

Clases de claves

Cadenas de caracteres

Las claves o contraseñas son cadenas de caracteres alfanuméricas y con símbolos, que pueden ir de las más sencillas (numéricas) hasta las más complejas combinaciones de caracteres, números y símbolos que se recomienda emplear para proteger la información más sensible.

Cadenas de caracteres más un token

En este nivel las cadenas de caracteres que se utilizanClases de claves consisten en letras, números y símbolos más un token o ficha de algún tipo, como un número personal identificativo o PIN, ya que son más robustos, dado que si pierdes u olvidas alguno de los dos requerimientos tu acceso será denegado.

Claves biométricas

Consisten en utilizar alguna característica no reproducible, a través de técnicas matemáticas y estadísticas sobre los rasgos físicos o de conducta de un individuo para su autentificación, como son las estáticas: huellas dactilares, la retina, el iris, los patrones faciales, de venas de la mano o la geometría de la palma de la mano. Así como las dinámicas: la firma, el paso y el tecleo.

Aun cuando en la práctica, la gestión de claves podría decirse que es el aspecto más difícil de criptografía, pues trata de directivas del sistema, formación de usuarios, interacciones organizacionales y departamentales, además de la coordinación entre todos estos elementos. Es muy importante tener en cuenta que una buena gestión de claves es crucial para asegurarse de la integridad de nuestros ficheros de claves y de los integrantes que conforman todo el sistema dentro de la organización. Por lo anterior, las empresas que proporcionan a sus clientes servicios basados en las tecnologías de la información y comunicación se han esforzado y especializado en mejorar sus mecanismos de seguridad para brindar servicios de calidad, es el caso de la empresa Villanett, que proporciona software en la nube contable y de administración de empresas con la más alta seguridad en el mercado.

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El Cifrado de Seguridad en la Cloud Computing

La seguridad informática entorno a la Computación en la Nube se ha convertido en algo básico para proporcionar los servicios de forma adecuada, ante ello han surgido diversos mecanismos y técnicas para incrementar la protección de los Cifrado de Seguridaddatos, como es el caso del Cifrado o también llamado encriptación, que es un método o proceso para incrementar la seguridad y ocultar determinada información legible (mensaje, archivo, etc.) para todos, mediante la codificación del contenido por medio de un algoritmo o cifra que lo hace invisible a terceras partes y visible al destinatario predefinido introduciendo la clave del cifrado.

Esto se utiliza cuando se desea un alto nivel de protección de la información, por ejemplo: si realiza una compra en un sitio web, la información de la transacción (como su dirección, número de teléfono y número de tarjeta de crédito) suele cifrarse con el fin de mantenerla a salvo

Para las organizaciones proveedoras de servicios TI manejar adecuadamente la información puede hacer que la compañía no sufra de las consecuencias de un ataque, principalmente en términos de prestigio y confianza de sus clientes, dado que cifrar los datos implica que cada vez que se quiera acceder a los mismos, se deban descifrar, lo que agrega un nivel de complejidad al acceso simple. A todo esto, surgen ciertas preguntas como ¿Por qué hay que cifrar la información importante en una empresa? O ¿Cuáles son los beneficios de hacerlo?

Tipos de sistemas de cifrado:

Simétrico: El emisor utiliza la misma clave para el cifrado y descifrado, estos algoritmos son rápidos y eficientes con claves relativamente complejas, siendo particularmente adecuado para grandes conjuntos de datos y en consecuencia, es importante mantenerlo en secreto. Algunos algoritmos de este tipo son:

  • Blowfish
  • IDEA
  • DES

Asimétrico: Este método es especialmente popular para cifrar mensajes de correo electrónico, para garantizar la confidencialidad y para certificar la autenticidad de las firmas digitales. Existen dos claves, una pública y una privada, ejemplos de este cifrado son:

  • DSA
  • RSA
  • Diffie-Hellman

Cifrado híbrido: A menudo las conexiones seguras de Internet constan de una combinación de cifrado simétrico y asimétrico, pues aprovechan la ligereza de uno y la fortaleza del otro, lo cual garantiza una conexión segura. Algunas de los más habituales métodos de cifrado de datos son:

Secure Socket Layer (SSL)

Es un protocolo criptográfico que proporciona comunicaciones seguras en Internet. Esta seguridad permite autenticar los servidores de comunicación (mediante certificados) y para el intercambio de claves de forma segura entre cliente y servidor, cifrando la información de forma simétrica. Esta capa de seguridad se puede aplicar en diversos ámbitos:

  • HTTPS: Protocolo http seguro
  • FTP: protocolo de intercambio de ficheros. Puede utilizar SSL para ser seguro.
  • SMTP: protocolo de correo. Puede utilizar SSL para ser seguro.

Firma digital

Permite asociar la identidad de una persona o máquina a un documento como autor del mismo y para incorporar las firmas digitales, se calculan los datos de la firma, que se obtienen de aplicar cierto algoritmo matemático. El receptor del documento deberá extraer la firma cifrada para descifrarla a través de las herramientas tecnológicas necesarias.

Virtual Private Network (VPN)

La red privada virtual es una red con las características de una LAN, pero está extendida sobre una red pública como Internet; esto es, tiene el control y la seguridad que ofrece una red LAN pero topológicamente tiene un ámbito descontrolado e inseguro como es Internet. Para garantizar la seguridad de la red VPN y las características que debe cumplir, se usan protocolos de comunicación segura como IPSec, SSL, PPTP, MPPE o L2TP.

Beneficios del cifrado

  • Proteger la información confidencial de una organización: la encriptación ayuda a proteger Información delicada, como los datos financieros, de los colaboradores, procedimientos o políticas internas, entre otros.
  • Proteger las comunicaciones de una organización: el cifrado es comúnmente asociado con las transmisiones de datos, dado que los mensajes enviados por una empresa suelen viajar por canalesBeneficios del cifrado o infraestructura externa, como Internet, y son susceptibles a ser interceptados.
  • Proteger la imagen y el prestigio de una organización: existe cierta información que si es robada, puede dañar la imagen corporativa, afectando considerablemente a la empresa y llevándola a pérdidas irrecuperables.
  • Proteger dispositivos móviles e inalámbricos: es importante asegurarse de que ningún tercero esté autorizado pueda acceder a la información de teléfonos celulares, tablets o computadoras portátiles, debido a que pueden ser extraviados y/o robados.

Las 10 mejores aplicaciones de cifrado

  1. DiskCryptor es una solución Open Source para el cifradoDiskCryptor de particiones y discos duros completos. Esta puede cifrar archivos, particiones o dispositivos de almacenamiento externo USB, así mismo incluye algoritmos de cifrado tales como AES, Twofish y Serpen.
  2. GNUGPG es una implementación libre GNUGPG de PGP (Pretty Good Privacy) que permite el cifrado de comunicaciones y firma de datos.
  1. OpenSSH es una herramienta de OpenSSHacceso remoto a través del protocolo IP y es la alternativa perfecta al protocolo Telnet, en ella podemos conectarnos de manera segura a un dispositivo en la red, pues incluye capacidad de Tunneling y autenticación.
  1. OpenSSL es la implementación del protocolo SSL OpenSSL (Secure Socket Layer) permite el cifrado de información a través de la red y es comúnmente utilizado para realizar de manera segura la mayoría de transacciones financieras en línea. También es utilizado como solución de VPN (Virtual Private Network) como alternativa al protocolo IPSEC, principalmente en la conectividad de usuarios remotos.
  1. TOR ayuda a mantener nuestra TOR privacidad mientras navegamos por Internet, nos permite la conexión a una red P2P (Peer to Peer) totalmente cifrada utilizando el algoritmo de encriptación AES.
  1. AxCrypt es una herramienta fácil de AxCryptusar y que utiliza cifrado AES de 128-bit, permite comprimir y cifrado archivos para ahorrar espacio, además soportar archivos de gran tamaño (más de 4GB).TrueCrypt
  2. TrueCrypt crea una unidad virtual en la que puedes colocar todos tus archivos y carpetas a proteger, ofrece varios algoritmos de cifrado y gran velocidad para perder el menor tiempo posible.
  3. AES Crypt ofrece cifrado AES de 256-bitAES Crypt y se integra en el menú contextual para que cifres y descifres archivos de forma avanzada.

 

  1. Cloudfogger perCloudfogger mite cifrar archivos en Windows, OS X, iOS y Android, está enfocada a los servicios de almacenamiento online y ofrece cifrado AES de 256-bit.

 

10. Conceal es un programa de cifrado siConceal mple, solo se arrastra uno o más archivos a la ventana principal del programa y los cifrarás o descifrarás.

La información es uno de los recursos más importantes en una empresa, desde la más pequeña hasta la más grande, pues si la información sensible de una compañía llegara a caer en las manos equivocadas, pueden producirse perjuicios económicos, pérdidas de ventaja competitiva o incluso significar el cierre de la empresa, siendo indispensable protegerla ante todos los riesgos que existen. Ejemplo de compañías con la adecua seguridad en sus sistemas es la empresa Villanett, que ofrece software en la nube para la gestión y administración de las organizaciones de empresarios o emprendedores, mediante el Sistema ERP Villanett Venta ©, que es totalmente personalizable según las necesidades de la organización (cliente) que solicita dicho servicio.

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El Monitoreo de Red en la Cloud Computing

Aunado a los métodos y herramientas de seguridad expuestas en otros artículos (Firewall y Segmentación de Red) encontramos que otro de los mecanismos de protección para la computación en la Monitoreo de Rednube es el llamado Monitoreo de Red, este es un subconjunto de funciones para la administración de redes, que tiene la función de buscar problemáticas causadas por la sobrecarga y/o fallas en los servidores, así como problemas de la infraestructura de red u otros dispositivos, ello con el propósito de informar a los administradores de redes mediante correo electrónico u otras alarmas para emprender acciones de contingencia y solución.

Mientras que para la revista de tecnología informática y electrónica PC Magazine significa “Monitoreo de una red activa de comunicaciones para diagnosticar problemas y recopilar estadísticas por la administración y ajustamiento de la red”.

Sin duda las empresas proveedoras de servicios en la nube incorporan este tipo de herramientas para brindar seguridad y soporte a sus redes, para que de esta manera los clientes y sus datos estén bien protegidos y tengan mayor confianza; es por ello que deben tener en cuenta ciertas características a la hora de evaluar un software de monitoreo de red, como son:

  • Comunicación de las alertas.
  • Integraciones con servidores externos.
  • Usabilidad y presentación de los datos en el panel.
  • Flexibilidad a la hora de adaptarse a herramientas o software particulares.
  • API de acceso desde sistemas externos.
  • Detección de dispositivos de forma automática.
  • Integraciones con Bases de Datos
  • Multidispositivo
  • Escalado
  • Soporte del mayor número de protocolos de adquisición de datos posible
  • Seguridad
  • Integración con máquinas virtuales
  • Integraciones hardware
  • Control remoto
  • Inventario de Hardware y Software
  • Geolocalización
  • Monitorización de la nube

Ejemplos de Aplicaciones

TCPDump: Esta herramienta permite monitorear a través de la consola de Linux todos los paquetes que atraviesen la interfaz indicada.

Wireshark: Permite capturar tramas y paquetes que pasan a través de una interfaz de red. Cuenta con todas las características estándar de un analizador de protocolos.

Hyperic: Administra infraestructuras virtuales, físicas y en la nube.

Nagios: Sistema de monitoreo que permite a cualquier empresa identificar y resolver cualquier error critico antes de que afecte los procesos de negocio.

Pandora FMS: Otorga a cualquier empresa la posibilidad de monitorizar en un mismo panel redes, sistemas, servidores, aplicaciones y procesos de negocio.

Al paso del tiempo y en los últimos 20 años la tecnología, así como la internet han ido avanzando conjuntamente, brindando nuevas formas de comunicación, entretenimiento y áreas de trabajo, pero también los sistemas de seguridad cibernética han tenido que innovar y evolucionar, desde la primera generación asociada a aplicaciones propietarias para monitorear dispositivos activos o inactivos; pasando por la segunda generación (aplicaciones deSistemas de seguridad análisis de parámetros de operación a profundidad) y tercera generación referente a aplicaciones de análisis punta a punta con enfoque a servicio; llegando a la actual cuenta generación, especializada en la personalización de indicadores de desempeño de los procesos de negocio, como son el monitorean el Desempeño de Aplicaciones (APM), donde convergen elementos de tecnología (“Backend”) con los sistemas de los que forman parte, y éstos con las aplicaciones que integran para llevar a cabo las transacciones que impulsan los procesos de negocio (“Frontend”). Estas herramientas permiten tener información simultánea:

  • Predicciones de desempeño.
  • Modelado de escenarios (simulación y emulación).
  • Análisis y planeación de capacidad.
  • Funcionalidades de ajustes a las configuraciones.
  • Mediciones de impacto al negocio (calidad, salud y riesgos en los servicios prestados).
  • Experiencia del usuario.

Tipos de Monitoreo en la Cloud Computing

Monitoreo activoMonitoreo activo

Es realizado implantando paquetes de pruebas en la red, o enviando paquetes a determinadas aplicaciones y midiendo sus tiempos de respuesta, teniendo como característica agregar tráfico en la red y es empleado para medir el rendimiento de la misma.

Técnicas de monitoreo activo:

Basado en ICMP

  1. Diagnosticar problemas en la red.
  2. Detectar retardo, pérdida de paquetes.
  3. RTT
  4. Disponibilidad de host y redes.

Basado en TCP

  1. Tasa de transferencia.
  2. Diagnosticar problemas a nivel de aplicación

Basado en UDP

  1. Pérdida de paquetes en un sentido (one – way)
  2. RTT (tracerroute)
Monitoreo PasivoMonitoreo Pasivo

Basado en la obtención de datos a partir de recolectar y analizar el tráfico que circula por la red, además no agrega tráfico a la red como lo hace el activo y es utilizado para identificar el tráfico en la red y contabilizar su uso.

Técnicas de monitoreo pasivo:

  • Mediante SNMP: Permite obtener estadísticas sobre la utilización de ancho de banda en los dispositivos de red, para ello se requiere tener acceso a dichos dispositivos.
  • Mediante Scripts: Se pueden realizar scripts que tengan acceso a dispositivos remotos para obtener información importante a monitorear.
  • Mediante Puerto espejo: Crea una copia del tráfico que se recibe en un puerto hacia otro donde estará conectado el equipo que realizará la captura.
  • Mediante Captura de tráfico: Mediante la instalación de un dispositivo intermedio que capture el tráfico, el cual puede ser una computadora con el software de captura o un dispositivo extra. Esta técnica es utilizada para contabilizar el tráfico que circula por la red.
  • Mediante Análisis del tráfico: Utilizado para identificar el tipo de aplicaciones que son más utilizadas y es capaz de clasificar el tráfico por aplicación, direcciones IP origen y destino, puertos origen y destino, etc.
  • Mediante Flujos: Pueden ser obtenidos de ruteadores o mediante dispositivos que sean capaces de capturar tráfico y transformarlo en flujos, así mismo es usado para tareas de facturación.

Según T. Saydam y Magedanz T “La gestión de redes incluye el despliegue, integración y coordinación del hardware, software y los elementos humanos para monitorizar, probar, sondear, configurar, analizar, evaluar y controlar los recursos de la red para conseguir los requerimientos de tiempo real, desempeño operacional y calidad de servicio a un precio razonable”.

A todo ello, es importante definir el alcance de los dispositivos de monitoreo, así como el espectro a analizar en cada uno de ellos logrando de esta forma una estrategia de monitoreo eficiente, donde los ejecutivos de TI presenten la información de su operación, para que con ello las organización disponga de elementos suficientes para reconocer y fomentar la importancia de la tecnología como un componente habilitador del negocio. Dentro del mismo contexto, donde las empresas proveedoras de servicios TI en la nube deben estar a la vanguardia en seguridad y protección de sus recursos e infraestructura, en México encontramos la empresa Villanett, que ofrece el software en la nube Villanett Venta © el cual permite administrar una gran cantidad de procesos, relacionados con la contabilidad, gestión del personal, control de inventario, vinculación con proveedores, etc., para empresas o emprendedores.

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